Flowchart là cách hiệu quả để hiển thị các bước trong một quy trình. Tuy nhiên Flowchart có thể gây nhầm lẫn hoặc hiểu nhầm nếu không được vẽ đúng cách. Khi thiết kế và và tạo lưu đồ cần đáp ứng yếu tố dễ đọc và dễ hiểu. 5 quy tắc vẽ flow chart bất di bất dịch sau đây sẽ giúp bạn tạo lưu đồ dễ đọc, dễ hiểu và sử dụng hơn.
5 quy tắc vẽ flow chart hiệu quả cần tuân thủ
1. Sử dụng các yếu tố thiết kế nhất quán
Quy tắc vẽ flow chart đầu tiên tính là tính nhất quán. Các hình dạng, đường kẻ và văn bản trong lưu đồ phải nhất quán về thiết kế.
Ví dụ này cho thấy cách áp dụng tính nhất quán trong vẽ lưu đồ.
Lưu ý: Chỉ hình dạng bắt đầu và kết thúc là hình elip. Tất cả những các hình dạng khác đều là hình chữ nhật, trong đố mọi hình dạng đều có cùng kích thước và khoảng cách với nhau. Các hình khối hình này có đường viền giống nhau và được căn chỉnh thống nhất.
Sử dụng tính nhất quán có thể loại bỏ sự can thiệp không cần thiết và làm cho luồng dữ liệu hoặc quy trình làm việc rất dễ theo dõi.
Đôi khi màu sắc giúp làm cho các bước của quy trình rõ ràng hơn. Một số loại quy trình nhất định, chẳng hạn như ra quyết định có thể được hiển thị bằng các màu khác nhau, giống như các bước yêu cầu người dùng quay lại bước trước đó. Hầu hết các cách xây dựng workflow đều yêu cầu thực hiện quy trình này thủ công và tốn khá nhiều thời gian. Các doanh nghiệp có thể sử dụng workflow app tích hợp sẵn tính năng và định dạng tự động.
Đôi khi việc vẽ một lưu đồ phù hợp vượt ra ngoài các thiết kế cơ bản và đơn giản sẽ là thích hợp và được chấp nhận. Một trong những ví dụ về trường hợp này là sử dụng hình ảnh để tạo lưu đồ. Ví dụ: Sử dụng hình ảnh sẽ làm cho sơ đồ trở nên thú vị hơn trong slide thuyết trình. Điều này sẽ càng hữu ích hơn khi người nghe đa ngôn ngữ bởi các bước trong quy trình có thể được giải thích rõ ràng bằng hình ảnh.
Tìm hiểu phần mềm Quản lý quy trình FastWork Workflow: Số hóa tất cả các quy trình thực tế trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm để quản lý, nhằm tự động hóa tất cả luồng công việc và kết nối nhiều quy trình giữa các phòng ban.
2. Sắp xếp mọi nội dung trên một trang
Người dùng muốn thực hành tốt việc vẽ lưu đồ cần đảm bảo rằng sơ đồ được thể hiện trên một trang duy nhất mà văn bản vẫn có thể đọc được, đó là một trong những quy tắc vẽ flow chart bất di bất dịch. Khi biểu đồ có kích thước lớn để vừa trên một trang, người dùng cần chia nó thành nhiều biểu đồ và sử dụng những liên kết trong phần mềm để hỗ trợ kết nối các biểu đồ này. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng một số giải pháp để giữ sơ đồ trên một trang dưới đây:
A. Nếu một trang có kích thước hơi lớn, hãy cố gắng làm cho nó nhỏ hơn. Tuy nhiên cần nhớ rằng phông chữ sử dụng cũng sẽ thay đổi tỷ lệ.
Ví dụ: Nếu bạn sử dụng phông chữ 10 điểm và chia tỷ lệ biểu đồ thành 60% kích thước ban đầu, phông chữ của bạn bây giờ thực sự là 6 điểm.
