Dù cuộc cách mạng kỹ thuật số có thay đổi mô hình kinh doanh của hầu hết doanh nghiệp từ offline sang online thì lực lượng hiện trường vẫn chiếm số lượng lớn không thể xóa bỏ, nhất là đối với các lĩnh vực đặc thù như triển khai dịch vụ công cộng, thi công, xây dựng, sửa chữa lắp đặt,…Muốn giám sát tiến độ và đo lường hiệu suất của đội ngũ này, lãnh đạo cần sự hỗ trợ của một phần mềm quản lý lực lượng hiện trường Field Force.
Tại sao lại như vậy? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây!
Mục lục nội dung:
1. Trước tiên, hãy hiểu đúng khái niệm “ Lực lượng hiện trường”
Khi một nhân viên bán hàng trực tiếp bằng hình thức gặp mặt khách hàng thay vì giao dịch qua các kênh online như facebook, website,… , anh ta được phân loại là Đại lý bán hàng trực tiếp (DSA).
Nếu anh ta đi từ nhà này sang nhà khác để cố gắng thuyết phục mọi người mua sản phẩm của mình, anh ta là một nhân viên bán hàng tại hiện trường và một nhóm nhân viên bán hàng như vậy được gọi là một lực lượng hiện trường.
2. Vai trò của lực lượng hiện trường trong việc thúc đẩy doanh nghiệp phát triển
Những doanh nghiệp sở hữu số lượng lớn nhân viên hiện trường thường hoạt động trong các lĩnh vực:
- Bảo trì thang máy
- Bảo trì cửa tự động
- Thi công công trình
- Thi công nội thất
- Bảo trì hệ thống, thiết bị
- Triển khai dịch vụ công cộng
- Kinh doanh, sales thị trường
- Bảo vệ đi tuần
Điểm chung của các doanh nghiệp này là có mạng lưới khách hàng ở khắp mọi nơi, đó là lý do lực lượng hiện trường đóng vai trò chủ lực. Bằng kinh nghiệm, kỹ năng của mình, họ thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm, là những cá nhân trực tiếp mang lại doanh thu, xây dựng thương hiệu, củng cố uy tín, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
Khách hàng có hài lòng về chất lượng dịch vụ hay không, có đánh giá cao thái độ làm việc: sự đúng giờ, tận tâm của đội ngũ nhân sự hay không, tất cả phụ thuộc vào lực lượng hiện trường của bạn.
3. Tại sao doanh nghiệp cần sự hỗ trợ của Phần mềm Field Force để quản lý lực lượng hiện trường?
Trước đây, để theo dõi chặt chẽ đội ngũ bán hàng tại hiện trường, các doanh nghiệp thường cử ra vài cá nhân giám sát, báo cáo giờ giấc ra, vào địa điểm thông qua Zalo. Hoặc thường xuyên kiểm tra hóa đơn điện thoại, hóa đơn thực phẩm, chi phí tài liệu tiếp thị cũng là cách để các nhà quản lý nắm bắt được nhân viên của mình có tranh thủ làm việc cá nhân hay sử dụng ngân sách công ty vào việc riêng hay không?
Liệu đó có là giải pháp tối ưu nhất để quản lý lực lượng hiện trường?
Quản lý bằng Zalo hay các công cụ đơn thuần khác, nhân viên hoàn toàn vẫn có thể làm việc riêng trong giờ. Khi cần hỗ trợ khách hàng khẩn cấp, họ lý do là chưa xong việc để từ chối yêu cầu của nhà quản lý,… Năng suất làm việc không cao, chất lượng không đảm bảo, chưa kể từ chi phí nhân sự giám sát cho đến tiền điện thoại liên hệ cũng vô cùng tốn kém, đó là lý do nhà lãnh đạo cần một phần mềm quản lý lực lượng hiện trường thay vì áp dụng phương pháp quản lý truyền thống.
Với phần mềm Field Force, theo dõi nhân viên mọi lúc mọi nơi không phải là điều duy nhất bạn có thể mong đợi. Nó còn giúp bạn hướng dẫn các đại diện bán hàng tại hiện trường làm việc hiệu quả hơn bằng cách tối ưu hóa các tuyến đường, cuộc gặp gỡ và kế hoạch trong ngày của họ.
Một số tính năng dưới đây sẽ lý giải vì sao phần mềm Field Force trở thành khía cạnh cực kỳ quan trọng của quản lý lực lượng hiện trường.
3.1. Hiểu khách hàng tiềm năng của bạn rõ hơn
Với phần mềm quản lý lực lượng hiện trường, bạn có thể theo dõi hành vi và hoạt động của khách hàng tiềm năng từ điện thoại di động, bao gồm tất cả các trang web họ đã truy cập, thời gian họ dành cho website của bạn là bao lâu, các liên kết họ đã nhấp vào là gì?
Những chi tiết này giúp đội ngũ bán hàng hiểu rõ những gì khách hàng muốn để tiếp cận họ dễ dàng hơn, chinh phục họ nhanh chóng hơn.
3.2. Làm việc trên đường đi
Bản chất di động của phần mềm quản lý lực lượng hiện trường là đảm bảo tính kết nối thông tin xuyên suốt giữa bộ phận văn phòng và đội ngũ hiện trường.
Khi có phát sinh cần xử lý hoặc khách hàng mới cần viếng thăm, nhà lãnh đạo có thể giao việc cho nhân viên hiện trường nhanh chóng và họ ngay lập tức sẽ nhận được thông báo thông qua ứng dụng phần mềm cài đặt trên thiết bị di động.
3.3. Giám sát lộ trình di chuyển của nhân viên trong ngày
Với tính năng theo dõi địa lý kích hoạt trong phần mềm Field Force, bạn có thể ngồi trong văn phòng của mình và theo dõi mọi thứ trên máy tính – những nơi nhân viên hiện trường đi đến, quãng đường họ đi qua và những người họ gặp.
Ngay cả báo cáo công việc hay những chuyến viếng thăm khách hàng đều được cập nhật real-time, giúp bạn nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc, vấn đề phát sinh để có sự hỗ trợ kịp thời.
Bỏ lỡ nhiệm vụ do không nhận được thông báo là lý do không bao giờ được chấp nhận bởi tất cả các công việc nhân viên hiện trường được giao, nhiệm vụ cần hoàn thành trong hôm nay hay sắp tới (thời gian cụ thể) đều được cập nhật tự động. Điều này giúp lực lượng hiện trường có cái nhìn tổng quát để chủ động điều phối công việc, nhà lãnh đạo cũng dựa vào đó để đánh giá hiệu suất của từng cá nhân.
3.4. Kịp thời xử lý các phát sinh tại địa điểm làm việc
100% nhân viên phải chụp ảnh hiện trường làm việc, đặc biệt là khi có phát sinh cần yêu cầu giải quyết gấp. Phần mềm Field Force theo đó sẽ nhanh chóng đề xuất nhân viên phù hợp đáp ứng được 3 yếu tố: trống lịch – gần nhất – đã từng hợp tác để nhà quản lý dễ dàng điều phối, đảm bảo tiến độ công việc diễn ra xuyên suốt, hiệu quả nguyên vẹn. Tránh trường hợp nhân viên lạ, không hiểu rõ vấn đề của khách hàng dẫn đến mất thời gian, chất lượng công việc cũng vì thế mà giảm sút.
Nhờ việc theo dõi vị trí địa lý trực tiếp, khi cuộc gặp mặt đột xuất bị hủy bỏ bởi khách hàng, nhà quản lý cũng có thể dễ dàng sắp xếp cho đại diện bán hàng một đơn vị khác gần địa điểm đó, tránh mất công, hỏng việc.
4. FastWork Field Force – Phần mềm quản lý công việc hiện trường ĐẦU TIÊN VÀ DUY NHẤT tại Việt Nam
FastWork cung cấp giải pháp quản lý lực lượng hiện trường toàn diện cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, thi công, bảo hành bảo trì, lắp đặt, triển khai dịch vụ, đội ngũ sale kinh doanh ngoài thị trường,…với những tính năng chuyên biệt:
- Ghi nhận sự có mặt của nhân viên hiện trường tại địa điểm làm việc thông qua hình thức chấm công FaceID trên di động
- Nhận thông báo tức thời khi nhân viên thực hiện thao tác check-in, check-out khách hàng tại từng địa điểm làm việc
- Theo dõi trực quan lộ trình di chuyển: nhân viên hiện trường đã làm việc những đâu, quãng đường đi như thế nào?
- Môi trường trao đổi công việc thuận lợi, nhận báo cáo real-time giúp nhà quản lý dễ dàng giám sát trạng thái và tiến độ hoàn thành công việc của từng nhân sự bằng công cụ Kanban, GANTT chart,…
- Tính năng chụp ảnh hiện trường, theo dõi địa lý giúp nhân viên nhanh chóng xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên khi có vấn đề phát sinh cũng như nhà quản lý dễ dàng điều phối nguồn lực, hỗ trợ kịp thời.
Tham khảo chi tiết Phần mềm quản lý công việc FastWork Field Force số 1 tại Việt Nam
Phần mềm quản lý lực lượng hiện trường không chỉ dừng lại ở việc theo dõi chặt chẽ những gì nhân viên hiện trường đang làm, ở một khía cạnh khác, đó còn là công cụ giúp các nhà quản lý cải thiện năng suất nhân sự, nâng cao hiệu quả công việc. Một hệ thống hoạt động trên cả nền tảng máy tính, thiết bị di động, đồng bộ hóa với CRM một cách liền mạch là vô cùng cần thiết, giữ vai trò then chốt thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
