Xuất phát từ mong muốn quản lý, nắm bắt tình hình quân số bệnh viện từ xa cũng như hỗ trợ bộ phận hành chính, kế toán trong việc tổng hợp bảng công mỗi tháng, ban lãnh đạo Trung tâm Y tế huyện Thanh Thủy quyết định triển khai phần mềm công nghệ FastWork thay đổi quy trình vận hành từ thủ công nặng về mặt giấy tờ sang tự động hóa trên một hệ thống tập trung trực tuyến.
Mục lục nội dung:
1. Lĩnh vực đặc thù đa dạng ca kíp, báo cáo, đơn từ
Là đơn vị Y tế cấp nhà nước, Trung tâm Y tế huyện Thanh Thủy sở hữu số lượng nhân sự lên đến 300 người, bao gồm các phòng ban từ Hành chính, Kế toán tổng hợp đến các Khoa (Bác sĩ và Điều dưỡng).
Trước đây, trung tâm quản lý chấm công hoàn toàn thủ công bằng cách tự ghi chép lại, cuối tháng báo cáo về khoa, khoa tổng hợp lại chuyển qua cho bộ phận hành chính, sau đó kế toán ghi nhận để tính lương.
- Đối với bộ phận văn phòng: ca làm việc là ca hành chính.
- Đối với đội ngũ bác sĩ, điều dưỡng: trung tâm chia làm 5 ca làm việc bao gồm ca hành chính, ca trực, ca bù trực, ca nghỉ trực và đi học, đi công tác. Mỗi ca lại có một cách tính lương khác nhau bởi có sự khác biệt giữa mức phụ cấp cho nhân viên trực ngày thường, trực cuối tuần và trực ngày lễ.
Mỗi ca làm việc đều phải in báo cáo chi tiết để bộ phận hành chính lưu trữ, quản lý – vừa hỗ trợ tính toán bảng công cho nhân sự, vừa hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng thông tin nhân sự phụ trách khi có bất cứ vấn đề phát sinh gì ở ca đó.
Do đặc thù ngành nghề nên việc phân ca cho đến quy trình trình ký, phê duyệt và lưu trữ đơn từ, báo cáo tại Trung tâm Y tế huyện Thanh Thủy khá phức tạp, tốn kém và đòi hỏi nhiều thời gian của bộ phận hành chính, kế toán tổng hợp.
2. Quản lý truyền thống thiếu tính tức thời, nhiều sai sót
Trước hết về vấn đề chấm công, giám đốc trung tâm hay quản lý cấp cao gần như không thể nắm bắt tức thời tình hình quân số tại Bệnh viện. Ai đi làm, ai nghỉ phép, ai nghỉ trực, bù trực đều phải thông qua khoa mới kiểm soát được.
Quy trình làm đơn, gửi đơn, chờ duyệt đơn cần thông qua nhiều cấp, đôi khi quản lý hoặc sếp đi công tác xa không có mặt ở văn phòng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên trung tâm.
Việc tổng hợp đơn từ, báo cáo ca làm việc, đổi ca để hoàn thiện bảng công hoàn chỉnh mất rất nhiều thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn và xảy ra tình trạng gian lận.
Ngoài ra, trung tâm có đến hơn 1000 trang thiết bị, tài sản phục vụ cho việc khám, chữa bệnh của từng khoa nhưng lại chưa có công cụ quản lý tập trung. Dẫn đến việc không kiểm soát được khoa nào đang sử dụng thiết bị nào gây thất thoát, tốn kém chi phí mua mới.
Đặt lịch phòng họp, phòng mổ cũng khá bất tiện, khi có ai đặt lịch hoặc cần kiểm tra lịch nào phải liên hệ với nhân viên phụ trách rà soát file, sổ ghi chép – mất khá nhiều thời gian, chưa kể nếu nhân viên đó ngày đó nghỉ thì phải gọi điện trao đổi hoặc đợi sang ngày khác mới xử lý được.
3. Hành trình số hóa toàn bộ hoạt động quản trị nội bộ lên phần mềm FastWork
Những bất cập tồn tại đã khiến ban lãnh đạo Trung tâm Y tế huyện Thanh Thủy đưa ra quyết định triển khai ứng dụng trọn bộ phân hệ FastWork Office nhằm thay đổi quy trình vận hành, xây dựng văn phòng điện tử 4.0 chuyên nghiệp, hiện đại.
