Với xu hướng hiện đại hóa mọi quy trình quản lý trong doanh nghiệp, ngày nay các ứng dụng office đã không còn đóng vai trò lớn trong mọi hoạt động của nhiều công ty như trước kia. Thay vào đó, một số phần mềm quản lý công việc như phần mềm FastWork sẽ giải quyết được mọi ngóc ngách trong công việc giúp người quản lý theo dõi bám sát từng bước trong quy trình thực hiện công việc và dự án. Vậy phần mềm quản lý công việc là gì? Nó đóng vai trò gì trong một doanh nghiệp?
Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc được hiểu là một ứng dụng giúp SỐ HÓA mọi quy trình quản lý và theo dõi công việc dành cho tất cả thành viên trong doanh nghiệp.
Đối với cấp quản lý:
- Theo dõi và giám sát chặt chẽ mọi hoạt động của nhân viên một cách thông minh hơn so với các phương pháp quản lý thông thường chỉ dựa trên các báo cáo được gửi qua email.
- Sắp xếp phân bổ nhiệm vụ cho mỗi thành viên được tính toán một cách khách quan, đúng người đúng việc.
- Việc hỗ trợ sắp xếp và xây dựng kế hoạch một cách khoa học còn khiến mọi công việc được đảm bảo đúng thời gian, đúng chỉ tiêu.
Đối với cấp nhân viên:
- Nhìn thấy được tất cả công việc và nhiệm vụ của mình tránh tình trạng bỏ sót
- Biết được đâu là những nhiệm vụ cần ưu tiên
- Tính toán và sắp xếp thời gian làm việc khoa học nhằm đảm bảo đúng tiến độ và KPI của mình
- Cộng tác hiệu quả với thành viên khác để mục tiêu công việc được hoàn thành với chất lượng tốt nhất.
Phần mềm quản lý công việc giúp gì?
Phần mềm quản lý công việc FastWork ra đời nhằm đưa doanh nghiệp hướng đến kỷ nguyên công nghệ 4.0 dù doanh nghiệp đang kinh doanh loại hình dịch vụ, sản xuất hay thương mại.
1. Quản lý công việc đội nhóm
Với phần mềm FastWork, công việc nhóm sẽ tự động vận hành theo quy trình được định nghĩa sẵn. Không mất nhiều thời gian nhắc nhở, giao việc mà vẫn kiểm soát được tiến độ và hiệu quả công việc của từng người. Phần mềm quản lý công việc FastWork có thể giúp
- Thiết lập các quy trình áp dụng: Mỗi phòng ban có thể chủ động lên kế hoạch cho công việc, thiết lập quy trình tự động cụ thể cho từng nghiệp vụ công việc chung. Và hiển thị với đầy đủ thông tin (người thực hiện, thời gian thực hiện ở mỗi bước, deadline )
- Tự động chuyển bước. Mỗi công việc sau khi khởi tạo sẽ vận hành theo quy trình đã thiết lập sẵn và lần lượt thực hiện theo từng bước, bước này hoàn thành công việc sẽ tự động được chuyển sang bước tiếp theo nhằm đồng bộ trong quản lý, tránh rời rạc, và thiếu sót.
- Tự động giao việc. Sau khi tự động chuyển sang bước tiếp theo, phần mềm sẽ tự động giao việc cho người phụ trách bước đó, đồng thời gửi thông báo nhắc nhở tới người thực hiện và người theo dõi.
- Tự tổng hợp, đánh giá hiệu suất công việc bằng KPIs. Giúp đánh giá chính xác không chỉ quá trình làm việc của cả nhóm mà của mỗi cá nhân.
Với phần mềm FastWork, những công việc đội nhóm này sẽ được quản lý đồng nhất và theo kết quả thực tế của từng cá nhân. Các số liệu về tỷ lệ hoàn thành công việc được hiển thị một cách chính xác, đánh giá đúng người, đúng việc.
2. Quản lý công việc và giám sát tiến độ dự án
Khi sử dụng phần mềm FastWork, người dùng có thể xây dựng và quản lý một hay nhiều dự án cùng một lúc với giao diện hiển thị rõ ràng, trực quan và dễ thao tác.
- Quản lý sự phụ thuộc trong công việc: Mỗi một dự án sẽ có chuỗi các công việc phụ thuộc lẫn nhau, để tránh gây ra sự chậm trễ dây chuyền thì tính năng này trên phần mềm FastWork giúp tiết kiệm thêm nhiều thời gian trong quá trình triển khai dự án:
- Tổ chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của dự án theo cấu trúc phân chia công việc Work breakdown structure (WBS)
- Quản lý phụ thuộc giữa các công việc, các hạng mục trong dự án: SS (Start to Start), FS (Finish to Start), SF (Start to Finish), FF (Finish to Finish)
- Quản lý sự thay đổi trong dự án: Phần mềm FastWork giúp cho cả người quản lý có thể tạo ra những sự thay đổi phục vụ cho công việc. Cho phép thay thế nhân sự dự án bằng người khác đồng thời sẽ tự động thay thế hết các công việc, hạng mục chưa được thực hiện bởi nhân sự đó sang người mới mà không cần điều chỉnh trên từng công việc.
