Ngày 15/10/2018, tại Hà Nội, Ban Giám đốc Trung tâm Điều Tra Môi Trường Biển đã ký quyết định ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp FastWork, nhằm khắc phục khó khăn trong quản lý công việc dự án, tối ưu thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ nhân viên.
Khó khăn nhỏ vấn đề lớn
Hoạt động trong môi trường đặc thù nghiên cứu tài nguyên biển, Trung tâm Điều Tra Môi Trường Biển đang gặp nhiều khó khăn trong quản lý công việc dự án. Với nhiều dự án, chuyên đề và hàng trăm đầu mục công việc con, công việc phụ thuộc nhưng Trung tâm Điều Tra Môi Trường Biển chưa có công cụ hỗ trợ quản lý tập trung công việc dự án trên một hệ thống, không giám sát thường xuyên tiến độ dự án dẫn đến không hoàn thành đúng tiến độ. Ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động công việc, lợi nhuận của Trung tâm.
Hướng dẫn triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp tại FastWork
Một vấn đề khác cũng đang tồn đọng tại Trung tâm Điều Tra Môi Trường Biển đó là đội ngũ nhân viên chưa tuân thủ nguyên tắc thời gian làm việc tại Trung tâm. Dẫn đến thời gian làm việc kéo dài mà hiệu quả công việc không cao. Tình trạng cán bộ nhân viên đi muộn, về sớm thường xuyên xảy ra tại Trung tâm Điều Tra Môi Trường Biển.
Khắc phục khó khăn chỉ bằng “cái gật đầu”
Để giải quyết triệt để các khó khăn trong tổ chức, Giám đốc Trung tâm Điều Tra Môi Trường Biển đã quyết định ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp FastWork. Cụ thể là sử dụng giải pháp quản lý dự án và giải pháp giám sát thời gian làm việc của nhân viên.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp FastWork, với tính năng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ trong doanh nghiệp như: quản lý công việc, quản lý dự án, quản lý chăm sóc khách hàng CRM, quản lý nhân sự HRM… giúp doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ trên một hệ thống tập trung trực tuyến.
Giải quyết khó khăn trong quản lý dự án với FastWork quản lý dự án
Ứng dụng giải pháp quản lý dự án, Trung tâm Điều Tra Môi Trường Biển đã loại bỏ 100% những khó khăn trong cách quản lý. Giờ đây, nhà quản lý dự án có thể khởi tạo và giao nhanh công việc cho nhân viên dù ở bất cứ đâu bằng smartphone kết nối internet, 3G. Nhà quản lý và nhân viên cũng dễ dàng quản lý tập trung công việc dự án trên một hệ thống trực tuyến và dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, bởi phần mềm sẽ tự động cập nhật tiến độ công việc theo thời gian thực hiện hoặc số công việc hoàn thành trên tổng số công việc.
Dễ dàng phân rã công việc và quản lý công việc phụ thuộc trong dự án với FastWork
Sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp FastWork giúp Trung tâm Điều Tra Môi Trường Biển phân rã công việc, hạng mục công việc dễ dàng hơn theo cấu trúc WBS và làm rõ tính chất phụ thuộc giữa các công việc. Từ đó, công việc trong dự án tại Trung tâm Điều Tra Môi Trường Biển luôn được thực trình tự, hoàn thành đúng tiến độ.
Dễ dàng theo dõi tổng quan hoặc chi tiết công việc dự án bằng smartphone
Mặt khác, các thành viên tham gia dự án cũng dễ dàng trao đổi, chia sẻ tài liệu chung liên quan tới công việc để giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời. Phần mềm quản trị doanh nghiệp FastWork có thể xem là môi trường trao đổi xuyên suốt, không bị miss thông tin cũng như sao nhãng vì không có nhiều nhóm chat liền lúc.
Loại bỏ tình trạng “tăng” giờ làm “giảm” công việc tại Trung tâm Điều Tra Môi Trường Biển
Giải pháp giám sát thời gian làm việc giúp Trung tâm Điều Tra Môi Trường Biển tối ưu thời gian làm việc của nhân viên. Nhà quản lý dễ dàng giám sát việc nhân viên trong doanh nghiệp, tổ chức có tuân thủ đúng quy định về thời gian làm việc, vị trí làm việc bằng bản đồ số GPS.
Nhân viên tại Trung tâm Điều tra Môi Trường biển sẽ khai báo thời gian, vị trí làm việc thông qua hình thức chấm công trực tuyến
Hằng ngày, nhân viên sẽ thực hiện chấm công bằng hình thức chụp ảnh chân dung trên app phần mềm để khai báo vị trí cũng như thời gian làm việc. Phần mềm sẽ tự động tổng hợp dữ liệu bảng công thông qua dữ liệu chấm công và đơn từ nghỉ phép, công tác của nhân viên.
Giám sát vị trí làm việc của nhân viên, Trung tâm Điều Tra Môi Trường Biển nâng cao được năng suất làm việc. Dẹp bỏ tình trạng nhân viên thực hiện công việc đơn giản trong nhiều ngày và tình trạng “ăn cắp” thời gian làm việc để cà phê, mua sắm…
“Tôi rất hài lòng với những tiện ích mà phần mềm quản trị doanh nghiệp FastWork mang lại, mới áp dụng những giải pháp trên mà Trung tâm Điều Tra Môi Trường Biển đã giảm thiểu được khối lượng giấy tờ đáng kể. Bởi nhân viên không phải gửi đơn từ giấy, người duyệt cũng không phải ký tay mà tất cả đều thực hiện nhanh chóng thông qua smartphone.
Hơn thế, thời gian giải quyết công việc cũng diễn ra nhanh chóng, với công việc được hoàn thành chất lượng hơn”
