Ngày nay nhờ các tiến bộ của công nghệ, nhà quản lý có thể “rũ bỏ” gánh nặng và áp lực công việc với phần mềm quản lý dự án online. Trước đây toàn bộ tiến độ hay các giai đoạn của dự án được quản lý theo phương pháp thủ công, thông qua báo cáo miệng hay văn bản giấy tờ.
Quản lý dự án được xem là một trong nhiệm vụ khó khăn nhất đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp. Việc theo dõi tiến độ, kiểm soát công việc, điều phối nhân sự gặp rất nhiều hạn chế bởi việc thiếu công cụ giao tiếp, lưu trữ thông tin, dữ liệu,…
Lợi ích của phần mềm Quản lý dự án online trong theo dõi tiến độ hiệu quả
Một trong những ưu điểm và lợi ích vượt trội của các phần mềm Quản lý dự án online chính là hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo trong việc theo dõi và giám sát tiến độ dự án. Các phần mềm được thiết kế trên nền tảng web và mobile vô cùng tiện lợi dành cho cả nhà quản lý cũng như đội ngũ nhân sự thực hiện dự án. Tất cả mọi thành viên tham gia vào dự án có thể truy cập, theo dõi về tiến độ và nhiệm vụ của dự án mọi lúc mọi nơi, thông qua các thiết bị kết nối internet như máy tính, điện thoại, máy tính bảng.
Tất cả các dữ liệu liên quan đến dự án sẽ được lưu trữ “trên mây” thông qua giải pháp điện toán đám mây thông minh. Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ thông minh, với độ bảo mật và khả năng chia sẻ tối ưu, ngay cả khi cài lại máy dữ liệu sẽ không bị mất đi.
Nhờ hình thức lưu trữ này các thành viên trong nhóm dự án có thể dễ dàng trao đổi, tương tác và chia sẻ thông tin với nhau một cách nhanh chóng. Có thể nói phần mềm quản lý dự án online giúp ban lãnh đạo “nhàn hạ” gấp 3 lần. Cụ thể phần mềm này mang đến các lợi ích sau:
Quản lý tổng thể, chi tiết
Với giải pháp phần mềm quản lý dự án online, doanh nghiệp được cung cấp công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý, giúp giám sát và theo dõi dự án một cách tổng quan đến chi tiết.
Từ công cụ này nhà quản lý có thể hoạch định kế hoạch cho dự án, phân tầng từng hạng mục và giai đoạn của dự án,… cũng như dự kiến về thời gian, số lượng công việc, nguồn nhân lực và ngân sách cần có,…
Không những thế phần mềm còn giúp nhà quản lý theo dõi và giám sát tiến độ của dự án theo từng giai đoạn, từng hạng mục thông qua các dữ liệu được cập nhật hàng ngày.
Ban quản lý dự án có thể giám sát hoạt động và năng suất làm việc của nhân viên thông qua các thiết bị Internet từ xa mà không cần tham gia trực tiếp. Từ quản lý bao quát đến chi tiết từng công việc, nhiệm vụ và hạng mục của dự án đều được giám sát một cách tỉ mỉ. Thông qua các phần mềm quản lý dự án, nhân sự tham gia dự án được phân chia công việc cụ thể và làm việc dựa trên quy trình có sẵn, giúp nâng cao hiệu suất.
Phần mềm giúp ban lãnh đạo dự án có cái nhìn tổng quan, đa chiều và cụ thể nhất về tiến độ và hiệu quả dự án. Tham khảo Top 9 phần mềm Quản lý dự án tốt nhất cho các doanh nghiệp Việt Nam.
Quản lý đồng bộ trên phần mềm
Giải pháp quản lý công việc dự án mang đến nền tảng làm việc duy nhất dành cho cả ban lãnh đạo cũng như đội ngũ nhân viên. Phần mềm mang đến hệ thống làm việc tập trung, giúp ban lãnh đạo dễ dàng quản lý, giám sát và cập nhật tình hình công việc.
Đồng thời theo dõi được tiến độ của dự án, tiến độ của từng giai đoạn, từng hạng mục và từng nhân sự. Thông qua dữ liệu được hiển thị trên phần mềm, nhà quản lý có thể đốc thúc nhân viên đẩy nhanh tiến độ dự án, hoặc đưa ra các quyết định chỉnh sửa hay điều chỉnh phù hợp.
Mọi dữ liệu liên quan quan đến dự án đều được lưu trữ đồng bộ, mọi thành viên tham gia dự án đều có thể tìm kiếm, cập nhật thông tin nhanh chóng trên phần mềm. Thông qua việc quản lý đồng bộ, doanh nghiệp có thể giảm bớt khâu báo cáo tiến độ, hay các cuộc hội họp mất thời gian. Từ đó tiết kiệm được tối ưu lời gian, giúp tăng năng suất nhân viên, tối ưu thời gian làm việc.