Một mẹo ở đây là sử dụng phông chữ lớn hơn để bù đắp việc giảm tỷ lệ. Trong ví dụ này, nếu bạn đặt lại phông chữ thành 16 điểm, tỷ lệ 60% sẽ tạo ra phông chữ 9,6 điểm. Tất nhiên, việc sử dụng phông chữ lớn hơn có thể làm tăng kích thước của biểu tượng, vì vậy bạn có thể cần thực hiện một số điều chỉnh để có giao diện chính xác.
B. Tùy thuộc vào số lượng bước, bạn cũng có thể điều chỉnh dòng biểu đồ của mình từ trái sang phải, sau đó xuống dòng tiếp theo để tiếp tục.
C. Một cách khác để xử lý các lưu đồ lớn là chia chúng thành một tập hợp các lưu đồ nhỏ hơn. Để thực hiện việc này, hãy bắt đầu với sơ đồ cấp cao nhất cung cấp tổng quan ngắn gọn về các bước trong quy trình hoàn chỉnh. Sau đó, mỗi bản tóm tắt ngắn này sẽ chứa một siêu liên kết đến một lưu đồ riêng biệt hiển thị chi tiết của bước đó.
3. Xây dựng luồng dữ liệu từ trái sang phải
Quy tắc vẽ Flow chart “bất di bất dịch” tiếp theo chính là vẽ flowchart theo cấu trúc sơ đồ từ trái sang phải giúp thông tin dễ đọc và dễ hiểu hơn.
Doanh nghiệp tham khảo thêm: Nguyên tắc 5W-1H-5M “chìa khóa” xây dựng và quản lý quy trình công việc hiệu quả
Tải miễn phí Ebook HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG BỘ QUY TRÌNH VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP gồm:
- 9 quy trình mẫu quản lý công việc theo phòng ban (Dành cho CEO, Trưởng phòng): Kho quy trình quản lý công việc dự án từ phòng Nhân sự, phòng Marketing, phòng Kinh doanh, phòng Kế toán đến phòng Hành chính
- Hướng dẫn xây dựng quy trình phòng Nhân sự: Bao gồm quy trình tuyển dụng; quy trình xây dựng – đánh giá KPI nhân viên; quy trình đào tạo nâng cao chất lượng nhân lực; quy trình truyền thông nội bộ
- Hướng dẫn xây dựng quy trình phòng Hành chính: Bao gồm quy trình chấm công – tính lương; 16 quy trình xử lý đề xuất – phê duyệt đơn từ phổ biến; quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự; quy trình điều phối tài nguyên chung
4. Sử dụng đường dẫn phân chia thay vì các ký hiệu truyền thống
Lưu đồ truyền thống sử dụng các biểu tượng kim cương để thể hiện các quyết định. Có ba vấn đề cố hữu bao gồm:
- Một biểu tượng quyết định ngay lập tức đưa ra hai hướng của luồng thông tin, phá vỡ quy tắc từ trái sang phải, làm cho biểu đồ khó theo dõi hơn.
- Hầu hết người dùng không hiểu ý nghĩa của các ký hiệu khác nhau, vì vậy việc giới thiệu hình dạng viên kim cương là gây mất tập trung.
- Nhiều người tạo ra lưu đồ cũng không quen với các ký hiệu thông thường nên sử dụng chúng tùy ý và gây nhầm lẫn.
5. Đặt dòng trả về dưới biểu đồ luồng
Quy tắc vẽ Flow chart cuối cùng chính là đặt dòng trả về dưới biểu đồ luồng. Vì chúng ta đọc văn bản từ đầu trang xuống một cách tự nhiên, điều hợp lý là dòng trả về nên được đặt bên dưới lưu đồ thay vì bên trên nó. Nếu hai dòng trả về là bắt buộc, chúng không được trùng nhau. Sau đây là một ví dụ về hàng được trả về trông như thế nào:
Ví dụ về thiết kế lưu đồ trong thực tế
Ngày nay, lưu đồ thường được sử dụng để cải thiện quy trình kinh doanh. Khi được áp dụng cho lĩnh vực này, flowchart được gọi là sơ đồ nghiệp vụ, sơ đồ quy trình làm việc hoặc đơn giản là lưu đồ. Đối với hầu hết người dùng, mục tiêu của việc lập sơ đồ luồng quy trình kinh doanh là cải thiện hiệu quả của tổ chức. Nó có thể bắt đầu bằng phân tích “nguyên trạng”, phân tích này xem xét quy trình làm việc hiện tại bằng cách tìm kiếm các lĩnh vực cần cải thiện.
Một cách sử dụng khác là ghi lại sự tuân thủ quy định hoặc đảm bảo các quá trình kiểm soát chất lượng. Chẳng hạn như hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 hoặc ISO 9001. Vẽ sơ đồ quy trình kinh doanh cũng có lợi cho việc đào tạo nhân viên mới.
Vấn đề là các phương pháp tạo lưu đồ truyền thống thường không dễ hiểu vì chúng không tuân theo năm quy tắc vẽ Flow chart “bất di bất dịch” trên đây. Hãy xem một số ví dụ về sơ đồ có thể được cải thiện bằng cách áp dụng các kỹ thuật thiết kế này. Hình này được thiết kế theo hướng từ trên xuống. Nó sử dụng các biểu tượng truyền thống như kim cương quyết định và hình dạng tài liệu.
Một trong những vấn đề thường gặp phải với các thiết kế lưu đồ truyền thống là chúng khó tạo và sử dụng một cách đơn giản và dễ hiểu. Ví dụ, không có lối thoát trong hộp “Sửa đổi mục”, vì vậy người dùng đang phải đối mặt với một ngõ cụt vào lúc này. Một sự khác biệt trong ví dụ này là chỉ có hai hình dạng: hình bầu dục đại diện cho sự bắt đầu và kết thúc của quá trình, và hình chữ nhật đại diện cho mọi thứ khác. Định dạng này không yêu cầu người dùng giải mã.Trên đây là năm quy tắc vẽ Flow chart “bất di bất dịch” mà người dùng cần tuân thủ. Với hướng dẫn tạo lưu đồ đơn giản trên đây các doanh nghiệp có thể tạo ra quy trình kinh doanh giúp tăng doanh thu và phát triển toàn diện.
FastWork Workflow – Phần mềm số hóa quy trình và tự động hóa giao việc hiệu quả nhất hiện nay
FastWork Workflow – Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc của FastWork giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ nội bộ nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian, giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành và nâng cao hiệu suất của mỗi cá nhân.
#1 Tự động hóa không giới hạn quy trình: FastWork WorkFlow hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập – phân quyền – kiểm soát – theo dõi số lượng lớn quy trình trên 1 hệ thống duy nhất.
#2 Chi phí hợp lý, miễn phí cập nhật tính năng mới: Chi phí sử dụng chỉ từ 500.000 VNĐ/ tháng, với rất nhiều tính năng ưu việt được cập nhật liên tục phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường.
#3: Lộ trình triển khai nhanh chóng: FastWork sở hữu đội ngũ tư vấn, kỹ thuật viên chuyên nghiệp, hỗ trợ triển khai đào tạo nhanh chóng và phối hợp xử lý phát sinh 24/7.
#4: Khả năng trao đổi, tích hợp dữ liệu: Trao đổi thuận tiện, đính kèm tài liệu, hình ảnh dễ dàng ngay dưới mỗi nhiệm vụ
#5: Tương thích với nhiều thiết bị: Sử dụng trên cả 2 nền tảng Web và App di động với hệ điều hành Android và IOS, cho phép người dùng truy cập và sử dụng mọi lúc mọi nơi.
Không chỉ là một Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc chuyên nghiệp. FastWork Workflow còn có thể liên kết với nhiều phần mềm khác trên cùng một nền tảng như: phần mềm quản lý nhân sự – HRM, phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản trị quan hệ khách hàng – CRM, phần mềm quản lý đánh giá – KPI… để tạo thành bộ công cụ hỗ trợ quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện.
Hơn +1500 doanh nghiệp đã ứng dụng FastWorrk Workflow vào quản lý quy trình và đạt được những hài lòng nhất định.
Liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin đăng ký ở Form dưới đây để được tư vấn và nhận Demo trải nghiệm miễn phí ngay hôm nay.
