Ứng dụng mô hình quản lý 3 chiều kết nối công việc liên phòng ban

By 28 Tháng Mười Hai, 2021Tháng Hai 14th, 2022Case Study

Khi nhân sự ngày càng mở rộng, doanh nghiệp phình to, ngày càng nhiều phát sinh xảy ra trong khâu tổ chức – theo dõi & đánh giá hiệu suất công việc. Thấu hiểu rõ nguyên nhân chính xuất phát từ những công cụ giao việc lẻ tẻ, thiếu liên kết khiến nhân viên thay nhau đổ lỗi, các doanh nghiệp có xu hướng ứng dụng mô hình quản lý công việc 3 chiều nhằm chủ động trong khâu điều phối – tiếp nhận báo cáo & kết nối phòng ban. 

Thực tế tồn tại trong các doanh nghiệp vẫn đang duy trì những công cụ làm việc cũ

Phương thức làm việc qua Email, Excel hay các phần mềm chat vẫn là giải pháp được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Về cơ bản, chúng vẫn đáp ứng được nhu cầu giao việc & quản lý công việc, tuy nhiên nó dẫn tới 3 lỗi cơ bản trong công tác quản lý & tổ chức, đó là:

Lỗi bị động

  • Nhân viên không chủ động nắm rõ được vai trò, trách nhiệm cá nhân đối với tập thể. 
  • Quản lý thì bị động trong khâu tiếp nhận báo cáo & phát hiện điểm nóng gây tắc nghẽn quy trình.

Lỗi thông tin

  • Nhân viên bị xao nhãng bởi các group chat, làm việc mất tập trung, thường xuyên bỏ sót thông tin. Nhà quản lý thì không thể theo sát chặt chẽ tiến độ, không biết được nhân viên đang làm gì, làm đến đâu & hiệu quả ra sao?
  • Nhân viên không quản lý được kế hoạch công việc cá nhân, thường xuyên chậm deadline, không biết cách phối hợp với các phòng ban khác khiến hiệu suất công việc giảm sút.

Đổ lỗi  

  • Xây dựng quy trình trên lý thuyết nhưng không áp dụng triệt để trong thực tế. Việc phối hợp giữa các phòng ban rối rắm, nhiệm vụ chồng chéo, rườm rà thêm việc cho nhân viên. Khi quy trình vận hành không tốt, quản lý không biết nguyên nhân do đâu, xuất phát từ giai đoạn nào để có phương án giải quyết tối ưu.
  • Nhân viên đổ lỗi lẫn nhau, không ai nhận trách nhiệm về mình khi công việc chung chậm trễ

Doanh nghiệp tìm hiểu thêm: Review chuyên sâu 7 phần mềm quản lý công việc dành cho nhóm/doanh nghiệp

Làm thế nào để xóa bỏ thói quen đổ lỗi, xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc?

Một môi trường làm việc gắn kết, đề cao tinh thần trách nhiệm luôn là mục tiêu hàng đầu các doanh nghiệp hướng tới. Để làm được điều đó, việc xây dựng quy trình làm việc minh bạch là vô cùng cần thiết – minh bạch công việc từng nhân sự – minh bạch vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân. Nhằm triệt tiêu thói quen đổ lỗi, không chỉ là nguyên nhân gây bất đồng nội bộ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu suất công việc chung. 

Tuy nhiên, nếu tiếp tục duy trì các công cụ làm việc cũ, những vấn đề tồn tại trong nội bộ doanh nghiệp vẫn luôn tồn tại. Làm sao để quy rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình khi bạn không có SỐ LIỆU ĐO LƯỜNG CỤ THỂ. Làm sao để từng nhân tố hiểu rõ trách nhiệm bản thân đối với tập thể khi những công việc cứ chồng chéo lên nhau, người này không làm đã có người khác làm?

Trước tất cả những bất cập đó, nhiều doanh nghiệp có xu hướng áp dụng mô hình quản lý 3 chiều số hóa quy trình công việc, tự động hóa các tác vụ lặp lại từ giao/ nhận & đánh giá hiệu suất công việc trên một phần mềm tập trung trực tuyến.

Cách vận hành mô hình quản lý 3 chiều của các doanh nghiệp số hóa thành công

Rất nhiều doanh nghiệp Việt lựa chọn mô hình quản lý 3 chiều là bước đi đầu tiên trên hành trình số hóa. Và họ đã thành công trong việc đổi mới phương thức làm việc thủ công vốn đã rất quen thuộc để tiếp cận với phần mềm công nghệ mới, đem lại hiệu quả tối ưu trong việc kết nối & vận hành.

