Ngay cả khi bạn chưa bao giờ làm việc với tư cách một nhà quản lý dự án (project manager – PM) thì vẫn được xem là đã có kinh nghiệm quản lý dự án mà không hề hay biết. Kinh nghiệm trong quản lý dự án là sự kết hợp giữa kiến thức, kỹ năng & chứng chỉ chuyên môn mà bạn sở hữu. Và điều quan trọng là bạn phải hiểu và tự đánh giá được mức độ kinh nghiệm của mình để hoàn thiện và tiến xa hơn trong nghề.
Trong bài viết này, FastWork đã tổng hợp những kiến thức quan trọng về kinh nghiệm quản lý dự án, đồng thời chia sẻ phương pháp giúp bạn trở thành một PM-Project manager (Nhà quản lý dự án) xuất sắc.
Mục lục nội dung:
Kinh nghiệm quản lý dự án là gì và bao gồm những gì?
Kinh nghiệm quản lý dự án là bất kỳ những công việc bạn từng làm hoặc từng tham gia trong 5 giai đoạn – vòng đời quản lý dự án. Bao gồm: Khởi tạo, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát & kiểm soát và Kết thúc dự án.
- Khởi tạo dự án: Nghiên cứu, bắt đầu ý tưởng dự án và xác định các mục tiêu của dự án
- Lập kế hoạch: Tạo bản kế hoạch dự án, xác định từng nhiệm vụ, lịch trình, chi phí và nguồn lực
- Thực hiện: Tiến hành thực hiện các mục tiêu của dự án. Bao gồm cả các hoạt động quản lý tác vụ, nguồn lực, chi phí, chất lượng dự án
- Giám sát & kiểm soát: Diễn ra đồng thời với giai đoạn thực hiện dự án. Liên quan đến việc theo dõi tiến độ, kiểm soát hiệu suất
- Đóng dự án: Bàn giao sản phẩm cuối cùng cho các bên liên quan, tài nguyên được giải phóng, hoàn thành các báo cáo.
Kinh nghiệm quản lý dự án còn là kỹ năng lãnh đạo đội nhóm, không phân biệt quy mô lớn nhỏ hay số lượng nhân viên bạn dẫn dắt. Bởi bạn vẫn phải đảm nhiệm vai trò giám sát, phân chia công việc và đảm bảo chất lượng & tiến độ dự án.
Ngoài ra, đánh giá cá nhân đủ kinh nghiệm để quản lý một dự án sẽ tùy thuộc vào trình độ kiến thức, kỹ năng và yêu cầu chuyên môn của từng doanh nghiệp.
Tham khảo thêm: Hướng dẫn lập kế hoạch dự án chi tiết, hiệu quả
7 Nhiệm vụ chính của người quản lý dự án
Nếu bạn đã từng đảm nhiệm một hoặc nhiều vai trò dưới đây, thì đã được công nhận là có kinh nghiệm quản lý dự án.
- Dẫn dắt & kết nối: Quản lý con người, quản trị nhân lực là một trong những kinh nghiệm quản lý dự án quan trọng bạn cần tích lũy. Là một PM, bạn phải có kỹ năng giao tiếp tốt để tạo sự kết nối, truyền động lực cho nhân viên, hướng tới tầm nhìn chung để đạt được mục tiêu của dự án. Đồng thời PM còn là người kết nối tin cậy giữa các bên liên quan, giữa doanh nghiệp & khách hàng
- Lập kế hoạch: Lập kế hoạch liên quan đến việc đảm bảo các nguồn lực, ước lượng chi phí, xây dựng lịch trình cụ thể, kế hoạch ứng phó với các thay đổi để đảm bảo tiến độ & chất lượng dự án
- Thực thi dự án: Tham gia trực tiếp vào dự án bằng cách triển khai các công việc có trong kế hoạch. Đồng thời sử dụng các công cụ hỗ trợ để thúc đẩy hiệu suất, theo dõi tiến độ & quản lý rủi ro dự án
- Kiểm soát thời gian: Chia dự án thành các mốc thời gian quan trọng để kiểm soát, phân tích & đánh giá thứ tự ưu tiên cho từng công việc. Theo dõi và hỗ trợ đội nhóm hoàn thành các nhiệm vụ theo đúng thời gian quy định
- Kiểm soát ngân sách: Thiết lập ngân sách phù hợp với thực tế & đáp ứng nhu cầu tài chính của dự án, sau đó phân bổ & kiểm soát chặt chẽ các chi phí
- Kiểm soát rủi ro & bảo trì: Áp dụng các công cụ hỗ trợ để khắc phục sự cố & bảo trì để đảm bảo tiến độ của dự án không bị ảnh hưởng. Nhận biết và giải quyết rủi ro kịp thời, đồng thời xem xét cơ hội đến từ các rủi ro (không phải rủi ro nào cũng tiêu cực)
- Xử lý hồ sơ dự án: Kinh nghiệm quản lý dự án còn bao gồm việc thu thập dữ liệu, lưu giữ hồ sơ và nộp báo cáo về tình trạng của dự án.
Thực tế, để được xem là người có kinh nghiệm dày dặn trong ngành, bạn phải bao quát và đảm nhiệm được hết các vai trò trong suốt vòng đời dự án.
Trong đó kỹ năng kiểm soát rủi ro dự án được đánh giá là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của 1 PM chuyên nghiệp. Quản lý rủi ro cũng tương tự như việc bạn luôn mang theo 1 chiếc ô trong túi xách bất kể trời nắng hay mưa. Hãy luôn có sự chủ động cho những rủi ro nghiêm trọng có thể xảy ra để tự tin đối mặt, xử lý triệt để mà không gây bất kỳ ảnh hưởng tiêu cực nào đến dự án đang diễn ra.
Đọc chi tiết: Quản trị rủi ro dự án và giải pháp phòng tránh hữu hiệu cho Project Manager
9 Công việc giúp bạn tích lũy kinh nghiệm quản lý dự án
Ngay cả khi vị trí hiện tại của bạn không phải một PM, bạn vẫn có thể tích lũy kiến thức & kinh nghiệm để bắt đầu theo đuổi sự nghiệp quản lý dự án. Dưới đây là một số công việc giúp bạn hiện thực hóa điều đó.
- Quản trị hành chính văn phòng: Vị trí này chịu trách nhiệm kiểm soát và phân bổ công việc cho các bộ phận trong công ty. Đồng thời hỗ trợ các công việc nội bộ chung như cung cấp thiết bị làm việc, mua sắm văn phòng phẩm, hoặc hỗ trợ tuyển dụng
- Trợ lý cá nhân: Vị trí này giúp bạn tích lũy trải nghiệm để trở thành PM xuất sắc với khả năng quản lý thời gian, sắp xếp lịch trình & hỗ trợ các nhà quản lý, CEO hoàn thành công việc hiệu quả
- Chuyên viên Marketing: Chủ yếu thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu & đánh giá thị trường, xây dựng kế hoạch tiếp thị tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Giúp bạn tích lũy kinh nghiệm phân tích thông tin, kỹ năng số, kỹ năng giao tiếp, lập kế hoạch,…
- Người lập kế hoạch sự kiện: Đảm nhiệm vai trò lập kế hoạch, phân chia nhiệm vụ và kiểm soát ngân sách, tiến độ nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, mang lại sự hài lòng cho khách hàng
- Chuyên viên đào tạo: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch & xếp lịch các chương trình đào tạo. Nghiên cứu các phương pháp đào tạo phù hợp, soạn tài liệu, ghi nhận phản hồi của giảng viên & học viên để cải tiến chương trình
- Chuyên viên phân tích nghiệp vụ: Là cầu nối giữa khách hàng, nhà quản lý và đội ngũ phát triển phần mềm. Với vị trí này, bạn sẽ được rèn luyện các kỹ năng: giao tiếp, phân tích, sử dụng công cụ công nghệ, xử lý vấn đề & ra quyết định
- Tư vấn viên: Công việc chính là lập kế hoạch, đưa ra những góp ý, giới thiệu cách thức giải quyết vấn đề phù hợp với từng khách hàng. Đó có thể là tư vấn kinh doanh, tư vấn bán hàng, tư vấn chiến lược tiếp thị hoặc tuyển dụng,…
- Nhà phát triển phần mềm: Là người thu thập thông tin, phân tích nhu cầu khách hàng và tiến hành thiết kế, triển khai các sản phẩm phần mềm. Đồng thời đảm nhiệm vai trò viết code, đảm bảo chất lượng và cải tiến phần mềm,…
- Kỹ sư: Ở mỗi lĩnh vực, người làm kỹ sư sẽ có những vai trò khác nhau. Song họ đều đảm nhiệm các công việc chính như lên ý tưởng, thiết kế và thi công, đảm bảo chất lượng, tối ưu vật liệu, chi phí, thời gian cho dự án.
4 Cách phát triển kinh nghiệm quản lý dự án cho người mới bắt đầu
Nếu nhận thấy mình chưa có thành tích gì trong lĩnh vực này, bạn có thể cân nhắc hỗ trợ quản lý các dự án nhỏ tại doanh nghiệp, tìm một người cố vấn hoặc tham gia các khóa đào tạo về quản lý dự án.
Từ kinh nghiệm thực tiễn đến việc học để sở hữu các chứng chỉ, có nhiều cách khác nhau giúp bạn phát triển kỹ năng, kiến thức & kinh nghiệm để sớm trở thành PM xuất sắc. Sau đây là một số định hướng bạn có thể tham khảo:
- Hỗ trợ quản lý dự án tại doanh nghiệp
Khi đã hiểu về 5 giai đoạn vòng đời quản lý dự án, bạn nên chủ động tìm kiếm các cơ hội để tích lũy kinh nghiệm ngay tại doanh nghiệp. Bạn có thể tình nguyện giúp đỡ quản lý một dự án bằng cách lên kế hoạch, tổ chức nhiệm vụ cho đội nhóm, hỗ trợ phân bổ & kiểm soát ngân sách, hoặc giúp viết báo cáo dự án. Hay đơn giản như việc giúp đồng nghiệp hoàn thành nhiệm vụ hoặc cho họ một số lời khuyên hữu ích.
- Tham gia các dự án phụ
Nếu bạn có nhiều thời gian rảnh hơn, hãy tìm kiếm các cơ hội làm việc như một freelancer để tích lũy thêm kinh nghiệm. Tất cả những gì bạn cần làm là ra ngoài kết nối với các tổ chức & khách hàng tiềm năng để nâng cao năng lực.
- Tình nguyện & thực tập
Có thể đây là công việc không được trả lương, nhưng hoạt động tình nguyện & thực tập là những cơ hội tuyệt vời để bạn bắt đầu phát triển sự nghiệp quản lý dự án. Ví dụ tham gia quản lý dự án xây dựng trang web cho một tổ chức từ thiện. Quá trình này sẽ giúp bạn mài giũa kỹ năng & trang bị nhiều kiến thức chuyên môn hữu ích.
- Đầu tư vào các khóa học
Để có thêm kinh nghiệm quản lý dự án và nâng cao lợi thế cạnh tranh khi ứng tuyển vào các doanh nghiệp, bạn có thể theo học các chương trình đào tạo chất lượng có cấp chứng chỉ PM. Một số chứng chỉ phổ biến về quản lý dự án bạn có thể tham khảo như: PMI, Agile, quản lý dự án của google, Scrum Master,…
Tham khảo bài Tổng hợp kiến thức toàn diện về quản lý dự án
Dùng công nghệ để tối ưu nguồn lực – kinh nghiệm quản lý dự án được nhiều doanh nghiệp áp dụng
Ứng dụng phần mềm để quản lý dự án không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích về hiệu quả công việc mà còn tối ưu thời gian làm việc, tiết kiệm chi phí & nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Đây là nhận định của hầu hết các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm lâu năm trong nghề.
Nằm trong bộ công cụ quản trị công việc trực tuyến FastWork WORK+, FastWork Project là Phần mềm quản lý dự án trực tuyến, giúp số hóa và quản lý tất cả toàn bộ công việc trong doanh nghiệp trên một hệ thống tập trung. Điểm nổi bật của phần mềm Quản lý dự án FastWork Project:
- Lập kế hoạch dự án, phân bổ công việc hiệu quả tập trung trên cùng một hệ thống
- Theo dõi tiến độ dự án trực quan, bám sát tình trạng công việc dự án mọi lúc mọi nơi
- Quản lý chi phí dự án hiệu quả, minh bạch, giảm thiểu các rủi ro về mặt tài chính
- Đề xuất, phê duyệt mua sắm trang thiết bị phục vụ triển khai dự án dễ dàng
- Tương tác giải quyết công việc xuyên suốt, nhanh chóng
- Đánh giá chính xác hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên
- Cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ cộng tác dự án hiệu quả.
Xem chi tiết: Giới thiệu phần mềm quản lý dự toàn diện FastWork Project
Hơn 3500 khách hàng và 30.000 người đang sử dụng FastWork Project hằng ngày. Liên hệ: 0983 089 715 hoặc để lại thông tin đăng ký dưới Form để được tư vấn & hỗ trợ Demo 1-1 miễn phí.
Tìm hiểu thêm câu chuyện doanh nghiệp áp dụng thành công các giải pháp số hóa quy trình quản lý dự án
