Ivy Lee là phương pháp giúp nhà điều hành doanh nghiệp hoàn thành được nhiều công việc hơn mà vẫn đảm bảo hiệu quả. Dù đã ra đời hơn 100 năm, nhưng đây vẫn là phương pháp được rất nhiều tập đoàn lớn trên thế giới áp dụng.
Để nâng cao hiệu suất công việc cá nhân và phòng ban, các nhà quản lý có thể dùng phần mềm công nghệ hỗ trợ khi áp dụng phương pháp Ivy Lee.
Mục lục nội dung:
Câu chuyện của nhà điều hành trăn trở với bài toán nâng cao hiệu suất làm việc
Vào những năm 1918, với mong muốn tìm kiếm phương pháp để hoàn thành công việc hiệu quả, Charles M. Schwab đã quyết định sắp xếp cuộc gặp với chuyên gia tư vấn Ivy Lee.
Charles M. Schwab là nhà điều hành của Bethlehem Steel – Tập đoàn đóng tàu và sản xuất thép lớn thứ 2 nước Mỹ. Ông cũng thuộc top những người giàu nhất thế giới vào thời điểm đó.
Ivy Ledbetter Lee là một trong những người tiên phong phát triển lĩnh vực quan hệ công chúng ở Mỹ, vào đầu thế kỷ 20. Ngoài ra, ông còn là một doanh nhân tự thân rất thành công, với vai trò chuyên gia tư vấn cho nhiều tập đoàn lớn như Standard Oil,…
Trong buổi gặp, Schwab đã mời Ivy Lee đến văn phòng của mình và nói: “Hãy chỉ cho tôi cách để làm được nhiều việc hơn.”
“Chỉ cần dành cho tôi 15 phút làm việc với từng Giám đốc điều hành, những người đứng đầu trong doanh nghiệp của anh. Tôi sẽ giúp mọi việc xoay chuyển nhanh chóng”, Ivy Lee đáp.
Ivy Lee đã ngồi lại với các nhà quản lý của Bethlehem Steel và giải thích phương pháp của mình trong vòng 15 phút, đúng như những gì ông đã hứa. Khi Schwab hỏi về số tiền sẽ phải trả cho dịch vụ tư vấn, Ivy Lee đáp:
“3 tháng sau, nếu anh thấy được hiệu quả trong quá trình làm việc, hãy trả cho tôi một tấm séc bất kỳ mà anh cảm thấy xứng đáng”.
Sau đúng 3 tháng, Ivy Lee đã nhận được một tấm séc trị giá 25.000 USD (khoảng 500.000 USD ngày nay).
Vậy, Ivy Lee đã nói gì với những vị Giám đốc điều hành?
Quy tắc hoạt động của phương pháp Ivy Lee
Chỉ trong 15 phút, Ivy Lee đã hướng dẫn cho các nhà quản lý cách để làm được nhiều việc hơn trong cùng quỹ thời gian họ có. Từng bước thực hiện được cho là hết sức đơn giản, và chỉ cần bắt đầu với một mẩu giấy ghi chú.
1. Lên danh sách những việc cần làm
Vào cuối ngày làm việc, hãy viết ra 6 nhiệm vụ bạn cần hoàn thành vào ngày mai. Bạn có thể chọn làm ít hơn nhưng không nên đặt quá nhiều mục tiêu công việc trong một ngày.
2. Phân loại từng đầu việc
Nhà quản lý nên phân loại mức độ quan trọng và chia thời gian cụ thể cho mỗi đầu việc. Ví dụ: “Nhiệm vụ 1” là quan trọng nhất sẽ làm đầu tiên, còn “Nhiệm vụ 6” ít quan trọng nhất sẽ làm cuối cùng.
3. Tập trung hoàn thành từng công việc
Bắt đầu ngày làm việc của bạn với nhiệm vụ được đặt đầu tiên trong danh sách. Hãy làm cho đến khi thật sự hoàn thành rồi mới chuyển sang công việc thứ hai. Và, đừng để bị phân tâm bởi những nhiệm vụ còn lại. Nếu chưa kịp hoàn thành, bạn có thể chuyển nó sang danh sách công việc của ngày hôm sau.
4. Lặp lại quy trình
Hãy thực hiện phương pháp Ivy Lee trong vòng một đến hai tuần, để biết được trung bình bạn có thể hoàn thành bao nhiêu nhiệm vụ/ ngày. Sau đó điều chỉnh danh sách nhiệm vụ cho phù hợp với năng lực của bản thân. Cuối cùng, hãy lặp đi lặp lại quy trình này mỗi ngày.
Từng bước để thực hiện phương pháp Ivy Lee không hề phức tạp, nhưng lý do gì khiến các nhà lãnh đạo quản lý công việc hiệu quả đến vậy?
Gợi ý nhà quản lý tìm đọc thêm: Ứng dụng mô hình quản lý 3 chiều kết nối công việc liên phòng ban
Lợi ích của việc quản lý công việc theo phương pháp Ivy Lee
Phương pháp Ivy Lee buộc bạn nhanh chóng đưa ra những quyết định về nhiệm vụ ưu tiên trước khi bị phân tâm bởi những việc khác. Nó giúp nhà quản lý định hướng rõ đích đến của mình và tập trung thực hiện chúng.
Khi thực hiện quy tắc trong phương pháp này, bạn sẽ tối đa hóa năng suất của mình bằng cách chỉ dành thời gian cho những mục tiêu nhỏ. Từ đó, dần dần thúc đẩy bạn tiến tới thành công. Ngoài ra, việc lập kế hoạch công việc từ ngày hôm trước cũng giúp bạn bắt đầu ngày làm việc mới dễ dàng và hiệu quả hơn.
Hơn nữa, phương pháp Ivy Lee cho bạn thấy chính xác những gì cần phải hoàn thành trong ngày. Sau khi làm xong một nhiệm vụ, bạn không cần phải mất thời gian suy nghĩ về việc phải làm gì tiếp theo. Vì đã có một kế hoạch rõ ràng được vạch ra cho bạn.
Trong xã hội hiện đại, multitasking (làm việc đa nhiệm) là khái niệm không còn xa lạ với nhiều người. Thế nhưng, bận rộn hơn chưa chắc đã giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn. Thực tế, càng ít vấn đề cần quan tâm thì bạn càng làm việc tốt hơn. Đó là lý do Ivy Lee khuyên bạn chỉ nên đặt nhiều nhất 6 mục tiêu công việc trên ngày.
Dễ dàng ứng dụng Ivy Lee, làm việc hiệu quả hơn nhờ công nghệ
Ngoài việc sử dụng các công cụ thủ công như giấy note, microsoft office,… để lên danh sách các nhiệm vụ theo phương pháp Ivy Lee. Các nhà điều hành doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp phần mềm quản lý công việc trực tuyến – FastWork Work+.
FastWork Work+ giúp nhà quản lý và nhân sự số hóa phương pháp làm việc Ivy Lee, cho phép người dùng:
- Lên danh sách công việc theo ngày, tuần, tháng ngay trên 2 nền tảng web và di động. Đồng thời, giúp bạn dễ dàng phân loại mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ, đánh dấu ngay khi hoàn thành. Không chỉ giúp nhà quản lý theo dõi toàn bộ công việc từ tổng quan đến chi tiết của bản thân, mà còn kiểm soát được hiệu suất làm việc của từng phòng ban.
- Phân loại công việc quan trọng hay không quan trọng
- Tạo và lặp lại quy trình công việc, dự án theo mẫu giúp tối ưu thời gian
- Cung cấp đa dạng mô hình báo cáo tiến độ như Dashboardhỗ trợ xem nhanh tổng quan tình trạng thực hiện công việc của các nhân viên, phòng ban, nhóm và các dự án phụ trách, danh sách giúp giám sát tình trạng thực hiện từng công việc, gồm tiến độ, thời gian hoàn thành, thời gian quá hạn, Kanban giúp dễ dàng thêm mới công việc và giao việc cho nhân viên có lịch trống, không bị trùng lặp deadline, Gantt chart giúp theo dõi tính chất phụ thuộc giữa các công việc, cập nhật trạng thái thực hiện công việc nhanh chóng.
Tìm hiểu thêm: Top công cụ & phần mềm Kanban quản lý công việc hiệu quả
Đã có hơn 3500 doanh nghiệp đa dạng lĩnh vực đã áp dụng thành công phần mềm FastWork Work+. Không chỉ giúp các nhà quản lý điều hành công việc thuận tiện hơn, FastWork còn là giúp nhân viên của bạn làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày. Tham khảo áp dụng phương pháp quản lý công việc Ivy Lee và số hóa trên FastWork Work+ ngay, đăng ký tư vấn để nhận trải nghiệm DEMO.
