Chấm công lâu nay được xem là hoạt động bắt buộc trước khi bắt đầu & kết thúc giờ làm việc ở hầu hết các doanh nghiệp. Phương pháp này giúp cho các chủ doanh nghiệp, bộ phận nhân sự nắm bắt chính xác được thời gian làm việc, tình trạng đi làm/ vắng mặt của đội ngũ, từ đó xây dựng cơ chế thưởng/ phạt rõ ràng đảm bảo tính công bằng & quyền lợi nhân sự.
Vậy trên thị trường hiện nay có những hình thức chấm công phổ biến nào? Ưu, nhược điểm ra sao? Và đâu là lựa chọn phù hợp vừa đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp lại tiết kiệm chi phí? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây!
Mục lục nội dung:
1. Giới thiệu 4 hình thức chấm công phổ biến hiện nay
Chấm công được hiểu là một hình thức khai báo sự có mặt của nhân sự tại nơi làm việc, giờ bắt đầu & kết thúc công việc. Dữ liệu chấm công là cơ sở để bộ phận HCNS đánh giá chuyên cần cũng như tính lương, thưởng phù hợp cho từng vị trí.
Đáp ứng đầy đủ những tiêu chí đó, 4 hình thức chấm công phổ biến đang là sự lựa chọn hàng đầu của rất nhiều doanh nghiệp Việt, bao gồm:
Chấm công bằng thẻ từ
Doanh nghiệp sẽ lắp đặt một máy chấm công thẻ từ tại vị trí ra/ vào công ty. Mỗi nhân sự được phát một thẻ từ đã tích hợp thông tin cơ bản của nhân sự như Tên, Vị trí công việc, Bộ phận/ phòng ban. Ngay sau khi nhân sự thực hiện quét thẻ, dữ liệu chi tiết về ngày/ giờ chấm công sẽ được tự động cập nhật.
Chấm công bằng máy chấm công vân tay
Đây là hình thức chấm công được ưu ái nhất bởi thống kê cho thấy hầu hết các doanh nghiệp đã từng sử dụng qua máy chấm công vân tay ít nhất 1 lần.
Tương tự như máy thẻ từ, máy chấm công vân tay cũng được lắp đặt cố định tại vị trí ra/ vào, thay vì dùng thẻ, nhân viên sẽ đặt vân tay vào máy thực hiện checkin đầu giờ làm việc & checkout cuối giờ. Sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay cùng với công nghệ xử lý hình ảnh, máy chấm công vân tay có thể xác định danh tính của từng nhân viên thông qua dấu vân tay một cách nhanh chóng.
Chấm công bằng camera
Cùng với sự phát triển của công nghệ, hình thức chấm công bằng camera cũng thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp, dần được sử dụng phổ biến những năm gần đây. Camera lắp cố định tại điểm ra vào công ty, kiểm soát chính xác thời gian đến và rời khỏi văn phòng của từng nhân sự thông qua việc check dữ liệu qua camera.
Chấm công trực tuyến bằng app điện thoại
Điểm khác biệt lớn nhất của hình thức này là mỗi nhân viên sẽ được cung cấp 1 tài khoản trên hệ thống chấm công của công ty, hoàn toàn tự chủ trong việc chấm công mà không bị lệ thuộc vào các thiết bị.
Điểm vượt trội khi chấm công trực tuyến bằng điện thoại so với 3 hình thức kể trên là khả năng chấm công linh hoạt tại nhiều vị trí, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có phần đông nhân viên làm việc tại hiện trường, các hệ thống cửa hàng có nhiều chi nhánh,…Mỗi nhân viên sử dụng điện thoại di động chụp ảnh khuôn mặt, dữ liệu chấm công bao gồm thời gian, hình ảnh & vị trí chấm công ngay lập tức được cập nhật lên phần mềm.
2. So sánh ưu & nhược điểm của 4 hình thức chấm công phổ biến
Chấm công thẻ từ | Chấm công máy vân tay | Chấm công bằng Camera | Chấm công trực tuyến bằng app trên điện thoại | |
Thao tác thuận tiện | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Chính xác | Khả năng gian lận cao | ✔ | Thời điểm ra/ vào đông có thể dẫn tới nhận diện quá tải, dữ liệu lỗi | ✔ |
Linh hoạt địa điểm chấm công | Do lắp cố định nên nhân sự bắt buộc phải đến vị trí máy chấm công mới có thể thực hiện chấm công | ✔ | ||
Lưu trữ dữ liệu | offline | offline | offline | online |
Tự động tổng hợp dữ liệu công | Cần trích xuất dữ liệu & tổng hợp thủ công | ✔ | ||
Chi phí | Chi phí mua thiết bị, bảo hành, bảo trì | Chi phí theo số tài khoản sử dụng | ||
Phụ thuộc vào đường điện | ✔ | ✔ | ✔ | |
Cần có internet | ✔ | |||
Tích hợp dữ liệu đơn từ, ca kíp | ✔ | |||
Cảnh báo gian lận công | ✔ | |||
Nhắc nhở chấm công | ✔ | |||
Khả năng mở, khóa cửa tự động | ✔ | ✔ | ||
Khả năng tích hợp GPS | ✔ | |||
3. Các công nghệ dùng để nhận diện người chấm công
Trong số những hình thức chấm công kể trên, 2 công nghệ được sử dụng để nhận diện người chấm công đó là công nghệ sinh trắc học vân tay (ứng dụng trong máy chấm công vân tay) & công nghệ nhận diện khuôn mặt AI (ứng dụng trong máy chấm công khuôn mặt, Camera AI & app chấm công trực tuyến bằng FaceID).
Camera AI bị đánh giá không cao về công năng và độ chính xác
Camera AI thường được áp dụng trong việc chấm công nhà xưởng nhờ khả năng nhận diện đồng thời và nhanh nhạy, các nơi tập trung lượng lớn công nhân không có smartphone hoặc mất vân tay… Tuy nhiên, áp dụng Camera AI để chấm công tưởng chừng rất đơn giản, thuận tiện, hiệu quả cao nhưng lại tồn tại khá nhiều bất cập.
Về khả năng lắp đặt thuận tiện:
- Camera AI là thiết bị cao cấp, chưa kể chi phí mua vào đắt đỏ, bạn còn phải chọn được vị trí thuận tiện, đảm bảo ánh sách thích hợp, có mái che và không bị nắng/mưa chiếu vào. Chi phí bảo hành camera AI cũng khá cao và thường xuyên phải bảo trì thiết bị.
Về nhận dạng khuôn mặt:
- Ưu điểm: Rất nhiều camera có khả năng nhận diện đồng thời nhiều khuôn mặt cùng lúc.
- Nhược điểm: Khả năng nhận diện đồng thời này không thể đảm bảo khi nhân viên ra vào đông và liên tục, che khuất mặt nhau, đặc biệt trong các khung giờ cao điểm.
Về tổng hợp dữ liệu công:
- Do camera ghi nhận dữ liệu chấm công tại bất kỳ thời điểm nào nhân sự đi qua điểm đặt camera nên dữ liệu rác khá nhiều, tiêu tốn thời gian & nguồn lực của bộ phận HCNS trong công tác rà soát & tổng hợp công cuối tháng.
- Để xử lý khiếu nại, bộ phận HCNS cần kiểm tra lại camera để xác nhận camera nhận diện sót, từ đó duyệt đơn giải trình & điều chỉnh ngày công cho cán bộ, nhân viên.
Có thể thấy, khả năng nhận diện đồng thời cùng lúc nhiều khuôn mặt là điểm vượt trội của camera AI so với các hình thức chấm công khác. Tuy nhiên, nếu cùng lúc số lượng lớn nhân sự đi vào, chen lấn xô đẩy hoặc đội ngũ che khuất mặt thì có thể gây sai số trong việc nhận diện.
Mỗi cuối tháng bộ phận kế toán cần tổng hợp dữ liệu thủ công do quản đốc đưa lên, sau đó tổng hợp cùng với đơn từ từ nhiều nguồn để đối chiếu, tính toán công. Chưa kể, Camera có chỉ định hạn chế lắp đặt ở môi trường ánh sáng mặt trời, nhiệt độ cao nên không phù hợp đối với những công ty có quy định chấm công từ cổng hay nhà máy.
