Cùng với sự bùng nổ của cuộc cách mạng công nghệ 4.0 là sự ra đời của hàng loạt các phần mềm quản trị hỗ trợ doanh nghiệp vận hành toàn diện với nguồn chi phí cực tiết kiệm. Cái tên nổi bật trong số đó phải kể đến bộ công cụ văn phòng điện tử E-Office – giải pháp số hóa các thao tác quản trị nội bộ trên một nền tảng tập trung trực tuyến, cắt giảm chi phí vận hành hiệu quả so với phương thức quản lý giấy tờ kiểu cũ. Bài viết dưới đây hướng dẫn xây dựng văn phòng điện tử theo 5 bước.
Mục lục nội dung:
1. “Văn phòng giấy” trong cách “quản trị kiểu cũ” có rẻ như bạn nghĩ?
Nhiều người cho rằng sử dụng công nghệ là tốn kém, nhưng “văn phòng giấy” trong cách “quản trị kiểu cũ” có rẻ như bạn nghĩ?
Chi phí máy chấm công
Phần lớn doanh nghiệp hiện đang áp dụng máy chấm công vân tay để quản lý thời gian làm việc của nhân sự. Ngoài chi phí lắp đặt khoảng 5-10 triệu cho một máy vân tay loại tốt, bạn phải đầu tư khá nhiều tiền vào việc bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa khi hỏng hóc thậm chí là thay mới khi máy hoạt động không còn trơn tru nữa.
Chưa kể máy chấm công vân tay tồn tại khá nhiều bất cập như thiếu chính xác, nhân viên xếp hàng dài đợi chấm công gây mất mỹ quan, quản lý bảng công bằng file Excel dễ sai sót,…
Chi phí in ấn, giấy tờ
Thực hiện khảo sát tại một lượng lớn doanh nghiệp cho thấy, cứ 1 doanh nghiệp 100 người sẽ tiêu tốn trung bình 90.000.000 đồng/ tháng cho việc mua bán giấy tờ, mực in, bảo trì máy in phục vụ cho hoạt động khởi tạo báo cáo, đề xuất, trình ký đơn từ, công văn.
Con số này thậm chí có thể tăng lên nếu quy mô doanh nghiệp bạn mở rộng hoặc có sự chênh lệch giữa các tháng tùy vào thực tế kinh doanh.
Chi phí trang thiết bị lưu trữ
Với số lượng công văn, giấy tờ không đếm xuể, để đảm bảo chúng không bị ẩm mốc theo thời gian, bạn phải đầu tư kệ đựng, bìa bảo quản, sổ phân loại và vô số những thiết bị phục vụ cho việc lưu trữ khác. Tất nhiên số tiền đầu tư vào đó chẳng hề nhỏ.
Chi phí nhân sự
Giới chuyên gia chỉ ra rằng “Trung bình 8 tiếng đi làm, nhân sự của bạn chỉ thực sự làm việc 3 tiếng, 5 tiếng còn lại là thời gian xử lý giấy tờ, thủ tục và bị xao nhãng bởi nhiều thứ khác…” Điều đó đồng nghĩa các quản trị bằng giấy tờ kiểu cũ khiến hiệu suất làm việc nhân sự kém đi, chi phí nhân sự “dư thừa” cũng vì thế mà tăng lên.
2. Văn phòng điện tử cắt giảm 90% chi phí vận hành cho doanh nghiệp 4.0
Là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo…, bộ công cụ văn phòng điện tử được kỳ vọng cắt giảm tới 90% chi phí quản lý ẩn trong doanh nghiệp.
Xem thêm: E-Office là gì? Lợi ích của văn phòng điện tử trong vận hành doanh nghiệp mùa Covid
Tiết kiệm ⅓ chi phí so với máy chấm công vân tay
Ứng dụng FastWork FaceID cho phép chấm công ngay trên app di động, nhanh chóng – chính xác – tiện lợi – tiết kiệm
Toàn bộ chi phí cho bộ công cụ văn phòng điện tử E-Office, bao gồm phần mềm chấm công nhận diện khuôn mặt FaceID thậm chí còn không bằng 1 lần đầu tư máy chấm công vân tay.
Đối với những doanh nghiệp bán lẻ có số lượng lớn chi nhánh, phần mềm chấm công di động thực sự là giải pháp hữu hiệu tiết kiệm số lượng lớn chi phí lắp máy chấm công cho từng cửa hàng.
Tiết kiệm 90% thời gian xử lý đơn từ, đề xuất
Bộ công cụ E-Office cung cấp hơn 100 biểu mẫu E-Forms có sẵn giúp nhân viên khởi tạo đơn từ, đề xuất nhanh chóng. Trình ký – phê duyệt dễ dàng ngay trên di động cá nhân, giảm tải 90% thời gian cho các tác vụ phục vụ quy trình phê duyệt văn bản thủ công.
Tiết kiệm 60% chi phí quản lý giấy tờ
Thực hiện vai trò số hóa doanh nghiệp tổng thể nhằm hướng đến xây dựng văn phòng không giấy, Bộ công cụ E-Office giải quyết triệt để bài toán chi phí cho việc mua sắm giấy tờ, mực in, trang thiết bị lưu trữ bởi toàn bộ quy trình tạo đơn – phê duyệt – lưu trữ đều được quản lý hoàn toàn trên phần mềm.
Tăng cường năng suất làm việc trong tổ chức
Thời gian làm việc được tối ưu đồng nghĩa với năng suất nhân sự cũng được cải thiện. Bộ công cụ văn phòng điện tử E-Office còn tạo điều kiện trao đổi dễ dàng giữa cán bộ, nhân viên và lãnh đạo ngay dưới các nhiệm vụ, khuyến khích nhân sự chia sẻ quan điểm, ý kiến để cải thiện chất lượng công việc đội nhóm.
3. Hướng dẫn xây dựng văn phòng điện tử từ A-Z cho doanh nghiệp 4.0
5 bước xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp
- Chuẩn hóa lại hệ thống giấy tờ, quy trình xử lý nội bộ
Để số hóa thành công, hãy dành một vài ngày để hệ thống hóa lại toàn bộ các quy trình xử lý, các loại giấy tờ, nghiệp vụ hành chính của doanh nghiệp bạn. Làm rõ vai trò của từng cá nhân, chuẩn hóa từng bước thực hiện trước khi đưa lên hệ thống phần mềm là yêu cầu tối quan trọng để số hóa dữ liệu thành công.
- Xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp
Bạn nên xây dựng hệ thống module văn phòng điện tử phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp mình. Phần mềm quản lý tài sản mang lại hiệu quả hoàn hảo cho những doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều trang bị dùng chung nhưng nó lại không thực sự cần thiết với những công ty nhỏ theo mô hình gia đình.
- Lập kế hoạch triển khai
Sau khi xác định được mô hình chuẩn, hãy thảo luận với đối tác về kế hoạch triển khai bài bản. Lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm phù hợp, theo sát và hỗ trợ doanh nghiệp suốt quá trình triển khai sử dụng.
- Hướng dẫn, đào tạo sử dụng
Phần lớn rào cản trong việc ứng dụng công nghệ vào vận hành doanh nghiệp đến từ phía nhân sự. Hãy dành thời gian đào tạo, hướng dẫn nhân viên chi tiết cách sử dụng, dành thời gian khoảng 1 tuần – 1 tháng để đội ngũ của bạn làm quen thao tác và trở nên yêu thích sử dụng sau khi đã nhận ra tính ứng dụng của phần mềm.
- Đo lường và đánh giá kết quả
Hãy theo sát và đánh giá hiệu quả bộ công cụ văn phòng điện tử E-Office mang lại cho doanh nghiệp bạn để xác định rằng đó có phải là sự lựa chọn lâu dài hay không?
Gợi ý bộ công cụ xây dựng văn phòng điện tử E-office hơn 1500 doanh nghiệp triển khai thành công
Nằm trong nền tảng Quản trị điều hành doanh nghiệp chung FastWork.vn, E-OFFICE là bộ giải pháp văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp số hóa thành công mọi quy trình quản trị nội bộ.
Trọn gói Phần mềm văn phòng điện tử FastWork cung cấp bao gồm:
- FastWork FaceID – App chấm công bằng FaceID (Đầu tiên tại Việt Nam):
Sử dụng công nghệ FaceID vào chấm công nhân sự thay thế máy chấm công vân tay. Toàn bộ dữ liệu công của nhân sự đều được cập nhật tự động, tức thời giúp nhà lãnh đạo nắm bắt bức tranh tổng thể thời gian làm việc của nhân sự theo thời gian thực.
- FastWork Payroll – Số hóa tính lương tự động
Tự động hóa tính lương nhằm tối giản các tác vụ thủ công cho phòng kế toán, mang lại kết quả tính lương chính xác, hạn chế sai sót thường thấy ở cách quản lý công và tính lương kiểu cũ.
- FastWork Request – Số hóa phê duyệt đề xuất nội bộ
Cung cấp hơn 100 biểu mẫu E-forms có sẵn, số hóa 100% quy trình từ khởi tạo, phân quyền đến xử lý đơn từ, giúp nhà quản lý nhanh chóng phê duyệt đề xuất mọi lúc mọi nơi trên di động
FastWork News – Số hóa thông báo & truyền thông nội bộ
Chuẩn hóa quy trình soạn thảo – phê duyệt – ban hành thông báo trong doanh nghiệp. Giải quyết triệt để những bất cập trong phương pháp thông báo cũ như “tam sao thất bản” nội dung truyền đi, không kiểm soát được người nhận, khả năng lưu trữ kém,…
- FastWork Dispatch – Số hóa quản lý văn bản, công văn
Số hóa văn bản giấy tờ. Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận – xét duyệt – xử lý các luồng văn bản, công văn trong doanh nghiệp. Lưu trữ không giới hạn và tập trung trên một phần mềm
- FastWork Asset – Số hóa quản lý tài sản nội bộ
Lưu trữ thông tin các loại tài sản, thiết bị trong doanh nghiệp tập trung trên phần mềm. Quản lý việc phân chia sử dụng, làm rõ trách nhiệm của từng nhân sự, tránh thất thoát tài sản chung
- FastWork Expense – Số hóa quản lý thu chi nội bộ
Nơi khởi tạo và lưu trữ tập trung toàn bộ phiếu thu/ chi của doanh nghiệp (kể cả những hoạt động nhỏ nhất) theo ngày/ tháng/ quý/ năm. Cung cấp bức tranh tổng thể và chi tiết từng chuyển động dòng tiền của doanh nghiệp.
Xem thêm: Trọn bộ giải pháp văn phòng điện tử FastWork E-Office cho doanh nghiệp số
Ngoài lợi ích cắt giảm chi phí vận hành, Bộ công cụ văn phòng điện tử FastWork E-Office còn thực hiện vai trò chuẩn hóa quy trình quản trị, tự động hóa các tác vụ thủ công lặp lại trên một nền tảng tập trung trực tuyến, làm tiền đề cho hoạt động chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
Để nhận tư vấn chi tiết về Bộ công cụ văn phòng điện tử FastWork E-Office, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 hoặc điền vào Form đăng ký ngay dưới đây!
