Đặc thù mô hình kinh doanh chuỗi là sở hữu cùng lúc nhiều cửa hàng đặt tại các vị trí khác nhau cùng số lượng lớn nhân viên bán hàng làm việc theo ca kíp phục vụ nhu cầu mua sắm trực tiếp hoặc mang đi của người tiêu dùng. Một bài toán chung cho tất cả lãnh đạo các doanh nghiệp là làm sao để quản lý hiệu quả thời gian và chất lượng làm việc của đội ngũ khi không thể có mặt tại từng cơ sở để giám sát. Thấu hiểu điều đó, đội ngũ FastWork đã phát triển và hoàn thiện phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng FastStore – hỗ trợ công tác quản trị và vận hành các chuỗi kinh doanh được minh bạch, hiệu quả hơn.
Mục lục nội dung:
Thực tế những khó khăn nổi cộm trong công tác quản lý chuỗi cửa hàng hiện nay
Có cơ hội làm việc với rất nhiều lãnh đạo các chuỗi cửa hàng, chúng tôi nhận ra khó khăn chung hầu hết các doanh nghiệp gặp phải đó là vấn đề kiểm soát thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên bán hàng và vấn đề trong sự kết nối giữa chủ doanh nghiệp và nhân viên. Cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả?
Có những công ty sử dụng hình thức chấm công vân tay, tuy nhiên việc liên kết dữ liệu máy chấm công tại hệ thống nhiều điểm bán tồn tại khá nhiều bất cập.
- Chia sẻ về kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng, nhiều nhà quản lý cho biết họ gặp vấn đề trong việc không nắm bắt được chính xác nhân viên chấm công vào/ra cửa hàng. Từ đó, dẫn đến gian lận giờ làm việc
- Việc phân chia ca kíp cho từng chi nhánh khá thủ công, gặp khó khăn khi cần điều động nhân sự
Có những công ty sử dụng hình thức chấm công bằng giấy sau đó tổng hợp vào File Excel, tiêu biểu có thể kể đến Metro Mart. Và đương nhiên, điều này vô cùng kinh hoàng – Anh Hồ Ngọc Chương, CEO & Co-Founder Metro Mart chia sẻ.
“Vấn đề lớn nhất là về tính chính xác, không chỉ quản lý chi nhánh gian lận công, họ còn nể nang sửa công cho những nhân viên thân thiết, đến muộn cũng tặc lưỡi bỏ qua. Sự thiếu công bằng đó gây ra bất đồng trong chính nội bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành của cửa hàng đó nói riêng và doanh nghiệp nói chung”.
Metro Mart gặp vấn đề lớn trong công tác chấm công nhân sự chuỗi cửa hàng
Bất cập trong hình thức chấm công kéo theo những khó khăn trong công tác tổng hợp bảng công, tính lương của phòng nhân sự và kế toán. Quá trình xuất công, tổng hợp đơn từ hoàn thiện bảng công, tính lương và xử lý khiếu nại thực hiện hoàn toàn thủ công mất rất nhiều thời gian và nguồn lực. Chưa kể vẫn xảy ra sai sót khiến cho phía công ty phải đền bù chi phí.
Một bất cập lớn phải kể đến nữa là vấn đề quản lý công việc, kết nối giữa các bộ phận, phòng ban trong công ty. Ví dụ cụ thể tại GUMAC, đặc thù ngành nghề thường xuyên ra mắt các BST mới, các promotion nối tiếp nhau khiến cho đội ngũ nhân sự đặc biệt là cán bộ, nhân viên phòng Marketing của công ty hoạt động kém hiệu quả. Lượng công việc lớn khiến nhân sự thường xuyên bị quá tải, quên công việc hoặc chậm trễ deadline.
Sếp giao việc xuống cho trưởng bộ phận, trưởng bộ phận phân chia tiếp cho từng cá nhân phụ trách. Tiến độ thực hiện ra sao, kết quả thế nào đều không có thống kê chi tiết khiến cấp lãnh đạo không thể nắm bắt tình hình, khi quy trình tắc nghẽn mới đi tìm phát sinh để giải quyết, ảnh hưởng đến hiệu suất và chất lượng làm việc của bộ phận nói chung.
Hơn nữa còn xảy ra tình trạng nhân viên đùn đẩy nhiệm vụ và trách nhiệm cho nhau. Trưởng phòng giao việc xuống, người rảnh hay bận thì đều lý do quá tải, đùn đẩy hết người này đến người kia. Khi công việc tắc nghẽn do khâu nào đó gây ra, ai cũng nói lỗi không phải do mình? Hình thức giao việc truyền thống mà không có công cụ kiểm soát chặt chẽ không chỉ tác động tiêu cực đến chất lượng công việc mà còn thiếu căn cứ, cơ sở dẫn đến việc đánh giá hiệu suất nhân sự không công bằng, thiếu chính xác.
