Chấm công là hoạt động nhân viên thông báo với nhà quản lý về thời gian bắt đầu công việc đến khi kết thúc công việc trong một ngày làm việc. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ qua từng thời kỳ, hiện nay doanh nghiệp có những hình thức chấm công khác nhau.
Ở những thập kỷ trước, nhân viên chấm công bằng hình thức ghi chép sổ sách, sau đó máy chấm công, thẻ từ ra đời để chấm dứt hoạt động chấm công thủ công đó. Tuy nhiên, thời đại 4.0, máy chấm công, thẻ từ cũng đang dần được thay thế bằng các ứng dụng, thiết bị công nghệ thông minh.
Mục lục nội dung:
1. Phương pháp chấm công bằng máy chấm công thẻ từ
Máy chấm công bằng thẻ từ là loại máy sử dụng thẻ từ cảm ứng (RFID) để chấm công cho những nhân viên dùng thẻ. Thiết bị chấm công sẽ phân tích mã số mà thiết bị đọc được trên thẻ để xác định thông tin cá nhân của người vừa thực hiện chấm công.
Thẻ từ được mã hóa và mỗi người chỉ được sử dụng một thẻ. Thẻ từ chấm công sẽ được nhân viên hệ thống đăng ký mã số thẻ trên hệ thống máy chấm công và lưu trữ vào máy. Nhà quản lý dựa vào thông tin chuyển tới bộ nhớ trong máy để đánh giá thời gian làm việc của từng nhân viên.
Ưu điểm của phương pháp chấm công bằng thẻ từ
- Thiết bị lưu trữ thông tin một cách chính xác, đầy đủ
- Hỗ trợ kiểm tra thời gian ra vào của nhân viên
- Kiểm tra số lượng nhân viên có mặt, vắng mặt tại một thời điểm nhất định
- Kiểm tra, thống kê lịch nghỉ cho từng nhân viên như nghỉ phép, nghỉ thi sản, nghỉ không lương…
Nhược điểm của hình thức chấm công thẻ từ
- Thẻ từ chấm công được cấp riêng cho từng thành viên. Do vậy nhân viên nếu làm mất thẻ sẽ mất thời gian và chi phí làm lại thẻ và trong thời gian đó nhân viên không chấm công được.
- Chấm công bằng thẻ từ gây ra tình trạng chấm công hộ, gian lận trong chấm công.
Nhìn chung, đây là hình thức chấm công không còn phù hợp với thời điểm hiện tại do sự phát triển của công nghệ hiện đại. Doanh nghiệp hoàn toàn có những biện pháp chấm công khác để đạt được hiệu quả trong quản lý hơn chấm công bằng thẻ từ.
2. Chấm công bằng máy chấm công nhận diện vân tay
Máy chấm công bằng vân tay là công cụ xác định thời gian làm việc của nhân viên bằng cách nhận dạng dấu vân tay.
Ưu điểm của máy chấm công bằng vân tay
- Nhân viên chấm công bằng vân tay sẽ không cần mang thẻ từ mỗi ngày. Như vậy tránh được tình trạng mất thẻ, quên thẻ và chấm công hộ trong doanh nghiệp.
- Quản lý thời gian nhân viên bắt đầu công việc đến khi kết thúc công việc.
- Quy trình chấm công đơn giản chỉ trong 5s nhân viên có thể hoàn thành việc chấm công.
- Quản lý dữ liệu chấm công trên phần mềm. Nhà quản lý căn cứ dữ liệu chấm công thu được để tính lương và đánh giá mức độ chăm chỉ của nhân viên.
Nhược điểm của máy chấm công bằng vân tay
- Máy chấm công khi bị ướt, bẩn hoặc đã cũ sẽ khó nhận vân tay của nhân viên do vậy việc chấm công trở nên khó khăn hơn.
- Nhân viên phải xếp hàng để chấm công dẫn đến việc muộn giờ làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc của doanh nghiệp.
- Thiếu tính linh hoạt. Nhân viên phải đến địa điểm làm việc để chấm công tuy nhiên với các nhân viên thị trường, nhân viên bán hàng không thể chấm công được.
