Làm việc từ xa có thể được liệt kê vào danh sách những điều tuyệt vời mà các công ty cung cấp cho người lao động. Cùng với sự phát triển của công nghệ kỹ thuật, làm việc từ xa đã trở thành một hình thức làm việc xóa bỏ giới hạn về khoảng cách địa lý.
Mặc dù, đa phần các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn ưa chuộng hình thức đến văn phòng công ty làm việc. Nhưng trong bối cảnh diễn biến phức tạp của dịch N coV, đã có nhiều tổ chức lựa chọn hình thức làm việc từ xa để hạn chế đi lại, đảm bảo sự an toàn của nhân viên cũng như vẫn duy trì được hiệu suất lao động.
Làm việc từ xa là hình thức thiết yếu trong giai đoạn cả nước chung tay phòng dịch
Như vậy, bạn có thể sẽ trải qua những ngày làm việc trên chính chiếc giường ngủ thân yêu của mình, hoặc bàn làm việc trong căn phòng quen thuộc với view nhìn ra ban công, hoặc cũng có thể là một nơi miền quê yên tĩnh nào đó cách xa thành phố chật chội này. Dù là ở đâu đi chăng nữa, hãy nhớ rằng bạn vẫn phải hoàn thành nhiệm vụ công việc của mình, nhưng là với một bối cảnh khác đi và có thể truyền cảm hứng cho bạn tốt hơn.
5 lợi ích của làm việc từ xa
1. Giảm thời gian đi lại
Tại Mỹ, mỗi nhân viên sẽ tốn khoảng trung bình 26,1 phút cho một chiều đi lại từ nhà đến nơi làm việc. Người lao động tại London – Anh mất khoảng 40 phút/chiều. Và ở TP. Hồ Chí Minh hay Hà Nội, con số này lên đến hơn 1 giờ đồng hồ nếu bạn di chuyển trong những khung giờ cao điểm và kẹt xe. Đó là lý do nhiều nhân viên chọn giải pháp làm việc từ xa để giảm lãng phí thời gian cho việc đi lại.
Lựa chọn làm việc từ xa cho phép bạn có thể ngủ thêm một chút vào buổi sáng, dành nhiều thời gian hơn cho gia đình, tránh căng thẳng khi tham gia giao thông và bạn hoàn toàn có thể bắt đầu ngày mới với một tinh thần hứng khởi hơn.
2. Cải thiện việc giữ chân nhân viên
Giữ chân nhân viên vẫn là bài toán nan giải nhất đối với các doanh nghiệp. Đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, không thể cạnh tranh với các tổ chức lớn hơn về vấn đề tiền lương. Vì vậy, việc tạo điều kiện cho người lao động làm việc từ xa có thể được xem là một đãi ngộ hấp dẫn.
Mặc dù doanh nghiệp của bạn có vẻ trả lương thấp hơn so với thị trường. Tuy nhiên lợi ích về mặt tinh thần mà nhân viên của bạn nhận được, sự tự do mà họ khao khát so với việc phải gắn chặt tại bàn làm việc thực sự hấp dẫn để níu chân họ.
3. Chi phí thấp hơn
Tất nhiên, thuê văn phòng là một trong những loại chi phí cố định vô cùng đắt đỏ. Và bạn hoàn toàn có thể giảm bớt gánh nặng trong mùa dịch này từ việc cho phép nhân viên đăng ký ngày làm việc tại nhà.
Bạn có thể giảm được những khoản phí sau: Phụ cấp đi lại cho nhân viên, giảm số giờ thuê văn phòng và các thiết bị tại công ty, phụ cấp ăn trưa,…
4. Tăng năng suất làm việc
Các nghiên cứu cho thấy có đến 66% chuyên gia cho rằng họ sẽ làm việc hiệu quả hơn từ xa so với việc đến văn phòng truyền thống mỗi ngày. 52% cho thấy dù là làm việc tại nhà hoặc ở văn phòng, họ thực sự cần phải khóa cửa lại để tập trung hoàn thành công việc.
So với làm việc tại nhà, văn phòng thường khiến chúng ta giảm năng suất bởi sự ảnh hưởng của các thông tin chính trị nơi công sở; Mức độ ồn ào, phiền nhiễu do đông người; Gián đoạn công việc bởi các cuộc họp;…Bên cạnh đó, việc phải đóng mình trong những bộ đồ công sở ít thoải mái, gò mình theo khuôn khổ quy tắc giao tiếp của công ty cũng sẽ khiến bạn đôi khi không thể tập trung hoàn toàn vào công việc của mình.
5. Cải thiện sức khỏe
Làm việc từ xa có thể dẫn đến một sức khỏe tốt hơn cho nhân viên bằng nhiều cách như: Họ có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động thể chất, cải thiện chế độ ăn uống lành mạnh hơn,…
Làm việc từ xa cũng là một cách giảm tiếp xúc với bệnh tật (đó có thể là các bệnh về cảm cúm, cảm lạnh,…). Đặc biệt đối với những nhân viên có tiền sử về vấn đề sức khỏe, hoặc bị khuyết tật, làm việc tại chỗ trong không gian được trang bị đầy đủ thiết bị chăm sóc sẽ tạo ra sự thoải mái và thuận tiện cho họ hơn là đến công ty.
Làm việc từ xa thật sự cần thiết để đảm bảo sức khỏe trong tình hình dịch bệnh viêm phổi cấp do virus Covid-19 chưa thể tiên đoán trước như hiện nay.
3 kỹ năng cần có của một người làm việc từ xa
Theo số liệu thống kê từ Strategy Analytics, lực lượng lao động làm việc từ xa sẽ tiếp tục tăng mạnh trong tương lai. Từ năm 1994, khi mà xu hướng này chưa có một chỗ đứng nào trong lực lượng lao động cho đến nay,tỷ lệ này đã tăng lên 40%. Và đến năm 2028, phân nửa người lao động của thế giới sẽ làm việc lưu động. Các báo cáo mới đây nhất cũng cho thấy có hơn 51% công nhân viên toàn cầu mong muốn công việc của họ được linh động hơn và 71% những người đạt thành tích cao đều xuất phát từ làm việc linh hoạt.
Sau một loạt những dẫn chứng về lợi ích của chúng, ngày càng có nhiều doanh nghiệp được khuyến khích là hãy sắp xếp linh động cho nhân viên để đảm bảo quyền lợi của cả 2 bên. Tuy nhiên, phương thức làm việc này cũng ẩn chứa nhiều thách thức mà để vượt qua chúng, bạn cần mài giũa tốt những kỹ năng sau.
1. Khả năng làm việc độc lập
Các nhà tuyển dụng khi thuê nhân viên thường mong muốn đó là những người hiểu công việc và tự giác hoàn thành chúng mà không cần đợi sự hối thúc hay giám sát từ cấp trên. Làm việc từ xa cũng vậy. Bạn không thể trực tiếp đi vào phòng của của sếp hoặc quay sang thảo luận vấn đề với đồng nghiệp ngay tức khắc. Do đó, để làm việc từ xa, bạn cần phải là người tháo vát và có khả năng giải quyết các vấn đề độc lập cao.
2. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
Bởi vì làm việc từ xa, bạn sẽ ưu tiên sử dụng email, các công cụ nhắn tin để trao đổi công việc với đồng nghiệp nhiều hơn là gọi video. Do đó, bạn cần nhất ở đây là kỹ năng giao tiếp bằng văn bản để thông tin truyền tải không bị sai lệch, thông điệp không rõ ràng, hoặc gây hiểu nhầm cho người tiếp nhận nó.
3. Thành thạo sử dụng các công nghệ kỹ thuật số
Dĩ nhiên làm việc từ xa không có nghĩa là bạn sẽ cắt đứt liên lạc hoàn toàn với mọi người trong công ty. Việc thông thạo công nghệ kỹ thuật số sẽ cho phép nhân viên dễ dàng tương tác với đồng nghiệp, tham gia các cuộc họp và các buổi đào tạo trực tuyến.
