Là lãnh đạo, bạn luôn mong muốn nhân viên của mình làm việc chăm chỉ, đúng giờ và mang lại hiệu quả cao. Nhưng để quản lý một đội ngũ nhân viên không bị bó buộc về thời gian và địa điểm làm việc như: đội ngũ nhân viên thi công xây dựng, bảo hành bảo trì, nhân viên dịch vụ khách hàng, nhân viên kinh doanh… là một điều không hề đơn giản. Vậy làm thế nào để quản lý những nhân viên này một cách hiệu quả? Có lẽ đây sẽ là câu hỏi không dễ trả lời nếu như chưa có sự xuất hiện của phần mềm quản lý nhân viên làm việc ngoài hiện trường FastWork.
Thực trạng công tác quản lý nhân viên làm việc ngoài hiện trường tại các doanh nghiệp hiện nay?
Một khảo sát mới nhất về hình thức quản lý nhân viên làm việc ngoài văn phòng của FastWork dựa trên 1000 doanh nghiệp trong nước cho thấy: 80% các doanh nghiệp đang quản lý nhân sự làm việc ngoài văn phòng dựa báo cáo kết quả công việc, 17% quản lý thông qua hình thức gọi điện thoại trực tiếp, nhắn tin, email, 3% còn lại đã bắt đầu ứng dụng công nghệ để quản lý.
Phần lớn các doanh nghiệp Việt hiện nay đang quản lý nhân sự hiện trường bằng cách thụ động, thiếu hiệu quả
Qua đó chỉ ra rằng, phần lớn các doanh nghiệp tại nước ta hiện nay đang quản lý nhân sự làm việc ngoài hiện trường một cách thụ động qua báo cáo công việc hoặc quản lý gián tiếp thông qua điện thoại, email, phần mềm chat (zalo, facebook)… Điều này khiến ban lãnh đạo không chủ động nắm bắt được tình hình công việc bên ngoài, tình trạng “mù thông tin” dẫn tới “thất thoát” nhiều giờ làm việc, hiệu quả công việc giảm sút và tốn chi phí cho những cuộc gọi lặp lại nhàm chán.
Khó chủ động nắm bắt tình hình công việc của nhân viên
Là nhà quản lý nhưng khi được hỏi: nhân viên của bạn đang làm gì, tiến độ công việc đến đâu? liệu bao nhiêu người có thể trả lời được ngay hay lại mất vài phút nhấc điện thoại lên gọi nhân viên để hỏi. Hơn thế, có nhiều nhà quản lý lại chọn hình thức“ngồi chờ” nhân viên gửi báo cáo công việc, thậm chí còn phải nhắn tin, email nhắc, đốc thúc nhân viên làm báo cáo.
Để quản lý nhân sự làm việc ngoài văn phòng hiệu quả, nhiều doanh nghiệp đang dần chuyển hướng sang sử dụng phần mềm quản trị
Không nắm được tình hình công việc, không biết được tiến độ đến đâu, đang ở giai đoạn nào… chắc chắn bạn sẽ không thể hoạch định được thời gian hoàn thành công việc đó. Nếu đó là một dự án lớn, ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có thể doanh nghiệp bạn sẽ phải trả giá bằng doanh thu.
Khó giám sát thời gian làm việc của nhân viên
Một số ban lãnh đạo thậm chí không thể biết được nhân viên đã đi làm chưa, mấy giờ vào ca làm việc? Bởi nhân viên làm việc ngoài văn phòng và không cố định tại một địa điểm nên việc gắn các thiết bị chấm công, camera giám sát là không thể. Chính vì thế nên ban lãnh đạo và cán bộ nhân sự đều không thể biết chính xác thời gian làm việc thực tế của nhân viên đó như thế nào.
Khó giảm sát thời gian làm việc của nhân viên ngoài hiện trường
Hơn thế, một số không nhỏ nhân viên thiếu trách nhiệm trong công việc thường xuyên “tranh thủ” thời gian làm việc để làm việc riêng, đi muộn, về sớm… dẫn đến hiệu suất làm việc giảm, mất nhiều thời gian hoàn thành và bạn hoàn toàn phải trả lương cho khoảng thời gian đó.
Để giải quyết triệt để vấn đề trên, đòi hỏi ở ban lãnh đạo rất nhiều nỗ lực, nỗ lực đầu tư công nghệ và cả con người. Tuy nhiên, bù lại doanh nghiệp sẽ có được thành quả xứng đáng.
Giải pháp quản lý nhân viên ngoài hiện trường hiệu quả nhất thời 4.0
FastWork – phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp ứng dụng công nghệ 4.0 sẽ là giải pháp giúp bạn quản lý nhân viên làm việc ngoài hiện trường hiệu quả và phù hợp nhất hiện nay.
Fastwork được đánh giá là phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả
Xem thêm: Giải pháp quản lý công việc hiện trường toàn diện Field Force
Quản lý kế hoạch thực hiện công việc ngoài hiện trường
Tính năng quản lý công việc FastWork Work + sẽ giúp ban lãnh đạo biết được chi tiết nhân viên của mình đang thực hiện công việc gì, thuộc kế hoạch nào và thời gian nhân viên bắt đầu thực hiện công việc đó.
Dễ dàng quản lý tất cả các kế hoạch công việc ngoài hiện trường của nhân viên
Để bắt đầu một công việc, nhân viên sẽ phải tạo hoặc import kế hoạch công việc lên app FastWork và chọn trưởng phòng, GĐ doanh nghiệp là người theo dõi. Khi nhân viên thực hiện công việc sẽ chuyển trạng thái công việc “chưa thực hiện” sang “đang thực hiện”, đồng thời ngay lúc đó hệ thống cũng tự động gửi thông báo đến người theo dõi. Qua thông báo đó bạn sẽ biết được nhân viên của mình đã bắt đầu thực hiện công việc và công việc đó là gì, thuộc dự án nào?
Ban lãnh đạo không chỉ theo dõi được 1 kế hoạch công việc của 1 nhân viên mà có thể theo dõi tất cả các kế hoạch công việc của nhân viên trên một màn hình.
Tương tác trao đổi công việc trực tuyến với nhân viên ngoài hiện trường
Thay vì ghi nhận vấn đề phát sinh khi thực hiện công việc ngoài hiện trường vào biểu mẫu giấy, báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của sếp để giải quyết vào lần sau thì giờ đây, ban lãnh đạo và nhân viên có thể tương tác nhanh chóng ngay dưới mỗi task nhiệm vụ để giải quyết hiệu quả vấn đề đang gặp khúc mắc.
Với FastWork, nhân viên làm việc ngoài hiện trường có thể trao đổi nhanh với sếp hoặc các đồng nghiệp bằng cách gắn thẻ @tensep_nội dung vấn đề gặp phải ngay trên công việc bằng smartphone.
Tương tác gắn liền với công việc, không bị sao nhãng bởi có nhiều nhóm chat như trên zalo, viber, skype…
Tương tự như Notify của Facebook, phần mềm cũng sẽ gửi Noti đến ban lãnh đạo, ngay lập tức ban lãnh đạo có thể đưa ra ý kiến chỉ đạo thực hiện công việc. Do đó thời gian thực hiện công việc cũng như giải quyết vấn đề phát sinh diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Quản lý nhân viên: Theo dõi kết quả thực hiện công việc theo thời gian thực
Với FastWork, ban lãnh đạo không còn thụ động trong việc theo dõi kết quả thực hiện công việc của nhân viên mà thay vào đó là nắm thế chủ động.
Đối với hình thức quản lý cũ, nhân viên sau khi thực hiện công việc ngoài hiện trường cuối buổi sẽ quay về văn phòng làm báo cáo trên bảng tính Excel hoặc biểu mẫu giấy, in và gửi trực tiếp đến ban lãnh đạo. Thường quá trình này sẽ mất một thời gian nhất định, thậm chí là lâu hơn nếu hôm sau nhân viên đó tiếp tục ra công trình, chưa làm được báo cáo.
Nhưng với FastWork, nhân viên dễ dàng gửi ngay báo cáo công việc cho ban lãnh đạo tại hiện trường bằng biểu mẫu điện tử. Phần mềm sẽ số hóa các tờ khai công việc, biểu mẫu giấy thành hệ thống biểu mẫu điện tử trên phần mềm. Do đó, khi nhân viên kết thúc công việc sẽ điền nhanh kết quả công việc vào biểu mẫu điện tử và gửi cho sếp theo thời gian thực.
Dễ dàng soạn và gửi nhanh báo cáo bằng biểu mẫu và hình ảnh đến ban lãnh đạo ngay tại hiện trường
Phần mềm quản lý nhân sự FastWork còn hỗ trợ báo cáo bằng hình ảnh, nhân viên có thể chụp ảnh thực tế tiến độ hoàn thành công việc tại hiện trường và đính kèm trong file gửi cùng biểu mẫu điện tử đến ban lãnh đạo.
