Được thiết kế chuyên biệt cho khối Xây dựng, phần mềm quản lý vật tư công trình FastCons thực hiện nhiệm vụ quản lý hoạt động xuất/nhập vật tư từ công trường, kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng vật tư, khối lượng thực hiện trên một công cụ duy nhất. Giảm thiểu rủi ro vượt định mức, tránh lãng phí chi phí.
Mục lục nội dung:
Quy trình quản lý vật tư công trình
Công tác quản lý vật tư công trình được thực hiện theo một quy trình tiêu chuẩn, tập trung vào việc kiểm soát yêu cầu vật tư theo định mức & sử dụng vật tư thi công.
Quy trình quản lý vật tư công trường gồm 3 giai đoạn:
- Mua vật tư
- Quản lý vật tư kho (Giám sát xuất/ nhập vật tư)
- Quản lý vật tư thừa (Kiểm kê, hoàn lại vật tư còn thừa)
1. Mua vật tư
Quy trình mua hàng/mua vật tư
- Các cá nhân, phòng ban có nhu cầu sử dụng vật tư phục vụ thi công công trình cần lập “Giấy đề nghị cấp vật tư” gửi Phòng Vật tư xét duyệt.
- Phòng Vật tư tiến hành lựa chọn Nhà cung cấp đáp ứng được yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại, nguồn gốc xuất xứ, giá thành hợp dự toán.
- Báo cáo đánh giá và trình duyệt mua hàng gửi cho Giám đốc Vật tư hoặc Kế toán trưởng phê duyệt.
- Nhân viên mua hàng lập Bảng kê và đăng ký mua hàng bằng tiền mặt gửi Giám đốc Vật tư hoặc kế toán trưởng xem xét.
- Tùy theo điều kiện trong xác nhận đặt hàng/Hợp đồng mua bán, nhân viên mua hàng làm thủ tục tạm ứng cho nhà cung cấp – nếu có.
- Khi hàng hóa được nhập về Công ty, thủ kho vật tư có trách nhiệm kiểm tra vật tư, hàng hóa về kho theo quy trình quản lý kho vật tư.
- Nếu hàng hóa không đúng yêu cầu, thủ kho thông báo ngay cho nhân viên mua hàng làm việc với Nhà cung cấp để thực hiện đổi hàng.
- Trường hợp phải trả lại hàng hóa cho Nhà cung cấp, nhân viên mua hàng làm đề nghị cho mang hàng trả nhà cung cấp theo quy định của Công ty.
Quy trình hồ sơ thanh toán/ hoàn tạm ứng
- Đề nghị mua hàng (bản vẽ kèm theo nếu có)
- Bảng đánh giá và trình duyệt mua hàng (đính kèm bảng giá của nhà cung cấp)
- Xác nhận/Đơn đặt hàng/Hợp đồng mua bán
- Biên bản nghiệm thu giao nhận số lượng/chất lượng vật tư nhập về
- Chứng từ tạm ứng (nếu có)
- Nhân viên mua hàng có trách nhiệm lập đầy đủ bộ hồ sơ thanh toán/hoàn tạm ứng, gửi Giám đốc Vật tư xem xét, ký duyệt và chuyển Phòng Tài chính Kế toán thanh toán cho nhà cung cấp.
Có thể bạn quan tâm: Quy định mới về quản lý tiến độ thi công xây dựng công trình
2. Quy trình quản lý vật tư kho
Thủ kho vật tư chịu trách nhiệm chuẩn bị & đảm bảo điều kiện kho bãi, thẻ kho,..để tiếp nhận nhập hàng.
- Khi vật tư được chuyển về kho, Giám sát kho sẽ thông báo cho đơn vị đề nghị cùng tiến hành kiểm tra/nghiệm thu số lượng/chất lượng/chủng loại/yêu cầu kỹ thuật,..của vật tư trước khi chính thức nhập kho.
- Thủ kho vật tư tiếp nhận nhập kho tất cả các vật tư đạt yêu cầu nghiệm thu. Đối với vật tư không đạt yêu cầu, sắp xếp, để tách riêng khu vực chờ xử lý – có treo biển để tránh nhầm lẫn với vật tư sử dụng.
- Sắp xếp, bố trí vật tư nhập kho đúng nơi quy định (theo sơ đồ kho/vị trí trong kho/giá để vật tư), đảm bảo khoa học, thuận tiện khi sử dụng. Cập nhật số liệu vào Báo cáo tồn kho.
