Quản lý dự án hiệu quả là mục tiêu hàng đầu của nhà quản trị khi tiếp nhận dự án. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, dự án có thể bị trì hoãn, chậm chễ so với tiến độ vì tác động của những yếu tố không ngờ tới.
Dự án không bám sát tiến độ kéo theo phát sinh những rủi ro lớn về lợi nhuận, uy tín và sức cạnh tranh trên thị trường.
Vậy dự án của doanh nghiệp thường chịu tác động của những yếu tố nào, có thể phòng tránh được không và làm sao để cải thiện vấn đề?
Mục lục nội dung:
1. Quản lý kém hiệu quả
Nguyên nhân chính của việc dự án bị trì hoãn là việc quản lý kém hiệu quả. Có thể, nhà quản lý dự án còn thiếu năng lực và non kinh nghiệm khi triển khai dự án.
Vậy nhà quản lý cần nhìn nhận và cải thiện điều gì để dự án hoạt động trơn tru và đạt tiến độ như kế hoạch? Sau đây là những điều nhà quản lý cần lưu ý để không làm ảnh hưởng tới dự án:
Kiểm soát và áp đặt
Việc người lãnh đạo thích kiểm soát, chỉ đạo và áp đặt sẽ không thể khuyến khích sự sáng tạo trong nhân viên. Hãy để họ có “đất diễn” trong chuyên môn của mình và người quản lý là người định hướng, chỉ dẫn, tổng hợp, khái quát, dung hòa các ý kiến của nhân viên.
Không lắng nghe
Quản lý không phải là kỹ năng sẵn có, với một số người, kỹ năng này là “thiên bẩm” nhưng với số đông, kỹ năng này cần có quá trình trau dồi thực tế để hoàn thiện bản thân. Một trong những nguyên tắc vàng của người làm lãnh đạo là biết lắng nghe, hãy nghe nhiều hơn nói, làm nhiều hơn thay vì áp đặt suy nghĩ cá nhân lên nhân viên của bạn.
Quá cầu toàn
Tâm huyết là điều rất quan trọng đối với doanh nghiệp tuy nhiên hãy biết mình biết ta, yêu cầu và tiềm lực thực hiện dự án đang ở mức độ nào để không đặt mục đích quá mơ hồ, ảo tưởng. Điều đó sẽ làm nhụt chí nhân viên và tiến độ của dự án sẽ bị ảnh hưởng, thậm chí là thất bại nếu bạn luôn muốn mình là số 1 trên thị trường trong khi tiềm lực của bạn còn hạn chế.
Không thiết lập danh sách công việc
Có thể nói việc lên danh sách hay lập kế hoạch công việc là khâu quan trọng nhất. Tuy nhiên hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp để ý tưởng, kế hoạch của công ty trong đầu và không phổ biến cho khách hàng hay nhân viên. Hoặc người quản lý lên kế hoạch nhưng làm sơ sài thiếu tính khoa học, linh hoạt trong các trường hợp tùy biến trong thực tế.
Việc không lên kế hoạch một cách kỹ lưỡng, khoa học có thể làm giảm 20% cơ hội thành công của doanh nghiệp. Trong kinh doanh nếu chúng ta không có kế hoạch cụ thể, dự án sẽ chệch hướng, khó kiểm soát và chậm tiến độ.
Vì thế bạn là nhà quản lý hãy luôn là người nhìn nhận bao quát nhất tất cả các vấn đề để phân công công việc cho các nhân viên hiệu quả tránh tình trjang dự án bị trì hoãn.
2. Sự cố trong lúc triển khai dự án
Thi công, thực hiện dự án là công đoạn quyết định trực tiếp đến sự thành bại của dự án. Do đó doanh nghiệp cần sao sát hơn nữa để lường trước những vấn đề, sự cố có thể xảy ra trong quá trình sản xuất.
Những vấn đề thường xảy ra trong quá trình thực hiện làm chậm tiến độ dự án:
Thiếu nguyên vật liệu
Đây là hậu quả của việc nhà quản lý không lên kế hoạch dự án chi tiết dẫn đến việc quá trình sản xuất bị gián đoạn do thiếu nguyên vật liệu.
Máy móc thiết bị gặp sự cố
Máy móc thiết bị là công cụ để sản xuất và thực hiện dự án, thu về doanh thu cho doanh nghiệp.
Nếu thiết bị máy móc của nhà xưởng gặp trục trặc, trì trệ sẽ khiến dự án bị chậm tiến độ hoặc cho ra những sản phẩm lỗi, khuyết tật làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Nhân viên không nắm rõ những vấn đề cần làm
Nhân viên không nắm rõ nhiệm vụ của mình trong dự án có thể xuất phát từ 3 lý do: nhà quản lý không đưa ra yêu cầu rõ ràng và cụ thể; việc giao tiếp, trao đổi, truyền đạt trong dự án chưa được thông suốt; nhân viên lơ là, không tập trung nắm bắt thông tin về công việc.
Việc nhân viên không xác định được danh sách công việc cần thực hiện trước hết sẽ làm giảm năng suất của nhân viên đó. Mỗi cá nhân trong dự án chậm trễ gây ảnh hưởng tới công việc của đồng nghiệp, dẫn đến chậm tiến độ của mỗi giai đoạn. Và sau cùng, cả dự án sẽ ngừng trệ.
>>> Xem thêm Phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay
Khách hàng không nắm rõ về những hạng mục trong hợp đồng
Chất lượng dự án cuối cùng sẽ do khách hàng của bạn đánh giá, nhận xét.
Sẽ ra sao nếu khách hàng không nắm rõ ý tưởng, kế hoạch triển khai của bạn ngay từ đầu?
Doanh nghiệp tiến hành thi công dự án mà không thống nhất với khách hàng sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực không đáng có. Nếu khách hàng không đồng ý với những kết quả bạn đã thực hiện, doanh nghiệp sẽ phải sửa chữa, thay đổi dự án và điều đó là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc dự án bị trì hoãn.
Để dự án không bị chậm tiến độ trong quá trình thi công thực hiện, doanh nghiệp cần chú trọng hoạt động giao tiếp khi lên kế hoạch quản lý công việc, lên kế hoạch thực hiện và phân công công việc một cách khoa học.
3. Thiên tai thời tiết ảnh hưởng tới tiến độ dự án
Đối với các dự án xây dựng, nông nghiệp, hoạt động ngoài trời, yếu tố thời tiết sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ của dự án.
Với doanh nghiệp sản xuất, kế hoạch dự án có thể chậm hơn 3 đến 8 tháng có thể do yếu tố thời tiết, thiên tai.
Ví dụ, ở nước ta vào mùa hè có nhiều mưa bão lớn khiến các công nhân xây dựng không thể đổ nền, đổ bê tông. Ngoài ra những thiên tai, bão, lũ hay sự khắc nghiệt của khí hậu cũng ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ thực hiện công trình.
4. Tăng quy mô dự án
Một trong những nguyên nhân khiến dự án bị trì hoãn phải kể đến việc doanh nghiệp tăng quy mô dự án.
Trong quá trình sản xuất doanh nghiệp thực hiện sản xuất kinh doanh có thể nhận thấy cơ hội và thế mạnh của mình trong lĩnh vực này khả thi và ra quyết định tăng quy mô dự án để thu về hiệu quả tốt hơn.
Việc mở rộng quy mô dự án là con dao hai lưỡi đối với doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp có thể thu về lượng lớn lợi nhuận từ việc đầu tư thành công. Tuy nhiên nếu dự án thất bại việc tăng quy mô sẽ khiến doanh nghiệp tốn rất nhiều chi phí để phục hồi nguồn lực của mình, thậm chí là phá sản..
Do vậy doanh nghiệp cần cân nhắc, phân tích kỹ lưỡng thị trường để nhận định đúng đắn yêu cầu và nguồn lực của dự án và quyết định tăng quy mô dự án một cách đúng đắn nhất.
5. Điều kiện kinh tế thị trường thay đổi
Qua mỗi thời kỳ, kinh tế thị trường sẽ thay đổi để phù hợp với xu thế hội nhập quốc tế.
Ta có thể thấy, nền kinh tế thế giới vừa qua đã bị khủng hoảng nghiêm trọng do đại dịch Covid-19.
Việt Nam cũng là một trong số những nước bị ảnh hưởng nặng nề do virus Corona. Chính phủ đã quyết định hy sinh một phần tăng trưởng, phát triển để đảm bảo sức khỏe và tính mạng của người dân. Việc nền kinh tế bị ảnh hưởng như vậy khiến các dự án của các doanh nghiệp trong nước bị trì hoãn, trì trệ và không ít các doanh nghiệp bị phá sản hoặc thu nhỏ quy mô.
Trong những năm gần đây, các nhà quản lý dự án đã bắt đầu ứng dụng công nghệ, sử dụng các phần mềm quản lý dự án thay vì quản lý qua giấy tờ thủ công theo lối truyền thống. Các phần mềm quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp quản trị tiến độ, trao đổi, đánh giá dự án dễ dàng hơn. Tuy nhiên, phần mềm cũng chỉ có vai trò là công cụ hỗ trợ, điều quan trọng nhất vẫn là năng lực của người quản lý.
Để đảm dự án đạt tiến độ như kế hoạch, nhà quản lý và đội ngũ thực hiện dự án cần nghiên cứu kỹ thị trường và phân tích ở nhiều góc độ để tránh những hậu quả đáng tiếc cho doanh nghiệp.
>>> Xem thêm Phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay
