Trong quản trị công việc, có 3 thuật ngữ phổ biến là Job – Job scheduling và Job tracking.
Đây cũng là 3 thuật ngữ được các nhà lập trình viên sử dụng như lõi tính năng của các phần mềm quản trị công việc hiện nay. Các phần mềm này đã trở thành cánh tay đắc lực dành cho các nhà quản lý cũng như chính từng nhân sự trong các doanh nghiệp để nâng cao hiệu suất làm việc.
Tuy nhiên, mọi người vẫn còn chưa hiểu rõ và hay nhầm lẫn các khái niệm Job, Job scheduling và Job tracking trong phần mềm quản lý công việc, dẫn tới chưa tận dụng dược tối ưu các chức năng của phần mềm. Vì vậy, hãy cùng FastWork làm rõ 3 khái niệm trên qua bài viết dưới đây nhé.
Mục lục nội dung:
1. Job (Công việc) trong phần mềm quản lý công việc
Trong quản lý công việc thì một “job/công việc” được đề cập đến là một tác vụ cụ thể hoặc một quá trình cần được thực hiện hoặc quản lý. Mỗi công việc có thể bao gồm các thông tin như: tên công việc, mô tả, ngày hết hạn, ưu tiên, trạng thái và người thực hiện. Công việc có thể là nhiệm vụ đơn lẻ hoặc một chuỗi các nhiệm vụ liên quan đến nhau để đạt được mục tiêu cuối cùng.
Những thông tin bổ sung đó, sẽ khiến cho công việc trở lên rõ ràng, dễ hiểu và dễ dàng xử lý hơn. Với các cách thức quản lý công việc truyền thống thông qua bảng excel, doc, zalo… rất khó để nhà quản lý có thể mô tả đầy đủ các thông tin xung quanh công việc, cập nhật tiến độ thường xuyên, với khối lượng công việc lớn thì việc này lại càng rối loạn và khó kiểm soát hơn.
Lúc này, một phần mềm quản lý công việc toàn diện như FastWork WorkPlace sẽ hỗ trợ được rất nhiều cho các doanh nghiệp. Toàn bộ công việc của các phòng ban đều được quản lý tập trung tại một điểm duy nhất, dễ dàng tra cứu, lưu trữ và quản lý thông tin.
Mỗi công việc chi tiết sẽ được tạo lập một không gian làm việc online mà người quản lý có thể mô tả toàn bộ các thông tin, dữ liệu liên quan của công việc/dự án và gán 1 hoặc nhiều thành viên phụ trách. Nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt toàn bộ thông tin, trao đổi trực tiếp tại không gian đó và nhanh chóng cập nhật tiến độ, báo cáo mà không cần phải lập quá nhiều bảng theo dõi hay nhắn tin thường xuyên cho quản lý để báo cáo tình trạng công việc.
Trạng thái của công việc sẽ được cập nhật thường xuyên trong quá trình thực hiện, ví dụ như: “chưa hoàn thành”, “đang thực hiện”, “đã hoàn thành” hoặc “hủy bỏ”.
2. Job Scheduling (Lập lịch công việc)
Job Scheduling (Lập lịch công việc) trong phần mềm quản lý công việc là quá trình xác định thời gian, ưu tiên và phân bổ công việc trong tổ chức. Người quản lý sẽ phải sắp xếp lịch trình của các công việc để đảm bảo rằng các công việc được thực hiện theo đúng thứ tự, trong thơi gian và mức độ phù hợp, không chồng chéo hay xâm phạm đến tài nguyên của nhau.
Job Scheduling thường bao gồm các hoạt động như:
- Xác định ưu tiên công việc: Đánh giá mức độ quan trọng và ưu tiên của từng công việc để xác định thứ tự thực hiện.
- Phân bổ công việc: Gán công việc cho các thành viên trong tổ chức dựa trên khả năng, kiến thức và tài nguyên có sẵn.
- Quản lý lịch trình: Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc, tạo lịch trình và đảm bảo các công việc không xảy ra xung đột về thời gian hoặc tài nguyên.
- Giám sát tiến độ: Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc và đảm bảo rằng chúng hoàn thành đúng thời hạn.
- Điều chỉnh lịch trình: Điều chỉnh lịch trình khi có thay đổi trong yêu cầu hoặc ưu tiên công việc.
Một giao diện trực quan cho chức năng Job scheduling cũng là yếu tố rất quan trọng trong một phần mềm quản lý công việc để người dùng có thể dễ dàng thực hiện việc lập lịch công việc một cách hiệu quả. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét để tạo ra một giao diện trực quan cho “Job Scheduling”:
Thời gian: Giao diện phần mềm nên cung cấp các phương án hiển thị thời gian một cách đơn giản và rõ ràng để người dùng dễ dàng lựa chọn. Các tính năng có thể bao gồm: hiển thị lịch, chế độ xem thời gian theo ngày, tuần, tháng, các công cụ lập lịch linh hoạt như kéo, thả dể di chuyển các công việc trong lịch.
