Tips lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự phù hợp với doanh nghiệp

By 23 Tháng Hai, 2021Tháng Tám 23rd, 2021Case Study

Theo Rob Silver, “Nguồn lực tài chính có thể là mạch máu của một công ty, nhưng nguồn lực nhân sự là bộ não”. Chảy máu chất xám thực sự là vấn đề nổi cộm trong thế giới doanh nghiệp mà các nhà lãnh đạo luôn nỗ lực ngăn chặn. Đó là lúc hệ thống Quản trị nhân sự toàn diện tạo ra sự khác biệt nhờ cung cấp chi tiết dữ liệu ngay cả các hoạt động có thể dễ dàng bị bỏ sót trong các cuộc giám sát nhằm mang đến cơ sở đánh giá chính xác, thiết lập cơ chế thưởng phạt rõ ràng để giữ chân người tài.

Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp hiện đại thiếu cả sự hiểu biết và bí quyết về cách tìm kiếm phần mềm quản trị nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ phù hợp với nhu cầu của họ. 

Phần mềm Quản trị nhân sự HRM là gì?

HRM (Human Resource Management) dịch ra là Quản trị nhân lực, là tất cả các hoạt động của một tổ chức nhằm thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của doanh nghiệp cả về số lượng và chất lượng.

HRMS thực hiện nhiệm vụ quản trị nhân sự toàn diện trong doanh nghiệp
HRMS thực hiện nhiệm vụ quản trị nhân sự toàn diện trong doanh nghiệp

Phần mềm quản trị nhân sự HRM (Human Resource Management Software) thực hiện vai trò tự động hóa toàn bộ các tác vụ quản lý chức năng và hoạt động nguồn nhân lực của doanh nghiệp trên một nền tảng tập trung trực tuyến. Bao gồm việc lưu trữ & thu thập các dữ liệu về tuyển dụng, số hóa hồ sơ, quản lý & đánh giá hiệu suất nhân sự.

Trong một cuộc khảo sát do PWC thực hiện tại hơn 300 công ty, họ đã chỉ ra những chi tiết thú vị sau:

  • 40% doanh nghiệp có sẵn các chức năng Nhân sự cốt lõi trên Nền tảng điện toán đám mây
  • 53% đồng ý về việc tăng cường sử dụng các ứng dụng HRMS cho toàn bộ nhân sự 
  • Tăng 47% tỉ lệ người dùng tích cực sử dụng
  • 75% cho biết sự hài lòng của nhân viên tăng lên sau khi triển khai HRMS
  • 60% tổ chức đang phát triển hệ thống HRM tùy chỉnh đáp ứng mục tiêu chuyển đổi kỹ thuật số của họ

Những số liệu trên chỉ ra phần mềm Quản trị nhân sự đang dần trở nên vô cùng phổ biến khi lượng người dùng ngày càng tăng đáng kể. Nó hoạt động như một công cụ minh bạch nhằm cải thiện hiệu suất đồng thời tăng sự hài lòng giúp doanh nghiệp giữ chân nhân sự.

>> Đọc thêm: 7 phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu hiện nay

Có nhiều loại phần mềm HRM khác nhau hay không?

Trên thế giới có rất nhiều cổng thông tin nhân sự có thể thực hiện xác minh các nhiệm vụ từ quản lý nhân viên, sự cộng tác của họ cho đến trả lương và giải ngân. Một số giải pháp quản lý tốt cơ sở dữ liệu, một số giải pháp có khả năng phân tích cơ sở dữ liệu đó nhưng hầu hết đều thiếu tính toàn diện, bao gồm các chức năng nhân sự cốt lõi và các ứng dụng ERP khác.

HRMS là gì?
HRMS là gì?

Trong khi các giải pháp này linh hoạt và hỗ trợ quản lý các công việc quản trị nhân sự, HRMS hiện đại cho phép bổ sung các phân hệ khác như quản lý theo ca và các tùy chọn tự phục vụ để quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Giải pháp HRM cũng có thể được gọi là:

  • Hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HRMS)
  • Quản lý nguồn nhân lực (HCM)
  • Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS)

Tùy thuộc vào yêu cầu kinh doanh, Phần mềm quản trị nhân sự có thể được tùy chỉnh và sử dụng khác nhau.

Phần mềm quản lý nhân sự tại chỗ

Nếu một giải pháp nhân sự được cài đặt trên các máy chủ hoặc máy tính cá nhân được vận hành qua mạng công ty được gọi là Phần mềm Quản lý nhân sự tại chỗ. Nó vừa an toàn vừa có chi phí thấp hơn so với HRMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây. Tuy nhiên, điều này rất bất tiện cho người dùng vì khó tiếp cận để cập nhật thông tin.

Phần mềm quản lý nhân sự dựa trên đám mây

Hầu hết các ứng dụng nhân sự được sử dụng trong doanh nghiệp đều hoạt động trên nền điện toán đám mây. Người dùng có thể truy cập dễ dàng thông qua các thiết bị điện thoại di động hoặc bất kỳ máy tính nào kết nối mạng bằng cách nhập thông tin đăng nhập chính xác. Phần mềm cho phép người dùng chủ động theo dõi, quản lý và chỉnh sửa thông tin cá nhân, hồ sơ cần cập nhật.

Tại sao doanh nghiệp nên phát triển Hệ thống quản lý nhân sự?

Các doanh nghiệp đang phải đối mặt với không ít những thách thức tồn tại liên quan đến  nguồn lực và năng lực. Để ngăn chặn đối thủ cạnh tranh “cướp” đi những nhân sự cốt lõi, hầu hết các chủ doanh nghiệp đều nhận ra rằng việc xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, công bằng, minh bạch, cải thiện sự cộng tác là vô cùng cần thiết.

Việc nâng cấp văn phòng to đẹp hơn, ngày nay, có lẽ không phải là biện pháp duy nhất để tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp. Rất nhiều công ty lựa chọn đưa công nghệ vào quy trình quản lý hàng ngày, để tạo ra phong cách chuyên nghiệp từ cốt lõi. 

Điển hình, xu hướng chấm công trên điện thoại đang dần thay thế máy chấm vân tay. Bạn có thể tham khảo nhiều hệ thống chấm công online đang được cung cấp bởi các nhà phát triển phần mềm Việt Nam với chi phí rẻ. 

cham-cong-di-dong-fastwork
Xu hướng chấm công online được các doanh nghiệp ưu tiên áp dụng

Cuối cùng thì, động lực chính để giữ chân nhân sự không phải là tiền lương mà là môi trường làm việc, văn hóa và sự cân bằng giữa công việc, cuộc sống. Vì vậy, các doanh nghiệp có xu hướng áp dụng phần mềm quản trị nhân sự nhằm tự động hóa tối đa các tác vụ, giảm tải áp lực, thời gian mà vẫn đảm bảo hiệu suất nhân sự.

Hệ thống quản trị nhân sự giúp giảm thiểu những thách thức tiềm ẩn với những chức năng tiêu biểu như:

  • Nhắc nhở tự động hạn chế quên việc, trễ deadline, bỏ lỡ các sự kiện.
  • Cá nhân hóa và kiểm soát truy cập
  • Sử dụng thuận tiện trên di động và nền tảng điện toán đám mây
  • Tự động hóa bảng công, tính công, tính lương
  • Minh bạch hóa dữ liệu ngày phép, đơn từ
  • Quản lý và lưu trữ không giới hạn tài nguyên
  • Tự động hóa 
  • Xây dựng văn phong không giấy
  • Giao tiếp đồng bộ

Ứng dụng các phần mềm Quản trị nhân sự không chỉ là nền tảng của chuyển đổi kỹ thuật số. Nó còn là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, cải thiện năng suất và tăng cường sự cộng tác giữa các nhân sự trong cùng phòng ban hoặc giữa nhiều phòng ban với nhau.

Tìm hiểu thêm: Giới thiệu 15 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí phù hợp cho nhóm và doanh nghiệp siêu nhỏ

Lưu ý khi lựa chọn đối tác cung cấp phần mềm Quản trị nhân sự

Khi lựa chọn đơn vị phần mềm, ngoài quan tâm đến chi phí, bạn cũng cần tìm hiểu các vấn đề quan trọng khác như:

  • Nền tảng công nghệ, cơ sở dữ liệu phù hợp
  • Tích hợp điện toán đám mây
  • Chọn tính năng, chức năng và Module
  • Kinh nghiệm triển khai phần mềm của phía nhà cung cấp
  • Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7
  • Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, thông báo khi có nâng cấp/ cập nhật mới, thông báo sửa chữa, bảo trì,…

FastWork HRM+ –  Giải pháp phần mềm quản trị nhân sự toàn diện và tiết kiệm nhất

FastWork HRM+ là một trong những phần mềm HRM phổ biến hiện nay dưới dạng dịch vụ Cloud. 

phan-mem-cloud
Phần mềm FastWork HRM sử dụng nền tảng công nghệ Cloud hiện đại

Khác với các phần mềm HRM khác, FastWork HRM Plus cung cấp một hệ thống quản lý tập trung – xử lý đa nhiệm nhiều nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Bao gồm: Hồ sơ, tuyển dụng, chấm công, tính lương và quản lý hiệu suất. FastWork cũng là đơn vị tiên phong cung cấp phần mềm Chấm công FaceID trên di động đầu tiên tại Việt Nam. 

Theo các nhà quản lý, việc số hóa hoạt động chấm công được coi là bước tiến lớn trong cách các doanh nghiệp quản lý nhân sự của mình. 95% nhân viên tại các công ty đang sử dụng FastWork hài lòng cao với hệ thống chấm công online so với tất cả hình thức chấm công khác. 

Dưới đây là 1 vài check list tính năng tiêu biểu của hệ thống FastWork HRM+: 

#1. Quản lý toàn diện hệ thống nhân sự công ty: Số hóa hồ sơ nhân sự, quản lý quá trình công tác, theo dõi biến động nhân sự

#2. Số hóa quy trình tuyển dụng – đào tạo – kết nối nhân sự: Tạo ra môi trường số nơi quản lý – nhân sự có thể thoải mái tương tác, trao đổi và minh bạch hóa toàn bộ các quy trình nội bộ. Xây dựng văn hóa đoàn kết và chuyên nghiệp

#3. Số hóa quản lý chấm công – tính công – tính lương nhân sự: Chấm công online trên di động, tự động hóa bảng công, bảng lương

#4. Tự động hóa đánh giá KPI nhân sự: Thiết lập hệ thống KPI thông minh cho từng vị trí: bộ chỉ tiêu, hệ số đánh giá, tỉ lệ quy đổi, đơn vị tính… chi tiết nhất

FastWork.vn tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp quản trị nhân sự toàn diện cho hơn 1500+ doanh nghiệp Việt, đồng hành cùng hơn 30.000 người dùng mỗi ngày. Những cái tên tiêu biểu phải kể đến Vietinbank, VP Bank, VNpost, CMC Telecom, Metro Mart, Bóng đèn Điện Quang,…

Để nhận DEMO miễn phí gói phần mềm quản trị nhân sự FastWork HRM, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ qua số Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply