1 năm trở lại đây, thuật ngữ “tự động hóa doanh nghiệp” được sử dụng khá phổ biến như một giải pháp tối ưu quy trình vận hành, giảm bớt những công việc thủ công và nhân sự dư thừa. Các CEO & Manager tin rằng nhờ việc tự động hóa, doanh nghiệp có thể duy trì lợi thế cạnh tranh và thích ứng với tốc độ tăng trưởng từng ngày của thị trường.
Vậy tự động hóa nên bắt đầu từ đâu để không trở thành “công giã tràng”? Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây!
Mục lục nội dung:
1. Tự động hóa từ các quy trình đơn giản nhất
Hãy bắt đầu từ những thao tác thủ công hàng ngày như soạn thảo đơn từ, đề xuất, báo cáo,…
Thực tế cho thấy, bất cập tồn tại ở hầu hết các doanh nghiệp Việt là quy trình quản trị nội bộ, xử lý, lưu trữ giấy tờ quá cồng kềnh, rườm rà và không hiệu quả. Nhân viên mất quá nhiều thời gian cho việc soạn thảo đơn từ, đề xuất trình lãnh đạo với đủ các cấu trúc biểu mẫu bị tam sao thất bản. Mỗi khi lãnh đạo không có tại văn phòng hoặc đi công tác xa, quá trình thẩm định, phê duyệt tờ trình bị chậm trễ gây tắc nghẽn hoạt động kinh doanh, sản xuất, làm ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu doanh nghiệp.
Việc tự động hóa đơn từ theo những biểu mẫu có sẵn giúp giảm thiểu 90% chi phí in ấn, giấy tờ, tiết kiệm 44800 giờ làm việc mỗi năm và hạn chế tình trạng “đình trệ” sản xuất khi sếp đi vắng.
Xem thêm: Giải pháp số hóa biểu mẫu và quy trình nội bộ FastWork AutoForm
2. Tự động hóa trên tinh thần tự nguyện
Không thoát ra khỏi những thói quen cũ để tiếp cận công nghệ mới là rào cản đến từ đội ngũ nhân sự khiến việc tự động hóa doanh nghiệp gặp khó khăn.
Hãy nói nhiều hơn với nhân viên của bạn về những lợi ích trước tiên họ nhận được, sau đó là doanh nghiệp nhận được khi ứng dụng tự động hóa. Hãy tổ chức các buổi đào tạo bài bản, đảm bảo họ nắm rõ các bước thực hiện và thao tác thuần thục trên phần mềm. Mọi việc thực hiện trên tinh thần tự nguyện đều mang lại hiệu quả cao nhất.
Tham khảo: Tự động hóa quy trình – “Chìa khóa” giải phóng mọi rắc rối trong quản lý và điều hành doanh nghiệp
3. Bắt đầu với quy mô nhỏ và tập trung vào một hoạt động cụ thể
Nghiên cứu chỉ rằng, việc áp dụng tự động hóa trong doanh nghiệp nhỏ hoặc những đội nhóm nhỏ tập trung vào một hoạt động cụ thể thường dễ dàng và hiệu quả hơn.
Ví dụ: Bạn bắt đầu tự động hóa với việc số hóa chấm công nhân sự. Thao tác chấm công nhanh chóng qua hình thức selfie khuôn mặt, chủ động quản lý bảng công dễ dàng trên điện thoại sẽ là một điểm cộng trong mắt đội ngũ nhân sự. Chưa kể, việc tự động hóa bảng công giảm tải 70% thời gian tổng hợp bảng công, xử lý khiếu nại hàng tháng cho bộ phận kế toán. Để nhân viên tự cảm nhận những lợi ích sẽ khiến họ tự nguyện thực hiện tự động hóa mà không phải ép buộc.
4. Tự động hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp
Sau khi triển khai với những đội nhóm nhỏ lẻ, hãy tiếp tục tự động hóa toàn bộ quy trình trong doanh nghiệp bạn: bao gồm quy trình marketing, quy trình bán hàng, quy trình tư vấn/ sản xuất, quy trình hỗ trợ khách hàng,….
Với việc số hóa quy trình online, mọi công việc gắn với quy trình sẽ được đưa vào các quy trình tương ứng để tự động hóa luồng luân chuyển. Các luồng thông tin trong công việc nhờ đó mà được truyền tải xuyên suốt, minh bạch, rõ ràng: ai là người thực hiện, deadline ra sao, tiến độ như thế nào,… Cung cấp bức tranh quy trình tổng thể giúp nhà lãnh đạo kiểm soát toàn bộ tiến độ và chất lượng công việc của từng cá nhân, phòng ban. Nắm bắt tức thời tắc nghẽn để có biện pháp xử lý tránh ảnh hưởng đến hiệu suất doanh nghiệp.
Xem thêm: Phần mềm số hóa công việc và tự động hóa giao việc FastWork WorkFlow
5. Xây dựng “văn phòng dịch vụ tự động hóa”
Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp, hãy thiết lập một “văn phòng dịch vụ tự động hóa” do một vài “chuyên gia” tự động hóa trong doanh nghiệp bạn quản lý. Chính họ sẽ là những người training, đào tạo phần mềm đến toàn thể cán bộ nhân sự đảm bảo quy trình tự động hóa trong doanh nghiệp diễn ra xuyên suốt mà không gặp bất kỳ rào cản nào.
Đó cũng là ý tưởng được anh Hồ Ngọc Chương – Co-Founder & CEO chuỗi cửa hàng bán lẻ Metro Mart dự định triển khai đẩy mạnh việc sử dụng FastWork đến toàn bộ đội ngũ cán bộ, nhân viên.
Tham khảo: Metro Mart và câu chuyện tự động hóa doanh nghiệp hơn 500 nhân sự
6. Ghi nhận thành tựu
Hãy liên tục đo lường hiệu quả tự động hóa mang lại cho doanh nghiệp bạn, cho đội ngũ nhân sự và cả ban lãnh đạo. Việc ghi lại thành công sẽ thúc đẩy động lực để đưa ra những quyết định đột phá hay giúp bạn tự tin hơn khi áp dụng bất kỳ công nghệ nào.
7. Học hỏi bài học thành công của những người đi trước
Thay vì tự mình tìm tòi, hãy nhờ sự giúp đỡ của những chuyên gia tự động hóa đã rất thành công. Họ có thể đưa ra những lời khuyên giá trị về sáng kiến của bạn, họ có tầm nhìn để xem bạn cần làm gì, bạn có thể ở đâu trong vòng 2-3 năm tới. Họ biết cách bắt đầu từ những việc nhỏ và kết thúc bằng những thành tựu lớn.
8. Chọn một đối tác công nghệ tin cậy
Hãy lựa chọn một đơn vị cung cấp có thể đi cùng bạn lâu nhất có thể. Không ngừng cải tiến, đổi mới công nghệ để phù hợp với sự phát triển của thị trường và với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
FastWork.vn cung cấp giải pháp phần mềm tự động hóa doanh nghiệp cho hơn 1500+ doanh nghiệp Việt ở mọi lĩnh vực từ Sản xuất & Phân phối, Thương mại & Dịch vụ, Tài chính, Ngân hàng, Y tế, Giáo dục, Bán lẻ,…
Phần mềm tự động hóa quy trình FastWork WorkFlow hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập – phân quyền – kiểm soát – theo dõi số lượng lớn quy trình trên 1 hệ thống duy nhất. Nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt tắc nghẽn ở bất cứ đâu để có phương án xử lý kịp thời, tránh mắc lại lỗi sai đó trong những lần sau. Lộ trình triển khai nhanh chóng với chi phí tiết kiệm, miễn phí cập nhật tính năng mới. Đội ngũ tư vấn, kỹ thuật viên tâm huyết, nhiệt tình, hỗ trợ xử lý phát sinh 24/7.
Qúy doanh nghiệp quan tâm vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!
