Thiết lập kế hoạch và quản lý tiến độ dự án được xem là yếu tố quan trọng hàng đầu, quyết định trực tiếp đến thành bại của một dự án. Chính vì vậy, là một người lãnh đạo, bạn hãy tạo cho chính bạn và nhân viên của mình thói quen lên lịch trình dự án chi tiết trước khi bắt tay vào thực hiện để giảm thiểu tối đa phát sinh có thể xảy ra.
Dưới đây là 3 phương pháp xây dựng và quản lý tiến độ dự án được sử dụng phổ biến nhất, hãy tham khảo để tìm cho mình sự lựa chọn phù hợp nhé!
Mục lục nội dung:
1. 3 công cụ hỗ trợ thiết lập và quản lý tiến độ dự án hàng đầu
1.1. Bảng Excel
Chắc hẳn không một doanh nghiệp nào còn xa lạ với bảng Excel nữa vì tính tiện dụng và dễ dùng của nó.
Thay vì phải tạo 1 kế hoạch từ A-Z, bạn có thể tiết kiệm tối đa thời gian bằng cách sử dụng mẫu lịch dự án được cài đặt sẵn trong Excel. Sau khi được phân quyền truy cập, các thành viên trong nhóm cũng có thể chỉnh sửa dễ dàng và nhận xét ngay trong file tài liệu.
Tuy nhiên, nhược điểm của cách quản lý tiến độ dự án bằng Excel là tính bảo mật thấp. Bạn chia sẻ File cho nhân viên, nhân viên của bạn lại chia sẻ cho một người khác, đó là nguyên nhân khiến bạn không thể kiểm soát được chính xác những ai đã truy cập vào File tài liệu và và những thay đổi nào đã được thực hiện.
>>> Tham khảo 9 phần mềm quản lý dự án xây dựng, nhà quản lý dự án nên cân nhắc
Chưa kể, bảng Excel chỉ dừng lại ở khả năng giúp nhà quản lý nắm bắt được lịch trình chi tiết mà không biết thực tế từng cá nhân, phòng ban đã thực hiện công việc được giao chưa, có chậm deadline không?
TẢI MIỄN PHÍ: BỘ 16 TEMPLATE QUẢN LÝ CÔNG VIỆC DỰ ÁN HOT NHẤT 2021
1.2. Lịch Google (Google Calendar)
Sau Excel, lịch trực tuyến Google cũng được xem là giải pháp hoàn hảo cho nhà quản lý trong việc xây dựng kế hoạch dự án theo thời gian thực.
Lịch Google cho phép bạn tạo nhiều lịch và xem chúng một cách đồng thời hoặc riêng lẻ. Có 2 cách sắp xếp lịch trình:
- Theo Assignee: Tạo một lịch riêng cho từng thành viên trong nhóm, bao gồm chi tiết công việc phải làm và hạn hoàn thành cụ thể. Người quản lý dựa vào đó có thể dễ dàng nắm bắt được khối lượng và tiến độ thực hiện công việc của từng cá nhân để đánh giá hiệu suất làm việc của họ.
- Theo dự án: Tạo một lịch riêng cho từng dự án, chia nhỏ các đầu mục và nhập lần lượt các mốc thời gian cần hoàn thành từng nhiệm vụ. Khi có vấn đề phát sinh hay công việc quan trọng cần ưu tiên, nhà quản lý có thể nhanh chóng điều chỉnh thời gian phù hợp và phân bổ nguồn nhân lực hợp lý.
Mặc dù được đánh giá là phương pháp quản lý tiến độ dự án hiệu quả nhưng các doanh nghiệp Việt chưa tận dụng được triệt để mà mới chỉ dừng lại ở việc sử dụng Google Calendar với vai trò lên lịch các cuộc họp.
