Nhằm đáp ứng trọn vẹn nhu cầu quản lý phức tạp của nhà thầu Xây dựng, ngoài việc hoàn thiện hệ thống tính năng cốt lõi của FastCons là quản lý thi công & vật tư xây dựng, đội ngũ FastWork còn không ngừng nỗ lực nghiên cứu – bổ sung các tính năng mới. Ở bài viết này, FastWork giới thiệu đến bạn tính năng quản lý tài chính dự án thi công – ra mắt lần đầu tiên trong đợt cập nhật phần mềm Tháng 4/2022.
Mục lục nội dung:
I. Quản lý tài chính dự án là gì?
Quản lý tài chính dự án là quá trình kết hợp các hoạt động lập tài chính, kế toán, kiểm soát, kiểm toán, chi tiêu, mua sắm,…nhằm quản lý các nguồn lực của dự án một cách hiệu quả nhất. Qua đó thực hiện các mục tiêu phát triển của dự án.
II. Tầm quan trọng của quản lý tài chính dự án thi công xây dựng
Quản lý tài chính đảm bảo dự án được hoàn tất trong giới hạn ngân sách cho phép. Càng kiểm soát tốt chi phí, nhà quản lý dự án càng nắm bắt chính xác thực tế tình hình triển khai toàn bộ dự án trong doanh nghiệp, từ đó có kế hoạch thúc đẩy kịp thời nhằm hoàn thiện theo đúng tiến độ đề ra, đồng thời đưa ra những biện pháp xử lý trong mức ngân sách đã định.
Như vậy Quản lý tài chính đóng một vai trò rất quan trọng trong sự thành công của dự án:
- Đảm bảo tiến độ thực hiện dự án cũng như đảm bảo hiệu quả dự án.
- Kiểm soát tốt, kịp thời, nhanh chóng về chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch ban đầu đề ra.
- Nhờ có công tác quản lý tài chính dự án mà sẽ ngăn ngừa những thay đổi không được phép, không đúng so với kế hoạch
Quản lý tài chính còn là để đánh giá đúng năng lực làm việc của một doanh nghiệp trong vấn đề cân đối chi phí thi công. Ví dụ, một dự án mà chỉ sử dụng 50% thời gian và tiêu hao 45% chi phí nhưng khối lượng chỉ đạt được có 40%. Như vậy dự án không chỉ chậm tiến độ mà còn vượt chi phí cho phép.
Ngược lại một dự án theo kế hoạch sẽ thực hiện 50% chi phí và mất 50% thời gian, tuy nhiên theo thực tế dự án ấy chỉ dùng có 45% chi phí để thực hiện trong 50% thời gian đã đề ra. Nếu nhìn theo dữ liệu phân tích trên ta đưa ra cách đánh giá dường như dự án đang chạy rất tốt.
III. Giới thiệu tính năng quản lý tài chính dự án trong phần mềm FastCons
Xem thêm: Tổng quan về Ứng dụng quản lý thi công xây dựng chuyên sâu FastWork Project for Contractors
Việc phát triển thêm tính năng quản lý tài chính dự án đồng nghĩa với việc Dashboard mới của dự án xây dựng sẽ bổ sung thêm cho người dùng 3 chiều thông tin về tài chính dự án như sau:
- Dòng tiền dự án
- Công nợ dự án
- Chi phí dự án
1. Quản lý công nợ dự án
Hệ thống hỗ trợ người dùng quản lý công nợ theo các hoạt động trong dự án, bao gồm:
➤ Về công nợ với Chủ đầu tư
Về công nợ với CĐT, cột giá trị đã thực hiện thể hiện tổng thành tiền khối lượng hạng mục trong nhật ký thi công theo đơn giá hợp đồng; giá trị đã nghiệm thu là tổng thành tiền khối lượng nghiệm thu theo đơn giá hợp đồng; giá trị đã làm thanh toán là tổng thành tiền giá trị các phiếu thanh toán đã làm với chủ đầu tư; giá trị đã thu là tổng giá trị đã thu từ chủ đầu tư thông qua các phiếu thanh toán. Cuối cùng chủ đầu tư còn nợ chính là hiệu số giá trị đã làm thành toán trừ đi giá trị đã thu.