Sau khi nhân viên gửi báo cáo từ hiện trường, ngay tức thì ban lãnh đạo nhận được thông báo có báo cáo công việc mới từ phần mềm và nhấp vào xem trực tuyến ngay trên điện thoại hoặc laptop.
Ban lãnh đạo có thể xem biểu mẫu bằng laptop hoặc ngay trên điện thoại cá nhân
Quản lý thời gian, địa điểm làm việc thực tế của nhân viên
Bằng smartphone bạn có thể quản lý vị trí, thời gian làm việc của nhân mọi lúc mọi nơi: Đầu ngày làm việc, nhân viên tại các địa điểm làm việc sẽ thực hiện chấm công bằng cách chụp ảnh Selfie trên smartphone, phần mềm sẽ tự động ghi lại thời gian và vị trí làm việc của nhân viên đó, đồng thời gửi thông báo đến ban lãnh đạo và những người liên quan như trưởng phòng… Thông qua đó, nhà quản lý có thể biết được thời gian thực tế và địa điểm làm việc của nhân viên.
Ngoài ra, bạn có thể vào app FastWork, chọn tính năng giám sát. Ngay lập tức, hệ thống sẽ hiển thị các danh mục: chấm công, chăm sóc khách hàng, vị trí… Tại đây, bạn có thể chọn nhiều hình thức giám sát thời gian làm việc của nhân viên.
Hình thức chấm công: Sẽ cho bạn biết được tổng số nhân viên đi làm, số nhân viên đi muộn về sớm, số nhân viên nghỉ phép trong ngày và biết được nhân viên của mình đang làm việc tại vị trí nào dưới mô hình bản đồ GPS.
Bằng Smartphone, bạn sẽ nắm bắt được vị trí làm việc của nhân viên và tình hình nhân sự tại địa điểm làm việc trong ngày
Hình thức giám sát lộ trình di chuyển: Bằng hình thức này, bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy lộ trình di chuyển của nhân viên làm việc ngoài hiện trường qua bản đồ số. Nhìn vào vị trí có thể hiện trạng thái, bạn còn có thể biết được nhân viên của mình đang di chuyển hay đứng yên, trên lộ trình đi đã ghé những địa điểm nào?
Lộ trình di chuyển của nhân viên được thể hiện trên bản đồ số
Bằng hình thức này, ban lãnh đạo có thể điều phối những công việc khẩn cấp, gần tuyến đường nhân viên đó đang di chuyển để hoàn thành công việc một cách nhanh nhất và tiết kiệm thời gian, chi phí xăng xe đi lại cho nhân viên.
Đánh giá kết quả làm việc thực tế của nhân viên bằng KPI
Ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá KPI chuyên cần của nhân viên làm việc ngoài hiện trường dựa trên dữ liệu bảng công của nhân viên.
Đánh giá KPI chuyên cần của nhân viên thông qua bảng chấm công
Ngoài ra, ban lãnh đạo còn đánh giá KPI công việc thông qua kế hoạch công việc, tiến độ công việc và số lượng công việc hoàn thành thông qua các biểu mẫu báo cáo và điểm số KPI công việc được đo lường dựa trên thời gian hoàn thành công việc, số % công việc được hoàn thành dựa trên tổng số lượng công việc.
Bảng đánh giá KPI của nhân viên dựa trên các số liệu chấm công, điểm hoàn thành công việc…
Nhân viên cũng chủ động nắm được bảng đánh giá KPI của mình, từ đó có thể đánh giá mức độ hoàn thành công việc, năng lực và có những chính sách cải thiện và phát triển bản thân.
FastWork – phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp đầu tiên tại nước ta có tính năng quản lý nhân viên làm việc ngoài hiện trường thông qua hoạt động chấm công Face ID bằng di động và quản lý công việc Work +, giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian làm việc của nhân viên, nâng cao hiệu suất lao động, giám sát tình hình tuân thủ quy định về thời gian, địa điểm làm việc của công ty.
Với nhiều tính năng vượt trội, FastWork.vn đã giúp hơn 1500 doanh nghiệp, thuộc mọi lĩnh vực, quy mô tin dùng.
Một số khách hàng đang áp dụng giải pháp của FastWork là: VPBank, Seongon, Chuỗi cửa hàng bán lẻ Metro Mart, Bệnh viện Trưng Vương, Nhà máy thuốc lá Khánh Hội, Ta Coffee, Bóng đèn Điện Quang, Phú Hưng Thịnh,…
Nếu bạn có nhu cầu nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ và DEMO TRẢI NGHIỆM phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp FastWork, hãy để lại thông tin đăng ký dưới form hoặc liên hệ: 0983 089 715 để được hỗ trợ nhanh chóng.