Tìm hiểu thêm: FastWork ra mắt phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng FastStore - Đơn giản hóa hoạt động quản lý, minh bạch dữ liệu
FastStore – Giải pháp quản lý nhân sự và tối ưu vận hành cho mô hình chuỗi cửa hàng
FastStore ra đời dựa trên những vướng mắc thực tế trong công tác quản lý nhân sự và vận hành chuỗi cửa hàng – mang đến giải pháp hỗ trợ toàn diện cho lãnh đạo các doanh nghiệp bán lẻ nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao chất lượng nhân sự. Sau quá trình trải nghiệm của nhiều doanh nghiệp kinh doanh chuỗi, FastStore được đánh giá là giải pháp, cách quản lý chuỗi cửa hàng đơn giản, hiệu quả.
FastStore được thiết kế chuyên biệt cho mô hình chuỗi cửa hàng bán lẻ F&B, Điện thoại, Nội thất,….
FastStore áp dụng hiệu quả cho các doanh nghiệp kinh doanh theo mô hình chuỗi, bao gồm: Chuỗi cửa hàng F&B, Chuỗi cửa hàng thời trang, Chuỗi bán lẻ điện máy, điện thoại, Chuỗi đồ gia dụng, nội thất,… và tất cả các mô hình kinh doanh chuỗi khác.
Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng FastStore
Quản lý chấm công – Tự động hóa bảng công & bảng lương
FastWork giúp khởi tạo không giới hạn các địa điểm chấm công tương ứng với từng cơ sở kinh doanh, thiết lập ca kíp linh hoạt theo đặc thù doanh nghiệp. Thay vì lắp đặt mỗi cửa hàng một máy chấm công vân tay, toàn bộ đội ngũ nhân viên văn phòng fulltime và nhân sự part-time tại cửa hàng sẽ được cung cấp tài khoản cá nhân và thực hiện chấm công trực tuyến trên điện thoại di động cá nhân.
Chấm công dễ dàng ngay trên điện thoại di động
Việc thao tác cực kỳ đơn giản, chỉ cần vào mở app FastWork cài đặt trên điện thoại -> chọn chấm công -> chấm công vào/ ra -> Selfie khuôn mặt là hoàn tất. Dữ liệu chấm công lập tức sẽ được cập nhật trên hệ thống phần mềm bao gồm: ca làm việc, hình ảnh, vị trí và thời gian chấm công.
Nhiều lợi ích so với máy chấm công vân tay
- Tiết kiệm chi phí hơn
Lợi ích đầu tiên có thể thấy đó là việc triển khai phần mềm sẽ tiết kiệm được chi phí khá lớn cho doanh nghiệp bởi càng nhiều cửa hàng, số tiền đầu tư máy chấm công vân tay sẽ càng cao.
- Quản lý thời gian làm việc của nhân viên dễ dàng hơn
Tiếp theo đó là hỗ trợ ban lãnh đạo giám sát chặt chẽ tình hình đi làm thực tế của từng nhân sự tại cửa hàng mọi lúc mọi nơi ngay trên di động cá nhân, thay vì trước đây phải thông qua các cửa hàng trưởng mới có thể nắm bắt được.
Toàn bộ đơn từ chấm công, xin nghỉ phép, tăng ca,… đều được khởi tạo và phê duyệt trên hệ thống,. Từ công thức tính lương và cơ chế thưởng phạt cho từng vị trí, hệ thống sẽ tự động tính lương từ bảng công tháng thay vì phải tính toán thủ công tiêu tốn rất nhiều thời gian của bộ phận kế toán.
- Thiết lập ca kíp đơn giản hơn
Phần mềm có tính năng cho phép nhân viên đăng ký ca làm việc trên app di động. Trưởng cửa hàng có thể dễ dàng theo dõi thông tin đăng ký ca của toàn bộ nhân viên để sắp xếp, điều chỉnh cho phù hợp.
Sau khi quản lý click “duyệt”, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo tới nhân viên để nắm bắt tức thời tình trạng ca/kíp của bản thân được duyệt hay từ chối.
Nhận thông báo realtime về đăng ký/phê duyệt ca, quản lý phiếu thu/chi 
Nhân sự quản lý ca làm việc của mình
Nhân viên cũng có thể truy cập vào phần “quản lý ca” trên app di động để xem nhanh tất cả ca làm việc trong tuần tới.
Đây là một trong những tính năng được đánh giá là hữu ích nhất cho mô hình chuỗi, giúp quản lý cửa hàng sắp xếp ca đơn giản hơn và nhanh chóng hơn gấp nhiều lần.
Quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử
Các đề xuất nhập thêm hàng, mua nguyên vật liệu, trang thiết bị cửa hàng không cần gửi qua từng cấp như trước mà chỉ cần khởi tạo 1 đề xuất theo loại với các trường thông tin có sẵn. Gán người phê duyệt là giám đốc, người theo dõi là cửa hàng trưởng. Các cá nhân được gán vào đề xuất sẽ nhận được thông báo tức thời, quản lý dễ dàng phê duyệt/ từ chối chỉ với 1 click.
