Ứng dụng phần mềm quản lý nhân viên từ xa thay thế cho các phương pháp quản lý thủ công rời rạc được xem là bước tiến mới trong vận hành doanh nghiệp thời đại 4.0. Bởi phần mềm giúp đơn giản hóa quy trình giao việc – nhận việc và báo cáo kết quả công việc giữa quản lý và nhân viên từ bất kỳ đâu. Đồng thời tạo ra môi trường làm việc chung nơi doanh nghiệp có thể kết nối mọi thông tin realtime, tối ưu hóa các nguồn lực để gia tăng năng suất và cải thiện lợi nhuận.
Cùng FastWork khám phá chi tiết những lợi ích, tính năng và chi phí của top 4 giải pháp phần mềm nổi bật đang được nhiều CEO doanh nghiệp trong và ngoài nước tin tưởng triển khai để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả ngay dưới đây.
Mục lục nội dung:
Xu hướng áp dụng công nghệ trong quản lý nhân viên
Nói đến làm việc từ xa là nói đến các ứng dụng thông minh được người sử dụng lao động cũng như người lao động áp dụng khi làm việc nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Hầu hết các ứng dụng làm việc từ xa, phần mềm quản lý nhân viên tại nhà… hiện nay đều được thiết kế theo mô hình Software as a Service (SAAS) với nền tảng đám mây (Cloud).
Thay vì phải bỏ ra nguồn chi phí lớn đầu tư cho server, download phần mềm,… doanh nghiệp hay cá nhân chỉ cần bỏ ra một khoản phí, thậm chí không mất phí để sử dụng phần mềm này. Với định hướng sử dụng dễ dàng ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào, các phần mềm theo mô hình SAAS cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu như tại nhà, quán cà phê,… miễn là có kết nối internet. Nhờ áp dụng công nghệ hiện đại giúp thu hẹp khoảng cách, việc trao đổi, giao tiếp & triển khai công việc được thuận tiện hơn, giúp công việc được giải quyết nhanh chóng.
Nhận thấy những ưu việt khi triển khai quản lý nhân viên làm việc từ xa theo SAAS, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn và áp dụng các phần mềm này chuyên biệt cho từng bộ phận nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong từng công việc.
Các tính năng quan trọng nhất của phần mềm quản lý nhân sự từ xa
Khi tìm kiếm và lựa chọn một giải pháp nhân sự tốt cho nhóm làm việc từ xa, chúng tôi khuyên bạn nên chú ý đến các tính năng sau:
Giao tiếp và cộng tác
- Tạo kênh giao tiếp nội bộ để nhân viên có thể trao đổi công việc, chia sẻ thông tin với nhau. Hỗ trợ các tính năng họp trực tuyến, chat nhóm,… Giúp nhân viên kết nối và cộng tác hiệu quả ngay cả khi làm việc từ xa.
- Quản lý dự án và công việc: Phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ công việc, chia sẻ tệp tin, cộng tác trong các dự án. Giúp nhân viên và quản lý làm việc hiệu quả hơn.
- Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trực tuyến với hình ảnh và âm thanh chất lượng cao. Giúp nhân viên tham gia họp từ xa một cách dễ dàng và thuận tiện.
Quản lý hiệu suất công việc
- Đặt mục tiêu cụ thể cho từng nhân viên hoặc đội nhóm, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả định kỳ. Giúp nhân viên nâng cao hiệu suất công việc và đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, quản lý các loại hình nghỉ phép, tính toán lương thưởng. Giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả chi phí nhân sự.
- Cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất công việc của từng nhân viên, phòng ban, bộ phận. Giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu.
Đào tạo và phát triển
- Xây dựng và quản lý các chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và năng lực của nhân viên.
- Đăng ký tham gia các khóa học đào tạo trực tuyến hoặc trực tiếp. Theo dõi tiến độ & kết quả học tập của nhân viên.
- Báo cáo đánh giá hiệu quả đào tạo để cải thiện chất lượng chương trình đào tạo.