Ngày nay, không còn nhiều các doanh nghiệp sử dụng Excel hay Calendar làm công cụ quản lý chính nữa đặc biệt khi cần quản lý các dự án phức tạp. Các nhà quản trị bắt đầu tìm tới một công cụ khác hiệu quả hơn nhằm đáp ứng nhu cầu cập nhật dữ liệu realtime và nhu cầu tương tác trực tuyến. Với mong muốn giúp các nhà quản trị dự án có thể kiểm soát việc quản lý nguồn lực chặt chẽ hơn, nhiều phần mềm Quản trị dự án ra đời hơn và cung cấp khả năng quản trị đáng ngạc nhiên.
Bạn có thể tìm thấy nhiều phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho một lĩnh vực hoặc chuyên để quản trị một loại hình dự án nào đó, tuy nhiên ở đây chúng ta đề cập tới một Phần mềm quản trị dự án có tính phổ quát hơn, cái mà phần đa các doanh nghiệp đều có thể ứng dụng và tìm thấy được lợi ích từ nhiều khía cạnh.
1.3. Phần mềm quản lý tiến độ công việc dự án FastWork Project
Tiếp thu những ưu điểm, đồng thời khắc phục triệt để những nhược điểm của 2 phương pháp cũ là Excel và Google Calendar, FastWork Work+ hứa hẹn trở thành trợ thủ đắc lực của nhà lãnh đạo trong việc xây dựng lịch biểu và quản lý hiệu quả tiến độ dự án của từng phòng ban, đội nhóm.
Hỗ trợ Nhà quản lý:
- Lập kế hoạch dự án
- Giao việc – điều phối – phân rã công việc nhanh chóng, hiệu quả
- Giám sát – theo dõi tổng quan tiến độ dự án trên một giao diện
- Xem nhanh báo cáo dự án
- Quản lý rủi ro, đánh giá % thành công – thất bại của dự án
Hỗ trợ nhân viên thực hiện dự án
- Nhận việc nhanh chóng
- Dễ dàng triển khai công việc
- Dễ dàng cập nhật tiến độ – báo cáo công việc nhanh chóng
- Môi trưởng cộng tác mở
FastWork cho phép cấu hình phân quyền nhân viên cho từng dự án khác nhau, người dùng có thể theo dõi tất cả hoặc đơn lẻ các hạng mục nhỏ trong dự án.
Giao diện hiển thị trực quan cho phép nhà quản lý nắm bắt chính xác tình hình thực thi công việc tại từng hạng mục đơn lẻ. Thiết kế 4 màu hiển thị tương ứng với 4 trạng thái thực hiện công việc:
- Chưa thực hiện (Màu xanh dương),
- Đã hoàn thành (Màu xanh lá),
- Hoàn thành quá hạn (Màu vàng cam),
- Quá hạn (Màu đỏ).
Phần mềm FastWork Work+ có chế độ phân quyền rõ ràng, không cho phép các thành viên trong nhóm nắm bắt được công việc của nhau nếu nhà quản lý thiết lập chế độ Nội bộ.
| Điểm khác biệt | FastWork Project | Google Calendar hay Excel |
| Thiết lập theo dõi tiến độ | Thiết lập, lưu trữ và quản lý tiến độ dự án trực tuyến 24/7 trên cùng 1 nền tảng thống nhất | File lưu trữ rải rác, không theo quy chuẩn, phụ thuộc vào người lập file |
| Trao đổi, thảo luận | Cộng tác, trao đổi 2 chiều Môi trường thảo luận minh bạch, rõ ràng giữa nhà lãnh đạo – nhân viên, giữa nhân viên – nhân viên | Nhận xét trong file tài liệu dễ bị bỏ sót |
2. FastWork Project cho phép quản lý tới 10 khía cạnh trong quản trị dự án
#1 Quản lý dự án – công việc trong dự án tập trung
FastWork giúp quản lý dự án một cách chặt chẽ từng bước thực hiện, quy trình làm việc tuần tự, đảm bảo dự án đang được thực hiện theo đúng deadline và lịch trình:
Quản lý tập trung tất cả các dự án trên một giao diện
- Quản lý tất cả các dự án trên một giao diện
- Quản lý các hạng mục dự án
- Quản lý các công việc con trong mỗi hạng mục,
- Quản lý sự liên kết móc nối các đầu công việc,
- Quản lý deadline thực hiện
- Quản lý người thực hiện công việc
Người quản lý dự án và các thành viên trong dự án quản lý các nhiệm vụ của họ bằng nhiều giao diện như:
- Danh sách công việc
- Bảng kanban đề cao tính trực quan và dễ theo dõi.
