Ngành vật liệu xây dựng là một trong những ngành đòi hỏi tính chính xác cao và kiểm soát chặt chẽ số liệu bán hàng nhất. Tuy nhiên, việc không có một công cụ hỗ trợ phù hợp mà chỉ ghi chép sổ sách, xử lý số liệu trên Excel theo cách thủ công khiến việc quản lý của các doanh nghiệp thường xuyên gặp khó khăn khi cần xem xét tình trạng các mặt hàng còn hay hết, kiểm tồn giữa các kho rắc rối, cũng như rất khó có thể thống kê nhanh chóng được doanh thu của cửa hàng theo ngày, theo tháng, theo quý…
Từ thực tế như vậy, sự ra đời của phần mềm bán hàng vật liệu xây dựng là một giải pháp tối ưu, giúp các chủ doanh nghiệp, các nhà quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình số liệu bán hàng, vật tư vật liệu, tồn kho và kiểm soát đơn hàng theo thời gian thực.
Những điều cần lưu ý về phần mềm bán hàng vật liệu xây dựng
So với các phần mềm bán hàng dành cho cửa hàng, chủ yếu phục vụ các hộ kinh doanh cá thể, các địa điểm bán vật liệu tự phát, phần mềm bán hàng cho ngành vật liệu xây dựng của FastWork (hay còn gọi FastSale) là giải pháp phần mềm được thiết kế để sử dụng cho doanh nghiệp.
- Tính phù hợp cao với mô hình hoạt động của doanh nghiệp B2B
- Là phần mềm Cloud server (SaaS) cho phép cho phép nhân viên kinh doanh kết nối truy cập sử dụng mọi lúc mọi nơi
- Dễ dàng tạo tài khoản, đưa người dùng vào tổ chức, phân quyền chức năng. (Khác với phần mềm client-server chỉ hỗ trợ trên 1 máy, 1 người dùng)
- Hệ thống tính năng linh hoạt cao, tự động xử lý dữ liệu: quy đổi đơn vị tính, tự động cập nhật giá đơn hàng, trừ tồn kho, báo cáo doanh thu/công nợ…
1. Đơn vị tính quy đổi linh hoạt
Trở ngại lớn nhất của các cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng khi sử dụng phần mềm bán hàng thông thường đó là không hỗ trợ cách quy đổi đơn vị tính. Trong khi đặc thù của kinh doanh vật liệu xây dựng đó là nhập khối lượng lớn, nhưng bán ra khối lượng nhỏ, đơn vị tách thành nhiều đơn vị nhỏ khác nhau dẫn tới khó khăn khi lên đơn hàng và lập báo giá cho khách.
Với phần mềm quản lý bán hàng FastWork Sale, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giải quyết vấn đề này. Phần mềm rất linh hoạt trong đơn vị tính, cung cấp cơ chế quy đổi tự động từ giá đơn vị cơ bản thành giá các đơn vị tính khác. Ví dụ: sắt thép nhập vào đơn vị cây, bán ra là kg – tôn nhập vào là kg cắt bán ra là mét,…
Trong phần tạo đơn hàng, nhân viên kinh doanh có thể chọn đơn vị tùy ý cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phần mềm sẽ tự động xử lý số liệu, quy đổi ra giá bán, và trừ tồn vào kho.
2. Quản lý hàng tồn kho vật liệu xây dựng
Một đặc điểm khác trong việc quản lý nguyên vật liệu trong ngành xây dựng, đó là thường bạn sẽ xuất thẳng đến công trình không thông qua kho, nhưng vẫn phải theo dõi tồn kho tại từng công trình, theo dõi điều chuyển vật tư giữa các công trình, hoặc vật liệu thừa cũng cần kiểm soát. Trong trường hợp bán hàng theo dự án công trình, các phần mềm quản lý bán hàng thông thường khác sẽ không hỗ trợ được doanh nghiệp tổng hợp tồn kho theo dự án/công trình, mà phải tổng hợp bằng tay thông qua các lần xuất kho/bán hàng cho khách.
Khi sử dụng FastWork Sale, điểm vượt trội nằm ở FastSale có hỗ trợ tạo kho công trình, bán hàng theo công trình. Các số liệu về hàng hóa, tồn kho, doanh thu/công nợ đi theo 1 công trình cụ thể đều được tổng hợp tự động tại 1 giao diện mà không cần thống kê tay.
Các loại chứng từ nhập kho/xuất kho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ,… đều được thay thế bằng phiếu ghi nhận xuất/nhập/hoàn/chuyển kho online trên phần mềm. Sau khi đơn được duyệt (có hỗ trợ cho phép duyệt nhiều cấp), hệ thống sẽ tự động đồng bộ và xử lý số liệu, trừ tồn realtime.
Đặc biệt FastSale còn là phần mềm quản lý nguyên vật liệu xây dựng không chỉ dành cho máy tính mà còn có phiên bản ứng dụng sử dụng cho điện thoại di động, máy tính bảng với cả 2 hệ điều hành IOS và Android.
3. Quản lý công nợ theo công trình, hợp đồng
Hoạt động bán hàng của công ty vật liệu xây dựng được phân làm 2 nhóm là hoạt động mua vào và bán ra. Với hoạt động mua hàng, bạn sẽ cần quản lý danh sách hàng trăm NCC khác nhau cho từng loại vật liệu, vật tư, dịch vụ… sẽ rất khó khăn để nhớ hết các đơn mua, danh sách các NCC và tình hình thanh toán của họ.
Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng vật liệu xây dựng để xử lý vấn đề này: từ tạo các đơn mua, xử lý quy trình mua hàng, chuyển tiếp quá trình xử lý đơn hàng giữa các bộ phận, lập các phiếu thu, ghi nợ để kiểm soát tiến độ thanh toán, công nợ còn lại phải trả NCC.
Tương tự như vậy, phần mềm cũng hỗ trợ quản lý tốt hoạt động bán ra, xử lý các đơn hàng với khách hàng, quản lý công nợ phải thu theo hợp đồng khách hàng, theo công trình.
4. Quản lý lãi/lỗ theo từng công trình, hợp đồng xây dựng
Do hoạt động đặc thù của các doanh nghiệp xây dựng nên việc quản lý lãi/lỗ theo từng công trình hay hợp đồng diễn ra khá phức tạp và đòi hỏi sự chi tiết, rõ ràng. Vì vậy, phần mềm bán hàng vật liệu xây dựng cho phép theo dõi các khoản chi chi phí cụ thể theo từng công trình, hợp đồng.
Với tiện ích này, kế toán viên sẽ không mất nhiều thời gian để tính toán số liệu, chỉ cần nhập liệu một lần và cuối kỳ vào xem báo cáo, các nhà quản lý cũng dễ dàng kiểm soát được tình hình doanh thu của doanh nghiệp và đưa các quyết định nhanh chóng và hiệu quả.
Xem thêm một số tính năng và hướng dẫn sử dụng phần mềm TẠI ĐÂY
Để nhận DEMO miễn phí phần mềm từ chuyên viên tư vấn FastWork, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