Máy chấm công không tiện cho việc tổng hợp, thao tác thủ công nhiều
Sử dụng máy chấm công quản lý hoạt động chấm công nhân sự được đánh giá là hình thức chấm công phổ biến hàng đầu hiện nay. Trên thị trường hiện có 2 dạng là máy chấm công vân tay và máy chấm công khuôn mặt. Chi phí dao động từ 3-5 triệu/máy tùy dòng.
So với máy chấm công vân tay thì máy chấm công nhận diện khuôn mặt chiếm ưu thế hơn bởi độ chính xác tuyệt đối (trong khi vân tay vẫn có thể gian lận hay lỗi mất dữ liệu vân tay).
Ưu điểm của máy chấm công:
- Chi phí rẻ, lắp đặt thuận tiện
- Phù hợp với các văn phòng ít người, doanh nghiệp ít chi nhánh, ít nhân viên. Ca kíp đơn giản, không cần tốn thời gian nhiều để xử lý bảng công
Hạn chế của máy chấm công:
- Thường xuyên xảy ra lỗi dữ liệu, tốn thời gian kiểm tra, rà soát, và vẫn có thể gian lận
- Không phù hợp để chấm công cho quy mô lớn, do tình trạng xếp hàng, lỗi vân tay…
- Không quản lý được ca kíp, dữ liệu có thể bị điều chỉnh, sửa xóa, không đảm bảo tính chính xác của bảng lương
Tương tự như camera, về cơ bản, sử dụng thiết bị máy chấm công vân tay hoặc khuôn mặt đều có thể đảm bảo được vấn đề ghi nhận thời gian vào/ ra công ty của nhân sự. Tuy nhiên, các công việc xử lý dữ công vẫn thao tác thủ công rất nhiều, tiêu tốn thời gian & nguồn lực của bộ phận HCNS, với các doanh nghiệp quy mô lớn hoặc đơn giản muốn tự động hóa hoàn toàn việc chấm công tính công, thì phần mềm chấm công là lựa chọn thay thế phù hợp.
Chấm công trực tuyến bằng FaceID là lựa chọn tối ưu
Sự ra đời của các phần mềm chấm công trực tuyến với nhiều ưu điểm vượt trội, trở thành lựa chọn tối ưu của các chủ doanh nghiệp thay cho các thiết bị phần cứng còn hạn chế. Không cần lắp đặt thiết bị cố định, không cần thao tác thủ công là 2 lợi ích nổi bật của hình thức chấm công này.
Về thao tác chấm công:
- Mỗi nhân sự được tạo một tài khoản để chấm công online.
- Hệ thống chấm công online này đã được cấu hình sẵn vị trí chấm công, ca chấm công, hệ số công, nhân sự chỉ cần tới nơi làm việc > mở app > thao tác chấm công bằng cách selfie khuôn mặt > là chấm công thành công
Về nhận diện khuôn mặt:
- Phần mềm kiểm soát vị trí chấm công qua định vị GPS
- Kiểm soát hình ảnh chấm công bằng hệ thống AI hậu kiểm, check trùng khớp khuôn mặt nên độ chính xác của hình thức chấm công này là 100%.
Về tổng hợp dữ liệu công:
- Phần mềm có khả năng tự động xử lý dữ liệu công theo thời gian thực, đảm bảo độ chính xác tối đa theo các quy định tính công của doanh nghiệp.
- Tiết kiệm 100% công sức & thời gian tổng hợp, tính toán bảng công hàng tháng của bộ phận C&B
Ngoài ra, nhờ khả năng chấm công linh hoạt trên app di động, phần mềm chấm công còn đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ sở hữu số lượng lớn nhân sự làm việc ngoài hiện trường
Thay vì tiếp nhận báo cáo qua các nhóm chat, cấp quản lý có thể chủ động kiểm soát thời gian làm việc của nhân sự thông qua dữ liệu cập nhật trên app di động. Hạn chế tối đa tình trạng gian lận công thường thấy ở phần đông đội ngũ hiện trường.
4. Một số đơn vị cung cấp phần mềm chấm công trên điện thoại tiêu biểu
Trong khi trên thế giới có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm chấm công điện thoại thì các đơn vị cung cấp tại Việt Nam vẫn còn hạn chế. Ở bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ thống kê một số nhà cung cấp tiêu biểu tại Việt Nam & khuyến khích doanh nghiệp sử dụng nhằm giảm thiểu bất cập về mặt ngôn ngữ cũng như dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc.
App chấm công di động FastWork FaceID
Là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp chấm công trực tuyến trên app điện thoại, FastWork FaceID sử dụng trí tuệ nhân tạo AI nhận dạng khuôn mặt trong hoạt động chấm công nhân sự – kết hợp với Điện toán đám mây (Cloud) và Dữ liệu lớn (Big Data).
Cơ chế hoạt động của FastWork FaceID rất đơn giản, nhân viên (người dùng) khi đến nơi làm việc, chỉ cần truy cập app và thực hiện chấm công qua bằng hình thức Selfie khuôn mặt. Ngay lập tức, phần mềm sẽ tự động check vị trí chấm công để đảm bảo đến đúng nơi làm việc + check khuôn mặt để đảm bảo đúng người. Nếu so khớp chính xác, phần mềm sẽ ghi nhận chấm công thành công và tự động đối chiếu ca làm với bảng phân ca để cập nhật vào bảng công, tính công cho nhân sự theo thời gian thực.
Nhờ khả năng quản lý trực tuyến, FastWork FaceID có thể đồng thời quản lý được tình hình chấm công ở mọi chi nhánh trên 1 màn hình, thay vì phải lắp đặt nhiều thiết bị hoặc chờ báo cáo tổng hợp thủ công. Giúp nhà quản lý giám sát chặt chẽ và diện rộng một cách chi tiết thời gian làm việc của từng nhân viên.
Những tính năng tiêu biểu của phần mềm chấm công trên điện thoại FastWork FaceID
- Công nghệ FaceID với độ nhận diện chính xác 100%, không tính phí
- Công nghệ GPS định vị vị trí chính xác tới từng mét. Có thể cấu hình không giới hạn vị trí chấm công theo chi nhánh, cửa hàng, văn phòng, chấm tại khách hàng…
- Cho phép cấu hình ca kíp cực kỳ linh hoạt: ca hành chính, ca full, ca part, ca gãy, đặt hệ số công cho từng ca, giao ca, phân ca tới từng bộ phận, cá nhân.
- Số hóa hình thức gửi, duyệt đơn qua SMS, email, zalo bằng các mẫu đơn điện tử có sẵn trên app di động.
- Quản lý quỹ phép: phép năm, phép ứng, phép lũy kế, phép tồn v.v…
- Tự động hóa bảng công nhân viên: update bảng công thực realtime hàng ngày ngay khi nhân sự chấm công thành công
- Tự động cộng/ trừ phép sau khi đơn từ chấm công được phê duyệt, tích hợp với dữ liệu chấm công tạo thành bảng công hoàn chỉnh.
- Tính năng chấm công hộ hữu ích với các nhà xưởng, công nhân lớn tuổi không có smartphone
So với các app chấm công khác, FastWork FaceID sở hữu những điểm khác biệt nổi trội:
- Dashboard báo cáo thống kê tức thời số lượng nhân viên có mặt/ vắng mặt, cảnh báo gian lận công như nhân viên chấm công sai vị trí, sai hình ảnh.
- Quản lý được việc chấm công, checkin của đội Sales, đội kỹ thuật hiện trường khi làm việc tại khách hàng
- Đồng bộ với module tính lương tự động Payroll nằm trong FastWork Platform, tạo ra bộ công cụ Chấm công – tính lương trực tuyến toàn diện cho doanh nghiệp.
Ngoài chấm công hoàn toàn trên mobile app, FastWork cũng hỗ trợ kết nối với máy chấm công và camera AI trong trường hợp doanh nghiệp muốn tận dụng các thiết bị đã có sẵn. Với các doanh nghiệp chưa lắp đặt, chúng tôi khuyến nghị chỉ nên dùng hoàn toàn trên phần mềm để tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.
Wisami
Wisami cho phép chấm công bằng di động hoặc máy quét thẻ, bạn có thể chấm công linh hoạt bất cứ đâu chỉ cần có kết nối Internet.
Wisami hỗ trợ xem bảng công trực tuyến & xuất báo cáo từ hệ thống thay vì thao tác trích xuất thủ công như phương pháp chấm công vân tay.
Các tính năng như quản lý quỹ phép, đơn từ tích hợp qua Gmail cũng được đáp ứng đầy đủ hỗ trợ công tác quản lý nhân sự nhanh chóng – thuận tiện & hiệu quả.
