Phần mềm HRM (Human Resource Management) là gì và vai trò then chốt trong quản trị doanh nghiệp vừa & nhỏ!

Phần mềm HRM được xem là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự toàn diện. Vậy phần mềm HRM là gì và lợi ích cụ thể nó đem lại cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì? Hãy tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

1. HRM là gì?

HRM (Human Resource Management) dịch ra là Quản trị nhân lực, là tất cả các hoạt động của một tổ chức nhằm thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của doanh nghiệp cả về số lượng và chất lượng.

Phần mềm quản trị nhân sự Hrm có vai trò quan trọng không thể thay thế trong doanh nghiệp hiện nay
Phần mềm quản trị nhân sự Hrm có vai trò quan trọng không thể thay thế trong doanh nghiệp hiện nay

2. HRM hoạt động như thế nào?

HRM (Quản lý nguồn nhân lực) hoạt động thông qua các chuyên gia nhân sự – những người chịu trách nhiệm thực hiện hàng ngày các chức năng liên quan đến nhân sự. 

Mỗi tổ chức sẽ có sự khác biệt về quy mô, cấu trúc & tính chất từng vị trí trong phòng Hành chính – Nhân sự. 

  • Đối với các tổ chức nhỏ, một vị trí sẽ đảm nhận nhiều vai trò nhằm tối ưu nguồn lực, tiết kiệm chi phí.
  • Đối với các tổ chức lớn hơn, sẽ xuất hiện những vị trí chuyên biệt hơn như cán bộ tuyển dụng, cán bộ điều phối tuyển dụng, cán bộ quản lý nhân sự – phúc lợi & lương thưởng,…..

Amazon là ví dụ về một công ty lớn với nhiều loại vị trí nhân sự chuyên biệt. Trang web nghề nghiệp của Amazon liệt kê 15 chức danh nhân sự khác nhau:

  • Giám đốc nhân sự
  • Thư ký phòng nhân sự
  • HR đối tác kinh doanh
  • Nhân viên tuyển dụng
  • Điều phối viên tuyển dụng
  • Chuyên viên tuyển dụng cấp cao
  • Quản lý tuyển dụng
  • Chuyên gia nhập cư
  • Chuyên gia về chỗ ở
  • Chuyên gia / quản lý bồi thường
  • Chuyên gia / quản lý lợi ích
  • Chuyên gia / quản lý tài năng
  • Chuyên gia / quản lý học tập và phát triển
  • Quản lý chương trình dự án công nghệ / quy trình nhân sự
  • Chuyên gia / quản lý phân tích nhân sự

3. Mục tiêu của HRM 

Mục tiêu của phần mềm HRM

Các mục tiêu của HRM có thể được chia thành bốn loại lớn:

  • Mục tiêu xã hội: Các biện pháp được thực hiện nhằm đáp ứng các nhu cầu hoặc thách thức về đạo đức xã hội của công ty nói chung & bộ phận nhân sự nói riêng. Điều này bao gồm các vấn đề pháp lý như quyền bình đẳng và trả công bình đẳng cho các công việc bình đẳng.
  • Mục tiêu của tổ chức: Các hành động được thực hiện nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức. Bao gồm chất lượng đào tạo, thuê đúng số lượng nhân viên cho một nhiệm vụ nhất định hoặc duy trì tỷ lệ nhân viên trung thành cao. 
  • Mục tiêu chức năng: Các hướng dẫn được sử dụng để duy trì hoạt động của bộ phận nhân sự trong toàn bộ tổ chức. Đảm bảo rằng tất cả các nguồn lực HR đang phát huy tối đa vai trò của họ để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
  • Mục tiêu cá nhân: Nhân sự có cơ hội phát triển bản thân – lộ trình thăng tiến rõ ràng. Cải thiện sự hài lòng của nhân viên về chính sách, phúc lợi của công ty.

Trong đơn vị của mỗi tổ chức, HRM thực hiện các nhiệm vụ:

  • Giúp tổ chức đạt được mục tiêu bằng cách tìm kiếm, đào tạo & giữ chân những nhân viên làm việc hiệu quả.
  • Tận dụng triệt để các kỹ năng và khả năng của từng nhân viên.
  • Đảm bảo nhân viên nhận được sự đào tạo thích hợp.
  • Xây dựng và duy trì trải nghiệm tích cực của nhân viên để họ tập trung đóng góp hết mình cho công việc nói riêng & cho sự phát triển của công ty nói chung.
  • Truyền đạt đúng – đủ – chính xác các chính sách, thủ tục, quy tắc và quy định có liên quan của công ty cho từng vị trí.
  • Duy trì các chính sách và hành vi có đạo đức, đúng pháp luật và trách nhiệm xã hội tại nơi làm việc.
  • Quản lý hiệu quả tác động của những yếu tố bên ngoài có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến nhân viên trong tổ chức.