Mô hình quản lý công việc 3 chiều là gì?

Định nghĩa 1 cách đơn giản, đây là mô hình quản lý công việc theo chiều dọc từ trên xuống, từ dưới lên & theo chiều ngang. Thể hiện mối liên kết giữa sếp – nhân viên & các phòng ban, cụ thể:

  • Cấp trên giao việc & theo dõi tiến độ từ trên xuống
  • Các phòng ban phối hợp theo quy trình chiều ngang
  • Nhân viên báo cáo, đề xuất chủ động từ dưới lên
Mô hình vận hành 3 chiều đang được sử dụng rộng rãi
Mô hình vận hành 3 chiều đang được sử dụng rộng rãi

Triển khai mô hình quản lý 3 chiều trên phần mềm FastWork

Bộ ứng dụng Quản trị công việc & Hiệu suất FastWork Work+ được hơn 3500+ doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn thay thế phương thức làm việc qua Zalo, Excel, Gmail vốn đã lỗi thời & nhiều bất cập.

1. Chiều từ trên xuống dưới

  • Nguyên tắc: Cấp trên giao việc, điều phối công việc & theo dõi tiến độ thực hiện của nhân sự
  • Mô hình quản lý: Gantt chart, Kanban, Nguồn lực, To-do list
  • Ứng dụng sử dụng: FastWork Workplace

Trên FastWork, ban lãnh đạo dễ dàng lên kế hoạch công việc, tổ chức dự án, khai báo danh sách công việc và gán người phụ trách cho từng hạng mục tương ứng với deadline cụ thể.

FastWork cung cấp 4 mô hình báo cáo trực quan gồm Gantt Chart, Kanban Board, Checklist và Lịch biểu giúp giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện công việc của từng nhân viên theo: số công việc đã làm, số công việc chưa làm – quá hạn….

Hỗ trợ tìm nhanh trong một khoảng thời gian nhất định nhân viên nào chưa có lịch làm việc để phân bổ công việc hiệu quả tránh quá tải dẫn đến tắc nghẽn công việc. Đồng thời tự động tổng hợp kết quả thực hiện công việc thành KPI nhân viên – căn cứ đánh giá hiệu suất, khen thưởng chính xác.

Toàn bộ những thông tin, cập nhật mới đều được thông báo real-time đến những cá nhân liên quan. Người phụ trách, theo dõi được phép bình luận trực tiếp dưới từng Task (đầu việc), tạo thêm Sub-Task (đầu việc nhỏ) khi phát sinh công việc.

Quản lý công việc dạng List trên FastWork Workplace
Quản lý công việc dạng List trên FastWork Workplace

2. Chiều ngang: Các phòng ban phối hợp làm việc theo quy trình

  • Nguyên tắc: Thiết lập & chuẩn hóa mọi quy trình từ Marketing – Kinh doanh – HCNS. Kéo thả để bàn giao công việc giữa các phòng ban.
  • Mô hình quản lý: Kanban, List.
  • Ứng dụng sử dụng: FastWork Workflow

Toàn bộ quy trình làm việc từ: Sales, marketing, sản xuất, pháp chế, kỹ thuật được thiết lập nhanh chóng trên FastWork với đầy đủ các thông tin về các bước trong quy trình, nhân sự phụ trách từng bước, SLA (thời gian cam kết hoàn thành). 

Nhân viên chủ động tạo task, thao tác kéo – thả để phối hợp hoàn thành công việc theo quy trình có sẵn. Tự động chuyển bước trong quy trình, giao việc cho nhân viên khi đến lượt thực hiện.

Quản lý nắm bắt trực quan & nhanh chóng giai đoạn nào đang có công việc ứ đọng, quy trình đang bị nghẽn ở bước nào để có phương án xử lý tối ưu & kịp thời. 

Tự động hóa quy trình công việc trên FastWork Workflow
Tự động hóa quy trình công việc trên FastWork Workflow

Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp cần một phần mềm tự động hóa quy trình công việc?

