Quản lý thời gian làm việc của nhân sự sao cho hiệu quả là bài toán khó với nhiều doanh nghiệp. Nhất là trong lĩnh vực y tế, bệnh viện với quy mô nhân sự đông, nhiều ca kíp phức tạp lại càng khó khăn hơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách áp dụng phần mềm chấm công trực tuyến FastWork TimeSheet – giải pháp thông minh giúp các bệnh viện, cơ sở y tế số hóa toàn diện quy trình chấm công & tính lương nhân sự.
Mục lục nội dung:
Đặc thù quy trình chấm công, tính lương tại bệnh viện
So với các ngành nghề khác, việc quản lý thời gian làm việc của cán bộ nhân viên tại các bệnh viện, cơ sở y tế, phòng khám cũng có những đặc thù riêng. Cụ thể:
- Nhân sự cán bộ nhân viên y tế đông, lên tới hàng trăm và nghìn người
- Nhiều phòng ban, khoa khám chữa bệnh, cơ cấu nhân sự phức tạp
- Nhiều ca kíp, ca trực. Thường xuyên phải phân ca, điều động y bác sĩ
- Giải trình chấm công, làm thêm, xin chế độ… đều cần lấy mẫu đơn, viết giấy, nộp trưởng khoa ký và gửi tới phòng tổng hợp
- Chấm công bằng máy chấm công đặt rải rác ở bệnh viện hoặc ghi sổ sách
- Công tác tính công hàng tháng mất nhiều thời gian của ban lãnh đạo bệnh viện, các trưởng khoa và phòng hành chính tổng hợp
- Quy định tính lương trong y tế rất phức tạp, nhiều chỉ số, quy chế… hàng tháng kế toán phải đối chiếu kiểm tra vất vả.
Như vậy, nếu không có sự hỗ trợ của phần mềm phù hợp, hàng tháng các Trưởng khoa sẽ mất rất nhiều thời gian để phân ca trực, chấm công, tổng hợp đơn từ, chốt công. Ban lãnh đạo & bộ phận kế toán có thể mất cả tuần để tổng hợp – đối chiếu – điều chỉnh – duyệt lương cho đội ngũ CBNV Y bác sĩ tới cả trăm, nghìn người. Còn CBNV Y bác sĩ tới giờ cao điểm phải xếp hàng dài chờ chấm công, bất cập khi máy vân tay gặp lỗi hay mờ vân tay không chấm công được,…
Tất cả thúc đẩy nhu cầu số hóa chấm công và quản lý nhân sự tại lĩnh vực y tế, bệnh viện. Và FastWork Timesheet sẽ là giải pháp hữu ích đáp ứng toàn diện nhu cầu đó.
Tổng quan về phần mềm chấm công FastWork Timesheet
FastWork Timesheet là phần mềm chấm công nhân sự trực tuyến thuộc nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork.
Đặc trưng của phần mềm chấm công FastWork TimeSheet là cung cấp giải pháp chấm công online, hoàn toàn trên điện thoại di động mà không cần sử dụng hay lắp đặt bất kỳ thiết bị máy móc nào. Từ đó tăng khả năng chấm công linh hoạt và giảm chi phí máy móc cho môi trường đông nhân viên, diện tích rộng như bệnh viện.
Không chỉ cung cấp mô hình chấm công mới tiện lợi hơn, mà phần mềm còn có khả năng quản lý thời gian làm việc toàn diện bao gồm các tính năng về: xếp ca, phân ca, đơn từ chấm công online, tự động hóa bảng công & bảng lương v.v… từ đó giảm thời gian và công sức tính toán công lương thủ công cho bệnh viện.
Không chỉ riêng lĩnh vực bệnh viện, giải pháp còn được ứng dụng rộng rãi cho tất cả các doanh nghiệp. Đặc biệt hữu ích với những doanh nghiệp có nhiều văn phòng, nhiều chi nhánh, hoặc có đội ngũ làm việc ngoài hiện trường, và làm việc theo ca kíp phức tạp.
Các tính năng thông minh và tự động hóa tối đa của phần mềm FastWork Timesheet bao gồm:
- Chấm công trên app điện thoại
- Nhận diện khuôn mặt FaceID
- Kiểm soát, định vị chấm công qua GPS/IP Wifi
- Số hóa đơn từ chấm công
- Phân ca kíp trực tuyến
- Tự động hóa bảng công
- Tự động hóa tính lương
Hướng dẫn sử dụng FastWork chấm công, tính lương tại Bệnh viện
Các bệnh viện, đơn vị y tế, phòng khám có thể tham khảo cách ứng dụng các tính năng của phần mềm FastWork Timesheet dưới đây để tăng hiệu quả quản lý, cải thiện hiệu suất làm việc của cán bộ nhân viên.
Giới thiệu cụ thể cách áp dụng FastWork trong hoạt động quản lý thời gian làm việc, chấm công CBNV y tá, bác sĩ tại bệnh viện:
| Tính năng | Cách áp dụng |
| Quản lý chấm công | – Mỗi CBNV, Y bác sĩ được tạo một tài khoản riêng trong hệ thống phần mềm để thực hiện chấm công. Hàng ngày, đội ngũ Y bác sĩ, điều dưỡng, nhân viên y tế chỉ cần truy cập phần mềm và thực hiện chấm công trên app FastWork để báo cáo vào và kết thúc ca trực – Hình thức chấm công đơn giản chỉ cần selfie khuôn mặt trên app. Hệ thống tự động check trùng FaceID để xác nhận chấm công thành công – Sử dụng hệ thống GPS (và/hoặc IP Wifi) để quản lý địa điểm chấm công. Đội ngũ Y bác sĩ, điều dưỡng, nhân viên y tế có thể đứng ở bất kỳ đâu trong khuôn viên bệnh viện/phòng khám để thực hiện chấm công mà không cần tới 1 vị trí cố định – Khi có nhiều cơ sở, chi nhánh khám chữa bệnh, BLĐ có thể tạo các địa điểm chấm công tương ứng trên phần mềm và phân quyền cho CBNV – Linh hoạt chấm công đối với các bác sĩ theo diện đi học, được điều động sang cơ sở khác, hỗ trợ tuyến dưới, hoặc đi thăm khám trực tiếp tại địa chỉ bên ngoài,… |
| Quản lý đơn từ, quỹ phép | – Số hóa hệ thống đơn từ, đề xuất theo quy định quy chế của bệnh viện. Toàn bộ việc gửi – duyệt – xử lý – lưu trữ giấy tờ diễn ra online. – Cấu hình sẵn các mẫu đơn từ, đề xuất trên phần mềm: đơn nghỉ phép, đơn xin nghỉ, đơn nghỉ bù trực, đơn làm thêm hành chính, đơn công tác, đơn xin đi học, đơn xin đổi ca trực, đơn đề xuất khung giờ làm thêm cuối tuần, làm thêm ngày Lễ, đề xuất điều động bổ sung nhân lực,… Tất cả đơn từ được thiết lập sẵn quy trình duyệt, người duyệt, người nhận thông tin,… và quy định tính công cho từng loại đơn – Cán bộ nhân viên chỉ cần chọn mẫu đơn, điền thông tin và thực hiện gửi tới Trưởng khoa/quản lý phê duyệt ngay trên app di động – Sau khi các đơn từ được phê duyệt, phần mềm tự động tính công, trừ phép cho nhân viên mà không sợ sai sót hay thất lạc đơn từ – Theo dõi tình hình sử dụng phép, phép tồn, phép lũy kế, phép ứng… của từng Y bác sĩ, nhân viên y tế trên phần mềm |
| Phân ca làm trực tuyến | – Trưởng khoa lập lịch, phân ca trực hàng tuần, giao ca trên phần mềm cho tất cả nhân viên y tế trong khoa – Phê duyệt đơn làm thêm, kiểm soát giờ làm thêm của từng nhân viên y tế. Phê duyệt đề xuất, đề nghị khung giờ làm thêm, bổ sung nhân lực ca tối/đêm do bác sĩ gửi lên – Căn cứ tình hình bệnh nhân, căn cứ lịch trực đã phân, căn cứ tình hình chấm công (đang trong ca hay đã hết ca) của từng y bác sĩ để thực hiện luân chuyển ca, điều động bổ sung kịp thời – nhanh chóng với các trường hợp khẩn hoặc quá tải. Đặc biệt phù hợp, hiệu quả với các khoa có nhiều ca trực phức tạp, giờ làm việc không cố định như khoa hồi sức, cấp cứu, phẫu thuật,… |
| Tính công tự động | – Mỗi một CBNV Y bác sĩ đều có bảng công cá nhân để xem ngay trên phần mềm – Trưởng khoa quản lý bảng chấm công của khoa và lãnh đạo bệnh viện có thể xem bảng chấm công toàn bộ nhân viên trên cùng 1 màn hình – Phần mềm FastWork xử lý tự động hoàn toàn bảng công cho 100% nhân viên, từ: dữ liệu chấm công hàng ngày, dữ liệu ca trực đã được phân, dữ liệu đơn từ phát sinh trong ngày để tính công hoặc trừ phép. |
