Top 5 Sai Lầm Thường Gặp Của Người Quản Lý Dự Án

By 22 Tháng Bảy, 2020Tháng Ba 10th, 2021Business Hack, Kiến thức, Tin nổi bật

Trong cuộc sống chúng ta thường nói với nhau rằng: “ Nhân vô thập toàn”, con người không ai trong đời không mắc phải những sai lầm và vấp ngã.

Trong kinh doanh, điều đó lại càng đúng hơn, các doanh nghiệp để thành công và có được những thứ không ai có được thì phải chịu được những điều không ai chịu được và trải qua những vấp ngã trong kinh doanh.

Sai lầm trong việc phân bổ nhân sự

Công tác bổ nhiệm nhân sự là vấn đề khó khăn nhất của nhà quản lý, việc nhìn nhận đúng người sẽ giúp doanh nghiệp thành công được 40% công việc.

Do vậy việc giao trọng trách dự án cho các thành viên là một điều không hề dễ dàng.

Với những dự án quan trọng, nếu nhà quản lý giao phó công việc cho người có năng lực chuyên kém hoặc không có thái độ và tinh thần trách nhiệm sẽ dẫn đến những rủi ro cho dự án.

Công tác bổ nhiệm nhân sự trong doanh nghiệp
Công tác bổ nhiệm nhân sự trong doanh nghiệp

Trên thực tế công tác giao việc là công việc quan trọng nhất của một người lãnh đạo. Nếu nhà quản lý nhìn nhận sai người, giao việc không phù hợp cho nhân viên công việc không phù hợp sẽ dẫn đến việc nhân viên không phát huy hết năng lực của bản thân và tiến độ dự án bị trì hoãn.

Để khắc phục tình trạng đó, người lãnh đạo dự án phải biết lắng nghe, theo sát nhân viên và nắm rõ năng lực chuyên môn của từng người để công tác phân chia công việc được dễ dàng và đúng đắn hơn.

Bản thân là một nhà quản lý, bạn hãy lắng nghe nhiều hơn, thấu hiểu nhân viên của mình nhiều hơn thay vì áp đặt suy nghĩ và bắt họ thực hiện một cách máy móc. Bạn sẽ không thể khai thác hết tài năng của họ và khiến cho họ hết mình với dự án.

Vấn đề “thực hiện” của đội nhóm quản lý dự án

Làm việc một mình và độc lập thường dễ dàng hơn vì chúng ta được tự quyết định và chủ động. Tuy nhiên, làm việc một mình lại mất nhiều thời gian và gian nan hơn sự đồng hành và chung sức của một tập thể. 

 Thực hiện dự án của đội nhóm doanh nghiệp
Thực hiện dự án của đội nhóm doanh nghiệp

Trong quá trình thực hiện dự án, nhà quản lý thường gặp sai lầm trong việc xây dựng tinh thần tập thể và phân công công việc dẫn đến hiệu quả công việc không như kỳ vọng.

Làm việc nhóm là yêu cầu bắt buộc của các nhân viên trong doanh nghiệp, do vậy người quản lý cần tạo môi trường, tinh thần thân thiện trong đội nhóm làm việc để mọi người sẵn sàng chia sẻ, đưa ý kiến của mình trong quá trình làm việc.

Nếu người quản lý dự án không nắm rõ ưu, nhược điểm của từng nhân viên trong công ty, việc phối hợp năng lực giữa các nhân sự sẽ không tối ưu và tăng hiệu quả công việc.

 Khả năng làm việc độc lập của nhân viên thực hiện dự án
Khả năng làm việc độc lập của nhân viên thực hiện dự án

Tuy nhiên, bên cạnh kỹ năng  làm việc nhóm, nhân viên cũng cần có khả năng làm việc độc lập. Để nhân viên vừa kết hợp tốt với các thành viên trong nhóm, vừa chủ động giải quyết công việc do mình trực tiếp phụ trách,  nhà quản lý dự án cần tạo môi trường làm việc tích cực.

Trong đó, các nhân viên luôn sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp và cảm thấy được tôn trọng, ghi nhận khi đưa ra tiếng nói riêng, ý kiến cá nhân, ý tưởng sáng tạo.

Hãy tạo cho nhân viên một tinh thần: “Ngày hôm nay luôn phải hơn ngày hôm qua”. 

Nhà quản lý cần tạo cho nhân viên tinh thần cố gắng, nỗ lực, thậm chí là tham vọng chinh phục, tạo cho họ những mục tiêu cần cố gắng trong tương lai.

Nhân viên là những tế bào của công ty, do vậy muốn công ty phát triển bắt buộc doanh nghiệp phải có một đội ngũ nhân viên chất lượng.

Trước khi triển khai bất kỳ dự án nào, nhà quản lý cũng cần dành thời gian nghiên cứu và đưa ra kế hoạch thực hiện. Trong đó, nhà quản lý sẽ quản trị, phân công và giám sát quá trình làm việc của nhân viên để đảm bảo tiến độ dự án theo sát kế hoạch đã đề ra.

Nên tìm hiểu: Giới thiệu phần mềm Quản lý dự án toàn diện

Vấn đề tiến độ thực hiện dự án

Việc tiến độ dự án bị trì hoãn không những ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp, hiệu quả công việc, kết quản sản xuất kinh doanh mà còn có thể khiến doanh nghiệp mất mát một nguồn lực khá lớn.

 Đảm bảo tiến độ dự án trong doanh nghiệp
Đảm bảo tiến độ dự án trong doanh nghiệp

Nhà quản lý dự án phải là người “nhạc trưởng” điều khiển mọi hoạt động của nhân viên từ việc lên kế hoạch, giao phó công việc đến công tác kiểm tra, giám sát dự án, công việc của từng người trong đội nhóm. 

Một vấn đề bất cập khá phổ biến trên thị trường hiện nay, đó là khách hàng không nắm rõ được tiến độ dự án của doanh nghiệp dẫn đến việc hủy hợp đồng do dự án chậm tiến độ. Nhà quản lý phải đảm bảo rằng các bên liên quan của dự án biết tiến độ của dự án là gì, và được thông báo khi có bất kỳ thay đổi nào xảy ra.

>>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm nhắc việc dành cho doanh/nhóm, được đánh giá cao

Vấn đề về sự “Công bằng” trong đội nhóm dự án

Một lầm tưởng sai lệch thường thấy trong hoạt động của doanh nghiệp là đánh đồng giữa “công bằng” và “cào bằng”. Nếu giao việc không đồng nhất, đó là không công bằng; ghi nhận quá mức cá nhân, đó là thiên vị; chỉ khen thưởng cả tập thể mà không quan tâm đến cá nhân, đó là cào bằng. Vì vậy người quản lý dự án cần khéo léo trong việc phân định, ghi nhận đóng góp của cá nhân và tập thể. 

 Vấn đề về sự “Công bằng” trong đội nhóm dự án
Vấn đề về sự “Công bằng” trong đội nhóm dự án

Doanh nghiệp cần chú trọng việc thưởng phạt trong đội nhóm, tránh việc cào bằng lợi ích của các thành viên trong nhóm. Nếu những nhân viên đóng góp công sức, tâm huyết của mình vào dự án nhiều hơn những nhân viên khác sẽ dẫn đến việc bất mãn trong nhóm và họ sẽ không muốn cố gắng, nỗ lực trong dự án sau.

Ngược lại, với những nhân viên chây lười, đóng góp ít hơn nhưng vẫn hưởng lợi ích như những thành viên khác mà không bị kỷ luật, nhắc nhở với thời gian dài sẽ khiến nhân viên tự cho mình quyền được “lười biếng”.

Do vậy, nhà quản lý dự án cần tạo sự công bằng trong nhóm dự án, thưởng phạt công minh để tạo sự cạnh tranh, cố gắng cho các nhân viên trong công ty.

>>> Xem thêm Giải pháp quản lý công việc nhóm thông minh

Sai lầm về vấn đề ngân sách trong dự án đầu tư

Ngân sách là vấn đề “then chốt” quyết định quy mô dự án và thời gian thực hiện dự án, do vậy việc quyết định và quản trị ngân sách cho dự án là vấn đề vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.

Nếu dự án có quy mô lớn mà khả năng tài chính của doanh nghiệp không đủ đáp ứng sẽ dẫn đến việc trì hoãn tiến độ dự án, đứt gãy, ngưng trệ giữa chừng, hiệu quả dự án không như kỳ vọng. 

Trong trường hợp nhà quản lý bỏ quá nhiều vốn vào một dự án nhỏ là không cần thiết do nhà quản lý thiếu kinh nghiệm đầu tư. Điều đó sẽ dẫn đến việc lãng phí trong kinh doanh, nhưng hiệu quả dự án không hẳn sẽ hiệu quả hơn. 

 Sai lầm về vấn đề ngân sách trong dự án đầu tư
Sai lầm về vấn đề ngân sách trong dự án đầu tư

Việc đầu tư lãng phí sẽ ảnh hưởng đến khả năng tài chính của doanh nghiệp, hiệu quả kinh doanh và nguồn vốn sẵn có cho dự án tiếp theo.

 Nhà quản lý cân nhắc khả năng tài chính của doanh nghiệp
Nhà quản lý cân nhắc khả năng tài chính của doanh nghiệp

Các nhà quản lý dự án nên cân nhắc, tham khảo 5 vấn đề phổ biến nhất trong doanh nghiệp như trên để đưa ra kế hoạch xây dựng và triển khai dự án hiệu quả.

Nhà quản lý cần hiểu được ưu, nhược điểm của từng nhân viên để phân chia công việc trong dự án phù hợp. 

Bên cạnh đó, nhà quản lý cần trau dồi kiến thức về khả năng nhìn và sử dụng nhân tài để đạt được những hiệu quả trong quản lý dự án.

>>> Xem thêm 7 bí quyết cho nhà quản lý dự án xuất sắc

Leave a Reply