Một trong những tố chất và kỹ năng và các vĩ nhân trong mọi lĩnh vực đều có chính là kỹ năng đàm phán. Đàm phán thực chất là việc trao đổi giữa người với người hoặc với một nhóm người. Người có khả năng đàm phán chính là người nắm thế chủ động, dẫn dắt trong cuộc trao đổi. Vậy cụ thể kỹ năng đàm phán là gì? Người lãnh đạo hoặc chuyên gia đàm phán cần áp dụng những lợi thế gì trong cuộc trao đổi? Cùng tìm hiểu câu trả lời thông qua bài viết sau.
Kỹ năng đàm phán là gì?
Có rất nhiều người không hiểu thực chất kỹ năng đàm phán là gì. Đàm phán là việc bạn và đối tác sử dụng các lý lẽ để thuyết phục, thương thảo nhằm đi tới một quyết định chung có lợi ích cho cả 2 bên. Đôi khi đàm phán là cách thức để giải quyết sự bất đồng về quan điểm. Đôi khi việc đàm phán kéo dài vài tháng đến cả năm, nhất là các cuộc đàm phán hợp tác giữa các công ty lớn.
Đàm phán giải quyết bất cứ các bất đồng của cá nhân hoặc tổ chức nhằm đạt được kết quản đồng nhất tối ưu. Đàm phán giúp tránh xảy ra cãi vã, tranh chấp cũng như xung đột về bạo lực hoặc vũ trang. Trước đây đàm phán thường được dùng trong các cuộc chiến tranh giữa các quốc gia. Ngày nay đàm phán lại được dùng cho các cuộc chiến trên thương trường giữa các doanh nghiệp, đối tác nhằm mang đến quyền lợi cho cả hai bên.
>>> Xem thêm: Thế nào là nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh?
10 bí quyết để trau dồi kỹ năng đàm phán là gì?
Khi chiến đấu, có kỹ năng và vũ khí là không đủ, bạn cần thêm một chút bí quyết để giành chiến thắng nhanh chóng hơn. Đàm phán cũng vậy.
Hãy dành thời gian cho 10 bí quyết sau đây:
1. Preparation – Chuẩn bị
Trước khi diễn ra bất kỳ cuộc đàm phán nào, bạn cần chuẩn bị tâm lý và tinh thần tốt nhất. Bạn cần nắm bắt các thông tin cơ bản như thời gian, địa điểm, bối cảnh diễn ra cuộc trao đổi và những người sẽ tham gia đàm phán. Người tham gia đàm phán cần tìm hiểu các thông tin về đối thủ, đối tác trong cuộc thảo luận của mình. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt được tâm lý của đối thủ, từ đó đưa ra các luận điệu có lợi cho mình.
2. Discussion – Thảo luận
Tại giai đoạn này các cá nhân hoặc tổ chức cần đưa ra ý kiến của mình thể hiện sự hiểu biết đối với chủ đề của cuộc đàm phán. Thời điểm này, bạn cần tập trung đặt câu hỏi, lắng nghe và trình bày quan điểm của mình. Bạn cần ghi chép các thông tin quan trọng, hữu ích trong quá trình thảo luận. Đây sẽ là căn cứ để bạn đưa ra câu hỏi hoặc lập luận trong trường hợp có vấn đề chưa được giải quyết rõ ràng. Nên lắng nghe và cất lời đúng lúc.
3. Clarifying Goals – Làm rõ các mục tiêu
Điều quan trọng nhất của kỹ năng đàm phán là gì. Đó là một tư duy logic. Để trở thành nhà đàm phán sắc bén, trước tiên bạn phải làm rõ mục tiêu của mình. Hãy xác định mục đích cuối cùng cuộc đàm phán cần đạt được là gì. Từ đó, phân định rõ ràng lợi ích mà hai bên đạt được và các bất đồng mà hai bên cần giải quyết. Nhà đàm phán nên liệt kê mục tiêu của cuộc thảo luật theo thứ tự yêu tiên cần giải quyết để tránh lạc hướng.
4. Negotiate Towards a Win-Win Outcome – Đàm phán hướng tới kết quả đôi bên cùng có lợi
Theo bạn, đàm phán có phải là việc nhất nhất giành phần thắng hay không? Câu trả lời là không.
Thực chất việc đàm phán thường hướng tới sự thống nhất và thỏa mãn quyền lợi cho cả hai bên. Nhà lãnh đạo hay nhà đàm phán cần hướng cuộc trao đổi theo hướng có lợi cho mình nhưng phải dựa trên cơ sở đối phương cũng có lợi mới đạt được thành công. Kết quả cả hai bên cùng có lợi vẫn là kết quả tốt nhất và thỏa mãn nhất mà cuộc đàm phán hướng tới. Khi đó, điều cần thiết ở kỹ năng đàm phán là gì? Đó là việc cả hai bên đều trình bày và làm rõ quan điểm của mình, thống nhất có sự công bằng và thỏa hiệp nhằm hướng tới kết quả win-win.
5. Agreement – Thỏa thuận
Sau khi đã thống nhất trong suốt thời gian dài thảo luận, cả 2 bên cần đưa ra thỏa thuận chính thức. Vào giai đoạn thỏa thuận, cả hai bên cần giữ trạng thái và tinh thần cởi mở, thân thiện, thống nhất và đồng ý với các quan điểm mà cả hai bên đề ra.
6. Implementing a Course of Action – Thực hiện hành động
Nhiều người nghĩ, sau khi trao đổi xong là kết thúc. Không hẳn vậy, giai đoạn này nhà đàm phán cần làm gì tiếp theo?
Từ các thỏa thuận của cả hai bên, cuộc đàm phán sẽ được tiếp tục với một loạt quyết định như: Đồng ý hoặc Không đồng ý. Ở mỗi quyết định, nhà đàm phán cần có thêm nhiều phương án dự trù để xử lý tình huống. Đây là giai đoạn khá căng thẳng và cân não.
7. Failure to Agree – Không đồng ý
Trường hợp xấu nhất là “không thống nhất” thì kỹ năng đàm phán là gì? Trong trường hợp hai bên không đi đến thống nhất chung, đối tác hoặc đối thủ của bạn không chấp thuận, bạn cần chuẩn bị tâm thế cho một cuộc đàm phán khác. Trong quá trình thương lượng, khi các thỏa thuận giữa 2 bên bị phá vỡ, nhà đàm phán cần giữ tinh thần hòa hoãn và lên lịch lại cho một cuộc đàm phán tiếp theo. Điều này cần nhận được sự đồng ý từ hai phía. Điều này sẽ giúp cả hai bên giữ được bình tĩnh, tránh rơi vào tình trạng tranh chấp hoặc tranh luận quá gay gắt ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa hai bên ở thời điểm hiện tại và tương lai.
Tại cuộc đàm phán tiếp theo cả hai bên nên đưa các quan điểm và luận điệu phù hợp với tình trạng thực tế của doanh nghiệp mình. Tại giai đoạn này tốt nhất hai bên nên xem xét đến các giải pháp thay thế các mục tiêu đàm phán từ trước hoặc sử dụng đến bên thứ 3 hay người hòa giải.
8. Informal Negotiation – Đàm phán không chính thức
Trong trường hợp hai bên có quá nhiều bất đồng hoặc cuộc đàm phán chính thức không khả thi, tốt nhất nên tổ chức một cuộc đàm phán không chính thức. Đàm phán không chính thức vẫn bao gồm các giai đoạn và trình tự như một cuộc đàm phán chính thức. Dù là hình thức đàm phán nào bạn cũng cần áp dụng các kỹ năng nhằm đạt được kết quả có lợi nhất cho mình.
Giai đoạn này cần Nhà đàm phán cần có thái độ và lập trường vững vàng; Nắm bắt tâm lý đối phương; Kỹ năng giao tiếp.
Xử lý thái độ trong kỹ năng đàm phán là gì? Đó là việc, Nhà đàm phán vẫn giữ được tinh thần thoải mái, ngôn ngữ khách quan, trung lập và tích cực. Bạn nên cho đối tác thấy được thiện chí hợp tác nhưng không nhượng bộ của mình.
9. Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng “phải có” của một nhà đàm phán, điều này chắc hẳn ai cũng hiểu. Nghe và nói đúng lúc là điều quan trọng nhất. Một khi đã lên tiếng, bạn phải thể hiện sự mềm dẻo, lúc uy thế để lấn át đối phương, lúc lại hạ giọng để tạo thiện cảm. Điều này, không khó nhưng không hề dễ dàng.
Kỹ năng đàm phán là gì? Có lẽ đến cuối bài viết, bạn đã có thể tự trả lời cho câu hỏi này. Thông qua các kỹ năng đàm phán được trau dồi và rèn luyện, nhà đàm phán có thể nắm bắt được tâm lý đối phương và điều hướng cuộc trao đổi sang hướng có lợi cho mình. Với 10 bí quyết trên đây bạn có thể trở thành nhà đàm phán sắc bén trong tương lai.
10. Hiểu biết về đối thủ
Người xưa có câu, biết địch biết ta, trăm trận trăm thắng. Hãy hiểu rõ đối tác, hiểu rõ doanh nghiệp của đối tác và hiểu rõ người đại diện đàm phán của đối tác.
Nắm bắt được điểm mạnh, điểm yếu của đối phương sẽ giúp bạn đưa ra các luận điệu có lợi cho mình, nắm thế chủ động trong xử lý vấn đề và dẫn dắt cuộc đàm phán theo ý mình. Bạn càng có nhiều thông tin về đối thủ, lĩnh vực kinh doanh hay vấn đề mà hai bên đang đàm phán thì bạn càng có nhiều lợi thế.
>>> Xem thêm: Chốt Sales Thần Tốc Với 10 Kỹ Năng Đàm Phán Thương Lượng “Đỉnh” Nhất
