Chia công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn là một kỹ thuật phổ biến được các nhà quản lý sử dụng để thuận tiện hơn trong việc tiếp cận, triển khai và kiểm soát toàn bộ dự án. Công cụ áp dụng kỹ thuật này được gọi là cấu trúc phân chia công việc – WBS (Work Breakdown Structure).
Trong bài viết này, FastWork sẽ cung cấp đầy đủ kiến thức giúp bạn hiểu rõ bản chất WBS là gì, những lợi ích & các bước phân rã công việc hiệu quả. Đồng thời gợi ý cho các CEO giải pháp tối ưu nguồn lực, nâng cao hiệu quả quản lý dự án nhờ áp dụng công cụ WBS.
Mục lục nội dung:
WBS là gì?
WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure, nghĩa là cấu trúc phân chia công việc. Giống như tên gọi, WBS là phương pháp phân rã công việc thành những phần tử nhỏ hơn, theo từng cấp bậc và trực quan hóa tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án.
WBS được phát triển bằng cách bắt đầu với mục tiêu cuối cùng và liên tiếp chia nhỏ các thành phần có thể quản lý. Đơn vị nhỏ nhất của WBS được gọi là gói công việc (work package). Ở đó chi phí, tiến độ & người thực hiện sẽ được xác định và kiểm soát. Quá trình phân chia công việc sẽ kết thúc khi toàn bộ tiến trình thực hiện dự án được hiển thị dưới dạng sơ đồ hệ thống các nhiệm vụ rõ ràng, không còn sự chồng chéo.
WBS thường được hiển thị theo chiều ngang ở dạng phác thảo, hoặc theo chiều dọc dưới dạng cấu trúc cây (giống như sơ đồ tổ chức).
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm quản lý dự án để thực hiện quá trình WBS được dễ dàng. Đặc biệt, khi phân rã công việc theo cấu trúc WBS kết hợp với mô hình quản lý Gantt Chart, việc lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dự án sẽ trở nên hiệu quả hơn.
Lợi ích khi phân chia công việc theo cấu trúc WBS
Tạo WBS là bước đầu tiên trong việc phát triển lịch trình dự án. Giúp các nhà quản lý xác định được tất cả những nhiệm vụ cần hoàn thành, thứ tự các công việc ưu tiên để đạt được mục đích & mục tiêu của dự án. Khi nhìn vào một sơ đồ hệ thống WBS hoàn chỉnh, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được:
- Ngày bắt đầu, ngày kết thúc và các mốc quan trọng của từng nhiệm vụ
- Các đầu việc cần thiết để hoàn thành sản phẩm & bàn giao dự án
- Chi phí, tài nguyên và sự phụ thuộc liên quan đến từng nhiệm vụ
- Các thành viên chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ
Một WBS được xây dựng tốt sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng, minh bạch 5 giai đoạn và 10 phạm vi kiến thức trong quản lý dự án như:
- Lập kế hoạch, lập lịch trình và lập ngân sách dự án,…
- Quản lý rủi ro, quản lý tài nguyên, quản lý phạm vi và quản lý đội nhóm,…
Khi áp dụng WBS, doanh nghiệp sẽ hạn chế được các vấn đề phát sinh như chậm tiến độ, vượt phạm vi hay bội chi ngân sách,… Đồng thời góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.
Nếu bạn chưa biết 5 giai đoạn & 10 phạm vi kiến thức trong quản lý dự án là gì, hãy tham khảo ngay bài Tổng hợp kiến thức toàn diện về quản lý dự án tại đây
Ví dụ mẫu cấu trúc phân chia công việc – WBS
Khi bạn đã biết WBS là gì và lý do tại sao nó được xem là công cụ quản lý dự án hiệu quả, hãy xem thêm các ví dụ dưới đây để hình dung rõ hơn về một sơ đồ cấu trúc phân chia công việc hoàn chỉnh.
- WBS trong dự án xây dựng tòa nhà
Đây vốn là một dự án phức tạp, nhưng WBS sẽ giúp bạn khoanh vùng phạm vi dự án thành các nhiệm vụ đơn giản, dễ quản lý hơn.
