Loại bỏ sự “lộn xộn” bằng lối Quản lý công việc hàng ngày thông minh

By 22 Tháng Mười Hai, 2020Business Hack, Kiến thức

Cùng một công việc, cùng khoảng thời gian tuy nhiên có người lại thảnh thơi tận hưởng, người lại bù đầu bù cổ vẫn không thể hoàn thành. Nguyên nhân chính dẫn đến các áp lực trong công việc là do bạn chưa biết cách quản lý công việc hàng ngày. Để trở thành một nhân viên, một nhà quản lý tốt, có cơ hội thăng tiến trong tương lai, ngay từ hôm nay bạn cần sắp xếp lại quy trình làm việc của mình.

1. Ưu tiên hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng

 Ưu tiên hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng
Ưu tiên hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng

Một trong những quy tắc vàng trong quản lý công việc hàng ngày chính là hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trước. Mỗi ngày bạn nên lập các danh sách các nhiệm vụ quan trọng mà cần thực hiện trước trong ngày. Điều này sẽ giúp bạn xác định được mục tiêu cho ngày làm việc cũng như không bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện. Sau khi hoàn thành các công việc quan trọng mà mang tính khẩn cấp bạn có thể thực hiện các công việc còn lại với tinh thần thoải mái hơn. 

2. Ngủ đủ 7-8 giờ/ ngày

Bạn không thể đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc với cơ thể mệt mỏi và bộ não trì trệ do thiếu ngủ. Nhiều người cho rằng việc hy sinh giấc ngủ sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc, tăng thời gian làm việc trong ngày. Tuy nhiên nếu không được ngủ đủ giấc tâm trí và có thể không thể phát huy tối đa, từ đó khiến chất lượng và hiệu suất công việc giảm sút. Nhất là đối với nhân viên làm việc tại các vị trí yêu cầu về tính sáng tạo và kỹ thuật, việc ngủ đủ giấc đóng vai trò vô cùng quan trọng. 

3. Tập trung vào các nhiệm vụ khẩn cấp

Tập trung toàn bộ tinh thần và trí não vào nhiệm vụ trước mắt chính là cách tối ưu giúp bạn quản lý công việc hàng ngày hiệu quả. Bạn cần xác định đâu là công việc khẩn cấp, cần hoàn thành đầu tiên trong ngày, trong tuần và tập trung xử lý trước. Hãy sắp xếp trình tự công việc hoàn thành theo các yếu tố sau: Khẩn cấp, quan trọng – Quan trọng – Bình thường. 

4. Quan tâm đến thời lượng giải trí

Đối với dân văn phòng ngày nay thời gian tiêu tốn nhiều nhất không hẳn dành cho công việc mà dành nhiều cho lướt web hoặc mua sắm. Việc dành quá nhiều thời gian cho mạng xã hội hay các trang thương mại điện tử là nguyên nhân khiến công việc trì trệ và kém năng suất. Để quản lý công việc hàng ngày tối ưu bạn nên phân chia rõ ràng thời gian nào dành cho việc giải trí và thời gian nào cho công việc. Hoặc bạn có thể sử dụng công cụ quản lý quy trình công việc nhằm xử lý tốt các nhiệm vụ cần làm. 

5. Xác định thời gian hoàn thành công việc

Thay vì suy nghĩ mình sẽ ngồi làm việc cho đến khi xong việc, bạn nên đặt ra thời hạn hoàn thành công việc. Ví dụ: Thay vì suy nghĩ: Mình sẽ ngồi làm cho đến khi xong bạn hãy nghĩ mình sẽ hoàn thành công việc này trong vòng 3 giờ. Đặt ra giới hạn sẽ giúp tạo động lực hoàn thành công việc nhanh và hiệu quả hơn. Không những thế nó cũng giúp bạn tập trung hơn, ý thức hơn về việc hoàn thành công việc. 

 Xác định thời gian hoàn thành công việc
Xác định thời gian hoàn thành công việc

>>> Xem thêm bài viết: Bỏ túi kỹ năng quản lý thời gian dành cho người lãnh đạo SME

6. Dành thời gian nghỉ giữa các nhiệm vụ

Một trong những phương pháp quản lý công việc hàng ngày thông minh chính là dành thời gian nghỉ ngắn giữa các nhiệm vụ. Sau khi hoàn thành một nhiệm vụ bạn có thể dành thời gian nghỉ bằng cách đứng dậy đi tưới cây hoặc pha cho mình một tách trà, vận động nhẹ tại văn phòng. Điều này sẽ giúp cải thiện tinh thần, tạo nguồn năng lượng tích cực để bắt đầu công việc mới. Quản lý thời gian thông minh sẽ giúp công việc được giải quyết tốt hơn. 

7. Duy trì lối sống lành mạnh

Các nghiên cứu cho thấy việc duy trì lối sống lành mạnh, khoa học sẽ mang đến hiệu quả hoàn thành công việc nhanh hơn, cho chất lượng tốt hơn. Các bài tập thể dục, chế độ ăn uống mạnh sẽ giúp cơ thể khỏe mạnh, đầu óc minh mẫn cho phép bạn hoàn thành công việc tốt hơn. Cách quản lý công việc hàng ngày này còn giúp tăng cường sức khỏe và tuổi thọ cho bạn. 

8. Tận dụng những ngày cuối tuần

Nhiều người cho rằng thời gian cuối tuần chính là thời điểm để giải trí, không cần bận tâm đến công việc hay deadline. Tuy nhiên công việc và nhiệm vụ của bạn không mất đi theo những ngày nghỉ, nó sẽ dồn động lại vào đầu tuần. Chính vì vậy vào ngày cuối tuần bạn hãy tranh thủ hoàn thành mọi công việc. Cách quản lý công việc này sẽ giúp bạn có cuối tuần thảnh thơi và bắt đầu tuần làm việc  mới tràn đầy năng lượng. 

9. Loại bỏ những công việc không cần thiết

Đối với các công việc không mang tính khẩn cấp hoặc quan trọng nếu có thể bạn nên giao cho cấp dưới của mình. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian làm việc, đảm bảo đủ thời gian hoàn thành các công việc cũng như tránh lãng phí cho những việc không cần thiết. Ngoài ra bạn nên loại bỏ những chi tiết hoặc các bước không cần thiết trong quy trình làm việc của mình. 

10. Thư giãn cơ thể và trí não

Dành thời gian thư giãn, giải trí lành mạnh
Dành thời gian thư giãn, giải trí lành mạnh

Cơ thể mệt mỏi và trí não căng thẳng là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trì trệ trong công việc. Mỗi ngày bạn nên dành thời gian để cơ thể thư giãn và phục hồi, tái tạo năng lượng và trí não nhằm đưa ra các sáng kiến, ý tưởng mới trong công việc. Bạn có thể thư giãn có thể thông qua các bài tập thể dục, đi bộ hoặc nghe nhạc, xem phim, trồng cây, chơi với thú cưng. 

11. Đặt mục tiêu trong công việc

Đặt mục tiêu là một trong những phương pháp quản lý công việc thông minh được rất nhiều tấm gương thành công chia sẻ. Mỗi ngày, tuần hoặc tháng bạn nên đặt mục tiêu rõ ràng các công việc và nhiệm vụ bạn cần hoặc muốn hoàn thành. Đây vừa là động lực vừa là mục tiêu để bạn cố gắng và nỗ lực làm việc mỗi ngày. Tuy nhiên bạn chỉ nên đặt các mục tiêu công việc vừa với sức mình, không nên đặt các mục tiêu quá lớn, dễ dẫn đến nản lòng. 

12. Tự ép mình vào khuôn khổ

Đôi khi việc tự nhốt mình vào khuôn khổ lại mang đến hiệu quả hoàn thành công việc không ngờ dành cho bạn. Đối với nhân viên hoặc người làm việc liên quan đến óc sáng tạo hoặc lập trình máy tính như dân Content hoặc IT việc tự nhốt mình vào không gian làm việc riêng giúp tăng gấp đôi hiệu suất công việc. Không gian khép kín này không có sự tác động từ bên ngoài, không bị làm phiền sẽ giúp tăng tính tập trung và tăng hiệu quả sáng tạo tối ưu. 

13. Làm việc trong thời gian chờ

Phương pháp quản lý công việc hàng ngày này nghe có vẻ vô lý nhưng lại mang đến hiệu quả vô cùng khả quan. Vào khoảng thời gian chờ đợi hoặc thời gian rảnh bạn nên tận dụng chúng để suy nghĩ, lên kế hoạch trước cho công việc của mình. Hầu hết những người thành công đều tranh thủ xử lý hoặc tìm hiểu trước về công việc vào quảng thời gian di chuyển trên xe ô tô hoặc trên máy bay. Đây chính là cách họ dành thời gian cho công việc cũng như chuẩn bị tâm lý tốt nhất để xử lý nhiệm vụ sắp tới. 

14. Làm ít hơn, mang lại hiệu quả tốt hơn

Tăng năng suất làm việc để tận dụng thời gian xử lý hiệu quả công việc
Tăng năng suất làm việc để tận dụng thời gian xử lý hiệu quả công việc

Thay vì làm việc chăm chỉ bạn nên làm việc theo các cách làm thông minh. Nhà quản lý có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc nhằm tăng hiệu suất và chất lượng công việc. Đối với nhân viên văn phòng thay vì các cách làm cũ mang tính truyền thống và an toàn, bạn nên tìm ra cho mình những lối đi riêng giúp hoàn thành công việc nhanh hơn, đơn giản và nhàn hạ hơn. 

Bằng các phương pháp quản lý công việc hàng ngày thông minh bạn có thể xử lý sạch sẽ mớ lộn xộn và áp lực mà không cần tốn nhiều thời gian và công sức. Cách cách làm trên giúp nhân viên văn phòng cũng như nhà quản lý hoàn thành công việc với hiệu suất cao, chất lượng tốt.

>>> Xem thêm bài viết: 5 phần mềm quản lý dự án online hiệu quả nhất – Doanh nghiệp SME

Leave a Reply