Trước diễn biến phức tạp và chưa có dấu hiệu lắng xuống của dịch bệnh Covid-19 tại Việt Nam, chỉ thị 16 của Chính phủ đã được ban hành tại 2 thành phố trọng điểm là Hà Nội và Hồ Chí Minh, kèm theo đó là 19 tỉnh thành phía Nam. Nội dung văn bản chỉ đạo nêu rõ, các công ty, doanh nghiệp cần bố trí cho cán bộ, nhân viên sử dụng công nghệ thông tin làm việc tại nhà (Work-From-Home), đảm bảo triển khai nghiêm túc các quy định phòng – chống dịch.
Nhằm giúp doanh nghiệp nhanh chóng triển khai WFH ổn định & hiệu quả, FastWork đã tổng hợp lại những quy tắc và hướng dẫn quan trọng cho việc Work-From-Home tại bài viết dưới đây!
Mục lục nội dung:
Hiểu đúng về Work-From-Home
Work-From-Home là hình thức làm việc phổ biến trên thế giới, tuy nhiên nó chỉ thực sự được biết đến & ứng dụng rộng rãi tại Việt Nam khi dịch Covid-19 bùng phát. Hiểu theo tiếng Việt, WFH là làm việc tại nhà hay một địa điểm ngoài văn phòng, công ty, doanh nghiệp mà vẫn phải đảm bảo mọi công việc diễn ra như bình thường. Nhân viên kết nối với khách hàng, tương tác với cấp trên, các thành viên trong team hoặc phòng ban khác thông qua các ứng dụng công nghệ.
WFH có thể được áp dụng trong các tình huống sau:
- Khu vực, thành phố bị phong tỏa, cá nhân bị cách ly hoặc thực hiện yêu cầu giãn cách theo Chỉ thị 16 của Thủ tướng chính phủ
- Làm việc tại nơi khác, xa văn phòng do phát sinh của dự án
Xem thêm: Work From Home là gì? Vì sao đây là xu hướng làm việc của nền kinh tế hiện đại?
Quy tắc & thông lệ khi triển khai Work-From-Home
Trước khi bắt đầu thực hiện Work-From-Home, doanh nghiệp cần ban hành văn bản chính thức chỉ rõ các quy tắc & thông lệ, yêu cầu nhân viên tuân thủ nghiêm ngặt trong suốt thời gian làm việc tại nhà. Việc ban hành các văn bản quy định là cần thiết để đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp không bị xáo trộn lớn khi làm việc từ xa.
1. Các quy tắc Work-From-Home
Để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc không bị ảnh hưởng, việc tuân thủ chặt chẽ các quy tắc ban lãnh đạo ban hành là vô cùng quan trọng. Mỗi cá nhân cần có ý thức và kỷ luật thực hiện theo một quy trình thống nhất.
- Cam kết: Hoàn thành đúng – đủ nhiệm vụ được giao. Toàn bộ công việc phải đưa lên phần mềm để quản lý & phối hợp cùng team làm việc. Nhân sự chỉ được tính công khi cập nhật chi tiết tiến độ và báo cáo công việc hàng ngày trên phần mềm.
- Trung thực: Trung thực & minh bạch với thông tin khai báo về tiến độ & trạng thái công việc.
- Sẵn sàng: Đảm bảo luôn có mặt trong thời gian làm việc (luôn online kênh chat, phần mềm quản lý công việc, điện thoại, email). Chuẩn bị tốt CSVC, trang thiết bị và môi trường làm việc sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu công việc.
- Chủ động: Ý thức chủ động, tự giác trong công việc, giao tiếp & không chờ người khác phải nhắc nhở. Chủ động làm việc với các thành viên trong nhóm để hỗ trợ, bàn luận nâng cao chất lượng công việc.
2. Thống nhất về công cụ làm việc từ xa
Theo báo cáo khảo sát 300 doanh nghiệp được thực hiện bởi FPT: Hơn 91% doanh nghiệp đã triển khai hoặc có kế hoạch triển khai công nghệ để đảm bảo kinh doanh liên tục, trong đó, tối ưu quy trình cộng tác nội bộ được xem là mục tiêu hàng đầu của hơn 94% doanh nghiệp khi áp dụng phần mềm. Tuy nhiên việc lúng túng khi áp dụng công nghệ của các doanh nghiệp vẫn còn thấy rõ.