- Giám sát chặt chẽ tiến độ dự án. Mỗi một công việc hay dự án sau khi được thiết lập sẽ được quản lý một cách chặt chẽ bằng:
- Dashboard trên phần mềm FastWork cung cấp một cái nhìn toàn diện về tỷ lệ hoàn thành công việc trong dự án (đang thực hiện, quá hạn, tạm dừng..)
- Milestone giúp kiểm soát tiến độ dự án theo các cột mốc công việc quan trọng.
- Đánh giá chính xác tiến độ dự án theo từng % hoàn thành công việc dựa trên các số liệu thu thập thực tế.
3. Quản lý công việc đơn lẻ bằng phần mềm quản lý công việc
Ngoài các tính năng giúp quản lý các dự án và công việc phức tạp, phần mềm FastWork còn mang đến giải pháp quản lý các công việc đơn lẻ, nằm ngoài các dự án hay các công việc đội nhóm. Tính năng này giúp từng công việc đơn lẻ có thể
- Dễ dàng phân bổ cho từng cá nhân chịu trách nhiệm và theo dõi tiến độ hoàn thành. Tuy nhiên, tính năng quản lý công việc đơn lẻ này vẫn đảm bảo rằng việc theo dõi về tiến độ và năng suất lao động không bị lơ là.
- Thiết lập các checklist trong công việc
- Tạo báo cáo tiến độ công việc và giám sát kết quả một cách chính xác.
4. Giám sát nhân viên làm việc ngoài văn phòng bằng phần mềm quản lý công việc
Việc giám sát nhân viên làm việc ngoài văn phòng cũng là một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang trăn trở, bởi với các phương pháp quản lý thông thường, một khi nhân viên rời văn phòng sẽ không theo dõi được hoạt động của họ. Phần mềm quản lý công việc FastWork lại có thể giải quyết được vấn đề này một cách dễ dàng nhờ việc:
- Giám sát chặt chẽ vị trí, thời gian làm việc của nhân viên ngoài văn phòng mọi lúc mọi nơi trên bản đồ số GPS.
- Giám sát hoạt động và tiếp nhận kết quả công việc ngoài hiện trường ngay trên di động
Với tính năng này của phần mềm FastWork, những doanh nghiệp sở hữu đội ngũ nhân viên thị trường, nhân viên thi công lắp đặt, bảo trì hay những nhân viên thường xuyên đi gặp khách hàng đều sẽ được giám sát chặt chẽ về thời gian, vị trí theo thời gian thực, nhờ vậy mà việc điều phối công việc và sắp xếp lịch trình được hiệu quả hơn và tiết kiệm được tối đa thời gian trong một ngày làm việc.
5. Chấm công và quản lý đơn từ bằng di động
90% các doanh nghiệp hiện vẫn đang sử dụng máy chấm công vân tay để quản lý chấm công, sau đó dữ liệu sẽ được trút sang file excel để tính lương hàng tháng. Với phần mềm FastWork, việc chấm công bằng ứng dụng di động có thể:
- Thay thế hoàn toàn máy chấm công
- Nhân viên làm việc ngoài văn phòng có thể đến thẳng địa điểm làm việc rồi chấm công
- Tránh được thực trạng chấm công hộ, gian lận ngày chấm công
- Sao chép dữ liệu, tổng hợp báo cáo chỉ bằng 1 click
Bên cạnh việc chấm công trên ứng dụng di động, FastWork còn mang đến tính năng gửi đơn và duyệt đơn từ ngay trên thiết bị di động. Do đó, việc tiếp nhận và xử lý các đơn xin nghỉ phép, đi muộn về sớm được thực hiện dễ dàng và có thể loại bỏ những đơn, thư giấy tờ rườm rà mất nhiều thời gian.
6. Thiết lập và đo lường KPIs bằng phần mềm quản lý công việc
Phần mềm FastWork Cung cấp thư viện KPIs và hỗ trợ thiết lập nhanh các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc phù hợp với đa dạng doanh nghiệp, linh hoạt theo nghiệp vụ, phòng ban, lĩnh vực.
- Có thể lựa chọn phương pháp phù hợp để áp dụng
- Mang đến sự thuận tiện trong quá trình tổng hợp số liệu
- Tính lương thưởng cuối tháng một cách nhanh chóng
Một phần mềm quản lý công việc không thể có chức năng thúc đẩy công việc được hoàn thành thật sớm như những gì mọi người đang nghĩ về nó. Bản chất phần mềm quản lý công việc là giúp tổ chức và vận hành một khối lượng công việc từ đơn giản tới phức tạp một cách khoa học nhất, giúp dự án không bị chậm trễ và đảm bảo từ tiến độ tới chất lượng công việc dựa theo sức lao động của con người.