Bạn cần chuẩn bị những gì để làm việc từ xa chu toàn
Chúng ta không thể biết được tình hình bệnh dịch sẽ kết thúc khi nào. Nhiều dự đoán cho thấy dịch sẽ còn kéo dài và đạt ngưỡng cao vào tháng 4. Vì thế chuẩn bị kế hoạch làm việc từ xa ngay là điều các doanh nghiệp nên làm từ ngay bây giờ:
1. Phần mềm quản lý công việc chuyên biệt
Sử dụng một phần mềm quản lý công việc chuyên biệt giúp bạn và tất cả các nhân viên của mình sẽ thuận lợi hơn cho việc giao việc, kiểm tra tiến độ công việc, gửi báo cáo và điều phối công việc cho nhân viên một cách dễ dàng.
Phần mềm quản lý công việc chuyên biệt giúp quản lý công việc tập trung trực tuyến, lưu lại tất cả lịch sử trao đổi, báo cáo… trên công việc. Đặc biệt, giúp người quản lý nắm bắt nhanh bức tranh toàn cảnh công việc đang vận hành trong doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý công việc chuyên biệt của FastWork – một trong những giải pháp làm việc từ xa tuyệt vời dành cho doanh nghiệp của bạn
Đặc biệt hơn, ngoài cung cấp những nghiệp vụ cần thiết trong quản lý công việc, phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và vận hành các nghiệp vụ khác như quản lý quan hệ khách hàng – CRM, quản lý nhân sự, quản lý dự án… giúp bạn quản trị và điều hành tổng thể doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất.
2. Luôn giữ liên lạc
Khác với việc bạn đến văn phòng làm việc mỗi ngày, gặp gỡ trực tiếp và trao đổi thông tin với đồng nghiệp, làm việc từ xa đòi hỏi bạn phải đảm bảo các kết nối internet ổn định để có thể tham gia vào các buổi họp. Trong những tình huống khẩn cấp, đồng nghiệp cũng cần tham khảo lời khuyên từ bạn và ngược lại, bạn cần sự tư vấn, hỗ trợ từ họ. Vì vậy, luôn giữ liên lạc trên các thiết bị truyền thông số là điều bắt buộc.
Ngoài ra, việc giữ liên lạc thường xuyên trên các thiết bị kỹ thuật số cũng giúp bạn luôn cập nhật đầy đủ thông tin. Các doanh nghiệp thường sẽ gửi tin nhắn văn bản hoặc email để thông báo cho bạn những chính sách mới. Người giám sát của bạn cũng sẽ thông qua đó để kiểm soát những gì bạn đang làm có theo đúng tiến độ hay không?
3. Chuẩn bị không gian làm việc
Làm việc tại nhà, bạn sẽ không có đầy đủ sự hỗ trợ từ trang thiết bị chuyên dụng như máy in, bàn làm việc, dụng cụ làm việc chuyên dụng,…Vì vậy, để đảm bảo năng suất không bị giảm, bạn nên chủ động chuẩn bị cho mình một khu vực riêng tư, tách biệt hoàn toàn với giường ngủ sẽ tốt hơn.
Khi bạn làm việc, nên đóng cửa phòng để tránh bị làm phiền bởi tiếng ồn từ bên ngoài. Để tạo thêm động lực và cảm hứng làm việc, bạn có thể trang trí thêm khu vực văn phòng với những hình ảnh, câu nói sáng tạo,…
4. Kết nối các thiết bị
Trước khi rời văn phòng và chuyển sang làm việc hoàn toàn tại nhà, bạn cần chuẩn bị sẵn kết nối máy tính/laptop ở nhà với những dữ liệu công việc từ máy chủ ở công ty. Hoặc hãy mang theo sẵn bên mình một chiếc USB dùng để sao chép dữ liệu. Mỗi khi bạn di chuyển địa điểm làm việc, có thể tại nhà, cũng có thể là một địa điểm thú vị nào khác như bãi biển, bạn vẫn có thể sẵn sàng để bắt đầu tiếp tục công việc của mình.