| Tính lương tự động | – Thiết lập các phiếu lương online, hệ số, cơ chế tính lương (chỉ số trách nhiệm, độc hại, ưu đãi nghề, lương theo vị trí, cấp bậc, các loại bảo hiểm, phụ cấp,…) cho từng cán bộ nhân viên tại các phòng/ khoa khác nhau – Tự động tính lương chính xác theo công thức, gửi Giám đốc xác nhận – duyệt phiếu lương online trên phần mềm – Giảm tải 100% thời gian tổng hợp dữ liệu, rà soát, đối chiếu và tính lương bằng excel cho phòng kế toán |
Demo giao diện chấm công trên phần mềm FastWork
Giao diện chấm công trên app mobile FastWork, sử dụng hình thức selfie khuôn mặt để nhận diện FaceID và kiểm soát vị trí chấm công qua GPS
Giao diện thống kê số lượng cán bộ nhân viên y tế đã chấm công, đang trong ca trực
Giao diện gửi – duyệt đơn từ online thay cho mẫu giấy
Giao diện phân ca, lập lịch trực cho cán bộ nhân viên y tá, bác sĩ
Giao diện quản lý bảng công toàn bệnh viện và theo từng phòng/khoa, nhân viên
Giao diện bảng lương tổng hợp toàn bộ CBNV bệnh viện
Case-study: Bệnh viện Đa khoa Phú Thọ ứng dụng FastWork quản lý chấm công 1400 nhân viên y tế
Những bất cập trong phương thức quản lý nhân sự bằng sổ chấm công là lý do thôi thúc Ban Giám đốc Bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ quyết định số hóa nhằm giảm thiểu tối đa các tác vụ thủ công tiêu tốn thời gian cho các Trưởng khoa, bộ phận kế toán.
Tháng 6/2021, Bệnh viện Phú Thọ chính thức triển khai phần mềm FastWork Timesheet cho 1380 CBNV Y bác sĩ. Đây là giải pháp giúp Bệnh viện Phú Thọ số hóa toàn bộ hoạt động chấm công, phân ca trực, số hóa đơn từ, bảng công, bảng lương online, tự động 100% thay thế excel, sổ chấm công. Cụ thể:
- Thay thế toàn bộ máy vân tay lắp tại các tòa nhà, khoa và sổ ký trực bằng hình thức chấm công online trên phần mềm FastWork. Mỗi CBNV được tạo một tài khoản và tự chủ động chấm công trên app.
- Bác sĩ được cử đi học, hỗ trợ tuyến dưới thực hiện làm đơn công tác và chấm công như bình thường để ghi nhận thời gian làm việc
- Toàn bộ lịch trực ở các phòng/chuyên khoa khám chữa bệnh đều được lập online trên phần mềm. CBNV hàng tuần vào phần mềm check ca trực được phân & nhận thông báo đổi ca, tăng ca, yêu cầu điều động gấp trên phần mềm.
- Thay thế đơn giấy bằng mẫu đơn online gửi trưởng khoa duyệt online trên app
- Tự động hóa bảng công của 1380 CBNV chính xác theo hệ số công, ca trực.
- Tự động hóa tính lương cho 1380 CBNV chính xác theo bậc lương, chế độ, ưu đãi nghề, hệ số chuyên môn… theo đúng quy định hiện hành của Đa khoa Phú Thọ và quy định chung của ngành Y tế
Kết quả đạt được sau 2 năm vận hành FastWork Timesheet
Sau gần 2 năm vận hành, tới nay phần mềm FastWork Timesheet đã đi vào “đời sống” của Ban lãnh đạo & tập thể gần 1400 y bác sĩ của Đa khoa Phú Thọ. Trung bình hàng tháng có hơn 1000 đơn từ được tạo trên phần mềm FastWork. Hoạt động chấm công tại các khoa không gặp vấn đề, hay lỗi. Dữ liệu công chính xác tuyệt đối. Thời gian làm lương hàng tháng của kế toán giảm từ 1 tuần xuống còn 1 giờ chỉ để review số liệu 1 lượt và gửi Giám đốc duyệt lương.
Cùng với Bệnh viện Phú Thọ, nhiều bệnh viện, phòng khám, đơn vị y tế trên khắp cả nước cũng đã ứng dụng thành công giải pháp chấm công trực tuyến FastWork TimeSheet. Tiêu biểu như: Bệnh viện Âu Cơ, Bệnh viện Trưng Vương, Bệnh viện Gia An 115, Phòng khám Đông y Sài Gòn, LaviTec,…
Để nhận tư vấn và Demo 1-1 về giải pháp chấm công cho đơn vị y tế – bệnh viện, hãy liên hệ ngay Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào form bên dưới!