- Trên cơ sở kế hoạch thi công, Giám sát kho/Thủ kho tiến hành xuất nguyên liệu chính, phụ cho từng đội thi công, có ký xác nhận số lượng giao nhận hàng ngày.
- Giám sát kho phối hợp với các đơn vị kiểm tra lại số liệu đã xuất kho trong tháng và cập nhật vào Báo cáo ngày/Báo cáo tồn kho.
- Báo cáo trực tiếp Giám đốc Vật tư số liệu xuất kho trong ngày và số liệu tồn kho tháng/quý/năm.
- Giám sát kho căn cứ vào dự toán vật tư công trình cân đối với lượng vật tư tồn kho và dự kiến số lượng cần phải mua trong tháng – lập Dự trù vật tư tiêu hao tháng gửi Giám đốc Vật tư xem xét, ký duyệt.
- Thủ kho vật tư có trách nhiệm báo cáo Giám sát kho về số liệu vật tư nhập/xuất hàng ngày/tháng/quý/năm; số liệu tồn kho tháng/quý/năm và chịu trách nhiệm về số liệu thực tế tại kho vật tư đảm bảo độ chính xác, trung thực.
Tham khảo quy trình mẫu Quản lý kho hàng hóa, vật tư ( dùng cho cả kho công trường và kho công ty) của 1 doanh nghiệp Xây lắp
3. Quy trình quản lý vật tư thừa
Đội ngũ thi công có trách nhiệm hạn chế tối đa số lượng phế liệu phát sinh và đảm bảo trong miền quy định của Công ty.
- Đối với phế đầu mẩu: mỗi sáng, đội thi công sẽ thông báo cho nhân viên Phòng Vật tư để thu gom, sau đó giao lại cho Phòng Vật tư nhập kho & quản lý.
- Lập biên bản cân xác định khối lượng phế liệu. Các bên tham gia giám sát, nhân viên cân cùng ký vào Biên bản..
- Thủ kho Phòng Vật tư có trách nhiệm cập nhật và theo dõi số liệu nhập kho phế liệu hàng ngày.
- Căn cứ vào thực tế tồn phế liệu trên kho, Phòng Vật tư tổ chức thực hiện xuất kho phế liệu cho đơn vị mua hàng đã được Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Hàng ngày, Thủ kho vật tư có trách nhiệm lập báo cáo nhập và xuất kho phế liệu & gửi báo cáo ngày cho Giám đốc Vật tư.
4. Các đối tượng tham gia quy trình quản lý vật tư công trường
- Bộ phận chỉ huy/ giám sát: chịu trách nhiệm tiếp nhận, điều phối & đề xuất mua sắm vật tư phục vụ hoạt động thi công công trường.
- Kỹ thuật, Tổ đội/ Thầu phụ, Kế toán: thực hiện nhiệm vụ đối soát, tìm kiếm đối tác mua sắm vật tư.
Xem thêm: Tổng hợp 101 kiến thức hữu ích về Quản lý dự án xây dựng
Thực trạng Quản lý vật tư công trình
Theo khảo sát, 90% các công ty Xây dựng sử dụng kênh truyền thông phổ biến để quản lý vật tư thi công công trình.
- Làm sổ sách, giấy tờ trên bảng Excel
- Chụp ảnh qua Zalo để bộ phận kế toán nắm bắt thực tế tình hình sử dụng vật tư
- Tổng hợp, gửi báo cáo bằng bảng Excel
Quy trình cập nhật thông tin từ công trường về văn phòng qua Zalo cơ bản là tương đối thuận tiện giữa nhân viên công trình, kế toán và QS. Tuy nhiên quá trình cung ứng & giám sát sử dụng vật tư của nhiều bộ phận tham gia không đảm bảo tính minh bạch.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế, có thể thay thế Zalo, Excel, hỗ trợ chỉ huy/giám sát và kế toán quản lý nhanh chóng, minh bạch vật tư công trình FastWork đã thiết kế quy trình quản lý sử dụng vật tư trong khuôn khổ 1 dự án, giải quyết triệt để 3 vấn đề lớn:
- Mua và sử dụng vật tư không vượt định mức (liên quan đến lợi nhuận & chi phí dự án)
- Kiểm soát chặt chẽ quá trình xuất nhập giảm thiểu thất thoát vật tư
- Đảm bảo chất lượng vật tư, công trình
Phần mềm quản lý vật tư công trình – Số hóa quy trình & biểu mẫu, quản lý minh bạch, trực quan trên App mobile
FastWork Project For Contractors (FastCons) được phát triển chuyên biệt dành cho nhà thầu Xây dựng, hỗ trợ quản lý thi công & vật tư công trình chỉ với 1 công cụ. FastCons được nhiều doanh nghiệp xây dựng đánh giá cao trong tối ưu thời gian quản lý bộ phận giám sát và kế toán, đảm bảo dữ liệu minh bạch luôn cập nhật theo thời gian thực. Dưới đây là những lợi ích của FastCons trong quản lý vật tư công trình.
Gợi ý doanh nghiệp tìm hiểu thêm Case-Study Quy trình theo dõi & kiểm soát vật tư thi công tại công trường – Ngành Xây dựng trên FastCons: Sơ đồ kèm bảng mô tả chi tiết số hóa
Kiểm soát chặt chẽ cung ứng & sử dụng vật tư tại công trình hiệu quả
- Phần mềm quản lý vật liệu xây dựng FastCons: Quản lý kho vật liệu, theo dõi tình trạng sử dụng, khối lượng đã nhập/xuất và tồn kho của từng mã vật liệu cụ thể
- Theo dõi vật tư công trình, kiểm soát việc cung ứng vật tư tại các công trường thông qua các phiếu nhập/xuất vật tư
- Kiểm soát việc sử dụng vật tư tại công trường: khai báo tiêu hao nguyên vật liệu tại từng hạng mục đã thi công trong ngày.
- Tự động tính toán tồn kho vật tư từng công trường.
- Cảnh báo số lượng vật tư sử dụng vượt mức hàng ngày
- Giảm thiểu rủi ro các hạng mục thi công vượt định mức cho phép
Kiểm soát tồn vật tư – Cảnh báo khi có nguy cơ vượt định mức
- Lập tức đưa ra các cảnh báo quan trọng về định mức vật tư như: vật tư nhập vượt, vật tư xuất vượt, các công việc sử dụng vượt vật tư…
- Quản lý kho vật tư xây dựng: Theo dõi, cập nhật realtime số liệu tồn kho của từng mã vật liệu cụ thể
- Cập nhật các số liệu về tổng nhập – xuất – báo cáo khối lượng vật tư/vật liệu đã sử dụng theo ngày
- Giảm thiểu rủi ro vượt định mức, theo dõi tất cả thông tin về tình hình sử dụng vật tư tại các công trình chỉ trên 1 màn hình duy nhất
Giải pháp FastCons đã được triển khai thành công tại hơn 3500+ khách hàng hoạt động trong lĩnh vực xây dựng bao gồm: nhà thầu xây dựng, thi công nội thất, các công trình dân dụng, thang máy, hệ thống cửa, ME, công trình lưới điện – giao thông – hạ tầng đô thị,…
Trong hoạt động quản lý vật tư, FastCons hỗ trợ:
- Kiểm soát yêu cầu vật tư so với dự toán
- Theo dõi vật tư công trình đã sử dụng
- Theo dõi vật tư tồn kho: Tự động cập nhật số liệu sử dụng hàng ngày của từng mã vật liệu, tính toán tồn kho vật tư, cảnh báo số lượng vật tư sử dụng có nguy cơ vượt định mức
- Cung cấp số liệu để đối soát/thanh toán với nhà cung cấp
- Báo cáo vật liệu sử dụng trong từng hạng mục công việc, vật liệu sử dụng trong dự án, theo dõi tiến độ mua vật liệu, vật liệu cần dùng theo dự trù…
- Và nhiều tiện ích khác đáp ứng vừa vặn bài toán quản lý vật tư công trường
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý vật tư xây dựng FastCons có các tính năng khác như quản lý tiến độ thi công công trình, tiến độ theo khối lượng thi công, quản lý chi tiết các thông tin về thầu phụ, đối tác, hợp đồng NCC, công nợ, dòng tiền & chi phí dự án, tiến độ giải ngân…
Qúy doanh nghiệp quan tâm phần mềm quản lý vật tư công trình & thi công FastCons, vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