– Ưu điểm:
- Với Wisami, nhân sự có thể chấm công linh hoạt ở nhiều vị trí thay vì bắt buộc phải đến văn phòng. Dữ liệu chấm công cùng đơn xin nghỉ phép, đi muộn, về sớm của nhân viên đều được hiển thị trên website theo thời gian thực.
- Nhân viên có giao diện riêng để chủ động theo dõi kết quả và thời gian làm việc của cá nhân nhằm hạn chế các thắc mắc khiếu nại, đảm bảo tính minh bạch.
– Nhược điểm
- Việc tích hợp máy quét thẻ như đã chia sẻ ở trên dễ gây ra tình trạng gian lận công (nhân viên nhờ quẹt thẻ hộ). Chưa kể doanh nghiệp còn mất thêm chi phí mua thiết bị đầu đọc thẻ & thẻ từ cho từng nhân sự không hề nhỏ
Tanca
Tanca được xem là phần mềm sở hữu đa dạng hình thức chấm công từ điện thoại, camera cho đến máy chấm công. Tuy nhiên chi phí lại là một điểm trừ của Tanca. Trong khi FastWork miễn phí công nghệ FaceID thì mức phí bạn phải trả khi sử dụng tính năng này trên Tanca là 1$/1000 ảnh chụp khuôn mặt được lưu trữ trên phần mềm.
Các hình thức chấm công Tanca cung cấp bao gồm:
- Chấm công trực tuyến trên điện thoại: Khi nhân viên chấm công bằng điện thoại của họ, họ sẽ được yêu cầu cung cấp thêm hình ảnh qua camera trước. AI sẽ đối chiếu hình ảnh họ chụp từ ứng dụng Tanca và Avatar (hình đại diện) để so sánh. Nếu so sánh phù hợp thì nhân viên sẽ được tính là chấm công hợp lệ.
- Chấm công bằng camera AI: Kết hợp giữa thiết bị camera AI để chấm công, sau đó kết nối, đồng bộ dữ liệu lên phần mềm Tanca để xử lý bảng công. Tuy nhiên, như vậy chi phí doanh nghiệp phải trả sẽ x2 bao gồm: chi phí thiết bị và chi phí phần mềm
- Tích hợp máy chấm công: Tương tự chấm bằng camera AI, doanh nghiệp có thể chấm công bằng máy vân tay và kết nối với phần mềm Tanca để xử lý dữ liệu công. Tuy nhiên, như vậy doanh nghiệp cũng phải x2 chi phí cho thiết bị và phần mềm và vẫn không xử lý được những bất cập trong việc chấm qua máy vân tay như: lỗi dữ liệu, gian lận công,…
Nhiều hình thức chấm công khác nhau sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí đầu tư. Tuy nhiên, chính sự đa dạng trong phương thức chấm công lại được xem là một trong những bất cập điển hình của Tanca khi tình trạng chấm công hộ vẫn tồn tại (chấm công vân tay hộ hay chưa có tính năng hậu kiểm hình ảnh chấm công FaceID) gây khó khăn cho ban lãnh đạo trong công tác kiểm soát & quản lý nhân sự.
KẾT LUẬN
Các hình thức chấm công phổ biến bằng Camera hay máy chấm công chỉ giải quyết vấn đề kiểm soát thời gian ra/ vào công ty của nhân sự. Trong khi một bảng công hoàn thiện cần tích hợp thông tin đơn từ: nghỉ phép, tăng ca, vắng mặt, do đó, giải pháp chấm công điện thoại trực tuyến như FastWork, Wisami hay Tanca là phù hợp.
Hy vọng những thông tin chúng tôi chia sẻ trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được hình thức chấm công phù hợp & hiệu quả nhất.
—————
FastWork.vn tự hào là đơn vị uy tín cung cấp hệ thống phần mềm quản trị & điều hành doanh nghiệp hàng đầu. Đồng hành cùng hơn 3500+ doanh nghiệp Việt trên chặng đường phát triển, tiêu biểu như Metro Mart, Bóng đèn Điện Quang, Thế giới Nệm, Bún Bò Xưa, VNpost, Vietinbank, HONDA, CMC, ….
Quý doanh nghiệp quan tâm đến app chấm công FaceID FastWork, vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form dưới đây!