- Chi phí lắp đặt máy chấm công bằng vân tay khá tốn kém. Trên thị trường giá một chiếc máy chấm công vân tay dao động từ 3 đến 7 triệu.
Như vậy đối với các công ty có số lượng lớn nhân viên doanh nghiệp phải đầu tư lắp đặt 4 – 5 máy chấm công chưa kể chi phí bảo dưỡng, sửa chữa nâng cấp định kỳ.
3. Cách chấm công bằng máy chấm công nhận diện khuôn mặt
Máy chấm công nhận dạng khuôn mặt tương đối giống với máy chấm công bằng vân tay, chỉ thay thế đặc điểm nhận dạng bằng khuôn mặt của nhân viên.
Đây là hình thức chấm công áp dụng công nghệ AI nhận dạng khuôn mặt, tính bảo mật cao giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong công ty.
Ưu điểm máy chấm công nhận diện khuôn mặt:
- Tính bảo mật cao, tránh tình trạng gian lận trong chấm công
- Khắc phục hạn chế của các hình thức chấm công cũ như mất thẻ, hỏng thẻ, máy chấm công không nhận dạng vân tay.
- Máy chấm công nhận diện khuôn mặt có độ chính xác cao tuyệt đối, hiện nay đây đang là giải pháp hiện đại nhất.
Nhược điểm của máy chấm công nhận diện khuôn mặt:
- Thứ nhất, giống như máy chấm công vân tay, máy chấm công nhận diện khuôn mặt thiếu tính linh hoạt, nhân viên thị trường, nhân viên bán hàng không chấm công được.
- Thứ hai, yếu tố rào cản lớn nhất của máy chấm công nhận dạng khuôn mặt là vấn đề chi phí.
Thực tế trên thị trường một chiếc máy chấm công nhận diện khuôn mặt trung bình khoảng 5 đến 20 triệu. Khi doanh nghiệp lắp đặt số lượng lớn sẽ rất tốn chi phí cho doanh nghiệp. Nhìn chung, các hình thức trên đều có những điểm hạn chế đối với doanh nghiệp.
Có giải pháp nào giải quyết được những mặt hạn chế đó không?
4. Phần mềm chấm công nhận diện khuôn mặt Face ID trên thiết bị di động
Phần mềm chấm công nhận diện Face ID trên thiết bị di động được xem là giải pháp vàng trong công tác quản lý của doanh nghiệp hiện nay. Nhân viên thực hiện chấm công thông qua phần mềm nhận dạng khuôn mặt trên thiết bị di động thông minh. Đây là hình thức chấm công công nghệ mới nhất hiện nay giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán chi phí, tăng tính linh hoạt trong hoạt động chấm công của nhân viên.
Hiện nay trên thị trường duy nhất có phần mềm chấm công FastWork Face ID cung cấp giải pháp này. Các cá nhân có thể chấm công tại mọi địa điểm làm việc trên hệ thống bằng việc chụp ảnh khuôn mặt thông qua app FastWork trên thiết bị di động có kết nối Wifi và thiết bị định vị GPS.
Dữ liệu hình ảnh chấm công được lưu trữ và tự động đối chiếu với 80 điểm ảnh nhận diện khuôn mặt trên hệ thống bằng trí tuệ nhân tạo AI, giúp phát hiện sai phạm trong chấm công.
Chủ doanh nghiệp, nhà quản trị có thể trực tiếp quản lý chấm công của nhân viên kiểm tra số giờ làm, số ngày nghỉ, đơn từ nghỉ của nhân viên thông qua ứng dụng với điện thoại thông minh. Qua đó có được đánh giá chính xác về từng nhân viên cũng như đơn giản hóa việc quản lý nhân sự.
Với những phân tích ưu và nhược điểm của từng hình thức chấm công trên, doanh nghiệp có thể tham khảo để lựa chọn đổi mới công nghệ chấm công, sớm cải thiện hiệu quả quản lý.
Liên hệ Hotline 0983 08 97 15 hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây để nhận DEMO MIỄN PHÍ phần mềm chấm công FaceID FastWork.