Trực quan hóa công việc: công việc nên được hiển thị một cách rõ ràng và trực quan trên giao diện. Sử dụng biểu đồ Gantt, sơ đồ lịch hoặc các biểu đồ khác có thể giúp người dùng thấy được thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và mối quan hệ giữa các công việc.
Ví dụ như biểu đồ Gantt chart trong phần mềm FastWork Workplace như dưới dây:
Kéo và thả: Chức năng kéo và thả giúp người dùng có thể dễ dàng thay đổi vị trí và thời gian của các công việc trên lịch. Điều này cho phép họ nhanh chóng điều chỉnh lịch trình và thay đổi các ưu tiên của các công việc.
Gán nguồn lực: Giao diện nên cho phép người dùng gán và quản lý nguồn lực cho từng công việc. Điều này có thể bao gồm nguồn lực có sẵn, chọn nguồn lực từ danh sách, và theo dõi sự tài nguyên còn lại khi gán các công việc.
Cảnh báo và thông báo: Giao diện cần cung cấp các cảnh báo và thông báo để người dùng được thông vào về các thay đổi trong lịch trình, sự xung đột về nguồn lực hoặc các công việc quá hạn. Điều này giúp người dùng có thẻ nhanh chóng phản ứng và điều chỉnh lịch trình khi cần thiết.
Tích hợp với các chức năng khác: Giao diện nên tích hợp với các chức năng khác trong phần mềm quản lý công việc, chẳng hạn như “Job Tracking”. Điều này giúp người dùng có thể dễ dàng theo dõi và cập nhật tiến độ công việc trong quá trình lập lịch.
Trên đây cũng là những tính năng mà người dùng có thể dễ dàng tìm thấy trong phần mềm quản lý công việc FastWork Workpalce. FastWork Workplace cung cáp các công cụ linh hoạt, hiển thị rõ ràng và tích hợp đầy đủ các chức năng khác để người dùng có thể dễ dàng lập lịch và quản lý công việc của họ.
Bên cạnh đó với những tính năng đặc thù của mình, FastWork Work place còn cung cấp đa dạng các loại biểu đồ kết hợp cùng vị trí làm việc thực tế để nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt được tình hình công việc bên ngoài công ty như: địa điểm gặp khách hàng, các địa điểm phân phối, công trường,….
Lập lịch công việc bằng Resource Timeline
Resource Timeline kết hợp vị trí làm việc trên bản đồ
Với những tính năng linh hoạt, sát thực tế của mình, FastWork WorkPlace sẽ nhanh chóng giúp các nhà quản lý lên lịch khoa học cho khối lượng danh sách công việc khổng lồ.
3. Tính năng Job Tracking trong phần mềm quản lý công việc
Trong phần mềm quản lý công việc, Job Tracking là quá trình theo dõi và giám sát tiến độ, trạng thái và thông tin liên quan đến các công việc. Nó bao gồm việc cập nhật thông tin về tiến độ hoàn thành, ghi chú, báo cáo và theo dõi các công việc theo thời gian.
Job Tracking giúp người quản lý và các thành viên trong nhóm hiểu rõ hơn về tình trạng công việc, phát hiện vấn đề sớm và đảm bảo rằng công việc diễn ra theo kế hoạch.
Tại các phần mềm quản lý công việc như FastWork Workplace, từng thành viên có thể dễ dàng cập nhật tiến độ theo % hoàn thành công việc, báo cáo các bước thực hiện và các thông tin liên quan ngay trên phần mềm mà không cần tạo nhiều bảng excel hay nhắn tin riêng cho quản lý. Các nhà quản lý dựa vào những báo cáo được cập nhật thường xuyên cũng nhanh chóng nắm bắt toàn bộ tiến độ công việc của cả team và nhanh chóng đưa ra những quyết định cần thiết.
Theo dõi toàn bộ danh sách công việc
Trên đây là toàn bộ các thông tin về 3 khái niệm Job, Job Scheduling và Job Tracking, hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các tính năng cũng như cách ứng dụng thực tế của chúng trong phần mềm quản lý công việc. Từ đó tối ưu tối đa được hiệu quả sử dụng phần mềm và nâng cao hiệu suất của toàn doanh nghiệp.
Để trải nghiệm phần mềm quản lý công việc FastWork Workplace, quý doanh nghiệp vui lòng đăng ký theo form dưới đây hoặc liên hệ số hotline 0983-089-715 để nhận tư vấn chi tiết và trải nghiệm demo free.
