Chuyển đổi số (Digital Transformation) là cụm từ được nhắc đến nhiều nhất trong giai đoạn này tại Việt Nam. Hiểu một cách đơn giản, nếu như trước kia phải ra chợ mới có thể mua được thức ăn thì ngày nay chỉ với một ứng dụng trên smartphone. Đối với các doanh nghiệp, chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở việc chuyển đổi từ offline sang online, từ giấy tờ sang các dữ liệu số mà còn phải áp dụng các công nghệ phần mềm quản lý FastWork đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
1.Xu thế chuyển đổi số và thách thức với doanh nghiệp Việt
Chuyển đổi số là gì?
Theo định nghĩa, “chuyển đổi số” không chỉ là chuyển đổi kỹ thuật số đơn thuần, nó là sự thay đổi toàn diện bộ máy hoạt động, vận hành, quản lý của doanh nghiệp bằng những giải pháp công nghệ có tính ứng dụng cao. Quá trình số hóa sẽ mở ra những hình thức kinh doanh đổi mới, sáng tạo trong tất cả các lĩnh vực thay vì chỉ nâng cấp và thay đổi hình thức quản lý truyền thống. Tác động chuyển đổi số có khả năng tăng tốc sự phát triển của doanh nghiệp bằng việc tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí vận hành ở một số phòng ban, và giúp con người hướng đến sự văn minh, hiện đại của xã hội.
Việt Nam khi hòa nhập xu hướng chuyển đổi số sẽ có khó khăn gì?
- Hiện nay đa phần các chủ doanh nghiệp việt xuất thân từ thế hệ 7X, 8X do đó không phải ai cũng thoát được lối mòn trong quản lý để số hóa doanh nghiệp mình.
- Cách quản lý và giám sát công việc đối với nhân viên là một điều lạ lẫm và đôi khi gây khó chịu vì cảm thấy bị “mất tự do”
- Khi các quy trình làm việc phải theo một khuôn mẫu nhất định, ban đầu sẽ gây khó khăn và bất hợp tác của người thực hiện
- Chuyển đổi số là một khoản đầu tư, tất cả các phần mềm hữu ích đều không miễn phí, mà các doanh nghiệp đều không xác định được lợi ích thực sự khi đầu tư vào lĩnh vực này.
2. Phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork là gì?
Phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork là một ứng dụng công nghệ giúp chuyển đổi mô hình văn phòng truyền thống sang mô hình “văn phòng không giấy tờ”. Tất cả các quy trình làm việc văn phòng như giao việc, theo dõi tiến độ, báo cáo, trao đổi dữ liệu… đều được thực hiện trên phần mềm mà không cần phải xử lý thủ công như trước kia. Phần mềm công việc có thể thay đổi toàn bộ thói quen, cách thức làm việc của doanh nghiệp
Phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork hỗ trợ quản lý thực hiện công việc thông qua việc lập danh sách công việc cần thực hiện và theo dõi tiến độ hoàn thành.,thiết lập quy trình nghiệp vụ và theo dõi quá trình thực hiện. Qua đó đo lường chính xác hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên bằng KPIs
3. Tại sao doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý công việc FastWork trong công cuộc chuyển đổi số?
Quản lý công việc cá nhân, phòng ban và quy trình nghiệp vụ.
Phần mềm FastWork mang đến giải pháp quản lý công việc, dự án cho từng cá nhân và đội nhóm, tăng mối liên kết công việc giữa các thành viên và liên hệ giữa người quản lý và các thành viên khác trong nhóm.
Bằng các công cụ tùy chỉnh linh hoạt, việc giao việc và theo dõi công việc trở nên dễ dàng hơn cho người quản lý. Hơn nữa, việc tùy chỉnh linh hoạt có thể tạo ra những điều chỉnh trong công việc như điều chuyển công việc, nhân sự thực hiện công việc, tạm dừng hoặc kéo dài thời gian hoàn thành khi cần thiết.