#2 Quản lý thời gian
Thông thường, dự án sẽ được lên kế hoạch với bộ khung thời gian được cố định sẵn.
Bạn chỉ cần:
- Khởi tạo kế hoạch trên phần mềm,
- Giao việc cho người thực hiện kèm deadline,
Phần mềm FastWork sẽ:
- Tự động nhắc nhở thời gian thực hiện để đảm bảo nhân viên không bỏ quên việc hay trễ deadline.
Việc bám sát vào lịch trình dự án sẽ giúp tăng đáng kể năng suất nhân sự và quản lý tiến độ dự án hiệu quả.
#3 Quản lý ngân sách: Thu – Chi
Cũng nằm trong nền tảng quản trị FastWork.vn, FastWork project liên kết đồng bộ với FastWork Expense (ứng dụng quản lý thu chi nội bộ) giúp nhà quản lý dự án kiểm soát chi phí dự án và giữ chúng trong ngân sách dự kiến.
Quản lý thu – chi trong dự án
Bạn có thể khởi tạo các khoản thu/chi trong phần quản lý thu chi nội bộ và đưa vào một dự án để quản lý ngân sách của dự án đó. Rất trực quan, nhà quản lý có thể theo dõi chính xác tổng chi phí đã thực hiện, chi phí dự trù và chi phí còn lại để có kế hoạch chi phí chặt chẽ hơn.
#4 Quản lý chất lượng công việc
FastWork Project hỗ trợ các nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ luồng công việc và chất lượng thực hiện tại từng công việc con cũng như từng hạng mục dự án.
Ví dụ: với công việc cần đánh giá chất lượng, bạn có thể cài chế độ “Cần đánh giá” bởi “trưởng dự án” chẳng hạn. Theo đó, ngay khi nhân viên báo cáo hoàn thành, phần mềm tự động gửi thông báo tới người đánh giá để xem xét chất lượng. Tất nhiên, nếu công việc chưa đạt, trưởng dự án có thể chọn “không duyệt” kèm ghi chú, phần mềm tự động trả về thông báo tới nhân viên và yêu cầu thực hiện lại công việc.
Có thể bạn quan tâm: Top 9 phần mềm quản lý dự án tốt nhất dành cho doanh nghiệp Việt
#5 Quản lý mua sắm đấu thầu
Rất ít dự án có thể được thực hiện mà không cần phải mua, thuê hoặc ký hợp đồng với các nguồn lực bên ngoài. Quá trình này được gọi là mua sắm/ đấu thầu. Bạn có thể sử dụng kết hợp giữa FastWork Project và FastWork Expense (quản lý thu chi nội bộ) – FastWork Request (quản lý yêu cầu và phê duyệt điện tử) để quản lý các mối quan hệ khác nhau với các nhà cung cấp dự án.
#6 Quản lý tài nguyên
Tài nguyên là bất cứ thứ gì bạn cần để hoàn thành dự án. Điều đó bao gồm
- Nhân viên
- Thiết bị
- Nguyên liệu
- Tài liệu
- Hồ sơ
- Bản vẽ
- Giấy tờ…
Toàn bộ các tài nguyên trên đều có thể đưa vào FastWork Project để quản lý theo dõi, phân quyền truy cập cho từng cá nhân cụ thể tránh bị rò rỉ các thông tin quan trọng.
#7 Tăng cường Hợp tác
FastWork Project tạo ra một môi trường trực tuyến nơi mọi người có thể tương tác trực tiếp, hỗ trợ công việc của nhau một cách triệt để. Bạn có thể thêm nhanh các ghi chú, tag trao đổi thảo luận ngay dưới mỗi task nhiệm vụ để tránh thông tin bị phân tán. Điều này dẫn đến năng suất cao hơn. Cộng tác trực tuyến giúp giữ các luồng thông tin được liền mạch, tránh gián đoạn, đặc biệt giữa đội ngũ văn phòng và đội ngũ ngoài hiện trường, công trình.
Môi trường tương tác – chia sẻ tài liệu mở gắn liền với công việc trên hệ thống phần mềm
#8 Giám sát & Kiểm soát
Là phần mềm trực tuyến hỗ trợ cả 2 nền tảng PC và App mobile, FastWork Project có thể truy cập mọi lúc mọi nơi bằng mọi thiết bị, giúp nhà quản lý liên tục theo dõi tiến độ của dự án từ mọi góc độ và kiểm soát được quá trình nhằm duy trì tiến độ và ngân sách nằm trong kế hoạch dự án.
Nhà quản lý cũng có thể liên tục kiểm tra hiệu suất thực tế của dự án so với hiệu suất theo kế hoạch. Dashboard FastWork Project cho biết tiến độ thực tế đang đạt bao nhiêu % với kế hoạch. Trạng thái: chậm trễ – bình thường – quá hạn – rủi ro được phần mềm đánh giá tự động, gửi các cảnh báo cần thiết để nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt vấn đề nảy sinh và giải quyết nó ngay để duy trì chất lượng dự án.
#9 Quản lý rủi ro
FastWork Project giúp đánh giá sức khỏe dự án: tự động cập nhật trạng thái dự án: rủi ro/bình thường/tăng tốc/chậm trễ… dựa trên tiến độ thực hiện công việc thực tế so với kế hoạch.
Theo cấp công việc: tự động gửi cảnh báo quá hạn, nhắc nhở thực hiện công việc. Hơn thế, các biểu đồ thể hiện tiến độ công việc, tình trạng dự án tại giao diện dashboard cũng được xem là một báo cáo tổng quan về rủi ro tiến độ dự án.
Theo dõi tình trạng sức khỏe dự án, từ đó giúp đánh giá % rủi ro – thành công của dự án
#10 Báo cáo
Thay vì phải họp liên miên, sử dụng FastWork Project cung cấp các báo cáo tự động cho phép cả nhân viên và quản lý có thể quản lý tiến độ dự án chặt chẽ mà không cần phải họp hành.
Hệ thống báo cáo của FastWork bao gồm: Báo cáo theo dõi tiến độ, báo cáo công việc, báo cáo về tình trạng dự án và danh mục chi tiêu, báo cáo năng suất nhân sự. Tất cả các báo cáo đều được cập nhật realtime và có thể tùy chỉnh tùy theo doanh nghiệp.
3. Công cụ quản lý tiến độ dự án nào phù hợp với bạn?
Đối với những dự án nhỏ với số lượng thành viên ít từ 3-5 người, một công cụ quản lý miễn phí như Google Calendar hay Excel là đủ.
Tuy nhiên, khi bạn phải quản lý cùng lúc nhiều dự án với quy mô nhân sự lớn, đòi hỏi sự hợp tác thực hiện giữa nhiều phòng ban, FastWork là công cụ duy nhất có thể đồng hành cùng bạn.
Với tính năng vượt trội cùng chi phí tiết kiệm, FastWork Work+ trở thành lựa chọn toàn diện cho doanh nghiệp trong việc giám sát năng suất và hiệu quả làm việc của nhân sự thông qua lịch biểu thiết lập trên hệ thống.
Hãy tham gia cộng đồng hơn 1500 công ty, tập đoàn lớn nhỏ, hoạt động ở mọi lĩnh vực trên khắp đất nước Việt Nam như Vietinbank, VN Post, VP Bank, CMC, Metro Mart, Thế giới Nệm, Bóng đèn Điện Quang,… đã tin tưởng và sử dụng Fastwork Project
Với mục tiêu đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam vực dậy và “về đích” trong những tháng cuối năm 2020, Fastwork triển khai:
Đăng ký dùng thử và nhận ưu đãi bằng cách:
- Liên hệ hotline 098 308 9715
- Để lại thông tin, đội ngũ Fastwork sẽ liên hệ lại ngay
