Quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa tăng hiệu suất và chất lượng công việc cho mọi cá nhân. Đối với lãnh đạo doanh nghiệp SME điều này càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Vì trong giai đoạn doanh nghiệp còn “non trẻ”, người lãnh đạo cần quản lý quỹ thời gian ít ỏi để phân bổ cho những công việc quan trọng nhằm thúc đẩy doanh nghiệp lớn mạnh.
Câu ngạn ngữ “Thời gian là vàng” luôn luôn đúng với những người thành công và coi thời gian là một thứ hàng hóa quý giá và cần thiết. Khi lãng phí thời gian cũng đồng nghĩa với việc nó sẽ không bao giờ quay trở lại. Sẽ là thiếu sót nếu bạn là một nhà lãnh đạo SME mà bỏ qua lời khuyên về Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả dưới đây.
Mục lục nội dung:
1. Quản lý thời gian trở thành kỹ năng thiết yếu trong cuộc sống hiện đại
Mỗi con người trong chúng ta đều có một quỹ thời gian giống nhau. Một tuần 7 ngày, một ngày 24 tiếng. Thế nhưng có những người để thời gian trôi qua vô ích trong khi có những người lại làm được hàng ngàn công việc có ý nghĩa cho cuộc sống.
Người quản lý giỏi cần biết quản lý quỹ thời gian của bản thân và nhân sự
Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng và kiểm soát tốt thời gian. Nó giúp phân bổ thời gian thực hiện các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn. Do vậy, quản lý thời gian hiệu quả là vấn đề rất cần thiết và quan trọng mà mọi người cần phải quan tâm. Việc này đòi hỏi phải có sự kiên trì và nỗ lực để có thể làm chủ được thời gian, hoàn thành được các mục tiêu đề ra.
2. Hướng dẫn quản lý thời gian hiệu quả dành cho quản lý SME
Sau đây là một vài kỹ năng giúp mọi người quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Đầu tiên là xác định mục tiêu rõ ràng để quản lý thời gian theo kế hoạch
Khi có mục tiêu rõ ràng sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Và tất nhiên rằng để làm được việc đó bắt buộc phải có lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu.
Thứ hai, liệt kê danh sách những công việc cần phải làm
Hãy bắt đầu liệt kê những công việc chi tiết. Cụ thể là trả lời cho câu hỏi những công việc cần làm hôm nay là gì? Ngày mai sẽ phải làm gì và xa hơn nữa là kế hoạch tuần, tháng. Lập ra một bảng, sau khi làm xong một công việc nào đó hãy đánh những dấu tick bên cạnh công việc đã hoàn thành để động viên. Như thế sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay. Hay sẽ làm công việc gì tiếp theo. Nó giúp quản lý được quỹ thời gian dễ dàng.
Hãy bắt đầu bằng việc liệt kê các công việc của mình
Điều thứ ba, sắp xếp các công việc đó theo thứ tự ưu tiên
Cần lưu ý những việc cần được ưu tiên thực hiện trước và đảm bảo chúng được làm đúng giờ và hoàn thành xuất sắc.
Các thứ tự gợi ý như:
- Ưu tiên những công việc quan trọng và cần gấp
- Những công việc không quan trọng nhưng cần gấp
- Những công việc không cần gấp nhưng quan trọng
- Những câu việc không cần gấp và không quan trọng
Từ đây, sẽ định hướng được những công việc cần làm ưu tiên là gì, công việc nào quan trọng sẽ làm trước, công việc nào chưa cần thiết sẽ để làm sau. Qua bảng phân chia thời gian, hãy đánh dấu lại và hoàn thành đúng thời gian, không gây ảnh hưởng đến công việc sau đó.
Việc sắp xếp như thế sẽ giúp không bị vướng vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy” và đưa hiệu quả công việc đạt mức tối đa.
Thứ tư, loại bỏ những thói quen xấu để giảm bớt thời gian bị lãng phí
Dù làm bất cứ công việc cũng nên dồn hết tâm huyết và trí lực vào nó. Việc đó không chỉ giúp thành công mà còn tiết kiệm được một khoảng thời gian đáng kể.
Cần lập ra “list” những thói xấu tiêu tốn nhiều thời gian. Sau đó thì loại bỏ nó ra khỏi cuộc sống một cách logic. Và cách tốt nhất để bỏ đi những thói quen xấu đó chính là thay thế bằng những thói quen tốt. Như vậy sẽ vừa loại bỏ cái xấu, vừa cung cấp thêm cho mình một lượng thời gian hữu ích.