Bằng phương pháp quản lý trực quan, FastWork giúp công việc được vận hành dễ dàng hơn bởi mọi người đã có một cái nhìn rõ ràng về công việc của mình và nhà quản lý không cần liên tục nhắc nhở hay đốc thúc nhân viên của mình về những việc họ cần làm. Các mốc thời gian, các sự kiện quan trọng, các công việc cần ưu tiên hay thời gian cần hoàn thành công việc đều được hiển thị một cách rõ rệt và trực quan bởi các mô hình Gantt, Kanban, bảng phân bổ nguồn lực, lịch biểu. , do đó, việc quên đi nhiệm vụ của mình là điều khó xảy ra.
Thúc đẩy động lực làm việc và tăng tính cộng tác giữa các thành viên
Một trong những khó khăn lớn nhất của nhà quản lý chính là khả năng truyền tải thông điệp và tạo ra động lực làm việc cho mọi thành viên. Yếu tố này tưởng chừng đơn giản nhưng đó là một trong những yếu tố quyết định một công việc có hoàn thành tốt hay không. Khi mọi thành viên thực sự thấu hiểu công việc của mình và sẵn sàng thực hiện với một thái độ quyết tâm nhất, công việc hay dự án đó chắc chắn sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và nhanh chóng hoàn thành.
Phần mềm FastWork cung cấp những mô tả chi tiết về một công việc từ quản lý dành cho nhân viên, hoặc danh sách các đầu mục công việc cần thực hiện (checklist) để hoàn thành công việc đó. Đây chính là những gợi ý vô cùng quý báu mà nhân viên nào cũng cần, tránh việc cảm thấy “lơ mơ” với công việc mình được giao. Bên cạnh đó, việc thiết lập các tự động nhắc nhở hoàn thành công việc tránh bị bỏ sót hoặc lãng quên việc phải làm
Khả năng truyền tải và trao đổi thông tin cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng công việc. FastWork mang đến những công cụ giúp tương tác hiệu quả giữa các thành viên như chat và bình luận trực tiếp trên từng công việc, dự án của từng cá nhân hay đội nhóm. Việc công tác tốt sẽ mang lại sự hỗ trợ “ăn ý” lẫn nhau trong quá trình triển khai dự án, mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Giảm stress cho nhà quản lý trong quản lý và điều hành doanh nghiệp
FastWork giúp theo dõi và giám sát công việc mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị di động có kết nối internet. Việc nhà quản lý nắm bắt tốt tình hình công việc và tình trạng công việc dự án kể cả khi không ở văn phòng, sẽ giúp cả quản lý và nhân viên có cái nhìn tổng thể hơn về những hoạt động đang diễn ra và kịp thời thông báo, hỗ trợ xử lý những vấn đề phát sinh trước khi quá muộn.
Bên cạnh đó, việc phân bổ nguồn lực cũng đóng vai trò rất quan trọng đối với quá trình triển khai các kế hoạch công việc. Nếu như trước đây, khi có một công việc mới phát sinh Nhà quản lý thường mất thời gian để cân nhắc giao việc cho ai, giao vào thời gian nào thì nay nhờ bảng phân bổ nguồn lực, có thể tìm nhanh nhân sự phù hợp và quãng thời gian trống của họ để giao việc.
Giám sát chặt chẽ tiến độ công việc
Phần mềm FastWork cung cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ công việc trong dự án hoặc trên từng nhân sự theo thời gian thực. Việc đánh giá tiến độ sẽ phụ thuộc vào phần trăm hoàn thành công việc (đã hoàn thành bao nhiêu công việc trên tổng số công việc được giao). Người quản lý có thể theo dõi chặt chẽ nhân viên mình đang thực hiện đến đâu để có thể điều chỉnh một cách hợp lý
Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên bằng KPIs
Phần mềm FastWork giúp người dùng có cơ sở để đánh giá chính xác KPIs và hiệu quả làm việc của nhân viên. Bằng cách cho phép thiết lập các chỉ tiêu KPI cho công việc và cuối mỗi kỳ sẽ tự động tổng hợp kết quả thực hiện KPI phục vụ cho việc tính lương thưởng. Tính năng này còn hỗ trợ lãnh đạo cấp cao hơn đánh giá tổng quan tình hình triển khai công việc, dự án của doanh nghiệp mình.