➤ Về công nợ với Thầu phụ
Về công nợ Thầu phụ, giá trị đã thực hiện được tính bằng tổng thành tiền khối lượng theo nhật ký khối lượng ký với thầu phụ nhân với đơn giá hợp đồng thầu phụ; giá trị đã nghiệm thu là tổng thành tiền khối lượng theo khối lượng nghiệm thu ký với thầu phụ nhân với đơn giá hợp đồng thầu phụ; giá trị đã làm thanh toán là tổng thành tiền giá trị các phiếu thanh toán đã làm với thầu phụ; giá trị đã trả là tổng giá trị đã trả cho thầu phụ thông qua các phiếu thanh toán; còn nợ nhà thầu tính bằng hiệu số giá trị đã làm thanh toán trừ đi giá trị đã trả.
➤ Về công nợ với Nhà cung cấp
Về công nợ NCC, giá trị đã làm thanh toán là tổng thành tiền giá trị các đơn mua hàng với nhà cung cấp; giá trị đã trả là tổng tiền trả cho nhà cung cấp theo các đơn mua hàng; còn nợ nhà cung cấp bằng giá trị đã làm thanh toán trừ giá trị đã trả (tương tự như còn nợ nhà thầu phụ)
Các số liệu trên 100% HOÀN TOÀN TỰ ĐỘNG TỔNG HỢP từ các phiếu đề xuất thanh toán/ tạm ứng trên phần mềm, từ hợp đồng và từ báo cáo nhật ký thi công hàng ngày, không cần phải nhập liệu hay import thủ công từ file Excel.
Sau khi tự động tính toán, hệ thống cũng sẽ báo cáo giá trị cần thu hồi nợ từ chủ đầu tư, giá trị cần chi trả cho nhà cung cấp và thầu phụ, từ đó ước tính số tiền dự án có thể thu về.
2. Quản lý dòng tiền dự án
Tương tự như quản lý công nợ, Hệ thống cũng tự động lấy số liệu từ các phiếu thu, phiếu chi được khai báo, phê duyệt trên phần mềm, sau đó tổng hợp thành biểu đồ dòng tiền thể hiện sự lưu chuyển ra vào (tình hình thu, chi) thực tế của dòng tiền trong 1 dự án đang thi công.
Phần mềm cho biết giá trị tổng thu, tổng chi và số dư thực tế của quỹ dự án tới thời điểm hiện tại một cách chính xác. Đồng thời chỉ ra xu hướng dòng tiền của dự án đang tốt hay không?
Trong biểu đồ trên, cột màu xanh thể hiện tổng giá trị thu theo từng ngày, tương tự tổng giá trị chi theo từng ngày đối với cột đỏ. Đường biểu đồ xanh lá/ đỏ là giá trị lũy kế thu/ chi theo thời gian.
Đường biểu đồ xanh nước biển cho biết số dư thực tế của quỹ dự án, nếu đường này nằm trên trục hoành thể hiện giá trị thu lớn hơn giá trị chi, tức việc phân bổ ngân sách đang tốt. Ngược lại nếu nằm dưới trục hoành, giá trị chi đang lớn hơn giá trị thu, doanh nghiệp cần cân nhắc để điều chỉnh dòng tiền hợp lý.
3. Theo dõi chi phí dự án
Trong dự án xây dựng, hệ thống đang hỗ trợ theo dõi chi phí theo hai chiều:
➤ Theo dõi chi phí qua khối lượng thực hiện (BOQ)
- Chi phí dự toán khối lượng đã thực hiện(sản lượng): Bằng tổng thành tiền theo nhật ký khối lượng (1)
- Chi phí cần thanh toán cho Thầu phụ: Tổng giá trị các phiếu thanh toán ghi nợ với tất cả Thầu phụ cộng với Tổng giá trị các phiếu chi cho Thầu phụ (gán loại chi là chi cho Thầu phụ và không thuộc phiếu thanh toán ghi nợ với Thầu phụ) (2)
- Chi phí cần thanh toán cho Nhà cung cấp: Tổng giá trị các đơn mua ghi nợ với tất cả Nhà cung cấp cộng với Tổng giá trị các phiếu chi cho Nhà cung cấp (gán loại chi là chi cho Nhà cung cấp và không thuộc đơn mua ghi nợ với Nhà cung cấp) (3)
- Tổng các chi phí khác: Tổng giá trị tất cả các phiếu chi không gán loại chi là chi cho Thầu Phụ hoặc chi cho Nhà cung cấp như chi phí xe cộ, cầu đường, chăm sóc khác… (4)
- Tổng chi phí đã sử dụng thực tế (5) = (2) + (3) + (4)
- Dự trù lãi/lỗ (6) = (1) – (5)
➤ Theo dõi chi phí qua Vật tư sử dụng
Ngoài theo dõi chi phí qua bảng khối lượng, phần mềm cũng hỗ trợ CEO/BQLDA theo dõi chi phí thông qua báo cáo vật tư như sau:
- Tổng chi phí mua vật liệu đến hiện tại theo dự toán: Bằng tổng giá trị tất cả vật liệu đã mua cộng với giá trị vật liệu đã nhập không gán với phiếu mua theo đơn giá dự toán (1)
- Tổng chi phí đã mua vật liệu theo phiếu mua: Tổng giá trị tất cả các phiếu mua cộng với giá trị tất cả phiếu nhập không gán với phiếu mua (2)
- Dự trù lãi/lỗ (3) = (1) – (2)
Toàn bộ dữ liệu được phần mềm tính toán và trả về giá trị hạn mức ngân sách, giá trị cần chi trả, giá trị đã chi từ đó ước tính lãi lỗ công trình.
Ngoài các tính năng quản lý tiến độ thi công, quản lý vật tư chuyên sâu, với Dashboard tài chính dự án, FastCons giúp Nhà thầu xây dựng tự đánh giá được tình hình tài chính dự án ở hiện tại & có dự đoán trong thời gian tới.
Dựa vào những số liệu xác thực trên phần mềm, nhà thầu chủ động trong kiểm soát tài chính dự án, hạn chế rủi ro thi công vượt ngân sách và chậm tiến độ do tài chính.
Xem HDSD chi tiết tính năng quản lý tài chính dự án tại video dưới đây!
FastWork là đơn vị duy nhất tại Việt Nam phát triển và cung cấp giải pháp phần mềm quản lý dự án xây dựng, với bộ tính năng chuyên sâu, có tính ứng dụng cao đã được chứng minh qua hiệu quả sử dụng ở hàng loạt doanh nghiệp xây dựng như: DELTA group, Phú Cường group, Thịnh Cường, VNK, XCons, Petroland, hay EVNPECC4, EVNPECC HCM, WASECO, Giao thông Sóc Trăng STRACO,… và nhiều đơn vị khác.
TỔNG QUAN VỀ FASTCONS
Là hệ thống duy nhất hiện nay có thể giải quyết đồng thời nhiều vấn đề trong quản lý thi công xây dựng, như: tiến độ, vật tư, định mức và các vấn đề về nghiệm thu, thanh toán, quản lý tài chính,…
- Quản lý dự án xây dựng bằng Gantt chart, nhập BoQ, thiết lập định mức thi công cho từng hạng mục
- Lập và báo cáo nhật ký thi công hàng ngày trên app mobile từ công trường
- Quản lý khối lượng thi công được, sử dụng vật tư vật liệu, tiêu hao nhân công, đánh giá điều kiện/ chất lượng thi công
- Quản lý tồn kho vật tư công trường, tự động xử lý số liệu, trừ tồn, cảnh báo sớm khi có nguy cơ vượt định mức vật tư
- Kiểm soát tiến độ thi công theo thời gian thực. Cảnh báo các vấn đề thi công chậm
- Quản lý dòng tiền, thu chi trong dự án, tiến độ thanh toán – nghiệm thu và giải ngân công trình
- Quản lý dòng tiền, công nợ & theo dõi chi phí dự án
Để nhận tư vấn miễn phí hoặc Demo 1-1 về phần mềm, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!
