“Người giỏi không phải là người làm tất cả” là nguyên lý rất bình thường trong công việc và quản lý hiện đại ngày nay. Nhưng nhiều người vẫn nghĩ rằng phải làm hết các công việc thì mới là tốt và có trách nhiệm. Tuy nhiên, đây không còn là quan điểm Quản trị nhân sự phù hợp trong thời đại chất lượng nhân sự ngày một nâng cao và bài toán hiệu suất luôn được ưu tiên hàng đầu. Bài viết dưới đây, được tổng hợp và trích dẫn luận điểm từ Cuốn sách “Người giỏi không phải là người làm tất cả” sẽ giúp các nhà quản lý doanh nghiệp thoát khỏi những bế tắc đang gặp phải.
Mục lục nội dung:
Đôi nét về cuốn sách “Người giỏi không phải là người làm tất cả”
“Người giỏi không phải là người làm tất cả” được viết bởi tiến sĩ tâm lý học Donna M. Genett. Bà là chuyên gia tư vấn về vấn đề phát triển tổ chức và là chủ tịch công ty tư vấn đang hoạt động trên toàn nước Mỹ GenCorp Consulting. Bà đã không ngừng nghiên cứu và tìm ra phương pháp nâng cao năng suất và làm việc hiệu quả cho các tổ chức.
“Người giỏi không phải là người làm tất cả” chỉ gói gọn trong 7 chương với hơn 100 trang sách nhưng chứa đựng những kiến thức sâu sắc và thực tế trong cuộc sống của mỗi người. Nội dung cuốn sách xoay quanh câu chuyện của hai nhân vật chính Jones và James, những con người có nhiều nét tương đồng từ nhỏ đến lớn, tới khi trở thành nhà quản lý, giữa họ đã có sự khác biệt, Jones hoàn thành tốt công việc của mình, có thời gian cho bản thân và gia đình, nhưng ngược lại James đang gặp phải khủng hoảng vì lượng công việc và khiến anh mất cân bằng trong toàn bộ cuộc sống.
Từ đây, 6 bước ủy quyền hiệu quả được ra đời. Bạn sẽ học được kỹ năng giao việc cho cấp dưới của mình và khi nhận được một công việc được giao, tiết kiệm được thời gian để bạn dành cho gia đình, phát triển năng lực. Đồng thời giúp bạn nhận ra khả năng của từng nhân viên và đạt được mục tiêu đề ra của công ty và có được sự hài lòng từ nhà quản lý cấp cao.
6 bước ủy quyền trong quản lý nhân sự
Ủy quyền không còn là thuật ngữ xa lạ với các nhà quản lý cấp trung tới quản lý cấp cao. Tuy nhiên, việc ứng dụng vào thực tế lại thường gặp phải rất nhiều vấn đề, mà đôi khi, nếu ủy quyền không khéo ngược lại sẽ gây thêm trở ngại trong công việc. Cuốn sách “Người giỏi không phải là người làm tất cả” đã tổng kết lại 6 bước chính để ủy quyền hiệu quả dưới đây. Chúng tôi đã tóm lược lại để các nhà quản lý có cái nhìn tổng quát nhất:
Bước 1: Chuẩn bị kỹ trước khi giao việc. Đảm bảo bạn biết chính xác nhân viên sẽ phụ trách mắt xích nào trong toàn bộ kế hoạch
Bước 2: Xác định cụ thể yêu cầu công việc. Yêu cầu người được ủy thác lặp lại những ỵêu cầu của công việc để đảm bảo rằng nhân viên đã thật sự hiểu rõ công việc được giao.
Bước 3: Xác định rõ thời hạn hoàn thành công việc.
Bước 4: Định rõ mức độ và phạm vi thẩm quyền mà người được ủy thác có thể sử dụng để hoàn thành công việc.
Bước 5: Xác định các mốc thời gian để kiểm tra, đối chiếu nhằm đánh giá tiến độ công việc và thực hiện hướng dẫn nếu cần thiết. Vào giai đoạn đầu, nên thường xuyên kiểm tra, đối chiếu; sau đó giảm dần mức độ khi người được ủy thác công việc chứng tỏ đã hoàn toàn nắm được công việc.
Bước 6: Tiến hành tổng kết công việc để trao đổi những thành quả, thiếu sót cần cải thiện, và rút ra bài học nếu có.
Bài học về ủy quyền trong thực tế
Như chúng tôi đã đề cập ở trên, bài học và các kiến thức về Ủy quyền được trích dẫn từ cuốn sách: Người giỏi không phải là người làm tất cả. tiến sĩ tâm lý học Donna M. Genett đưa ra 2 điển hình kiểu nhà quản lý trong thực tế là James và Jones. James và Jones cùng là quản lý. Jones đã làm rất tốt vai trò của mình, được cấp dưới yêu quý, hoàn thành mục tiêu, đến và tan làm đúng giờ về với gia đình, thậm chí anh còn có thời gian chơi golf.
Còn James, khi anh phải làm việc một mình, James luôn làm rất tốt, nhưng khi làm việc với cấp dưới, anh cảm thấy khó cộng tác với họ. Họ không biết phải làm gì hoặc phải mất rất lâu để hoàn thành, James không còn thời gian dành cho gia đình, đi sớm về khuya những công việc không như ý muốn… Và đây là bắt đầu hành trình Ủy quyền của James.
1. Đầu tiên, hãy học cách ủy quyền
James nhận ra rằng để quản lý và nhân viên có thể làm việc với nhau một cách hiệu quả, người quản lý phải biết chia sẻ và hiểu về nhân viên của mình. Khi giao việc, cần nói rõ mục tiêu công việc và bạn mong chờ gì khi ủy quyền, điều này cần bạn suy nghĩ thật kỹ và tin tưởng để ủy thác hoàn toàn công việc được giao cho nhân viên của mình. Học cách tin tưởng nhân viên cũng là một điều quan trọng.
2. Xác định thẩm quyền của nhân viên trước khi bắt đầu
Một thực tế khác dễ thấy trong công việc, đó là đôi khi nhân viên sẽ vượt quá thẩm quyền của mình, tự ra quyết định dẫn tới những sai sót và tai hại cho công ty. Nguyên nhân đầu tiên, tới từ sự thiếu xót của nhà quản lý trong việc xác định thẩm quyền nhân viên.
Có 3 loại quyền phổ biến thường được đưa ra:
- Quyền đề nghị: khi cần thêm thông tin trước khi đưa ra quyết định, quyền này được áp dụng để đưa ra những giải pháp thay thế tốt nhất
- Quyền thông báo và khởi xướng: khi muốn nhân viên thông báo trước khi hành động, họ cần chỉ ra nguyên nhân và cách thực hiện tốt nhất
- Quyền hành động: khi hoàn toàn tin tưởng nhân viên đó, bạn giao toàn quyền hành động cho nhân viên của mình.
Hãy trao đổi với nhân viên một cách rõ ràng, cụ thể nhất khi giao việc cho họ. Giúp nhân viên hình dung đúng – đủ vai trò của mình trong cả một bộ máy đang hoạt động. Khi áp dụng những điều đó, những vấn đề trên sẽ không bị lặp lại nữa.
3. Bài học thứ ba: Một chút sai lầm, nhưng không hề gì
Trong “Người giỏi không phải là người làm tất cả”, câu chuyện tiếp tục khi đội của James đã hoàn thành dự án nhưng vẫn có một số trục trặc và khó khăn xảy ra. Khi tìm đến Jones, anh đã chỉ ra rằng James đã quên không làm một điều quan trọng hơn cả, đó là kiểm tra và giám sát công việc của từng nhân viên. Khi nhân viên đã chứng tỏ khả năng làm việc theo đúng hướng khi được ủy quyền thì bạn sẽ kiểm soát được kết quả mong muốn và giảm thiểu tối đa những rắc rối có thể đem đến thất bại cho dự án của mình.
“Người giỏi không phải là người làm tất cả” cũng nếu ra 3 điều cần tổng kết: những điều đã làm rất tốt, những điều cần hoàn thiện, và những điều học được từ công việc.
Thông thường, các nhà quản lý thường quá bận rộn để đôn đúc và hỏi han nhân viên. Đây là lí do thường xuyên dẫn tới các kế hoạch bị chậm tiến độ. Lúc này, các phần mềm hỗ trợ quản lý kế hoạch và báo cáo công việc có thể đem lại nhiều tác dụng hữu ích. Những phần mềm Quản lý công việc phổ biến với các tính năng: tạo kế hoạch, lên công việc, giao việc và báo cáo trực tuyến sẽ giúp các nhà quản lý theo sát tiến độ mà không bị động, tự động đo lường hiệu suất nhân sự hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định ủy quyền
Bạn có thể tham khảo Phần mềm quản lý công việc FastWork Workplace đang được sử dụng phổ biến tại Việt Nam hiện nay.
Tạm kết:
“Chúng ta luôn sẵn sàng đón nhận những điều mới lạ và khó khăn hơn nếu trước đó ta đã đạt được một số thành công nhất định”
Đó là một trong những câu nói đặc sắc nhất trong “Người giỏi không phải là người làm tất cả”. Hy vọng rằng, những gợi ý trong cuốn sách sẽ thay đổi tư duy và cách nhìn nhận của bạn về sức mạnh của việc ủy quyền và giúp bạn đạt được thành công trong công việc và vững tin trên con đường trở thành một nhà quản lý tài ba.
Bài viết được tổng hợp từ đội ngũ FastWork.vn. FastWork hiện là nền tảng Quản trị doanh nghiệp trực tuyến hàng đầu hiện nay với các giải pháp quản trị nhân sự số 4.0