Chấm công di động kiểm soát thời gian làm việc của gần 300 nhân sự
Với phần mềm chấm công di động FastWork FaceID, cán bộ, nhân viên Bệnh viện có thể tùy chọn ca linh hoạt sau đó thao tác chấm công bằng hình thức chụp ảnh khuôn mặt, ngay lập tức dữ liệu công sẽ được cập nhật chi tiết lên hệ thống.
Đơn từ xin nghỉ phép, đổi ca, báo cáo ca thay vì làm văn bản giấy sẽ được khởi tạo trực tiếp trên phần mềm với những biểu mẫu thiết lập sẵn. Cấp quản lý có quyền phê duyệt, từ chối hoặc chuyển tiếp người phê duyệt, trao đổi rõ lý do ngay tại đơn từ đó để mọi người cùng nắm rõ.
Anh Lê Đình Thanh Sơn – Giám đốc Trung tâm Y tế huyện Thanh Thủy cho biết:
” Đặc thù công việc anh hay phải đi công tác hoặc đi học xa nên không thể quản lý sát sao tình hình nhân sự tại Bệnh viện. Kể từ khi ứng dụng phần mềm FastWork, vấn đề đó đã được giải quyết. Dù ở bất cứ đâu anh đều có thể quản lý và nắm bắt chính xác tình hình quân số tại Bệnh viện để có sự phân bổ hợp lý”.
Chức năng tự động hóa bảng công của FastWork không chỉ triệt tiêu tình trạng gian lận, còn rút ngắn thời gian rà soát bảng công, tổng hợp báo cáo theo ca hàng tháng của bộ phận hành chính kế toán.
Quản lý tập trung trang thiết bị
FastWork Asset giúp Trung tâm Y tế Huyện Thanh Thủy kiểm kê, quản lý mấy nghìn trang thiết bị tài sản một cách khoa học – tập trung – trực tuyến trên phần mềm.
Tài sản nào do phòng ban nào sử dụng, từ thời gian nào đến thời gian nào, tình trạng tài sản như thế nào đều được cập nhật chi tiết, công khai trên hệ thống giúp tìm kiếm nhanh chóng hoặc truy cứu chính xác trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra. Hạn chế tình trạng hỏng hóc, thất thoát, không ai nhận lỗi cuối cùng trung tâm phải đầu tư chi phí mua trang thiết bị mới.
Đặt lịch phòng họp, phòng mổ trực tuyến
Chức năng đặt lịch phòng họp, phòng mổ trên FastWork Booking tạo thói quen làm việc chuyên nghiệp, có quy tắc. Bất kể cá nhân nào cần sử dụng phòng nào đều cần có lịch trình và chủ động booking trước, tránh tình trạng khi cần không có phòng ảnh hưởng đến tiến độ hoặc chất lượng công việc.
Sau Bệnh viện Trưng Vương, Trung tâm Y tế huyện Thanh Thủy là đơn vị Y tế cấp nhà nước thứ hai triển khai phần mềm FastWork nhằm thay đổi quy trình vận hành với những lợi ích rất rõ ràng. Trong tương lai, Bệnh viên sẽ tiếp tục ứng dụng Phần mềm Quản lý công việc FastWork WORK+ , phần mềm Quản lý Quan hệ Khách hàng FastWork CRM+ nhằm tự động hóa các công việc thủ công, hướng đến xây dựng văn phòng số nói không với giấy tờ.
FastWork.vn tự hào là đơn vị đồng hành cùng quá trình chuyển đổi số của hơn 1500 doanh nghiệp ở mọi quy mô và lĩnh vực: Kiến trúc – Xây dựng – Bất động Sản- Agency – Giáo dục – Công nghệ thông tin – Phân phối, Bán lẻ – Chính phủ – Tài chính, Ngân hàng – Bệnh viện – Spa – Y tế – Khách sạn – Vận tải – Dịch vụ bảo trì, Bảo vệ – Sản xuất – Logistic …
FastWork.vn cung cấp hệ thống phần mềm quản trị bao gồm: Phần mềm Quản trị nội bộ FastWork OFFICE+, Phần mềm Quản lý Công việc FastWork WORK+, Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM+, Phần mềm Quản trị nhân sự FastWork HRM+,…
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Giải pháp văn phòng điện tử 4.0, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!