Đề xuất và phê duyệt trực tuyến chỉ với 1 nút chạm
Bằng việc số hóa tất cả loại đề xuất/đơn từ trong doanh nghiệp lên phần mềm với quy trình và các trường thông tin được thiết lập sẵn, ngay cả nhân viên mới cũng có thể làm đúng – làm nhanh mà không cần phải liên tục hỏi trưởng cửa hàng.
Quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất
Trên thực tế, các trang thiết bị cung cấp cho từng cửa hàng không quá nhiều để xuất hiện những khó khăn trong công tác quản lý. Tuy nhiên việc số hóa thông tin lên phần mềm giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số lượng trang thiết bị cấp phát cho từng cửa hàng, lịch sử thu hồi, luân chuyển tài sản giữa các cơ sở trên một nền tảng tập trung trực tuyến. Đối với các tài sản đến hạn bảo trì định kỳ hay cần gia hạn đăng ký với nhà cung cấp đều sẽ được gửi thông báo nhắc nhở trên phần mềm. Hạn chế tình trạng mất mát tài sản, hỏng hóc, quá hạn xử lý, tốn kém chi phí sửa chữa, mua mới.
Đọc thêm: Case Study Hướng dẫn ứng dụng FastStore – Phần mềm chia ca làm việc cho chuỗi cửa hàng bán lẻ
Quản lý công việc (dành cho khối văn phòng và quản lý cửa hàng)
Đối với nhân viên tại cửa hàng, công việc chính là tư vấn bán hàng nên không có quá nhiều công việc cần theo dõi, đánh giá.
Tuy nhiên đối với các cửa hàng trưởng và nhân sự khối văn phòng, nếu chỉ đơn thuần thực hiện giao việc và quản lý công việc qua các nhóm chat thì chất lượng gần như không được kiểm soát. Chưa kể là lãnh đạo giao việc, nhân viên có làm hay chưa, tiến độ đến đâu cũng không ai hay biết. Với FastStore, kế hoạch công việc theo tuần/ tháng của từng nhân sự được yêu cầu cập nhật chi tiết trên phần mềm để thuận tiện theo dõi. Công việc nào chưa thực hiện, đang thực hiện (tiến độ đến đâu) hoặc đã quá hạn (quá hạn bao nhiêu ngày) đều hiển thị trực quan trên phần mềm, không chỉ giúp nắm bắt thực tế quá trình triển khai nhiệm vụ của nhân sự – đó còn là cơ sở đánh giá chính xác hiệu suất, chất lượng đội ngũ.
Giao diện giao việc trên điện thoại di động
Khi có phát sinh cần xử lý, lãnh đạo biết được nhân viên nào đang rảnh/ bận để điều phối công việc phù hợp, đảm bảo hiệu quả, đồng thời hạn chế tình trạng nhân viên tị nạnh do người nhiều, người ít việc.
Lợi ích phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng FastStore mang lại
Được đánh giá là giải pháp phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng hàng đầu Việt Nam được rất nhiều chuỗi bán lẻ lớn tin tưởng sử dụng, vậy ứng dụng FastStore mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích cụ thể nào?
Kết
Làm sao để tối ưu thời gian làm việc & hiệu suất đội ngũ hiện tại, tăng tính gắn bó của nhân viên với hệ thống? Làm sao để giải quyết bài toán quản lý nhân sự gắn liền với bài toán mở rộng quy mô và tăng trưởng kinh doanh? FastStore có thể giải quyết trọn vẹn những vấn đề trên cho các doanh nghiệp kinh doanh theo mô hình chuỗi.
Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu tổng quan về ứng dụng Quản lý chuỗi cửa hàng qua video dưới đây!
Nhờ giải quyết đúng trọng tâm và chính xác các vấn đề một chuỗi cửa hàng phải đối mặt trong công tác quản lý nhân sự và vận hành doanh nghiệp, FastStore được tin tưởng triển khai sử dụng rộng rãi ở rất nhiều các chuỗi cửa hàng ở mọi quy mô:
- Chuỗi siêu thị Metro Mart với 23 điểm bán và hơn 500 nhân sự
- Chuỗi cửa hàng Thế giới Nệm với hơn 34 cửa hàng nệm và hơn 150 nhân sự
- Chuỗi thời trang Tino Menswear với hơn 20 chi nhánh và vẫn đang tiếp tục mở rộng
- Chuỗi Bún Bò Xưa với 10 điểm bán lẻ và hơn 100 nhân sự
- Chuỗi khách sạn Le Pavillon Hội An với 5 khách sạn và hơn 500 nhân sự
Và rất nhiều các chuỗi cửa hàng tên tuổi khác như V-sixtyFour, GUMAC, Honda Giáp Bình Dương, Snow Island, Hashtag Cafe, Pierre Cardin,…quý doanh nghiệp có thể xem chi tiết TẠI ĐÂY
Để nhận DEMO miễn phí phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng FastStore, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
Tìm kiếm từ khóa liên quan:
kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ
kỹ năng quản lý chuỗi cửa hàng
cách quản lý hệ thống cửa hàng