4. Kỹ năng và trách nhiệm của một nhà quản lý nhân sự (HR Manager)

HRM có thể được chia thành nhiều phần phụ, bao gồm các giai đoạn trước, trong và sau tuyển dụng. Trách nhiệm của một HR Manager trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực (HRM) bao gồm:

  • Tuyển dụng, giới thiệu và giữ chân nhân viên
  • Quản lý nhân tài và lực lượng lao động
  • Phân công vai trò công việc và cơ hội phát triển nghề nghiệp
  • Bồi thường và phúc lợi
  • Tuân thủ luật lao động
  • Quản lý hiệu suất
  • Đào tạo và phát triển
  • Khích lệ sự tham gia và công nhận của nhân viên trong các hoạt động của tổ chức
  • Xây dựng đội ngũ
Một trong những kỹ năng quan trọng của Hr Manager là trải nghiệm phần mềm HRM

Các kỹ năng có thể gia tăng giá trị cho các nhà quản lý nhân sự bao gồm:

  • Xây dựng mối quan hệ với nhân viên
  • Quan hệ với các ứng viên 
  • Tìm nguồn cung ứng và tuyển dụng
  • Quản lý xung đột giữa các cá nhân
  • Giới thiệu nhân viên mới
  • Quản lý hiệu suất
  • Dịch vụ khách hàng
  • Quản lý dự án
  • Trải nghiệm phần mềm nhân sự và quản lý hệ thống thông tin

5. 5 lý do chứng minh các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một phần mềm quản lý nhân sự HRM 

Phần mềm quản trị nhân sự HRM thực hiện vai trò tự động hóa toàn bộ các tác vụ quản lý chức năng và hoạt động nguồn nhân lực của doanh nghiệp trên một nền tảng tập trung trực tuyến. Bao gồm việc lưu trữ & thu thập các dữ liệu về tuyển dụng, số hóa hồ sơ, quản lý & đánh giá hiệu suất nhân sự.

Đơn giản hóa quy trình tuyển dụng

Bất kể doanh nghiệp bạn có quy mô lớn hay nhỏ, việc quản lý tuyển dụng thực sự vô cùng phức tạp với rất nhiều đầu việc liên quan, tiêu tốn phần lớn thời gian của đội ngũ HR.

  • Tổng hợp thủ công nhu cầu tuyển dụng của từng phòng ban cho từng vị trí
  • Rải đầy tin đăng tuyển khắp các cộng đồng lớn nhỏ
  • Trả lời ứng viên, lọc CV, sắp xếp phỏng vấn
  • Thu thập đánh giá của cấp quản lý, email trao đổi
phầm mềm quản lý tuyển dụng cho sme

Quy trình tuyển dụng kiểu cũ không chỉ khó quản lý, thiếu sự liên kết thông tin, dễ bỏ sót ứng viên mà còn tiêu tốn rất nhiều chi phí. 

Đó là lý do 1 phần mềm tự động hóa quy trình tuyển dụng, số hóa toàn bộ thông tin ứng viên trên 1 nền tảng chung trực tuyến nhằm tối ưu chi phí và nâng cao chất lượng tuyển dụng là vô cùng cần thiết cho doanh nghiệp thời công nghệ số.

Lưu trữ tập trung, bảo mật tuyệt đối, giảm thiểu rủi ro

Phần HRM có khả năng lưu trữ toàn bộ thông tin cá nhân, hợp đồng làm việc cũng như những cam kết giữa người lao động và doanh nghiệp trên một nền tảng tập trung trực tuyến. Giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng bức tranh nhân sự tổng thể của doanh nghiệp, tìm kiếm dễ dàng khi cần. Ngoài ra, việc cập nhật dữ liệu trên phần mềm mang tính bảo mật tuyệt đối, hạn chế tối đa rò rỉ thông tin nhân sự thường thấy ở cách lưu trữ hồ sơ thủ công truyền thống. 

Giúp đưa ra các quyết định đúng đắn về nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự hrm giúp ban lãnh đạo có căn cứ trong việc tăng lương, tăng chức,...

Hệ thống thông tin nhân sự lưu giữ dữ liệu xuyên suốt tất cả các phòng ban của doanh nghiệp. Do đó, việc truy xuất dữ liệu được thực hiện dễ dàng bằng các truy vấn đơn giản, giúp nhà lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt. Bạn có thể nắm bắt bộ phận nào có tỷ lệ thay đổi nhân viên cao hay nhân viên nào có đóng góp, cống hiến nhiều cho doanh nghiệp để có sự đánh giá, sắp xếp phù hợp. 

Tối ưu năng suất

Trên hết, tất cả các phòng ban của doanh nghiệp bạn cần phải hoạt động hiệu quả; điều này chỉ có thể đạt được bằng cách tối đa hóa thời gian và năng lượng của nhân viên. Các thao tác thủ công cũng như quy trình tuyển dụng truyền thống đòi hỏi rất nhiều thời gian của nhân sự, vô hình chung sẽ làm hiệu suất công việc kém đi.

Phần mềm HRM với khả năng hỗ trợ quản trị nhân sự toàn diện giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí, cải thiện chất lượng nhân sự cho doanh nghiệp. 

Phần mềm HRM: Cải thiện sự hài lòng của nhân viên

Phần mềm HRM giúp nhân viên chủ động theo dõi mọi thông tin về KPI, lương,... từ đó cải thiện sự hài lòng của nhân viên với doanh nghiệp

Nhân viên thì luôn hoài nghi về việc công ty có thực sự đóng bảo hiểm cho họ không, các điều khoản hợp đồng ra sao, tiền lương, chế độ như thế nào?

Nhân sự lại không thể suốt ngày đi trả lời những câu hỏi như vậy cho hàng trăm nhân viên được, gây ra bán tín bất nghi, bất đồng nội bộ.

Việc số hóa toàn bộ dữ liệu nhân sự trên phần mềm HRM cho phép nhân viên chủ động theo dõi tất tần tật những dữ liệu cá nhân thông qua một tài khoản của riêng họ. Và đương nhiên, mọi nghi ngờ đã được giải quyết, sự hài lòng về doanh nghiệp sẽ kéo theo sự cống hiến hết mình của đội ngũ cán bộ, nhân viên.

6. Các tính năng cơ bản trong một phần mềm quản lý nhân sự

Hỗ trợ hoạt động quản lý nhân sự, hỗ trợ xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, một phần mềm quản lý nhân sự HRM sẽ có những tính năng cơ bản sau:

  • Lên kế hoạch tuyển dụng & Theo dõi ứng viên: Bộ phận nhân sự có thể lên kế hoạch tuyển dụng thông qua phần mềm, thu thập hồ sư ứng viên, quản lý, đánh giá và ghi chú với các hồ sơ
  • Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự: Thay vì quản lý qua các sheet Excel, nhà quản lý sử dụng phần mềm lưu trữ, tra cứu, kiểm tra và chỉnh sửa thông tin của toàn bộ nhân sự
  • Quản lý thời gian làm việc: Một số phần mềm HRM sẽ có tính năng quản lý chấm công, quản lý ngày nghỉ,… của nhân sự. Cùng với đó là tính năng tính lương, quản lý bảng công, bảng lương của nhân sự
  • Quản lý và đánh giá KPI: Phần mềm quản lý nhân sự toàn diện cần phải có tính năng quản lý KPI, hỗ trợ hoạt động đánh giá hiệu suất làm việc, sự nỗ lực,… của nhân sự.
  • Thống kê & báo cáo

Tham khảo thêm: Review top 7+ phần mềm tính lương phổ biến hiện nay

7. Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự

Khi lựa chọn phần mềm hrm, bạn nên cân nhắc một số yếu tố sau:

  • Trực quan, dễ dùng: Phần mềm dù được đánh giá tốt đến mấy nhưng thiếu trực quan, khó sử dụng, việc áp dụng vào doanh nghiệp sẽ như “đánh đố nhân viên”. Bởi không phải nhân sự nào cũng “nhanh nhạy” với công nghệ, phần mềm. Trường hợp phần mềm quá khó sử dụng, doanh nghiệp sẽ tốn chi phí cho việc đào tạo trong khi chưa biết rõ được hiệu quả đối với doanh nghiệp của mình
  • Khả năng tích hợp: Trong quá trình trao đổi với doanh nghiệp về nhu cầu sử dụng phần mềm nhân sự, khá nhiều nhà quản lý quan tâm tới việc tích hợp. Bởi doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán A, muốn đồng bộ dữ liệu với phần mềm quản lý nhân sự. Đây cũng có thể là nhu cầu của doanh nghiệp bạn trong tương lai. Hãy cân nhắc yếu tố này khi lựa chọn phần mềm
  • Tùy chỉnh linh hoạt: Mỗi doanh nghiệp sẽ có mô hình, cách thức quản lý, khả năng ứng dụng phần mềm khác nhau. Phần mềm quản lý nhân sự bạn chọn cần có khả năng linh hoạt cấu hình được các trường thông tin.
  • Chi phí sử dụng hợp lý
  • Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt: Phần mềm HRM tốt cần đi kèm dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt.

8. FastWork HRM – Bộ phần mềm quản lý nhân sự đáp ứng đầy đủ các yếu tố doanh nghiệp cần 

Bộ phần mềm quản lý nhân sự HRM gồm tính năng:

  • Chấm công online, quản lý bảng công
  • Tính lương & quản lý bảng lương
  • Quản lý cấp phát trang thiết bị cho nhân sự
  • Truyền thông và thông báo nội bộ
  • Quản lý và số hóa hồ sơ nhân sự
  • Quản lý tuyển dụng nhân sự
  • Quản lý và đánh giá KPI nhân sự
  • Quản lý nhân sự chuỗi cửa hàng

Những ứng dụng trên giúp nhà quản lý, phòng nhân sự nắm bắt mọi thông tin về nhân sự theo cách thống nhất, tập trung nhất, quản lý trọn vẹn vòng đời của nhân sự tại doanh nghiệp.

Tìm hiểu những tính năng nổi bật của FastWork HRM

Dưới đây là thông tin chi tiết những tính năng được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp.

Chấm công online, tự động hóa bảng công/bảng lương

Thay thế hình thức chấm công vân tay, chấm công trên FastWork, người dùng chỉ cần cài app di động và thực hiện chấm công qua selfie. Mỗi nhân sự có tài khoản cá nhân riêng để thực hiện chấm công, quản lý bảng công, quỹ ngày phép của mình. Thậm chí, nhân sự có thể gửi đơn từ xin nghỉ phép, vắng mặt… trên app. Dữ liệu bảng công được liên kết để tính lương và quản lý bảng lương.

Số hóa 100% hồ sơ nhân sự với FastWork Staff

FastWork Staff cho phép quản lý danh sách hồ sơ tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp trên một màn hình hoặc quản lý theo phòng ban, chức danh, vị trí công việc, chi nhánh…

FastWork Staff số hóa dữ liệu nhân sự trên 1 nền tảng duy nhất
FastWork Staff số hóa dữ liệu nhân sự trên 1 nền tảng duy nhất

Với mỗi nhân sự, nhà lãnh đạo hoặc những cá nhân được phân quyền có thể xem chi tiết các thông tin như: vị trí công việc, phòng ban, chi nhánh, giới tính, email, số điện thoại, quê quán, quá trình công tác, quá trình đào tạo, hợp đồng, bảo hiểm, lương, phụ cấp…

Nằm trong phân hệ phần mềm HRM, FastWork Staff cung cấp các báo cáo trực quan đa chiều về tình hình nhân sự, cảnh báo biến động nhân sự theo từng tháng/ quý/ năm giúp nhà quản lý theo dõi dễ dàng quá trình công tác của từng nhân sự để có cơ sở đánh giá, xét lương thưởng phù hợp.

Xem chi tiết Phần mềm quản lý và số hóa hồ sơ nhân sự FastWork Staff

Tuyển dụng toàn diện với FastWork Hiring

Giới thiệu tính năng, giao diện của FastWork Hiring

Phần mềm FastWork Hiring xây dựng 1 kế hoạch tuyển dụng chuyên nghiệp, từ việc xây dựng các trang web tuyển dụng – thu thập hồ sơ ứng viên – phân loại hồ sơ – đặt lịch phỏng vấn – phỏng vấn lần 1, lần 2 cho đến đánh giá kết quả và kết luận hồ sơ trúng tuyển hay thất bại.

Ngoài các website tuyển dụng, FastWork hỗ trợ mở rộng đa kênh tìm kiếm qua Lading Page, Webform,… mang về nhiều ứng viên tiềm năng hơn cho doanh nghiệp.

Với khả năng lưu trữ toàn bộ dữ liệu ứng viên, nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm những CV cũ chưa phù hợp với thời điểm đó sử dụng lại cho thời điểm hiện tại, vừa không bỏ lỡ ứng viên tiềm năng, vừa tiết kiệm tối đa chi phí.

Việc đơn giản hóa quy trình tuyển dụng trên 1 nền tảng tập trung trực tuyến không chỉ cải thiện chất lượng, tối ưu năng suất và tiết kiệm đến 70% chi phí tuyển dụng mỗi năm cho doanh nghiệp so với cách truyền thống. 

Xem chi tiết Phần mềm Quản lý tuyển dụng FastWork Hiring tại đây

Đánh giá chính xác KPI nhân sự với FastWork KPI

Tham khảo các tính năng của phần mềm FastWork KPI

Thuộc bộ phần mềm HRM – phần mềm KPI FastWork hỗ trợ nhà lãnh đạo xây dựng – theo dõi – đánh giá chỉ số KPI cho từng vị trí, từng phòng ban trên một giao diện thống nhất. 

Mỗi nhân sự được xây dựng 1 bộ KPI tiêu chuẩn, cuối tháng mỗi bảng tính KPI đó sẽ xử lý theo quy trình 3 bước: báo cáo – thẩm định – phê duyệt trước khi chuyển tới bộ phận hành chính tính lương. 

Với nhân viên, hệ thống phần mềm sẽ hiển thị chi tiết các chỉ tiêu KPI kèm đơn vị đo và hệ số quan trọng, đánh giá mức độ hoàn thành thực tế so với chỉ tiêu để tính ra kết quả thực hiện KPI cuối cùng cho từng tháng.

phần mềm fastwork kpi

Với quản lý, FastWork KPI còn hỗ trợ phân tích chỉ số thực hiện KPI bằng biểu đồ. Biến động KPI qua từng tháng để có sự đánh giá chính xác năng lực.

  • Ở góc độ doanh nghiệp: FastWork KPI giúp áp dụng thành công mô hình đánh giá KPI từ lý thuyết vào thực tế. Theo dõi rủi ro, đảm bảo những mục tiêu ngắn- trung- dài hạn của doanh nghiệp được hoàn thành đúng như kỳ vọng.
  • Ở góc độ cấp quản lý, lãnh đạo: FastWork KPI giúp đánh giá chính xác hiệu quả làm việc thực tế của các nhân viên trong công ty. Xây dựng chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp đối với trường hợp từ đó gây dựng văn hóa làm việc trách nhiệm, sáng tạo.
  • Ở góc độ nhân viên: FastWork KPI giúp chủ động nắm bắt được chỉ tiêu KPI mình đã hoàn thành trên tổng số KPI đề ra để có kế hoạch thực hiện hợp lý đồng thời phát hiện các khuyết điểm để cải thiện chất lượng công việc.

Xem chi tiết Phần mềm Quản lý và đánh giá KPI nhân sự FastWork KPI

9. Kết luận

Vai trò của phần mềm HRM quản trị nhân sự thời công nghệ số là không thể phủ nhận, không chỉ đối với các doanh nghiệp lớn mà cả với những doanh nghiệp start-up với quy mô vừa và nhỏ. Với khả năng cải thiện chất lượng ứng viên, chất lượng nhân sự và trên hết là tối ưu năng suất, tiết kiệm chi phí – phân hệ FastWork HRM hứa hẹn sẽ trở thành sự lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp 4.0.

phần mềm quản lý nhân sự hrm

FastWork.vn mang đến giải pháp quản trị nhân sự toàn diện cho hơn 3500+ doanh nghiệp, những cái tên tiêu biểu phải kể đến Chuỗi cửa hàng bán lẻ Metro Mart, Thế giới Nệm, Bóng đèn Điện Quang, Vietinbank, VNpost, CMC Telecom,… 

Để nhận tư vấn chi tiết Bộ ứng dụng quản trị nhân sự & phát triển đội ngũ toàn diện từ FastWork, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 08 97 15 hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply