Nếu ví doanh nghiệp là một cơ thể thì nhân lực chính là thể chất, còn thông báo và truyền thông nội bộ đóng vai trò như là linh hồn. Vậy doanh nghiệp trong thời kỳ kỷ nguyên số cần quản lý thông báo và truyền thông nội bộ như thế nào để đạt được hiệu quả? FastWork News – phần mềm quản lý thông báo và truyền thông nội bộ ra đời với sứ mệnh hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu quả trong công tác quản lý thông báo và truyền thông. Giúp quá trình truyền tải thông điệp trở nên nhanh chóng, nhất quán và tăng cường tương tác 2 chiều.
Thực trạng công tác quản lý thông báo và truyền thông nội bộ của đại đa số doanh nghiệp hiện nay
Khảo sát mới nhất của FastWork về hình thức truyền tải thông báo nội bộ, dựa trên 1.000 doanh nghiệp tại nước ta cho thấy: 80% các doanh nghiệp đang sử dụng nhiều hơn 1 hình thức gửi thông báo, đó là sử dụng văn bản giấy, email hoặc các group cộng đồng…; 15% sử dụng phương thức thông báo qua website nội bộ của công ty. 5% còn lại đã bắt đầu ứng dụng các phần mềm chuyên biệt để quản lý cũng như sử dụng chính phần mềm đó làm công cụ truyền tải thông thông tin nội bộ đến các thành viên trong doanh nghiệp.
Việc sử dụng các công cụ thông báo truyền thống thường gây ra một số bất cập điển hình sau đây:
- Thông báo bị phân tán, không kiểm soát được người nhận
- Không biết được ai đã nhận được thông báo, ai chưa?
- Không kiểm soát được nội dung truyền đi liệu có bị “tam sao thất bản”
- Khó khăn để tương tác 2 chiều giữa nhân viên và quản lý. Đôi khi nhân viên muốn phản hồi về thông báo mà không thể, vô hình chung tạo sự xa cách giữa ban lãnh đạo và nhân viên
- Khó khăn để tìm kiếm lại thông báo khi cần
Qua đó cho thấy, sử dụng hình thức thông báo bằng văn bản giấy thì dễ thất lạc, thông báo bằng email thì dễ trôi, thông báo vào group thì khó nắm bắt. Vậy đâu mới là giải pháp gửi và quản lý thông báo nội bộ tốt nhất cho các đơn vị, cơ quan hay doanh nghiệp?
FastWork News – Phần mềm Quản lý thông báo và truyền thông nội bộ và những lợi ích tuyệt vời!
FastWork News được hiểu là phần mềm quản lý thông báo và truyền thông nội bộ trực tuyến. Giúp quá trình tạo lập, truyền tải thông báo giữa các thành viên hoặc phòng ban với nhau trong Công ty diễn ra nhanh chóng, chính xác. Nhằm đảm bảo sự thống nhất trong nội bộ, tạo ra sức mạnh từ bên trong, giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững.
FastWork News – phần mềm quản lý thông báo và truyền thông nội bộ trực tuyến
Xem thêm: FastWork News là gì?
04 lý do nên sử dụng phần mềm FastWork News để quản lý thông báo và truyền thông nội bộ
1. Tiết kiệm thời gian
FastWork News giúp quá trình truyền tải thông điệp từ ban lãnh đạo đến nhân viên hoặc từ phòng ban này đến phòng kia trong doanh nghiệp diễn ra một cách nhanh chóng, chỉ với 1 cú click.
Thay vì mất nhiều thời gian biên soạn, chỉnh sửa, in ấn, trình ký, và sau khi được phê duyệt lại Scan ra nhiều bản để phát xuống từng phòng ban như trước kia. Thì nay, với FastWork News, việc soạn thảo và phê duyệt thông báo sẽ diễn ra nhanh chóng ngay trên hệ thống phần mềm.
Rút ngắn thời gian quá trình soạn thảo – xử lý văn bản thông báo
Người soạn thảo văn bản thực hiện soạn thảo văn bản ngay trên hệ thống FastWork News tương tự như trên ứng dụng Word. Đồng thời chọn đích danh bộ phận nhận thông báo hoặc toàn thể công ty. Có thể cấu hình cài đặt thông báo không cần phê duyệt hoặc cần phê duyệt và ấn gửi. Ngay lập tức tất cả các bộ phận, nhân viên liên quan sẽ nhận được thông báo.