- WBS trong dự án nghiên cứu thị trường
- WBS trong dự án phát triển phần mềm
Xem các ví dụ bạn có thế thấy, phần đầu của WBS luôn là mục tiêu dự án (project goal) hay sản phẩm cần bàn giao cuối cùng. Có thể là bàn giao dự án xây dựng, phần mềm được hoàn thiện,… Ngay sau đó là cấp độ thể hiện các công việc chính cần thiết để hoàn thành dự án. Thông thường sẽ gồm 5 giai đoạn: khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đóng dự án.
Mức độ thứ 3 là các gói công việc (work package) – những nhiệm vụ được chia nhỏ dựa trên mục tiêu của từng giai đoạn. Chúng còn được xem như những dự án con thuộc dự án lớn. Ví dụ, trong giai đoạn khởi tạo dự án xây dựng sẽ cần thực hiện các nhiệm vụ khảo sát địa điểm và tạo điều lệ dự án. Nhà quản lý cũng có thể tiếp tục chia nhỏ các gói công việc thành những tác vụ ở cấp độ thấp hơn. Như trong ví dụ, gói công việc bàn giao nội thất được chia thành các nhiệm vụ con là lắp đặt hệ thống ống nước và lắp đặt điện.
Thông thường một WBS sẽ có 3 cấp độ như trên, nhưng bạn có thể linh hoạt điều chỉnh, bổ sung tùy thuộc vào mức độ phức tạp của từng dự án.
2 Cách tổ chức công việc theo WBS là gì?
Có hai loại WBS chính: dựa trên khả năng phân phối (deliverable-based) và dựa trên giai đoạn (phase-based). Phụ thuộc vào việc bạn muốn phân chia các nhiệm vụ trong dự án theo thời gian hay phạm vi.
- Cấu trúc chia công việc dựa trên khả năng phân phối
Đầu tiên bạn cần chia dự án thành các thành phần chính có thể phân phối được. Sau đó tiếp tục phân rã chúng thành các điểm chuyển giao, các gói công việc và nhiệm vụ con.
Phương pháp này thể hiện rõ ràng mối quan hệ giữa các sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cần bàn giao và phạm vi dự án (nhiệm vụ cần được thực hiện). Khi đó, các công việc sẽ được chia nhỏ và sắp xếp theo cấu trúc dạng cây như hình ảnh dưới đây.
- Cấu trúc chia công việc theo giai đoạn
WBS dựa trên giai đoạn thường chia nhỏ cấp đầu tiên thành 5 giai đoạn điển hình trong vòng đời dự án. Bao gồm khởi tạo, lên kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đóng dự án. Sau đó mỗi giai đoạn sẽ được phân rã thành các gói công việc tương tự như WBS dựa trên khả năng phân phối.
4 nguyên tắc cần lưu ý khi xây dựng WBS
Nguyên tắc cần lưu ý khi xây dựng WBS là gì? Khi quản lý dự án theo cấu trúc WBS, bạn cần áp dụng 4 nguyên tắc sau để đạt được hiệu quả.
- Quy tắc 100%: Đây là nguyên tắc quản lý công việc quan trọng nhất khi xây dựng WBS. Theo đó, một WBS sẽ bao gồm 100% công việc nằm trong phạm vi dự án, được chia thành các cấp chứa điểm kiểm soát, sản phẩm bàn giao, gói công việc & nhiệm vụ. Nó được áp dụng ở tất cả các cấp trong hệ thống WBS. Vì thế, tổng số công việc ở cấp “con” cũng phải bằng 100% công việc ở “cấp độ mẹ”.
- Tập trung vào kết quả: Cách tốt nhất để tuân thủ quy tắc 100% là xác định các yếu tố trong WBS dưới dạng kết quả/ sản phẩm chuyển giao thay vì liệt kê cách giải quyết công việc. Nhờ đó khích lệ sự sáng tạo, cho phép người tham gia dự án được lựa chọn công cụ & đổi mới phương pháp để giải quyết công việc hiệu quả hơn.
- Mức độ chi tiết phù hợp: Cấu trúc phân chia công việc cần phải chi tiết, nhưng bạn không nên đi sâu quá mức và kéo dài thời gian thực hiện công việc. Một WBS nên dừng lại ở ba đến năm cấp độ là lý tưởng nhất. Ngoài ra, khi phân rã công việc, bạn có thể áp dụng nguyên tắc “2 tuần hoặc 80 giờ”. Tức là, nếu một nhiệm vụ mất nhiều hơn 2 tuần hoặc 80 giờ để hoàn thành thì mới cần chia nhỏ tiếp.
- Không trùng lặp: Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi trong WBS. Mục đích để tránh sự chồng chéo trách nhiệm xử lý và nhầm lẫn khi tính toán chi phí.
Tham khảo thêm Hướng dẫn các bước xây dựng bảng công việc dự án WBS chi tiết
Khi nào nên dùng cấu trúc phân chia công việc WBS?
Cấu trúc phân chia công việc được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Ban đầu WBS được ứng dụng như một công cụ lập kế hoạch và quản lý phạm vi dự án.
Cũng loại cấu trúc này, bạn có thể sử dụng để ước tính & theo dõi các vấn đề về chi phí và tiến độ. Hoặc dùng để trình bày báo cáo công việc, thể hiện các khía cạnh quản lý dự án như yêu cầu của các bên, thời gian hoàn thành, sản phẩm bàn giao,… Cách quản lý này đặc biệt phù hợp với những dự án phức tạp như dự án xây dựng, thi công, phát triển phần mềm,…
Khi kết hợp với các phần mềm quản lý dự án, việc phân rã và kiểm soát công việc sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Ví dụ khi một công việc trong dự án thay đổi thời gian,… thì những công việc liên quan & phụ thuộc khác cũng tự động thay đổi theo. Hệ thống phần mềm sẽ ngay lập tức gửi thông báo cho người phụ trách để dễ theo dõi và thực hiện công việc.
Cấu trúc WBS được ứng dụng trong các phần mềm quản lý dự án
WBS là một cấu trúc cơ bản và tối thiểu cần có khi triển khai quản lý dự án, do đó đây cũng là tính năng bắt buộc có trong các phần mềm quản lý dự án. Ngày nay, các nhà phát triển phần mềm đã cho ra đời nhiều giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án có tích hợp cấu trúc phân chia công việc WBS. Tiêu biểu phải kể đến FastWork Project – phần mềm quản lý dự án được hơn 3500 doanh nghiệp Việt Nam tin dùng.
FastWork Project là một ứng dụng quản lý dự án nằm trong bộ công cụ Fastwork WORK+ (thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể FastWork platform). Ứng dụng quản lý dự án FastWork Project bao gồm các tính năng từ: lập kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực, kiểm soát chi phí, theo sát tiến độ từng hạng mục dự án.
Với FastWork, nhà quản lý dễ dàng làm rõ tính chất công việc phụ thuộc và phân rã công việc theo cấu trúc WBS. Việc phân tách công việc theo WBS sẽ được thể hiện qua biểu đồ Gantt Chart trực quan ngay trên phần mềm. Từ đó giúp Lãnh đạo công ty nhanh chóng nắm được tổng quan tình hình thực hiện & kiểm soát hiệu quả hơn các khía cạnh quan trọng của dự án.
Fastwork project là một ứng dụng rất phù hợp cho những doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực B2B, sản xuất, thương mại & dịch vụ,… Đặc biệt, với doanh nghiệp xây dựng, bạn có thể tham khảo ứng dụng FastCons, hỗ trợ quản lý chuyên sâu các dự án thi công, chuyên dùng cho các nhà thầu thi công, xây lắp, công trình. Tính năng của Fastcons tập trung xử lý vấn đề kiểm soát tiến độ thi công ngoài công trường, bảng khối lượng, tình hình sử dụng vật tư và tài chính dự án real-time.
Video dưới đây giới thiệu tổng quan về quản lý công việc dự án trên phần mềm FastWork, kèm mô mình quản lý Gantt kết hợp với WBS, gợi ý doanh nghiệp tham khảo.
Hy vọng những thông tin FastWork vừa cung cấp đã giúp bạn hiểu rõ WBS là gì và các bước tạo cấu trúc phân chia công việc, từ đó lựa chọn được cách triển khai phù hợp với từng dự án.
Quý doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp quản lý dự án trực tuyến, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!
