Đối mặt với bài toán quản lý thủ công gặp nhiều khó khăn, tốn thời gian, kém hiệu quả, anh Nguyễn Mạnh Hùng – Tổng Giám đốc Xây dựng BEN đã quyết định triển khai số hóa doanh nghiệp bằng cách ứng dụng phần mềm công nghệ FastWork, xóa bỏ văn phòng giấy thay thế bằng văn phòng điện tử.
Mục lục nội dung:
1. Giới thiệu về Xây dựng BEN
Công ty Cổ phần BEN (Xây dựng BEN) thành lập năm 2012, là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và đầu tư với các dịch vụ chính như:
- Xây dựng các dự án công nghiệp và dân dụng
- Các dự án cấp nước, xử lý nước thải
- Các dự án cầu cảng, kè bờ
- Đầu tư phát triển bất động sản, hệ thống trang trại, sản xuất
Sở hữu đội ngũ cán bộ công nhân đầy nhiệt huyết, dày dặn kinh nghiệm, xây dựng BEN đã tham gia thi công, đấu thầu và được giao thầu rất nhiều dự án lớn cấp quốc gia. Trong thời gian tới, công ty tiếp tục phát huy thế mạnh xây dựng các dự án trong lĩnh vực hoạt động đã hoạch định, kết hợp với các đối tác để phát triển lĩnh vực đầu tư BĐS, trang trại, sản xuất…
2. Những khó khăn trong cách quản lý truyền thống thúc giục ban lãnh đạo BEN nhanh chóng số hóa doanh nghiệp
Áp dụng phương pháp truyền thống nặng về mặt giấy tờ quản lý toàn bộ đội ngũ nhân sự, xây dựng BEN gặp rất nhiều khó khăn, bất cập trong việc kiểm soát thời gian làm việc cũng như chất lượng đội ngũ, đặc biệt là các kỹ sư công trình.
Chấm công vân tay chỉ hiệu quả đối với bộ phận văn phòng. Đối với các nhân sự thường xuyên phải làm việc tại các dự án, công trình, cấp quản lý không thể nắm bắt được giờ giấc họ vào làm/ tan ca hay có tranh thủ làm việc riêng hay không? Ngay cả khi cử một người giữ vị trí giám sát thì vẫn không tránh khỏi gian lận xảy ra.
Các đề xuất phiếu thu, phiếu chi, mua trang thiết bị, nguyên vật liệu sử dụng hoàn toàn văn bản giấy khiến cho việc phê duyệt, tổng hợp, thống kê mất rất nhiều thời gian. Đến khi cần tìm lại cũng rất vất vả.
Giao việc hàng ngày thông qua các nhóm Zalo, Viber thường xuyên xảy ra tình trạng nhân viên quên việc, chậm trễ deadline thậm chí là lý do không biết sếp giao việc lúc nào để thoái thác trách nhiệm. Cũng không có cơ sở đánh giá chính xác hiệu suất và chất lượng nhân sự dẫn đến sự thiếu công bằng trong việc phân chia công việc, chế độ thưởng phạt,…
Lưu trữ hệ thống hồ sơ nhân sự hoàn toàn thủ công. Các văn bản giấy vừa khó tìm kiếm, vừa tốn diện tích, chi phí bảo quản.
3. Xây dựng văn phòng điện tử không giấy cùng FastWork.vn
Nhận thấy hình thức quản lý thủ công lỗi thời không những không hiệu quả, tốn kém thời gian mà còn làm giảm hiệu suất đội ngũ, anh Nguyễn Mạnh Hùng đã quyết định triển khai áp dụng hệ thống phần mềm FastWork số hóa doanh nghiệp, xây dựng văn phòng điện tử thời 4.0.
Số hóa chấm công với phần mềm chấm công online FastWork FaceID
Phần mềm chấm công trực tuyến FastWork phù hợp với mọi doanh nghiệp ở mọi quy mô, lĩnh vực, đặc biệt là những doanh nghiệp sở hữu số lượng lớn nhân viên làm việc tại các công trình như Xây dựng BEN.