Trong mỗi thông báo, người thực hiện soạn thảo văn bản có thể chèn poll để khảo sát lấy ý kiến nhân viên về một hoạt động hay một quy định nào đó mà không cần đến sự hỗ trợ của ứng dụng thứ 2.
2. Quản lý tập trung, tìm kiếm nhanh chóng
Không cần tìm kiếm lại giữa hàng trăm giấy tờ hay email, FastWork News cung cấp bộ lọc thông minh và thanh tìm kiếm nhanh giúp việc tra cứu các thông báo thật dễ dàng chỉ với vài giây thao tác. Bạn có thể gắn sao các thông báo quan trọng trong phần “tiêu điểm” để không bao giờ bỏ lỡ thông tin.
3. Chuẩn hóa quy trình thông báo nội
FastWork News giúp quá trình soạn thảo – phê duyệt – ban hành thông báo diễn ra theo đúng quy trình. Với các mẫu thông báo đã được cấu hình thiết lập, bạn chỉ cần nhập thêm nội dung, đính kèm tài liệu, chọn bộ phận muốn gửi và click để gửi ngay trên phần mềm. Ngay lập tức, các bộ phận liên quan sẽ nhận được thông báo. Bạn cũng có thể kiểm soát ai đã đọc, ai chưa và tiếp nhận phản hồi của nhân viên trong mục “trao đổi”.
Tăng cường sự tương tác 2 chiều giữa các thành viên trong doanh nghiệp
Hơn thế, FastWork News hỗ trợ tính tương tác 2 chiều giữa ban lãnh đạo, người soạn thảo thông báo với người tiếp nhận thông báo. Đề cao ý kiến phản hồi của nhân viên, giúp nhân viên và ban lãnh đạo hiểu và gắn bó với nhau nhằm xây dựng một tổ chức vững mạnh.
4. Số hóa quản lý, xây dựng văn phòng không giấy tờ
Với FastWork News, doanh nghiệp nói không với việc quản lý thông báo bằng giấy. FastWork News giúp số hóa tất cả các loại thông báo trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm, giúp mọi quá trình soạn thảo, phê duyệt, ban hành, lưu trữ đều diễn ra trực tuyến trên hệ thống.
Từ đó, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí nhân lực, vật lực… đẩy nhanh quá trình số hóa, xây dựng văn phòng điện tử không giấy tờ.
Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý thông báo và truyền thông nội bộ – FastWork News.
1. Chuẩn hóa quy trình soạn thảo
FastWork News giúp quá trình soạn thảo văn bản diễn ra đúng quy định. Việc soạn thảo văn bản cũng trở nên nhanh chóng, dễ dàng và đơn giản như trên ứng dụng Word.
Người thực hiện soạn thảo sẽ chọn nhanh một số thông tin liên quan đến văn bản như: Tiêu đề, người nhận, người phê duyệt, mức độ quan trọng và loại thông báo để soạn thảo văn bản thông báo theo đúng mẫu đó.
Soạn thảo văn bản dễ dàng như trên ứng dụng Word
Người soạn thảo văn bản có thể đính kèm các tài liệu liên quan đến thông báo ngay trên hệ thống phần mềm và thiết lập các bình chọn để khảo sát ý kiến các thành viên nhận thông báo.
2. Phê duyệt và ban hành văn bản nhanh chóng
Ngay tức thì, người thực hiện phê duyệt nhận được ngay văn bản thông báo trên hệ thống phần mềm và có thể phê duyệt bản dự thảo của thông báo hoặc văn bản thông báo hoàn chỉnh.
Phê duyệt văn bản thông báo nhanh chóng bằng chọn “Duyệt thông báo”
Văn bản sẽ được ban hành ngay khi phê duyệt. Người soạn thảo có thể lựa chọn một bộ phận, vài bộ phận hoặc toàn công ty nhận được thông báo.
3. Quản lý thông báo tập trung, khoa học theo phân loại
Tất cả các thông báo nội bộ doanh nghiệp sẽ được quản lý tập trung trên một giao diện. Có thể quản lý thông báo theo loại: nghỉ lễ, quy định mới, bổ nhiệm nhân sự, miễn nhiệm nhân sự, nhân sự mới… hoặc quản lý theo mức độ quan trọng: quan trọng, bình thường… và trạng thái của thông báo.
Trong mỗi thông báo, Fastwork News hỗ trợ quản lý chi tiết người ban hành thông báo, thời gian ban hành và tất cả những người đã xem thông báo.
4. Trao đổi, thảo luận trực tuyến ngay trên thông báo
Trước khi soạn thảo văn bản thông báo, người soạn thảo dễ dàng tổ chức các cuộc khảo sát nhằm thăm dò ý kiến toàn bộ nhân viên trong công ty để có thể soạn thảo một văn bản chính thức hợp lý.
Sau khi thông báo được ban hành, tất cả các thành viên liên quan sẽ nhận được thông báo và có thể gửi ý kiến phản hồi của mình ngay dưới nội dung thông báo.
Tất cả các thành viên liên quan đều có thể trao đổi ý kiến ngay dưới thông báo
Hệ thống phần mềm sẽ ghi nhận lại tất cả các ý kiến phản hồi đó và thông báo đến người phụ trách phê duyệt. Nếu phản hồi đúng quy định sẽ được phê duyệt và hiển thị dưới phần ý kiến.
Chi phí sử dụng phần mềm quản lý thông báo và truyền thông nội bộ trực tuyến – FastWork News
Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của một phần mềm quản lý thông báo và truyền thông nội bộ chuyên nghiệp, nhưng FastWork News lại có chi phí rất Việt Nam so với các phần mềm có cùng tính năng.
Chỉ với chi phí khoảng 23.000 VND/tài khoản/tháng là đã có thể nâng cao hiệu quả công tác quản lý thông báo và truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Cải thiện sự gắn bó, liên kết… giữa các thành viên và các phòng ban trong doanh nghiệp với nhau, nhằm nâng cao tinh thần đoàn kết cũng như tăng cường sự vững mạnh của Công ty.
FastWork News là một công cụ thuộc bộ công cụ E – Office (Electronic office) giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình xây dựng hệ thống văn phòng điện tử toàn diện. Không chỉ mang lại hiệu quả trong công tác xử lý, quản lý công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản hoặc lưu trữ hồ sơ tài liệu… Đặc biệt là xóa bỏ ranh giới không gian, thời gian trong suốt quá trình thực hiện công việc.
Kết luận
Nhu cầu về quản lý hiện nay không còn bị bó buộc trong một không gian văn phòng chật hẹp bởi sự phát triển của công nghệ. Đặc biệt là sự xuất hiện của hệ thống các phần mềm hỗ trợ quản trị và điều hành doanh nghiệp.
Giới chuyên gia công nghệ nhận định: Cuộc cách mạng số đang trong giai đoạn bùng nổ, các doanh nghiệp hãy nhanh chóng thay đổi hình thức quản trị cũng như ứng dụng các phần mềm công nghệ nhằm số hóa các hoạt động trong doanh nghiệp. Từ quản lý công việc, quản lý nhân sự, quản lý hoạt động kinh doanh .. cho đến xây dựng văn phòng điện từ không giấy tờ.
FastWork News – Phần mềm quản lý thông báo nội bộ trực tuyến là công cụ không thể thiếu thuộc bộ công cụ E – Office giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình số hóa, chuyển đổi số toàn diện trong giai đoạn 4.0 hiện nay.
Xem thêm: Bộ công cụ giúp đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số toàn diện trong doanh nghiệp
Hơn 1500 khách hàng đã tin tưởng và đang sử dụng các giải pháp của FastWork. Một số khách hàng tiêu biểu đang áp dụng như: VPBank, Seongon, Chuỗi nhà hàng bán lẻ Metro Mart, Bệnh viện Trưng Vương, Nhà máy thuốc lá Khánh Hội, Ta Coffee, Bệnh viện nhiệt đới Trung Ương, Dệt may 10, Bóng đèn Điện Quang, Phú Hưng Thịnh, Gốm Phước…
Bạn đang có nhu cầu nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ và DEMO TRẢI NGHIỆM FastWork News – Phần mềm quản lý thông báo và truyền thông nội bộ trực tuyến, hãy để lại thông tin đăng ký dưới form hoặc liên hệ hotline: 0983 089 715 để được tư vấn ngay nhé!
Các bài viết liên quan
- Giới thiệu FastWork Dispatch – Phần mềm quản lý văn bản, công văn đi – đến trực tuyến
- Giới thiệu FastWork Asset – Phần mềm quản lý tài sản nội bộ trực tuyến
- Giới thiệu FastWork Booking – Phần mềm đăng ký sử dụng tài nguyên dùng chung
