Trước nay, nhiều doanh nghiệp vẫn luôn cố sức “bơi” trong những tủ hồ sơ chồng chất và bừa bộn. Tuy nhiên, cuộc cách mạng 4.0 bùng nổ đã kéo theo sự phát triển vượt bậc của công nghệ đã tạo tiền đề cho sự ra đời của nhiều công cụ hỗ trợ hiệu quả. Đó là phần mềm quản trị nhân sự và số hóa hồ sơ nhân sự – FastWork Staff.
FastWork Staff – được xây dựng nhằm cải thiện hiệu quả công tác quản lý thông tin hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp dưới dạng bản mềm. Theo đó, các giấy tờ bản cứng liên quan đến hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp sẽ được số hóa thành bản mềm và quản lý tập trung trên hệ thống phần mềm. Đảm bảo yếu tố bảo mật, giải tỏa không gian lưu trữ và tối ưu thời gian tìm kiếm, tra cứu khi cần.
Thực trạng công tác quản lý hồ sơ nhân viên tại các doanh nghiệp hiện nay
Theo Business.com, quản lý hồ sơ nhân sự thủ công và lộn xộn gây tổn thất lớn trong năng suất làm việc chung của doanh nghiệp, cụ thể làm giảm 21,3% năng suất.
Trong kỷ nguyên số, quản lý hồ sơ nhân sự theo cách truyền thống đã không còn phù hợp. Thay vào đó, số hóa hồ sơ bản cứng lên hệ thống phần mềm, quản lý khoa học trên một hệ thống là giải pháp cần thiết đối với các doanh nghiệp muốn phát triển hiện nay.
Số hóa hồ sơ nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số mà còn giúp nhà quản lý dễ dàng quản lý tập trung các thông tin liên quan đến nhân sự trực tuyến trên một hệ thống. Nâng cao hiệu suất làm việc của phòng hành chính nhân sự, giải tỏa không gian lưu trữ và cắt giảm hoàn toàn một số chi phí trong doanh nghiệp.
05 lý do nên sử dụng phần mềm FastWork Staff trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự
Nằm trong hệ thống phần mềm Quản trị nhân sự FastWork HRM+, FastWork Staff hỗ trợ các doanh nghiệp số hóa quản lý hồ sơ, cải thiện hiệu quả quản lý đội ngũ nhân viên và tiết kiệm đáng kể thời gian cho phòng hành chính nhân sự.
Xem thêm: FastWork Staff – Phần mềm quản lý và số hóa hồ sơ nhân sự
1. Quản lý tập trung, khoa học trên một hệ thống
Phần mềm quản lý và số hóa hồ sơ nhân sự – FastWork Staff giúp số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm, phân loại quản lý theo phòng ban, chức danh, vị trí làm việc… Cung cấp các báo cáo tổng quan về cơ cấu nhân sự, số nhân viên đang làm việc, thử việc và hết hạn hợp đồng…
Ngoài ra, việc số hóa hồ sơ nhân sự từ bản cứng thành bản mềm lên hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình xây dựng văn phòng điện tử không giấy tờ trong giai đoạn 4.0 hiện nay.
2. Giải tỏa không gian lưu trữ
Số hóa công tác quản lý hồ sơ nhân viên bằng giấy lên hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp giải phóng được không gian lưu trữ cố định tại văn phòng. Với công nghệ điện toán đám mây, FastWork Staff là kho lưu trữ không giới hạn cho doanh nghiệp của bạn.
Doanh nghiệp tiết kiệm được hàng chục loại chi phí văn phòng như: Kẹp File, tệp hồ sơ, giấy tờ, tủ đựng…
3. Cải thiện hiệu suất làm việc của bộ phận nhân sự
FastWork Staff hỗ trợ giảm tải các thao tác thừa trong công tác tạo lập hồ sơ nhân sự bởi FastWork Staff có thể liên kết với phần mềm tuyển dụng FastWork Hiring để chuyển hồ sơ ứng viên thành hồ sơ nhân sự nếu nhân viên đó trúng tuyển.
