Hầu hết các chủ doanh nghiệp đều muốn tăng hiệu quả công việc của mình một cách tối ưu nhất. Khi một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, điều tất yếu đó là doanh thu tăng và rủi ro giảm, dẫn đến nguồn lợi nhuận tốt. Theo xu thế hiện nay, không chỉ các doanh nghiệp lớn mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều nhận ra rằng sử dụng các phần mềm đẩy nhanh chuyển đổi số có thể giúp họ cải thiện kết quả kinh doanh, hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp.
Cho dù bạn kinh doanh lĩnh vực nội thất muốn tìm kiếm các phần mềm thiết kế hay bạn là một kế toán cần một phần mềm kế toán hỗ trợ, thì việc có phần mềm phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt tối ưu trong các cách thức kinh doanh và công việc bạn đang làm. Sau đây là những ứng dụng tiêu biểu hiện nay được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi như một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc phát triển doanh nghiệp. Dưới đây là 3 phần mềm đẩy nhanh chuyển đổi số được đánh giá là phổ biến nhất trên thế giới, vậy lợi ích của chúng đối với doanh nghiệp là gì khiến các doanh nghiệp tin tưởng đến thế?
Mục lục nội dung:
I. Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
Cho phép doanh nghiệp quản lý tốt hơn các mối quan hệ khách hàng và cải thiện đáng kể quy trình bán hàng. Chúng giúp nhà quản lý có thể tạo cơ sở dữ liệu khách hàng và danh sách khách hàng tiềm năng, bên cạnh đó có thể cập nhật các dữ liệu này trong thời gian thực, ngay cả khi các liên hệ của khách hàng đến một cách nhỏ lẻ. Phần mềm này cũng cung cấp khả năng gửi email tiếp cận khách hàng trong các chiến dịch marketing, gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật giúp doanh nghiệp chăm sóc được khách hàng tốt hơn. Sau đây là những ưu điểm mà một ứng dụng CRM có thể mang đến cho doanh nghiệp:
-
Hỗ trợ các chiến dịch Marketing
Nhờ phần mềm CRM, các thông tin cần thiết để chăm sóc tốt cho khách hàng được lưu trữ phân loại cụ thể. Qua đó, hoạt động tiếp thị sẽ được triển khai một cách dễ dàng và nhanh chóng. Ví dụ như một chiến dịch email marketing, khi sử dụng phần mềm CRM, các tệp lưu trữ thông tin khách hàng đã luôn được chuẩn bị từ trước, do đó việc gửi các email hay tin nhắn sẽ trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn trong việc thay đổi nội dung. Hay các dịp sinh nhật khách hàng, hệ thống có thể dễ dàng nhắc nhở để doanh nghiệp chủ động trong việc nhắn tin chúc mừng hay gửi quà khi cần thiết.
-
Hỗ trợ lưu trữ thông tin khách hàng.
Doanh nghiệp càng hiểu rõ về khách hàng của mình, lại càng có thể cung cấp cho họ những trải nghiệm cần thiết đúng nhu cầu. Mọi tương tác của khách hàng nên được ghi lại, phân loại chính xác để có thể dễ dàng trích xuất trong tương lai cho các phòng ban. Nhờ CRM, tất cả đều trở nên dễ dàng hơn, nó giúp bạn lưu trữ một danh sách khách hàng lớn với các thông tin và giao dịch đã thực hiện qua lại. Truy cập vào tệp thông tin khách hàng ngày càng trở nên dễ dàng hơn nhờ nền tảng cloud, điều này giúp tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng lẫn nhân viên và có thể truy cập từ bất kể thiết bị nào có kết nối internet và không bị giới hạn dù là dùng tại văn phòng hay trên thiết bị di động.
-
CRM giúp cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Khi khách hàng gặp phải sự cố cần khắc phục, họ sẽ cảm thấy không hài lòng trừ khi vấn đề được hỗ trợ giải quyết ngay lập tức. Với CRM, ngay khi khách hàng liên hệ với công ty, đại diện của công ty có thể truy xuất tất cả các hoạt động có sẵn liên quan đến các giao dịch, cơ sở dữ liệu và lịch sử hoạt động hay bất kỳ thông tin liên quan để có thể hỗ trong việc tìm giải pháp giải quyết vấn đề. Với CRM việc hỗ trợ khách hàng sẽ dễ dàng như một cuộc dạo chơi.
II. Phần mềm hỗ trợ bán hàng, tạo báo giá và hóa đơn.
Các tài liệu có giá trị không bao giờ sợ thất lạc bởi bạn có thể tạo báo giá và hóa đơn sau đó gắn chúng với các liên hệ có liên quan. Ngoài ra, các hóa đơn được tích hợp với nền tảng kinh doanh của doanh nghiệp, tất cả các đơn đặt hàng chi tiết được ghi lại trong thời gian thực. Doanh nghiệp cũng nhận thức được các dịch vụ và sản phẩm mà khách hàng của mình giao dịch và cách mà nhân viên chăm sóc khách hàng trước và sau khi giao dịch. Những dịch vụ này giúp doanh nghiệp hoạt động một cách có tổ chức hơn và kéo về được nhiều khách hàng hơn trong tương lai dẫn đến doanh thu lớn.
Bên cạnh đó, các phần mềm hỗ trợ bán hàng luôn theo sau doanh số bán hàng. Bạn có thể theo dõi đầy đủ các đầu mối bán hàng và khách hàng đã từng tiếp cận với ứng dụng quản lý bán hàng, tất cả những gì bạn phải làm là liên hệ với những khách hàng đã yêu cầu báo giá trước đó. Nếu bạn đang cố gắng đưa ra các chiến lược giúp bạn đạt được mục tiêu bán hàng cuối năm của mình, việc tiếp xúc với những người đã từng quan tâm đến sản phẩm nhưng chưa từng mua hàng là một bước khởi đầu đầy tiềm năng. Phần mềm hỗ trợ bán hàng giúp thu thập và lưu trữ thông tin của những đối tượng này.
-
Hỗ trợ hoạt động của đội ngũ bán hàng
Phần mềm quản lý bán hàng góp phần xây dựng một đội ngũ bán hàng có tổ chức và chuyên nghiệp, từ các hoạt động bán hàng, thu thập dữ liệu thông tin đến thiết lập lịch trình làm việc, theo dõi các email hay theo dõi các chiến dịch marketing của doanh nghiệp. Một hệ thống phần mềm quản lý bán hàng tốt có thể đóng vai trò như một thư ký cá nhân đắc lực cho toàn bộ đội ngũ bán hàng của doanh nghiệp
-
Tự động hóa các quy trình làm việc.
Phần mềm quản lý bán hàng cho phép đội ngũ bán hàng có thể tập trung vào công việc chính thay vì phải lo lắng với các nhiệm vụ khác như cập nhật cơ sở dữ liệu, lên lịch cho các sự kiện hoặc tạo các nhắc nhở theo dõi. Hệ thống phần mềm bán hàng có khả năng tự động tạo lời nhắc cho nhân viên, lên lịch các nhiệm vụ cần thiết cho quy trình bán hàng và tạo các công việc cho các thành viên trong nhóm.
-
Đơn giản hóa các cuộc điện thoại.
Các chức năng như tìm số điện thoại, ghi lại nhật ký cuộc gọi, đánh dấu các số điện thoại chưa liên lạc và ghi lại chi tiết quá trình bán hàng đều có thể được chăm sóc tự động với một phần mềm bán hàng phù hợp.
-
Tăng tinh thần đồng đội.
Yếu tố đồng đội rất quan trọng đối với một đội ngũ bán hàng và hiểu được tinh thần công việc của nhóm rất quan trọng để đạt được yếu tố này. Phần mềm quản lý bán hàng có thể giúp mọi thành viên trong nhóm hiểu và theo dõi toàn bộ các hoạt động của nhóm. Việc này giúp giảm thiểu những cuộc họp nhóm kéo dài đồng thời giúp mọi người cùng tham gia và cảm nhận được một bức tranh công việc lớn hơn dù là ở bất kể vị trí nào.
III. Phần mềm quản lý công việc đẩy nhanh chuyển đổi số
Cho phép bạn tạo và theo dõi các dự án thông qua mọi giai đoạn của quy trình. Nếu doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống riêng để quản lý tất cả các dự án của mình, có thể sẽ gặp rất nhiều hạn chế vì giữa các phòng ban sẽ không có mối liên hệ chặt chẽ. Giải pháp duy nhất là tìm kiếm và áp dụng những phần mềm phù hợp với các phòng ban mà doanh nghiệp chú trọng quản lý.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý công việc dự án giúp đẩy nhanh chuyển đổi số bằng cách đơn giản hóa các nhiệm vụ của nhân viên. Nhân viên có thể hoàn thành bảng chấm công của họ bằng phần mềm chấm công mà người quản lý có thể dễ dàng truy cập. Điều này giúp cho việc tính lương được diễn ra minh bạch, rõ ràng và hạn chế sai sót. Lịch làm việc và số lượng công việc hiển thị cũng giúp cho doanh nghiệp hay nhà quản lý có thể theo dõi được nguồn nhân lực của mình đang làm việc gì để dễ dàng sắp xếp, luân chuyển khi cần thiết.
Việc sử dụng phần mềm này cũng góp phần giảm tải stress cho các nhà quản lý. Bởi những tính năng giao việc và theo dõi công việc được hiển thị đầy đủ, dễ dàng theo dõi một cách tổng quát. Những số liệu và tình trạng công việc trong mỗi dự án luôn được theo dõi một cách chi tiết. Qua đó, việc đánh giá và đưa ra quyết định sử dụng nhân sự cũng được dễ dàng và minh bạch. Những báo cáo nếu như trước đây sẽ mất thời gian tìm và tham khảo dữ liệu để lập ra thì nay trên phần mềm quản lý công việc sẽ có sẵn chức năng báo cáo tự động về tình trạng công việc, tiến độ dự án, mức hoàn thành và chất lượng của dự án đó. Tiết kiệm được rất nhiều thời gian và giảm tải khó khăn cho nhân viên lẫn nhà quản lý.
Trên thế giới hiện nay có rất nhiều phần mềm giúp quản lý công việc phù hợp với nhiều mô hình khác nhau, và ngày nay tại Việt Nam ngày càng nhiều các phần mềm tương tự như vậy được phát triển đưa ra thị trường tuy nhiên mỗi phần mềm có những ưu điểm, nhược điểm và nhắm đến những đối tượng khách hàng khác nhau. Vì vậy, để tìm được một sản phẩm công nghệ phù hợp nhất đối với doanh nghiệp mình, nhà quản lý cần tìm hiểu rõ những tính năng và tác dụng của phần mềm để có hiệu quả tối ưu và tiết kiệm chi phí.
Nhiều loại phần mềm có sẵn có thể cung cấp cho doanh nghiệp khả năng tích hợp mọi quy trình quản lý trên một nền tảng thống nhất. Điều này càng có lợi hơn cho doanh nghiệp khi tham gia vào công cuộc chuyển đổi số. Tuy nhiên trước khi doanh nghiệp quyết định mua một phần mềm nào đó, nhà quản lý cần tập trung nghiên cứu vào những gì mà doanh nghiệp thực sự cần và nó giúp ích thực sự để có thể hoạt động hiệu quả hơn, tổ chức bộ máy chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm nhiều thời gian, nhân sự và chi phí hơn cho doanh nghiệp.