04 phần mềm quản lý nhân viên từ xa tiêu biểu nhất
Thời đại công nghệ phát triển, các nhà cung cấp phần mềm quản trị nhân sự trong và ngoài nước đã cho ra đời nhiều giải pháp chuyên sâu hỗ trợ doanh nghiệp số hóa & vận hành tinh gọn hơn. Chúng tôi đã tổng hợp danh sách 4 phần mềm quản lý nhân viên từ xa được đánh giá cao, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Cùng với đó là những đánh giá về lợi ích, tính năng chính, phản hồi của khách hàng, xếp hạng của người dùng và chi phí của từng giải pháp. Mời bạn tham khảo chi tiết ngay dưới đây.
1. Phần mềm FastWork
FastWork là nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện đang được hơn 3500 doanh nghiệp Việt thuộc nhiều lĩnh vực tin dùng. Phần mềm FastWork sở hữu nhiều tính năng thông minh giúp tăng cường cộng tác và quản lý hiệu quả công việc nhân viên từ xa (đặc biệt là đội ngũ nhân viên sale thị trường, nhân viên kỹ thuật hiện trường,…) như:
Tính năng dành cho nhà quản lý:
- Khởi tạo các nhiệm vụ & mục tiêu, tổ chức lập kế hoạch, lên lịch công việc cho nhân viên theo ngày/ tuần/ tháng trên phần mềm
- Thiết lập trạng thái ưu tiên/ khẩn cấp cho từng nhiệm vụ. Dễ dàng trao đổi tương tác, đính kèm file tài liệu trực tiếp trong từng đầu việc,…
- Nhà quản lý theo dõi vị trí tất cả nhân viên kỹ thuật trên Map, thời gian check-in gần nhất để biết nhân viên nào đang rảnh, trống lịch, nhân viên nào có địa điểm làm việc gần vị trí khách hàng có phát sinh nhất để điều động hỗ trợ, xử lý sự cố kịp thời
- Theo dõi realtime tiến độ thực hiện công việc thông qua lịch sử công việc, lịch sử check-in & báo cáo phát sinh của nhân viên trong quá trình làm việc
- Cho điểm số trên từng công việc, tổng kết workload từng nhân viên để phục vụ đánh giá hiệu suất với KPI
Theo dõi sát sao tiến độ thực hiện công việc trên FastWork
Theo dõi thời gian & vị trí làm việc của nhân viên từ xa
Tính năng dành cho nhân viên:
- Chấm công trực tuyến trên app điện thoại, nhận diện khuôn mặt FaceID.
- Bảng lương được cập nhật tự động, toàn bộ các đơn từ xin nghỉ, nghỉ phép, công tác,… cũng đều được thực hiện và phê duyệt ngay trên phần mềm
- Sử dụng app FastWork xem nhanh lịch làm việc trong ngày, tra cứu thông tin khách hàng & nhiệm vụ, yêu cầu công việc cụ thể
- Phần mềm tự động nhắc nhở công việc hằng ngày giúp nhân viên biết ngay được hôm nay mình cần phải làm gì, công việc còn tồn nhiều hay không, từ đó chủ động sắp xếp để hoàn thành đúng yêu cầu & thời hạn
- Dễ dàng ghi nhận vấn đề, báo cáo phát sinh bằng biểu mẫu có sẵn trên app. Báo cáo tiến độ, kết quả, đánh dấu hoàn thành công việc nhanh chóng,…
App mobile FastWork thuận tiện cho nhân viên chấm công & báo cáo công việc từ xa
Là giải pháp cloud, cho phép người dùng dễ dàng truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi trên Web app và mobile app, phần mềm FastWork không những khắc phục tất cả điểm yếu, bất cập trong cách quản lý thủ công, mà còn hỗ trợ Ban lãnh đạo, nhân viên các bộ phận phòng ban, đội ngũ cộng tác viên, kỹ thuật viên… phối hợp làm việc trơn tru & hiệu quả hơn.
Link Demo phần mềm quản lý nhân viên từ xa FastWork
2. Phần mềm HRLocker
HRLocker là giải pháp phần mềm cloud hỗ trợ quản lý các nhóm làm việc từ xa hoặc hybrid working hiệu quả. Nền tảng này cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7 để giải quyết mọi vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng, vì vậy bạn có thể tập trung vào trách nhiệm cốt lõi của mình mà không phải lo lắng về các vấn đề kỹ thuật hoặc thời gian ngừng hoạt động của hệ thống. Người dùng có thể dễ dàng cài đặt phần mềm trên các thiết bị iOS và Android.
Giao diện phần mềm HRLocker
Các tính năng chính của HRLocker:
- Quản lý chấm công: ghi lại số giờ, tổng thời gian làm việc của nhân viên, quản lý trực tuyến đơn từ, quỹ phép
- Lưu trữ và tra cứu tài liệu nội bộ, tài liệu phục vụ công việc, ký số nhanh chóng
- Quản lý tuyển dụng, định hướng và đào tạo phát triển cho nhân viên mới
- Quản lý hiệu suất: đặt ra mục tiêu, tiến hành đánh giá thường xuyên và đưa ra phản hồi để thúc đẩy sự tăng trưởng và phát triển của nhân viên
- Quản lý dự án: cho phép bạn tạo dự án, phân công vai trò và theo dõi tiến độ công việc một cách dễ dàng
- Tích hợp với hơn 20 ứng dụng phổ biến như Google Calendar, LinkedIn và Microsoft Office
- Cho phép bạn tạo các báo cáo tùy chỉnh như bảng chấm công, số lượng nhân viên, kết quả đào tạo, báo cáo hiệu suất,…
HRLocker có miễn phí trong 6 tháng cho tối đa nhóm bốn người dùng. Gói HR Essentials từ 5usd/ người dùng/tháng và gói HR Professional từ 7usd/ người dùng/tháng.
Link tham khảo phần mềm quản lý nhân viên từ xa HRLocker
3. Phần mềm BambooHR
Giao diện phần mềm BambooHR
Giống như HRLocker, Bamboo HR đơn giản hóa các quy trình như tuyển dụng, onboarding, tính lương và quản lý thời gian làm việc. Phần mềm lý tưởng dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Các tính năng chính giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên từ xa hiệu quả trên Bamboo HR:
- Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) giúp bạn quản lý quy trình tuyển dụng online, từ đăng tin tuyển dụng và theo dõi ứng viên cho đến gửi thư mời làm việc
- Quản lý thời gian, theo dõi lịch làm việc của nhân viên
- Quản lý tiền lương, phúc lợi
- Báo cáo bằng quy trình làm việc tự động và số liệu phân tích dựng sẵn giúp hợp lý hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và cung cấp thông tin chuyên sâu về xu hướng lực lượng lao động, giúp đưa ra quyết định phù hợp dựa trên dữ liệu.
- Cho phép bạn thực hiện các cuộc khảo sát trực tuyến để cải thiện văn hóa và tăng sự gắn kết của công ty.
Xếp hạng và đánh giá của người dùng BambooHR trên:
- G2: 4,4/5 (1.210+ đánh giá)
- Capterra: 4,6/5 (1.920+ đánh giá)
Link tham khảo phần mềm Bamboo HR
4. Phần mềm Slack
Slack là một nền tảng giao tiếp và cộng tác nhóm được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp và tổ chức trong và ngoài nước. Nó cho phép người dùng nhắn tin, chia sẻ tệp, gọi điện thoại và video, đồng thời tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả.
Giao diện phần mềm Slack
Điểm nổi bật của phần mềm Slack:
- Giao tiếp hiệu quả: Slack giúp bạn dễ dàng giao tiếp với các nhân viên làm việc từ xa thông qua tin nhắn trực tiếp, tin nhắn nhóm và kênh group theo chủ đề.
- Chia sẻ tệp dễ dàng: Chia sẻ tệp và tài liệu với các thành viên trong nhóm một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Gọi điện thoại và video: Thực hiện cuộc gọi điện thoại và video chất lượng cao ngay trong Slack.
- Tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau như Google Drive, Dropbox, Jira, Trello, v.v. để tự động hóa quy trình làm việc và tăng hiệu suất.
- Khả năng tùy chỉnh cao: Tùy chỉnh giao diện Slack theo nhu cầu của từng doanh nghiệp.
- Hoạt động trên nhiều nền tảng: Slack có sẵn trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm web, máy tính để bàn, di động và máy tính bảng.
Slack có phiên bản miễn phí bao gồm các tính năng cơ bản như nhắn tin, gọi nhóm, lưu trữ tài liệu,… Các gói trả phí có giá khởi điểm là 7,25 USD/người dùng/mỗi tháng. Link tham khảo phần mềm Slack.
Hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên từ xa hiệu quả
1. Xác định nhu cầu và mục tiêu sử dụng:
- Xác định rõ các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, các vấn đề cần giải quyết, quy trình cần tự động hóa và các tính năng cần thiết cho phần mềm quản lý nhân viên từ xa
- Thu thập ý kiến từ các phòng ban liên quan, đặc biệt là bộ phận nhân sự để có được cái nhìn toàn diện về nhu cầu dùng phần mềm
- Đề ra mục tiêu rõ ràng của việc số hóa, sử dụng phần mềm, ví dụ như: nâng cao hiệu quả làm việc từ xa, giảm thiểu chi phí nhân sự, gia tăng trải nghiệm nhân viên, v.v.
2. Tính năng và khả năng đáp ứng của phần mềm
- Lựa chọn phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để đáp ứng tốt nhu cầu và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.
- Đánh giá khả năng tùy chỉnh và mở rộng của phần mềm để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
3. Dễ sử dụng và thân thiện với người dùng:
- Ưu tiên phần mềm có giao diện trực quan, dễ sử dụng và dễ dàng học tập cho cả người quản lý và nhân viên.
- Cung cấp hỗ trợ đầy đủ, bao gồm hướng dẫn sử dụng, tài liệu tham khảo và dịch vụ hỗ trợ khách hàng chu đáo.
- Trực tiếp trải nghiệm bản Demo để đánh giá giao diện cấu hình, tính năng, tốc độ xử lý dữ liệu, khả năng tích hợp của từng phần mềm.
4. Bảo mật và độ tin cậy:
- Lựa chọn phần mềm có các biện pháp bảo mật tiên tiến để đảm bảo an toàn cho dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp.
- Đảm bảo phần mềm có độ tin cậy cao và hoạt động ổn định để tránh gián đoạn công việc.
5. Chi phí và khả năng chi trả:
- So sánh giá của các phần mềm khác nhau và lựa chọn giải pháp phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
- Cân nhắc các chi phí bổ sung như phí đào tạo, phí cài đặt, phí bảo trì và phí nâng cấp phần mềm,..
6. Tích hợp với các hệ thống khác:
- Ưu tiên lựa chọn phần mềm có thể tích hợp với các hệ thống khác đang được sử dụng trong doanh nghiệp, ví dụ như hệ thống CRM, ERP, v.v.
- Đảm bảo khả năng tương thích và trao đổi dữ liệu dễ dàng giữa các hệ thống để tránh phân mảnh thông tin.
7. Danh tiếng và uy tín của nhà cung cấp:
- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín và có kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm quản lý nhân viên từ xa.
- Đọc các đánh giá và phản hồi từ khách hàng khác để có cái nhìn khách quan về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp.
Kết luận
Lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự từ xa là một quyết định quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành tinh gọn, tổ chức công việc xuyên suốt và tối ưu hóa các nguồn lực. Bằng cách thực hiện những hướng dẫn trên, các CEO, nhà điều hành có thể lựa chọn được giải pháp công nghệ phù hợp nhất với nhu cầu, năng lực nội tại và mục tiêu của doanh nghiệp mình.
Cuối cùng, Quý khách hàng quan tâm đến Phần mềm Quản lý nhân sự FastWork, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn miễn phí & Demo 1-1 với chuyên viên.