Với FastWork Staff, bạn chỉ mất 30s để tìm kiếm thông tin về một nhân sự. Phần mềm hỗ trợ tìm kiếm nhanh mọi lúc mọi nơi trên điện thoại hoặc laptop có kết nối internet, bằng cách gõ từ khóa trên thanh tìm kiếm hoặc bộ lọc thông minh.
4. Giảm nguy cơ lộ, rò rỉ thông tin nhân sự
Việc quản lý thông tin hồ sơ nhân sự bằng phần mềm FastWork Staff hoàn toàn đáp ứng các yếu tố về bảo mật, an ninh mạng. Với phần mềm FastWork Staff chỉ những người được phân quyền mới có tài khoản để truy cập quản lý, xem thông tin về nhân sự.
5. Đưa ra các quyết định đúng về nhân sự
FastWork Staff giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi chi tiết quá trình công tác của nhân sự trong thời gian làm việc tại công ty, qua đó có thể đánh giá năng lực của nhân viên đó một cách chính xác và đưa ra các quyết định liên quan đến nhân sự đó đúng đắn.
Những tính năng nổi bật của FastWork Staff – phần mềm quản trị và số hóa hồ sơ nhân sự
Quản trị nhân sự là một thành tố vô cùng quan trọng trong công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp, quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp. Do đó, một công cụ quản lý chuyên nghiệp sẽ rất cần thiết đối với các doanh nghiệp trong giai đoạn 4.0 hiện nay.
FastWork Staff – phần mềm quản lý và số hóa hồ sơ nhân sự
1. Số hóa dữ liệu hồ sơ nhân sự
FastWork Staff cho phép quản lý danh sách hồ sơ tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp trên một màn hình hoặc quản lý theo phòng ban, chức danh, vị trí công việc, chi nhánh…
Với mỗi nhân sự, bạn có thể xem chi tiết các thông tin như: vị trí công việc, phòng ban, chi nhánh, giới tính, email, số điện thoại, quê quán, quá trình công tác, quá trình đào tạo, hợp đồng, bảo hiểm, lương, phụ cấp…
Giao diện quản lý chi tiết các thông tin về một nhân sự
2. Cung cấp biểu đồ thống kê cơ cấu nhân sự toàn công ty
Giao diện Dashboard cung cấp báo cáo tổng quan về các nhân sự trong doanh nghiệp.
Báo cáo tổng quan về tình hình nhân sự
Giúp cấp quản lý, ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về cơ cấu phân bổ nhân sự theo trình độ học vấn, độ tuổi, quê quán, giới tính, chuyên môn, phòng ban…,
3. Báo cáo đa chiều về tình hình nhân sự
FastWork Staff cung cấp hàng loạt các báo cáo chi tiết về tất cả các nhân sự trong công ty như: báo cáo hợp đồng (số hợp đồng, loại hợp đồng, ngày ký, ngày có hiệu lực, ngày hết hạn, người ký…); Báo cáo lương, phụ cấp, văn bằng, chứng chỉ, khen thưởng, kỷ luật… tài sản cung cấp cho mỗi nhân sự.
FastWork Staff cung cấp các báo cáo đa chiều về nhân sự
Báo cáo chi tiết về tình hình biến động nhân sự (tăng, giảm) của công ty thông qua các tháng, các năm.
Báo cáo tình hình biến động nhân sự
FastWork Staff còn cung cấp báo cáo trực quan về tình trạng thiếu hồ sơ nhân sự của tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp. Trên một màn hình duy nhất, nhà quản lý dễ dàng biết được ai đã hoàn thành đủ và chưa đủ các giấy tờ liên quan đến hồ sơ.
4. Cảnh báo biến động nhân sự
FastWork Staff hỗ trợ quản lý các cảnh báo liên quan đến nhân sự trong toàn công ty theo tháng như: sự kiện sinh nhật trong tháng, nhân sự hết hạn hợp đồng, đến hạn nghỉ hưu, nghỉ chế độ thai sản, hết hạn thử việc, đến hạn bổ nhiệm…
Cảnh báo biến động nhân sự theo tháng
5. Theo dõi quá trình công tác của nhân sự
FastWork Staff giúp ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi tổng quan về quá trình công tác của một nhân sự, quá trình công tác trước khi vào công ty và quá trình công tác tại công ty.
Theo dõi chi tiết quá trình công tác của nhân sự trong thời gian làm việc tại doanh nghiệp
Theo dõi chi tiết quá trình tiếp nhận nhân sự; Quá trình công tác: điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm…; Quá trình khen thưởng, kỷ luật; Quá trình đóng mở hồ sơ: nghỉ việc, nghỉ hưu, tạm nghỉ, đi làm lại… của từng nhân viên khi công tác tại doanh nghiệp. Qua đó có thể đánh giá năng lực của nhân viên đó một cách chính xác nhất và đưa ra các quyết định liên quan đến nhân sự đó đúng đắn.
Chi phí sử dụng phần mềm quản lý và số hóa hồ sơ nhân sự – FastWork Staff
Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của một phần mềm quản lý và số hóa hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp, nhưng FastWork Staff lại có chi phí rất Việt Nam so với các phần mềm có cùng tính năng.
Với chi phí khoảng 23.000 VND/tài khoản/tháng là doanh nghiệp đã có thể nâng cao hiệu quả công tác xử lý, quản lý hồ sơ nhân sự, tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp doanh nghiệp tối việc sử dụng nguồn lực trong quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp.
Điểm khác biệt của FastWork Staff so với các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự khác
- FastWork Staff nằm trong hệ thống phần mềm Quản trị nhân sự tổng thể FastWork HRM+ bao gồm: FastWork Hiring, FastWork KPI… phần mềm FastWork Staff sẽ là công cụ hỗ trợ công tác quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp và cũng là công cụ giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình xây dựng hệ thống văn phòng điện tử toàn diện.
- Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý nhân sự khép kín từ khâu tuyển dụng – quản lý – đào tạo.
- Tính năng cảnh báo biến động nhân sự tăng giảm giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định chính xác về định hướng phát triển doanh nghiệp cũng như những phương án dự trù về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp hiệu quả.
- Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của một phần mềm quản lý và số hóa hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp, nhưng FastWork Staff lại có chi phí rất việt nam (khoảng 23.000VND/tài khoản/tháng) so với các phần mềm có cùng tính năng.
Kết luận
Được xây dựng trên nền tảng mở FastWork Staff có thể liên kết với nhiều các phần mềm khác như phần mềm tuyển dụng, phần mềm chấm công, phần mềm quản lý đánh giá KPI… để tạo nên bộ công cụ quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn hiện trong giai đoạn 4.0 hiện nay.
Hơn 1500 doanh nghiệp đang sử dụng các sản phẩm của FastWork. Một số khách hàng tiêu biểu đang áp dụng như: VPBank, Seongon, Chuỗi nhà hàng bán lẻ Metro Mart, Bệnh viện Trưng Vương, Nhà máy thuốc lá Khánh Hội, Ta Coffee, Bệnh viện nhiệt đới Trung Ương, Dệt may 10, Bóng đèn Điện Quang, Phú Hưng Thịnh, Gốm Phước…
Bạn đang có nhu cầu nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ và DEMO TRẢI NGHIỆM FastWork FastWork Staff – Phần mềm quản lý và số hóa hồ sơ nhân sự , hãy để lại thông tin đăng ký dưới form hoặc liên hệ hotline: 0983 089 715 để được tư vấn ngay nhé!
Các bài viết liên quan