Hướng dẫn chi tiết Cách chọn phần mềm Quản lý dự án phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Quản lý mọi lúc mọi nơi
Phần mềm Quản lý dự án online có thể chạy trên cả nền tảng web và mobile, mang đến công cụ quản lý và giám sát mọi lúc, mọi nơi dành cho ban lãnh đạo và các thành viên trong nhóm. Tất cả các thành viên trong nhóm dự án có thể dễ dàng nắm bắt thông tin, tiến độ dự án thông qua các thiết bị kết nối internet. Phần mềm Quản lý dự án mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích không thể bỏ qua.
Đây được xem là công cụ giúp ban lãnh đạo điều hành dự án từ xa, cũng như là công cụ báo cáo tình hình công việc online hữu hiệu của nhân viên. Có thể nói đây là cánh tay phải đắc lực dành cho ban lãnh đạo trong doanh nghiệp.
Tiết kiệm tài nguyên
Không chỉ giúp theo dõi tiến độ dự án nhàn gấp 3 lần cho nhà quản lý, phần mềm quản lý dự án online còn giúp tiết kiệm tối đa tài nguyên cho doanh nghiệp. Phần mềm giúp tiết kiệm thời gian quản lý, giám sát nhân sự và công việc dự án cho ban lãnh đạo.
Tiết kiệm thời gian tương tác, di chuyển giữa các bộ phận trong dự án, tiết kiệm thời gian báo cáo, liên lạc và xử lý thông tin. Việc quản lý đa nhiệm trên một nền tảng duy nhất giúp việc phân chia công việc và nhân sự hợp lý.
Dễ dàng tùy chỉnh trực tiếp trên phần mềm quản lý dự án
Mỗi dự án lại có quy trình làm việc và cấu trúc nhân sự, nguồn lực khác nhau. Phần mềm tích hợp các tính năng giúp người dùng thuận tiện trong việc điều chỉnh quy trình phù hợp với từng dự án.
Tính năng này giúp doanh nghiệp không cần thay đổi quy trình làm việc nhưng vẫn có thể điều chỉnh các tác vụ phù hợp với từng công việc, nhiệm vụ và dự án.
Các tính năng của phần mềm Quản lý dự án online
Quản lý thông tin dự án
- Quản lý chi tiết thông tin dự án: Thời gian dự toán, thời gian thực hiện, tổng mức đầu tư, lĩnh vực đầu tư, quy mô của dự án, địa điểm,…
- Quản lý chi tiết các hạng mục con trong của dự án
- Quản lý thông tin về đối tác cũng như các liên hệ liên quan
- Cho phép thêm người liên quan thực hiện dự án
- Tích hợp tính năng gửi SMS, Email,… tới các thành viên trong nhóm dự án
- Tìm kiếm và tra cứu các thông tin: Tỷ lệ giải ngân, % hoàn thành dự án,…
Quản lý dự toán đầu tư
- Quản lý các nguồn vốn của dự án
- Kế hoạch sử dụng vốn
- Các quyết định đầu tư của dự án
- Phê duyệt về thiết kế của dự án
- Quản lý dự toán về chi phí
Lập kế hoạch công việc và quản lý
- Phần mềm có tính năng phân cấp giúp người dùng lập kế hoạch công việc tổng qua hoặc chi tiết.
- Dễ dàng tạo lập công việc và phân chia công việc.
- Người được giao nhiệm vụ có thể ghi chú về công việc trên phần mềm, cũng như báo cáo tình hình hay nhận chỉ thị từ cấp trên ngay tại hạng mục công việc đó qua hệ thống tin nhắn ở phía dưới.
- Đặt các mức trạng thái công việc: Hoàn thành, đang hoàn thiện hay chưa hoàn thành
- Có thể tùy chỉnh thông báo cảnh báo hay nhắc nhở công việc trên trang chủ phần mềm hoặc qua SMS, Email,…
Quản lý nguồn lực của dự án
- Thiết lập và quản lý chi tiết các nguồn nhân lực, tài chính, thời gian cũng như các nguồn tài nguyên liên quan đến dự án
- Bố trí quản lý và phân bổ nhân viên.
- Quản lý và theo dõi chi phí ngân sách, doanh thu của dự án.
Phần mềm Quản lý dự án online mang đến nhiều lợi ích dành cho ban lãnh đạo cũng như đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp. Đây chính là giải pháp tối ưu giúp theo sát tiến độ và hiệu quả của dự án, thúc đẩy dự án được hoàn thành đúng hạn, đúng yêu cầu.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm:
Lợi ích Phần mềm Quản lý dự án trong hành trình chuyển đổi số không thể bỏ qua
Đánh giá 05 phần mềm Quản lý bán hàng dễ sử dụng nhất
07 điều cần biết trước khi áp dụng phần mềm Quản lý công việc
Giải pháp Quản lý công việc, dự án hiệu quả nhất 2021