Để đảm bảo tính thống nhất trong quá trình triển khai Work-From-Home, hỗ trợ công tác quản lý nhanh chóng, thuận tiện, việc quy định các công cụ làm việc từ xa là không thể thiếu.
Bộ 6 công cụ doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng, đó là:
- Chat, trao đổi thông tin nhanh qua Zalo, Skype: Đó được đánh giá là 2 ứng dụng chat phổ biến, dễ dùng và thân thiện nhất. Bạn cũng có thể cân nhắc lựa chọn nền tảng Telegram hoặc Facebook tùy thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp, tuy nhiên cần nhớ việc trải nghiệm các công cụ mới trong khi WFH là không thực sự cần thiết.
- Họp qua Zoom, Google Meeting: Zoom hay Google Meeting được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi cho các cuộc họp trực tuyến hoặc để kiểm soát chính xác tình hình làm việc tại nhà của nhân sự, việc giữ nhịp các cuộc họp online khi làm việc từ xa là cần thiết. Cách sử dụng Zoom hay Google Meeting rất đơn giản, bạn chỉ cần tạo lịch họp trước mỗi cuộc họp, sau đó gửi link phòng họp cho những cá nhân liên quan tham gia họp trực tuyến. Một vài doanh nghiệp yêu cầu nhân viên khi làm việc tại nhà cần bật Meeting online trong suốt quá trình làm việc, đây có thể coi là 1 biện pháp cực đoan nhưng với một vài trường hợp đặc biệt, nó sẽ hữu ích để bạn đảm bảo nhân viên không rời đi hoặc chểnh mảng trong suốt ngày làm việc.
- Quản lý công việc bằng phần mềm Fastwork: FastWork cung cấp phần mềm quản lý công việc trực tuyến giúp ban lãnh đạo kiểm soát tập trung tiến độ triển khai công việc của từng cá nhân, phòng ban chỉ với một thiết bị di động. Việc kiểm soát tình hình làm việc tại nhà của nhân viên trở nên đơn giản hơn khi yêu cầu toàn bộ nhân viên khởi tạo và báo cáo công việc hàng ngày trên phần mềm, các trao đổi – tài liệu chia sẻ cũng được quản lý & lưu trữ tập trung, không giới hạn. Bạn cũng có thể giao việc nhanh chóng, kèm deadline cụ thể,và nhận được thông báo tức thời nhân viên cập nhật hoàn thành công việc.
- Công cụ hỗ trợ từ xa gồm Teamview, Ultra view: 2 ứng dụng này thường được sử dụng để hỗ trợ khách hàng từ xa bằng việc truy cập vào máy tính khách hàng. Thay vì các cuộc hẹn trực tiếp, nhân viên kinh doanh của bạn có thể sử dụng Teamview để làm việc từ xa với khách hàng, giảm tác động tới hoạt động kinh doanh.
- Tài liệu lưu trữ tại Google Drive: Các tài liệu phục vụ công việc được upload và lưu trữ tập trung trên Google Drive hỗ trợ tìm kiếm thông tin nhanh chóng, thuận tiện. Google Drive có tính năng phân quyền chuyên sâu giới hạn quyền truy cập, đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối.
- Quản lý thời gian làm việc bằng Fastwork: FastWork cung cấp ứng dụng chấm công khuôn mặt định vị vị trí đầu tiên tại Việt Nam, giúp việc quản lý nhân sự WFH đơn giản – minh bạch – chính xác. Trong bối cảnh Covid được khuyến khích hạn chế tiếp xúc để đảm bảo an toàn cho cán bộ nhân viên, việc sử dụng chấm công Online FastWork càng cần thiết hơn bao giờ hết. Mỗi nhân sự sẽ được khởi tạo 1 tài khoản, thiết lập vị trí chấm công theo đúng địa chỉ nhà nhân sự cung cấp và thực hiện chấm công dễ dàng thông qua chụp ảnh khuôn mặt. Dữ liệu chấm công sẽ được cập nhật tức thời trên hệ thống bao gồm ca làm việc, thời gian, vị trí và hình ảnh chấm công. Tính năng cảnh báo sai vị trí, sai khuôn mặt giúp ban lãnh đạo nắm bắt chính xác tình hình làm việc tại nhà của đội ngũ, tránh tình trạng gian lận công, sửa công thiếu công bằng.
Xem thêm: Giải pháp chấm công online và quản lý công việc hiệu quả khi Work-From-Home
Lời khuyên khi Work-From-Home
Bằng kinh nghiệm triển khai Work-From-Home trong thực tế doanh nghiệp và cho rất nhiều các doanh nghiệp khách hàng, chúng tôi có một số lời khuyên hy vọng giúp hoạt động WFH tại quý công ty nhanh chóng ổn định và hiệu quả.
Đặt trân trọng lời nói và sự cam kết tin tưởng với nhau lên hàng đầu
Việc triển khai Work-From-Home là bất đắc dĩ nên thay vì hoài nghi, hãy tin tưởng nhân viên của bạn. Thông qua văn bản ban hành về những thông lệ và quy tắc khi làm việc tại nhà, nhân viên bạn hiểu những gì họ làm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu công ty và thu nhập của họ. Đó là lý do, việc trân trọng lời nói và tin tưởng nhân viên, tin tưởng lẫn nhau cũng là tiền đề nâng cao hiệu suất & chất lượng công việc.
Hoàn thành trọn vẹn những gì mình đã cam kết
Tất nhiên nhân viên cũng cần thực hiện đúng – đủ toàn bộ công việc được giao theo đúng deadline đã cam kết. Đó cũng là minh chứng cho lời nói cũng như củng cố sự tin tưởng của công ty với bạn.
Cẩn trọng khi giao tiếp từ xa
Một lưu ý khi Work-From-Home đó là từ ngữ, tông giọng khi giao tiếp rất dễ gây hiểu lầm. Do vậy bạn cần cẩn trọng khi trao đổi công việc, tập trung vào các nội dung chính thay vì lan man, suy diễn và bắt bẻ đối phương.
Ưu tiên các cuộc gọi, họp online hơn là sử dụng các công cụ chat
Các cuộc họp online sẽ thuận tiện cho việc trình bày, chia sẻ màn hình và có khả năng giải quyết công việc nhanh hơn là nhắn tin. Nó cũng giúp các thành viên hiểu chính xác quan điểm của bạn thay vì việc truyền đạt qua tin nhắn dễ gây hiểu sai, lệch lạc vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực thi công việc.
Chú trọng vào không gian làm việc
Không gian làm việc đóng vai trò không nhỏ trong việc quyết định tiến độ và chất lượng công việc của bạn. Bạn cần setup một bàn làm việc riêng tương tự như không gian làm việc tại công ty, tránh xa ghế sofa và giường. Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị và vật dụng cần thiết như Laptop, Điện thoại, Sạc pin, Sổ,….
Trên đây là tổng hợp những quy tắc và hướng dẫn cho việc Work-From-Home được FastWork đúc kết từ chính những kinh nghiệm thực tế, mong rằng sẽ hữu ích đối với các doanh nghiệp đang và sẽ triển khai Work-From-Home.
Là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp hệ thống giải pháp quản trị & điều hành doanh nghiệp trực tuyến, FastWork hỗ trợ triển khai Work From Home nhanh chóng với 3 tiêu chí:
- KHÔNG CHẠM: Xây dựng môi trường cộng tác online toàn diện – nơi chia sẻ tài liệu, trao đổi công việc tập trung, hiệu quả
- KHÔNG CHẬM: Mọi hoạt động đều được cập nhật tức thời theo thời gian thực – giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện công việc của từng cá nhân, phòng ban
- KHÔNG GIÁN ĐOẠN: Giao việc rõ ràng – triển khai liền mạch theo đúng quy trình – phân quyền cụ thể.
Với giao diện thân thiện, dễ dùng, sử dụng linh hoạt trên cả 2 nền tảng Web và Mobile App, các doanh nghiệp có thể TRIỂN KHAI NGAY bộ giải pháp FastWork trong vòng 3 ngày (bao gồm tư vấn, triển khai và đào tạo trực tuyến).
Trong thời điểm Work-From-Home đang được khuyến khích áp dụng trên diện rộng, các số liệu đăng ký triển khai FastWork luôn trong tình trạng quá tải. Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Bộ giải pháp WFH từ FastWork.vn vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền vào Form dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.