Đây là một ví dụ thực tế hay gặp: Khi ngồi vào bàn làm việc, chúng ta hay có thói quen lướt điện thoại. Hãy để để nó ra nhất có thể, nếu không sẽ rất lãng phí thời gian vào những hoạt động mất thời gian như: sử dụng điện thoại chơi game, lướt facebook, xem video,…
Cuối cùng là tổng kết lại
Thành quả của mục tiêu là tổng kết của quá trình làm việc lâu dài, sự lâu dài lại có được nhờ thành quả của mỗi ngày. Vì vậy, trước khi kết thúc một ngày làm việc, nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem đã làm được những gì và chưa làm được gì. Số thời gian đã bỏ ra là bao lâu? Công việc thực hiện mang lại hiệu quả ở khía cạnh nào của mục tiêu? Làm thế nào để rút ngắn thời gian mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc? Việc đặt câu hỏi sẽ có cái nhìn tổng quát hơn về công việc và mục tiêu. Từ đó tìm ra giải pháp tối ưu hơn cho những ngày làm việc tiếp theo và từ đó cũng không ngừng tiến bộ.
3. Lợi ích của việc quản lý thời gian tối ưu năng suất
Không tiêu tốn quá nhiều công sức
Có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn, và không mất nhiều sức lao động khi biết cách quản lý thời gian. Đối với các dự án đòi hỏi sự tập trung thì điều này giúp giảm bớt khối lượng công việc.
Công việc được hoàn thành một cách thuận lợi tránh việc quá tải
Sẽ rất khó chịu nếu dành một ngày chỉ để bận rộn với công việc mà nó không hề mang lại hiệu quả. Cảm giác hoàn thành sẽ mang lại động lực, nguồn năng lượng tích cực làm việc. Bằng nhận thức về cách sử dụng thời gian thời gian hệ quả, sẽ có nhiều thời gian hơn để làm những điều yêu thích khác.
Hoạt động quản lý thời gian còn cho phép chúng ta xem danh sách những công việc cần làm và thứ tự ưu tiên của chúng. Từ đó có thể phân loại được những nhiệm vụ cấp bách cần phải làm ngay, tránh sự quá tải dẫn đến xáo trộn công việc.
Lợi ích khi nhà quản lý làm chủ quỹ thời gian
Sự tự tin được nâng cao
Có một sự thật đó là, nhờ biết cách quản lý thời gian chúng ta còn có thể cải thiện được sự tự tin. Với một trạng thái tinh thần luôn được “nạp đầy năng lượng” có thể trải nghiệm những niềm vui mới. Khi học cách quản lý thời gian, có nhiều cơ hội hơn để phát triển bản thân, dành thời gian cho gia đình và người thân bạn bè. Món quà này là vô giá!
Tăng tính kỷ luật
Người phương Đông ta có thói quen làm việc theo cách tùy hứng, không khoa học và không theo kỷ luật. Thế nhưng, một lợi ích của việc quản lý thời gian mang lại đó là sẽ làm việc theo các nguyên tắc riêng và có tính kỷ luật cụ thể. Thời gian đầu thì chắc hẳn sẽ không quen, cảm thấy khó khăn nhưng tuyệt đối không được nản chí. Điều gì cũng sẽ cần thời gian để thích nghi, từ từ để đưa bản thân đi vào thành một thói quen.
Loại bỏ được những thói quen không tốt
Khi chúng ta biết cách quản lý thời gian thì khi đó sẽ nhìn ra được những thói quen xấu đang làm lãng phí thời gian thế nào. Chẳng hạn như trong thời gian làm việc hay học tập, chúng ta hạn chế việc truy cập internet để xem báo mạng, tin tức, mạng xã hội sẽ giúp tiết kiệm được một khối lượng lớn thời gian. Một số mẹo quản lý thời gian tại nơi làm việc:
- Sắp xếp bàn làm việc ngăn nắp
- Lên kế hoạch cho ngày đầu tuần
- Chia nhỏ công việc
- “Note” lại các công việc bị trùng lặp
- Làm cho kỹ năng văn phòng nâng cao
Trong hoàn cảnh xã hội bận rộn như hiện nay, quản trị thời gian là một kỹ năng hết sức cần thiết. Một nhà quản lý trong cùng một lúc phải đảm nhiệm nhiều vị trí, vai trò vì vậy nếu không biết cách tiết kiệm thời gian sẽ rất dễ bị căng thẳng và không đạt hiệu quả công việc. Phải làm sao để đưa bản thân vào được khuôn khổ thì những gì xây dựng trong bảng thời gian biểu mới có ý nghĩa. Đó là một khó khăn của người lãnh đạo cần khắc phục.
>>>Tham khảo phần mềm quản lý tiến độ công việc FastWork tại đây.
4. Fastwork Work+, giải pháp quản lý thời gian, quản lý công việc tự động – trực tuyến – khoa học cho nhà quản trị SME thời 4.0
- Quản lý – Phân bổ – Kiểm soát công việc cá nhân và phòng ban
- Quản lý – Phân bổ – Kiểm soát công việc dự án, nhóm
