Quản lý hợp đồng thi công thang máy là công việc quan trọng nhằm đảm bảo công trình được lắp đặt và triển khai đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng tốt các yêu cầu về an toàn, chất lượng, kỹ thuật liên quan để đạt điều kiện bàn giao, đưa thang máy vào vận hành sử dụng.
Tham khảo bài viết tổng hợp của FastWork để nâng cao hiểu biết về quy trình quản lý hợp đồng lắp đặt thang máy, các quy định, lưu ý khi soạn thảo. Và giải pháp số giúp Ban lãnh đạo, nhà quản lý dễ dàng theo dõi tập trung các hợp đồng thi công lắp đặt & bảo trì thang máy ngay dưới đây.
Mục lục nội dung:
Quản lý hợp đồng thi công thang máy là gì?
Quản lý hợp đồng thi công thang máy là quá trình xác nhận trách nhiệm, vai trò và giám sát việc thực hiện hợp đồng giữa các bên tham gia trong hoạt động lắp đặt, vận hành & bảo trì thang máy.
Hợp đồng thi công thang máy là tài liệu pháp lý thường được ký kết giữa đơn vị nhà thầu cung cấp dịch vụ lắp đặt thang máy (người bán), và đơn vị sử dụng là chủ đầu tư dự án, ban quản lý toà nhà, hay cá nhân sở hữu (người mua).
Quản lý hợp đồng thi công thang máy đề cập đến các vấn đề quản lý tiến độ, chất lượng, quản lý khối lượng, giá trị hợp đồng và quản lý mối quan hệ đối tác giữa các bên tham gia,… Hướng tới mục tiêu quan trọng là đảm bảo tất cả các điều khoản và cam kết trong hợp đồng được các bên tuân thủ, không bị xung đột về lợi ích. Giúp dự án lắp đặt thang máy được hoàn thành đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách, đáp ứng tốt các yêu cầu về kỹ thuật & an toàn trong quá trình thi công & vận hành.
Cẩm nang quản lý kỹ thuật viên thang máy hiệu quả từ A-Z (mới)
7 Nhiệm vụ của quản lý hợp đồng thi công thang máy
1. Quản lý tiến độ: Thiết lập lịch trình, xác định thời điểm báo cáo, thời điểm bàn giao khi ký kết hợp đồng, và theo dõi tiến độ dự án lắp đặt thang máy để đảm bảo các hạng mục công việc được thực hiện đúng theo kế hoạch.
2. Quản lý chất lượng: Kiểm tra kỹ thuật và đảm bảo thang máy được lắp đặt và vận hành theo đúng các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn được quy định trong hợp đồng. Bao gồm cả việc kiểm tra vật liệu sử dụng trong quá trình thi công như cáp, bánh xe, hệ thống động cơ, và các bộ phận khác của thang máy.
3. Quản lý chi phí: Bao gồm việc kiểm soát các hạng mục chi phí công trình lắp đặt thang máy theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng. Theo dõi tiến độ các kỳ thanh toán, nghiệm thu, công nợ theo hợp đồng, và quản lý thu/ chi trong quá trình thi công,… tất cả đảm bảo không vượt quá ngân sách dự toán.
4. Quản lý rủi ro, tranh chấp hợp đồng: Xác định & kiểm soát các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thi công thang máy. Chuẩn bị kế hoạch phòng ngừa để giải quyết các tranh chấp, xung đột giữa các bên tham gia dự án.
5. Quản lý an toàn, bảo vệ môi trường, phòng cháy:
- Cam kết tất cả kỹ thuật viên tham gia thi công thang máy có đủ năng lực chuyên môn, được đào tạo bài bản, làm việc chuyên nghiệp.
- Đảm bảo rác thải từ quá trình thi công thang máy được thu gom, xử lý, và tái chế đúng cách. Điều này bao gồm xử lý và loại bỏ các chất thải độc hại một cách an toàn và theo quy định.
- Các bên tham gia hợp đồng thi công thang máy phải tuân thủ các quy định của Nhà nước về phòng chống cháy nổ. Lắp đặt và duy trì hệ thống phòng cháy, chữa cháy để có thể kiểm soát, cảnh báo hoặc dự đoán một cách hợp lý, tránh không để xảy ra các thiệt hại về người và tài sản do cháy.
6. Quản lý tài liệu và hồ sơ: Đảm bảo lưu trữ an toàn, đầy đủ các tài liệu và hồ sơ liên quan đến hợp đồng thi công thang máy, bao gồm hồ sơ về tiến độ, bảo hành, thanh toán, và các tài liệu kỹ thuật. Ứng dụng phần mềm như FastLift sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ tập trung, dễ dàng tra cứu & quản lý hiệu quả các hợp đồng lắp đặt, bảo trì thang máy.
7. Điều chỉnh hợp đồng: Nếu có bất kỳ thay đổi hoặc điều chỉnh nào trong quá trình thi công thang máy, nhà quản lý phải thông báo kịp thời & thực hiện các thủ tục cần thiết để điều chỉnh hợp đồng nhằm bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia.
Tìm hiểu thêm case-Study: Quản lý công việc nhân viên kỹ thuật hiệu quả với FastWork
Lưu ý khi soạn thảo hợp đồng thi công thang máy
Khi tiến hành soạn thảo hợp đồng thi công thang máy, các nhà quản lý cần lưu ý các chi tiết và điều khoản dưới đây để đảm bảo quá trình hợp tác giữa các bên diễn ra thuận lợi.
- Hợp đồng cần nêu rõ thông tin giữa bên cung cấp dịch vụ thi công lắp đặt thang máy và khách hàng sử dụng – chủ đầu tư dự án, ban quản lý tòa nhà hay cá nhân,…
- Nội dung hợp đồng cần quy định rõ ràng về giá trị hợp đồng, thời gian thanh toán, phương thức thanh toán cụ thể
- Hợp đồng thi công thang máy cần nêu rõ về thời gian hoàn thành & bàn giao công trình
- Lưu ý về điều khoản nghĩa vụ, trách nhiệm giữa các bên. Ví dụ đối với đơn vị thi công phải chịu trách nhiệm khảo sát kiểm tra lắp đặt thang máy đúng thỏa thuận theo hợp đồng, còn nghĩa vụ của bên khách hàng đảm bảo thanh toán theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng
- Mô tả rõ ràng về loại thang máy thi công, số lượng, vị trí lắp đặt, và các yêu cầu kỹ thuật,…
- Mô tả rõ về tiêu chuẩn chất lượng của thang máy và yêu cầu kiểm tra chất lượng, kiểm tra an toàn trong quá trình thi công
- Hợp đồng nêu rõ các điều khoản về tần suất bảo trì và cam kết sửa chữa khi xảy ra sự cố trong quá trình sử dụng thang máy
- Đảm bảo cả hai bên đã đọc kỹ và thống nhất các điều khoản có trong hợp đồng trước khi ký kết.
Tóm lại, khi xây dựng hợp đồng thi công thang máy, doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc cẩn trọng, sự chính xác trong việc xác định, thỏa thuận và ghi chép các điều khoản. Từ đó sẽ đảm bảo quyền lợi giữa các bên và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến dự án thi công lắp đặt thang máy.
Tham khảo Mẫu hợp đồng thi công lắp đặt thang máy chi tiết tại đây
File excel quản lý hợp đồng thi công thang máy miễn phí
Chúng tôi đã tổng hợp các mẫu file excel quản lý hợp đồng thi công thang máy mới nhất, các nhà quản lý có thể tham khảo và tải miễn phí ngay dưới đây.
- Mẫu file excel quản lý hợp đồng thang máy 01. Tải miễn phí tại đây
- Mẫu file excel quản lý hợp đồng thang máy 02. Tải Miễn phí tại đây
- Mẫu file excel quản lý hợp đồng thang máy 03. Tải Miễn phí tại đây
Sử dụng file excel quản lý hợp đồng thang máy mang lại nhiều lợi ích như: quản lý danh sách hợp đồng đầy đủ, dễ dàng tìm kiếm tra cứu hợp đồng theo công trình, khách hàng,… Tuy nhiên, hạn chế khi sử dụng excel là nó chỉ như một bảng liệt kê danh sách hợp đồng giúp cho các bộ phận liên quan có thể vào theo dõi thông tin, mà thiếu đi tính cộng tác làm việc & quản lý đa chiều.
Đây là lý do nhiều doanh nghiệp thang máy chuyển đổi ứng dụng phần mềm để quản lý tập trung trực tuyến, tra cứu nhanh các hợp đồng lắp đặt, bảo trì. Đồng thời loại bỏ tình trạng nhập liệu thủ công, dữ liệu hợp đồng phân mảnh ở nhiều file dễ sai sót & thất lạc như khi dùng excel.
Số hóa quản lý hợp đồng thi công, bảo trì thang máy trên FastLift
FastLift là ứng dụng CRM quản lý bảo trì thang máy đầu tiên tại Việt Nam. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung, lưu trữ chi tiết tất cả thông tin các hợp đồng lắp đặt, bảo trì thang máy đã ký kết với khách hàng với các tính năng & tiện ích nổi bật như:
- Quản lý chi tiết các hợp đồng thương mại, bán và lắp đặt thang máy
- Quản lý các hợp đồng bảo trì, kèm thời hạn hiệu lực, chu kỳ thanh toán, chu kỳ bảo trì, tần suất bảo trì, danh mục phụ lục, thông tin số lượng thang máy/ công trình gắn với từng hợp đồng…
- Dựa trên tần suất & chu kỳ bảo trì thang máy, phần mềm tự động lên lịch bảo trì định kỳ dự kiến cho từng khách hàng
- Tìm kiếm & tra cứu thông tin hợp đồng nhanh chóng
- Phân quyền xem, sửa hợp đồng, đảm bảo bảo mật
- Cảnh báo tự động hiệu lực hợp đồng
- Cảnh báo kỳ hạn thanh toán, báo cáo công nợ
Ngoài quản lý hiệu quả hợp đồng, FastLift còn giúp các nhà quản lý dễ dàng lập lịch; điều phối yêu cầu bảo trì/ sửa chữa thang máy tại khách hàng cho nhân viên; quản lý hoạt động CSKH… Hỗ trợ xây dựng môi trường làm việc tập trung – thống nhất – tương tác mạnh mẽ, phần mềm FastLift đang được áp dụng thành công tại các doanh nghiệp thang máy tiêu biểu như: thang máy Bách Khoa, thang máy Rolex, thang máy Miền Trung, Hightech Việt Nam, thang máy Hoa Hoa,…
Quý khách hàng quan tâm đến Phần mềm Quản lý hợp đồng & bảo trì thang máy FastLift, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 miễn phí với chuyên viên!
