Mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel hiệu quả cho doanh nghiệp

Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, việc lưu trữ & quản lý chặt chẽ dữ liệu khách hàng không chỉ giúp kiểm soát tốt doanh thu, lợi nhuận mà còn giúp Sales xây dựng kế hoạch chăm sóc hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, thuyết phục khách hàng trung thành với sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp.

Ở bài viết này, FastWork.vn gửi đến bạn mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel – phương thức phổ biến được đánh giá là tiết kiệm – hiệu quả & dễ sử dụng nhất!

Hiểu rõ hơn về phương thức quản lý khách hàng bằng Excel

Excel không còn là công cụ xa lạ khi nó được hầu hết doanh nghiệp sử dụng rộng rãi, hỗ trợ hiệu quả mọi khía cạnh quản lý trong quản trị & vận hành. 

quản lý khách hàng bằng Excel
Rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng hình thức quản lý khách hàng bằng Excel

Quản lý khách hàng bằng Excel là hình thức dùng bảng tính thu thập, tổng hợp, lưu trữ & theo dõi thông tin khách hàng (bao gồm thông tin cá nhân, tần suất mua hàng, hành vi, sở thích, lịch sử giao dịch,…). Bạn có thể phân loại & quản lý dữ liệu trong cùng một file hoặc nhiều file tùy theo đặc thù & nhu cầu từng doanh nghiệp.

Sử dụng Excel quản lý thông tin khách hàng giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát tốt số lượng khách hàng theo ngày, theo quý, theo năm. Căn cứ để phân tích, định hướng & xây dựng các chiến lược marketing nhằm thu hút khách hàng tiềm năng cũng như các kế hoạch chăm sóc nhằm mở rộng tệp khách hàng trung thành.

Lợi ích khi quản lý khách hàng bằng Excel

Kể từ khi ra mắt, bảng Excel sở hữu những ưu thế vượt trội bỏ xa phương thức ghi chép & lưu trữ sổ sách truyền thống.

Hoàn toàn miễn phí

Bạn có thể sử dụng thoải mái công cụ Microsoft Excel mà không cần trả bất kỳ khoản phí khởi tạo hay phí thường niên bởi nó được cài đặt sẵn trên bất kỳ thiết bị PC hay Laptop. Đây là lý do, ngay cả khi doanh nghiệp đã đầu tư phần mềm công nghệ số hóa dữ liệu khách hàng, Excel vẫn rất được ưa chuộng & là công cụ  bổ trợ hữu ích.

Sử dụng dễ dàng, thuận tiện

Nếu chỉ dừng lại ở quản lý dữ liệu cơ bản, ai cũng có thể sử dụng Excel hiệu quả mà không gặp bất kỳ khó khăn nào. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu tính toán doanh thu, bạn cần có kiến thức khá vững về tin học văn phòng bởi các hàm tính trên Excel rất dễ nhầm lẫn, chỉ 1 sai sót nhỏ khi đặt hàm có thể dẫn đến sai số hoàn toàn trong kết quả tính toán.

Quản lý thông tin khách hàng dễ dàng trên Excel
Quản lý thông tin khách hàng dễ dàng trên Excel

Lưu trữ không giới hạn dữ liệu

Excel cho phép bạn quản lý thông tin ở 1 sheet, nhiều sheet hoặc nhiều file excel riêng biệt. Hiển thị chi tiết thông tin theo từng cột giúp tối ưu thời gian tổng hợp, tính toán dữ liệu nhanh chóng và biết được nhu cầu mua sản phẩm của khách hàng. Điểm mạnh của Excel là khả năng lưu trữ lượng dữ liệu lớn, kết nối với Drive cho phép bạn làm việc offline và online tùy nhu cầu sử dụng.

Bộ lọc thông minh hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng thông tin

Chỉ cần chọn lệnh “tìm kiếm”, gõ chính xác thông tin bạn đang cần kiểm tra, Excel tự động rà soát những dữ liệu liên quan và trả về kết quả nhanh chóng. Tiết kiệm rất nhiều thời gian, tăng độ chính xác so với việc tìm kiếm thông tin khách hàng ở phương thức ghi chép, lưu trữ sổ sách giấy.

Hướng dẫn tạo file quản lý khách hàng bằng Excel đơn giản – hiệu quả

File quản lý khách hàng bằng Excel được thiết kế linh hoạt tùy theo nhu cầu & đặc thù của từng doanh nghiệp. Dưới đây, FastWork sẽ chỉ ra những thông tin cơ bản, những lưu ý khi khởi tạo file Excel cũng như một số mẫu phổ biến để doanh nghiệp bạn tham khảo.

Những thông tin cần có trong một file Excel quản lý khách hàng

Về cơ bản, một file quản lý khách hàng bằng Excel cần cung cấp những thông tin cơ bản về:

  • Họ và tên khách hàng
  • Ngày sinh của khách hàng
  • Mã khách hàng (Nếu có)
  • Số điện thoại của khách hàng
  • Địa chỉ
  • Email
  • Lịch sử giao dịch

Ngoài quản lý khách hàng, bạn cũng có thể sử dụng bảng tính Excel quản lý hàng hóa, công nợ; quản lý hoạt động xuất, nhập, tồn; quản lý doanh thu theo ngày, tuần, tháng hoặc quý.

 Tải miễn phí mẫu File quản lý công nợ bằng Excel mới nhất

Một số lưu ý quan trọng

lưu ý khi quản lý khách hàng bằng Excel
Quản lý khách hàng trên Excel tồn tại một số nhược điểm doanh nghiệp cần lưu ý

Như đã chia sẻ ở trên, Excel sở hữu hệ thống hàm tính đa dạng giúp đơn giản hóa công tác tính toán doanh thu, công nợ trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo kết quả tính toán chính xác tuyệt đối, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

  • Điền chính xác nội dung thông tin trong từng cột
  • Hiểu rõ đặc điểm & cách thức hoạt động của các hàm tính bởi chỉ cần sai một dấu chấm hoặc dấu phẩy có thể kéo theo sai số toàn bộ kết quả
  • Excel là bản offline nên bạn không thể xem lại được lịch sử truy cập & chỉnh sửa cũng như không thể khôi phục được dữ liệu đã mất
  • Excel chỉ sử dụng được trên máy tính, muốn dùng trên điện thoại cần kết nối với Drive
  • Excel sẽ gặp tình trạng chậm nếu mở file quá nặng vì vậy cần chia các dữ liệu thành các file khác nhau.

Gợi ý mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel

Dưới đây là mẫu file Excel được FastWork thiết kế đảm bảo các trường thông tin cơ bản cần có để quản lý khách hàng hiệu quả. Bạn có thể tải về miễn phí & thêm/ bớt linh hoạt các cột thông tin sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.

Ứng dụng phần mềm quản lý khách hàng chuyên sâu – trực quan, minh bạch & real-time

Excel ngoài lợi thế về chi phí thì khi sử dụng các hàm tính khá phức tạp & đòi hỏi thao tác thủ công nhiều. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp có xu hướng đầu tư các phần mềm quản lý khách hàng trực tuyến nhằm tối ưu thời gian, nguồn lực cũng như giảm thiểu rủi ro sai số thông qua số hóa & tự động hóa.

Nằm trong Bộ ứng dụng quản trị khách hàng & kinh doanh FastWork CRM+, FastWork Customer được đánh giá cao nhờ khả năng quản lý khách hàng 360 độ toàn diện khi bao quát toàn bộ thông tin khách hàng trên một nền tảng tập trung trực tuyến:

  • Thông tin khách hàng (Tên công ty, MST, Website, lĩnh vực, quy mô, cắm chốt địa chỉ trên GPS… – phục vụ nhu cầu giao việc tại khách hàng kèm địa chỉ làm việc cho nhân viên sales/kỹ thuật)
  • Các đầu mối liên hệ (Tên, chức vụ, SDT, Email – có hỗ trợ gửi mail trực tiếp từ phần mềm FastWork)
  • Báo giá (tạo & duyệt báo giá theo mẫu) 
  • Cơ hội (Deal – tạo deal theo quy trình đã được thiết lập sẵn)
  • Hợp đồng (tạo – duyệt & theo dõi xử lý hợp đồng)
  • Bán hàng (lịch sử đơn mua/ đơn đặt/ đơn bán…) 
  • Lãi lỗ trên từng khách hàng (doanh thu, công nợ, chi phí khác…)
  • Kế hoạch chăm sóc, lịch hẹn khách hàng 
  • Yêu cầu hỗ trợ 
  • Đính kèm tài liệu, hợp đồng,…
  • Ghi chú khách hàng
  • Trao đổi trực tiếp
  • Log lịch sử gọi điện, chăm sóc, gửi mail cho khách
  • Giao việc gắn với khách hàng
Giao diện quản lý chi tiết thông tin khách hàng trên FastWork Customer
Giao diện quản lý chi tiết thông tin khách hàng trên FastWork Customer

Rõ ràng những dữ liệu FastWork Customer đang hỗ trợ quản lý vượt trội hơn hẳn tính năng mà Excel/ Google Sheet cung cấp.

Không chỉ dừng lại ở đó, với FastWork Customer, quản lý có thể theo sát quá trình tư vấn khách hàng của nhân viên Sales thông qua các ghi chú chi tiết về lịch sử từng lần gửi email, điện thoại, các lần tư vấn gần nhất. Không chỉ giúp phân loại khách hàng tiềm năng để đưa vào các chiến dịch tiếp thị hiệu quả mà còn là căn cứ đánh giá hiệu suất & chất lượng chăm sóc của từng nhân viên Sales.

FastWork xây dựng môi trường làm việc trực tuyến cho phép bổ sung ghi chú xuyên suốt quá trình làm việc, trao đổi thảo luận tập trung ngay dưới khách hàng. Sử dụng mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị PC/ Laptop/ Mobile.

FastWork Customer (thuộc FastWork CRM) còn kết nối, đồng bộ dữ liệu với FastWork SALE  để tạo thành 1 hệ thống quản trị kinh doanh khép kín từ đầu vào chăm sóc khách hàng tới khi chốt hợp đồng, xuất đơn và thu hồi công nợ thành công. 

Bạn có thể tham khảo chi tiết hệ thống tính năng Bộ công cụ quản trị khách hàng & kinh doanh FastWork CRM+ cung cấp TẠI ĐÂY

Để được tư vấn phần mềm miễn phí hoặc demo 1-1 từ đội ngũ chuyên gia, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply