Xuất phát từ những khó khăn thực tế trong công tác phân chia ca/ kíp, quản lý nhân sự chuỗi, đội ngũ FastWork đã phát triển và cho ra mắt phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng FastStore – giải quyết bài toán quản lý nhân sự nhiều chi nhánh, nhiều ca/ kíp với thời gian làm việc của nhân viên không cố định.
1. Bài toán phân ca/ kíp chuỗi cửa hàng theo phương thức truyền thống
Có thể nói, một trong những công việc khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất xuyên suốt quá trình vận hành chuỗi cửa hàng đó là vấn đề phân ca kíp, quản lý bảng công, bảng lương nhân sự. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp chuỗi có nhiều cửa hàng, nhiều ca kíp và thời gian làm việc của nhân sự không cố định.
Cách phân ca chúng ta thường thấy đó là nhân sự chủ động đăng ký ca làm việc vào 1 file Google Sheets được tạo sẵn, sau đó các trưởng chi nhánh/ cửa hàng tổng hợp lại và điều phối nhân sự phù hợp cho từng ca. Cách quản lý này về cơ bản vẫn giải quyết được bài toán phân đúng ca cho đúng người, tuy nhiên nó tồn tại một số vướng mắc.
- Nhân sự tùy ý đổi ca làm việc: Khi sử dụng bảng tính Google Sheets phân ca làm việc, một số doanh nghiệp gặp phải vấn đề dù đã chốt ca làm nhưng nhân viên vẫn cố ý sửa ngày công đã đăng ký, dẫn đến tình trạng ca thiếu ca thừa nhân sự. Cũng có 1 số trường hợp không check lại bảng phân ca, đến lịch làm việc không biết, không sắp xếp được người làm thay – ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chăm sóc khách hàng.
- Cấp lãnh đạo không nắm bắt được tình hình nhân sự tại từng cửa hàng: Cấp lãnh đạo tại văn phòng gần như không nắm bắt được số lượng nhân sự, tình hình làm việc tại từng cửa hàng mà chỉ biết thông qua báo cáo của cửa hàng trưởng.
- Gian lận công: Vì cửa hàng trưởng nắm quyền quản lý nhân sự bán hàng tại cơ sở mình phụ trách nên nhiều người cho mình “đặc quyền” đi muộn, về sớm mà không có ý kiến. Họ còn nể nang sửa công cho những cá nhân thân thiết, thiếu tính công bằng gây bất đồng trong nội bộ cửa hàng.
- Mất nhiều thời gian tổng hợp công: Việc truy xuất dữ liệu từ máy chấm công, tổng hợp các loại đơn giải trình, nghỉ lễ, tăng ca, sau đó ngồi tính thời gian đi muộn về sớm để hoàn thiện bảng công hàng tháng tốn rất nhiều thời gian của bộ phận hành chính, nhân sự. Chưa kể nó còn tốn kém chi phí, nguồn lực mà vẫn thiếu tính chính xác.
2. Giới thiệu phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng FastStore – Tập trung, trực tuyến và realtime
Giải quyết trọn vẹn bài toán phân ca thiếu tập trung – thiếu tức thời và thiếu tính chính xác trong phương thức quản lý kiểu cũ, phần mềm quản lý chuỗi siêu thị/cửa hàng FastStore được rất nhiều các doanh nghiệp bán lẻ sở hữu hệ thống chuỗi cửa hàng lớn tin tưởng sử dụng. Bao gồm Metro Mart, Thế Giới Nệm, Bóng đèn Điện Quang, Mắt Việt Group, Bún Bò Xưa,…
Khả năng quản lý toàn diện:
- Quản lý danh sách chi nhánh
- Quản lý danh sách nhân viên
- Quản lý lịch làm việc/ bảng phân ca theo nhân viên/ theo chi nhánh
- Quản lý hoạt động chấm công của nhân viên
- Quản lý quân số làm việc tại chi nhánh ở thời điểm cụ thể
- Quản lý sự có mặt/ vắng mặt của nhân viên tại cửa hàng
- Quản lý hoạt động thu chi
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị
2.1 Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng FastStore
FastStore giúp quản lý thông tin các cơ sở, chi nhánh trên toàn hệ thống
| Quản lý nhân sự | Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị | Quản lý hoạt động thu/ chi |
| – Kiểm soát danh sách, chức vụ, số lượng nhân sự tại mỗi cửa hàng/ chi nhánh – Thống kê realtime tình hình chấm công/ có mặt của nhân viên tại cửa hàng/chi nhánh | – Kiểm soát số lượng, thông tin trang thiết bị, CSVC tại mỗi cửa hàng/chi nhánh – Lưu lại đầy đủ lịch sử mua sắm, thanh toán, bảo hành thiết bị | – Lập phiếu thu/ đề nghị chi ngân sách và phê duyệt online ngay trên app – Thống kê, theo dõi tình hình sử dụng ngân quỹ tại cửa hàng/chi nhánh |
Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng FastStore cho phép đăng ký và phê duyệt ca kíp online mọi lúc mọi nơi
| Dành cho nhân viên | Dành cho quản lý/ trưởng chi nhánh | Dành cho CEO/ lãnh đạo |
| – Chủ động đăng ký ca làm việc theo ngày/ theo tuần bằng cách chọn cửa hàng và khung giờ làm – Theo dõi, quản lý bảng phân ca cá nhân, ca nào được duyệt/ không được duyệt, tránh tình trạng bị động trong việc sắp xếp thời gian | – Phân ca trực tiếp cho nhân viên – Phê duyệt/ từ chối ca nhân viên đăng ký – Căn cứ lịch đăng ký ca của nhân sự, dựa vào định mức cố định cho từng ca để điều chỉnh ca làm phù hợp | – Kiểm soát lịch làm việc theo nhân viên, theo chi nhánh – Kiểm soát danh sách nhân viên làm việc tại từng ca (từng khung giờ) trong 1 ngày tại 1 cửa hàng/ chi nhánh. – Kiểm soát số giờ làm việc theo từng nhân viên |
FastStore giúp lập lịch và phân ca làm việc tự động: Nhân viên chủ động đăng ký hoặc quản lý thêm ca cho nhân viên theo ngày/ theo tuần. Hỗ trợ sao chép, nhân bản bảng phân ca giữa các tuần. Thống kê danh sách ca và chi nhánh làm việc của từng nhân viên.
FastStore giúp quản lý dữ liệu tập trung & đồng bộ: Toàn bộ lịch làm việc – dữ liệu chấm công cho đến các hoạt động đổi ca, nghỉ phép, vắng mặt của từng nhân sự đều được quản lý tập trung trên 1 nền tảng trực tuyến.
FastStore giúp cập nhật dữ liệu real-time: Mọi thông tin về việc đăng ký/ duyệt/ từ chối/ điều chỉnh ca đều được thông báo realtime trên phần mềm tới các cá nhân liên quan. Mọi dữ liệu chấm công, đi muộn/ về sớm của nhân sự cập nhật tức thời ngay khi hoàn tất thao tác chụp ảnh khuôn mặt. Ban lãnh đạo ngồi tại văn phòng có thể nắm bắt nhanh chóng tình hình nhân sự tại từng cửa hàng chi nhánh. Triệt tiêu tình trạng gian lận công – cơ sở đánh giá chuyên cần chính xác – minh bạch.
FastStore cung cấp báo cáo đa chiều giúp theo dõi tổng số nhân viên theo khung giờ. Tự động thống kê số nhân viên đã chấm công/số nhân viên có ca làm trong ngày.
Xem thêm: Giới thiệu phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng FastStore
2.2 Lợi ích FastStore đem lại cho đội ngũ và chuỗi cửa hàng/siêu thị
Việc tiếp cận công nghệ vào quản trị và vận hành doanh nghiệp kinh doanh chuỗi ngày càng được triển khai rộng rãi bởi những lợi ích rõ rệt nó mang lại. Những lợi ích đó là gì?
Đối với nhân viên
- Chủ động đăng ký ca làm việc: Nhân viên được phép đăng ký ca làm việc theo ngày/ tuần sau đó gửi cho quản lý cửa hàng duyệt.
- Chủ động quản lý lịch làm việc: Ca nào được duyệt, ca nào bị từ chối đều gửi thông báo tức thời đến nhân sự, giúp nhân viên chủ động quản lý lịch làm việc cá nhân để sắp xếp thời gian phù hợp.
- Chủ động quản lý bảng công cá nhân: Dữ liệu ngày công, đi muộn, về sớm, quỹ phép đều được cập nhật công khai trên phần mềm cho phép nhân viên chủ động quản lý, nhận thấy sai sót có thể thắc mắc ngay để được giải quyết.
- Cảm giác an tâm khi làm việc: Nhân sự sẽ không còn cảm thấy bất công do dữ liệu chấm công bị sửa chữa, gian lận – tất cả dữ liệu được tự động update trên phần mềm một cách chính xác – minh bạch mà không bị ảnh hưởng bởi sự can thiệp của con người. Gia tăng sự hài lòng và nuôi dưỡng sự gắn bó trong nhân viên.
Đối với quản lý/ cửa hàng trưởng
- Rút ngắn thời gian phê duyệt/ từ chối ca đăng ký: Phê duyệt/ từ chối đăng ký ca giờ đây chỉ cần 1 click, thay vì thao tác thủ công tốn thời gian ở phương thức phân ca truyền thống qua Excel.
- Rút ngắn thời gian phân ca: Phần mềm hỗ trợ view nhanh theo chiều nhân viên hoặc thời gian, cảnh báo định mức nhân sự cho từng ca hỗ trợ điều chỉnh ca kíp nhanh chóng.
- Quản lý nhanh chóng tình hình nhân sự mọi lúc mọi nơi: Thông tin nhân sự tại từng ca: ai đã chấm công, ai chưa chấm công, vắng mặt đều được quản lý tập trung trên phần mềm, cửa hàng trưởng có thể nắm bắt nhanh mọi lúc mọi nơi mà không cần phải yêu cầu nhân viên báo cáo hay check camera.
- Tạo dựng niềm tin đối với đội ngũ: Nhân viên không còn nghi ngờ bảng công có sự can thiệp, sửa chữa của cửa hàng trưởng cho những cá nhân thân thiết – vừa tạo dựng niềm tin vừa nâng cao tinh thần đoàn kết của đội ngũ.
Đối với toàn bộ hệ thống
- Xây dựng môi trường làm việc công bằng – minh bạch: Môi trường làm việc cực kỳ quan trọng trong việc giữ chân nhân sự. Việc công khai mọi dữ liệu công cán để các cá nhân chủ động quản lý tạo ra một môi trường làm việc đơn giản – minh bạch, tạo dựng niềm tin và cảm giác an tâm cho nhân sự, để họ tập trung vào công việc thay vì lo lắng những vấn đề ngoài lề.
- Tối ưu chi phí: Thay vì đầu tư mỗi cửa hàng một máy chấm công vân tay mà vẫn không mang lại hiệu quả quản lý tuyệt đối, việc ứng dụng phần mềm giúp chi phí quản lý nhân sự giảm thiểu đáng kể.
- Tối ưu năng suất, nguồn lực nhân sự: Phần mềm hỗ trợ tự động hóa bảng công – giảm tải áp lực cũng như thời gian truy xuất dữ liệu, tổng hợp công cán hàng tháng của bộ phận hành chính nhân sự. Tập trung vào những công việc quan trọng hơn thay vì “bù đầu” vào công cán rồi lại xử lý khiếu nại.
Không chỉ dừng lại ở một nền tảng quản trị thống nhất dùng chung cho mọi doanh nghiệp, mọi lĩnh vực, đội ngũ FastWork đã và đang không ngừng nỗ lực phát triển hệ thống ứng dụng chuyên biệt cho từng mô hình cụ thể. Để khi nhìn vào, các doanh nghiệp nhận ra ngay đó chính là phần mềm dành riêng cho doanh nghiệp mình, hỗ trợ việc triển khai diễn ra nhanh chóng – hiệu quả thay vì mất thời gian chuẩn hóa, sắp xếp lại phù hợp với chức năng phần mềm.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng/siêu thị qua video dưới đây.
Đến thời điểm hiện tại, chúng tôi đã cho ra mắt 3 phần mềm chuyên biệt cho 3 lĩnh vực ngách:
FastWork For Contractors: Phần mềm quản lý thi công xây dựng cho doanh nghiệp xây dựng
FastSchool: Phần mềm quản lý nội bộ trường học dành cho khối mầm non, THCS, THPT, Cao đẳng và Đại học
FastStore: Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng dành cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều ca kíp với thời gian làm việc không cố định.
Để nhận tư vấn giải pháp phần mềm phù hợp, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây.