Mỗi cá nhân sẽ được khởi tạo 1 tài khoản, dù là nhân viên văn phòng hay kỹ sư công trình, khi đến địa điểm làm việc, bạn chỉ cần mở app FastWork -> chọn chấm công -> Selfie -> Hoàn thành.
Dữ liệu chấm công bao gồm thời gian, vị trí, hình ảnh sẽ lập tức được cập nhật lên phần mềm, cho phép ban lãnh đạo dù ở bất cứ đâu cũng có thể kiểm soát chặt chẽ.
Đơn từ chấm công thay vì gửi qua email giờ được khởi tạo, phê duyệt trực tiếp trên phần mềm. Tự động cập nhật vào dữ liệu công, hoàn thiện bảng công, bảng lương cho từng vị trí. Tiết kiệm tối đa thời gian truy xuất công, làm công, làm lương mỗi tháng của bộ phận nhân sự, kế toán.
Xem thêm: 10 lợi ích vượt trội của phần mềm chấm công nhận diện khuôn mặt FastWork FaceID
Số hóa và phê duyệt đề xuất trực tuyến
Nhằm phục vụ việc giám sát và phê duyệt đề xuất nhanh chóng tránh ảnh hưởng tiến độ công việc chung, phần mềm FastWork Request cho phép khởi tạo đề xuất dễ dàng ngay trên điện thoại di động với hệ thống biểu mẫu được thiết lập sẵn. Các cá nhân được phân quyền theo dõi, yêu cầu phê duyệt sẽ nhận được thông báo tức thời, giảm thiểu tình trạng email trôi dẫn đến việc phê duyệt chậm trễ.
Ngoài ra, toàn bộ các đề xuất đều được phân loại chi tiết, lưu trữ tập trung, hỗ trợ tìm kiếm nhanh chóng khi cần.
Số hóa công việc – tự động hóa giao việc với FastWork Work
Không giao việc qua Zalo, Viber như trước, xây dựng BEN sử dụng phần mềm FastWork Work giao việc, quản lý công việc – dự án, kiểm soát tiến độ làm việc của bộ phận nhân sự. Công việc nào giao cho ai, yêu cầu như nào, deadline ra sao, tiến độ đến đâu (chưa thực hiện, đang thực hiện hoặc đã quá hạn) đều được thể hiện chi tiết trên phần mềm giúp nhà quản lý theo dõi dễ dàng. Hệ thống thông báo tự động cải thiện tình trạng quên việc, chậm trễ deadline thường thấy ở phương thức quản lý truyền thống.
Báo cáo thống kê chi tiết số lượng đầu việc, công việc đúng tiến độ hay quá hạn hỗ trợ ban lãnh đạo đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của từng nhân sự để có chế độ thưởng phạt, xem xét tăng lương, thưởng phù hợp.
Số hóa hồ sơ nhân sự – tự động đánh giá kết quả KPI với FastWork HRM
Xây dựng BEN sử dụng FastWork HRM quản lý toàn diện hệ thống nhân sự trong doanh nghiệp. Số hóa và quản lý chi tiết thông tin hồ sơ, thông tin cá nhân nhân sự trên phần mềm. Theo dõi quá trình công tác, biến động nhân sự theo tháng/ quý/ năm để có sự điều chỉnh phù hợp.
Ngoài ra, công ty còn thiết lập bộ KPI cho từng vị trí và tự động đánh giá trực tiếp trên phần mềm nhằm cải thiện hiệu suất nhân sự cũng như có căn cứ để xét tăng lương, thưởng và ra quyết định bổ nhiệm nhân sự.
Xem thêm: Giải pháp quản lý nhân sự HRM toàn diện và tiết kiệm nhất
FastWork.vn cung cấp hệ thống phần mềm quản trị bao gồm: Phần mềm Quản trị nội bộ FastWork OFFICE+, Phần mềm Quản lý Công việc FastWork WORK+, Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM+, Phần mềm Quản trị nhân sự FastWork HRM+,…
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Bộ giải pháp số hóa doanh nghiệp toàn diện từ FastWork, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!