3. Chiều từ dưới lên: Nhân viên báo cáo, đề xuất trực tuyến – chủ động

  • Nguyên tắc: Nhân viên báo cáo, tạo đề xuất ngay trên phần mềm mà không cần gửi email hay chat zalo
  • Mô hình quản lý: List
  • Ứng dụng sử dụng: FastWork Request

Các đề xuất thay vì gửi email hoặc trình ký thủ công sẽ được khởi tạo, phê duyệt, ủy quyền duyệt, thực hiện sau duyệt tập trung trên Mobile App/ Web App FastWork. Tạo các quy trình duyệt đề xuất theo cấp, gán người duyệt tại từng bước đảm bảo đề xuất được duyệt đúng trình tự. Các cá nhân liên quan thực hiện trao đổi, tương tác trực tiếp dưới từng đề xuất – đảm bảo luồng thông tin được truyền tải xuyên suốt & đúng nghĩa. 

Việc áp dụng đề xuất online giúp tăng tính chính xác & rút ngắn tối đa thời gian chờ thủ tục trình ký, quản lý biết được đề xuất nào cần ưu tiên xử lý trước để đưa ra quyết định nhanh chóng. Nhân viên không bị động chờ đợi, chủ động công việc theo sát kế hoạch đặt ra thay vì phụ thuộc vào thời gian phê duyệt đề xuất từ ban lãnh đạo. 

Con số ấn tượng: chỉ sau 1 tháng sử dụng, Công ty CP Bánh kẹo Bảo Hưng đã thực hiện và xử lý 841 đề xuất trên phần mềm. Hoàn toàn thay thế đề xuất giấy
Con số ấn tượng: chỉ sau 1 tháng sử dụng, Công ty CP Bánh kẹo Bảo Hưng đã thực hiện và xử lý 841 đề xuất trên phần mềm.
Hoàn toàn thay thế đề xuất giấy

Xem chi tiết tính năng & hướng dẫn sử dụng Bộ công cụ Quản trị công việc & Hiệu suất FastWork WORK+ TẠI ĐÂY

Là một trong những đơn vị tiên phong chuyển đổi số ngành Giáo Dục, Trường Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng (CIC) lựa chọn triển khai FastWork cho hơn 100 nhân sự ở cấp quản lý và trưởng các bộ môn nhằm giảm tải áp lực, tối ưu hiệu suất và cải thiện chất lượng công việc.

Chia sẻ về quyết định số hóa, anh Thái Thanh Phú – Trưởng phòng Tổ chức hành chính CIC cho biết: “Cách đây 1 năm, trường hoạt động như 1 đơn vị độc lập với 1 văn phòng chính và 1 đơn vị đào tạo nên việc quản lý công việc của cán bộ, nhân viên khá đơn giản, chủ yếu qua Zalo. Tuy nhiên, đến tháng 12/2019, trường sáp nhập thêm trường Cao đẳng Công nghiệp Cẩm Phả, nâng tổng số cán bộ, nhân viên lên 336. Dẫn đến quy trình quản lý gặp khó khăn và đương nhiên, việc triển khai qua Zalo không còn mang lại hiệu quả như mong muốn. Kết hợp với chỉ đạo Cải cách hành chính từ TW, ban lãnh đạo Cao đẳng Công nghiệp Xây dựng đã quyết định áp dụng phần mềm công nghệ FastWork Work”

Sau hơn 2 năm đồng hành, 4 lợi ích rõ ràng mà toàn thể ban lãnh đạo CIC đánh giá cao ở FastWork đó là:

  • Giao việc thuận tiện tích hợp trên cả 2 nền tảng Web và App trên di động, người nhận nhận được thông báo tức thời
  • Theo dõi tiến độ dễ dàng, nắm bắt cụ thể từng thầy cô đang làm gì, hiệu suất đến đâu, có bao nhiêu việc hoàn thành đúng hạn, bao nhiêu việc quá hạn
  • Cơ sở để nhà trường đánh giá khen thưởng hay cân nhắc thăng chức
  • Lưu trữ toàn bộ dữ liệu trên hệ thống theo ngày/ tháng/ năm

Ngoài CIC, mô hình quản lý 3 chiều trên FastWork Work+ cũng được sử dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp ở mọi quy mô & lĩnh vực. Tiêu biểu như SC, CMC, Nội thất IKI, Xây dựng Anh Khang, Xây dựng Quê Hương,…..

Để nhận tư vấn miễn phí hoặc DEMO 1-1 với chuyên viên, vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký bên dưới!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply