Quản lý hồ sơ nhân sự là cách thức tiêu chuẩn để ghi lại mối quan hệ giữa nhân viên với một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Trong một số nhiều trường hợp đó là những hồ sơ này chứa thông tin khá chung chung, trong khi một số khác lại bao gồm các chi tiết riêng tư hoặc bí mật.
Bất kể trong trường hợp nào, hồ sơ nhân sự cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo hoạt động hiệu quả và thành công.
Mục lục nội dung:
Quản lý hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự liên quan đến các thông tin liên quan đến nhân viên trong tổ chức, bao gồm thông tin tích lũy và toàn diện. Hồ sơ nhân sự thường được bộ phận nhân sự của tổ chức lưu giữ, bao gồm những thông tin chi tiết có liên quan về đơn xin việc của nhân viên, mô tả công việc, dữ liệu tiền lương, v.v..
Công việc quản lý hồ sơ nhân sự được đảm nhiệm bởi bộ phận nhân sự tại các công ty, doanh nghiệp.
Phân biệt 6 loại nội dung hồ sơ nhân sự khác nhau
Mặc dù các tổ chức có thể sử dụng nhiều loại và áp dụng nhiều cách quản lý hồ sơ nhân sự, tuy nhiên tất cả các hồ sơ này đều thuộc một trong sáu loại. Trong số các danh mục này, được trích dẫn thường xuyên nhất là các tài liệu tuyển dụng và báo cáo kết quả công việc.
Thông tin chung: Nhóm này bao gồm thông tin cá nhân như tên đầy đủ, ngày sinh, số an sinh xã hội, số điện thoại, địa chỉ và có thể cả số liên lạc khẩn cấp của nhân viên
Tài liệu tuyển dụng: Hầu hết các nhà tuyển dụng đều lưu giữ các tài liệu được sử dụng trong quá trình tuyển dụng, chẳng hạn như đơn xin việc, mô tả công việc, sơ yếu lý lịch hoặc thư xin việc
Thỏa thuận nhân viên: Đôi khi, tất cả các điều khoản giữa mối quan hệ người sử dụng lao động và người lao động được điều chỉnh bởi các văn bản chính thức, chẳng hạn như hợp đồng công đoàn, thỏa thuận không cạnh tranh và các thỏa thuận bảo mật hoặc không tiết lộ
Tiền lương: Hồ sơ liên quan đến tiền lương (và thông tin phúc lợi) bao gồm W-4, các biểu mẫu người thụ hưởng, hồ sơ lương và thẻ thời gian từ những năm trước
Hiệu suất công việc: Phần này khá rộng, nhưng có thể bao gồm đánh giá hiệu suất, hành động khắc phục, thư kỷ luật, giải thưởng, đề cử, học vấn, chứng chỉ, hồ sơ đào tạo hoặc thăng chức trong cơ quan
Thông tin sau tuyển dụng: Giống như cách mà nhà tuyển dụng lưu giữ các tài liệu tuyển dụng, nhiều người cũng lưu trữ thông tin sau tuyển dụng. Những tài liệu này là những thứ như thư từ chức hoặc chấm dứt hợp đồng, bản đánh giá hiệu suất cuối cùng và mức lương cuối cùng.
Lộ trình thăng tiến Nghề nhân sự: Chia sẻ “bản đồ” từ Chuyên viên đến Giám đốc
6 hồ sơ nhân sự quan trọng được cần được lưu giữ an toàn
Trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự sẽ có một số hồ sơ và thông tin của nhân viên cần được lưu trữ vào các tệp riêng. Lưu giữ và quản lý thông tin nhân sự trong các tệp bí mật tách biệt với các thủ tục giấy tờ khác là một điều cần thiết và thường được yêu cầu về mặt pháp lý.
Việc quản lý hồ sơ nhân sự đúng cách là bước cần thiết để bảo vệ quyền riêng tư của tất cả nhân viên hoặc ứng viên.
Kết quả kiểm tra lý lịch: Kết quả kiểm tra lý lịch bao gồm từ giấy chứng nhận công việc trước đây, hồ sơ tín dụng của người nộp đơn. Việc kiểm tra lý lịch là để đảm bảo sự an toàn và bảo mật của mỗi nhân viên
Văn bản tố tụng: Tranh tụng là quá trình xử lý các tranh chấp trong hệ thống tòa án. Các tài liệu liên quan đến tranh tụng (tức là bản thân tranh tụng tranh chấp hoặc quyết định cuối cùng của thẩm phán) phải luôn được lưu trữ trong các tài liệu mật
Mẫu I-9: Mẫu I-9 được sử dụng để xác minh danh tính và giấy phép lao động của các cá nhân được tuyển dụng tại Hoa Kỳ. Vì những biểu mẫu này chứa thông tin nhận dạng cá nhân rất nhạy cảm nên cần được bảo vệ cẩn thận
Hồ sơ y tế: Mọi tài liệu liên quan đến việc làm chứa thông tin y tế phải được lưu giữ độc lập với các hồ sơ nhân sự khác để tránh việc vô tình tiết lộ hoặc chia sẻ với các nhân viên khác
Hồ sơ nghỉ phép: Hầu hết công nhân viên theo đúng chế độ bảo hiểm sẽ được nghỉ có lương mỗi năm do sinh đẻ, nhận con nuôi hoặc chăm sóc trẻ sơ sinh; chăm sóc vợ/chồng, con cái hoặc cha mẹ; mục đích chăm sóc và nghỉ phép trong quân đội; và lý do sức khỏe cá nhân, tất cả những điều này phải được hoàn toàn bí mật
Điều tra nhân viên: Các tài liệu liên quan đến các hành động kỷ luật nhân viên hoặc điều tra nhân sự liên quan đến các khiếu nại của nhân viên cần được lưu giữ trong các tệp bí mật mà các nhân viên khác trong văn phòng không thể tiếp cận được.
Tại sao quy trình quản lý hồ sơ nhân sự lại quan trọng
Quản lý hồ sơ nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với bất cứ tổ chức, công ty, doanh nghiệp nào. Đây được xem là bước không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.
Cụ thể việc quản lý hồ sơ nhân sự mang đến các lợi ích:
Giúp việc nộp thuế dễ dàng hơn
Sửa đổi hồ sơ nhân sự ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp, nhất là trong trường hợp doanh nghiệp tiến hành nộp thuế nhân viên của tiểu bang và liên bang. Việc lưu trữ hồ sơ chính xác và liên tục giúp doanh nghiệp không bị đánh thuế khi nộp nhiều khoản tiền lương như phúc lợi cho nhân viên, thời gian nghỉ phép, nghỉ ốm, v.v..
Tuân thủ luật pháp
Việc cập nhật hồ sơ nhân sự được xem là yếu tố cần thiết để tuân thủ các quy định của cả luật tiểu bang và liên bang. Các luật này có thể quy định thông tin nào phải được thu thập, doanh nghiệp có thể hoặc không thể làm gì với thông tin này và hồ sơ nhân viên nên được lưu trữ trong bao lâu.
Giúp sửa đổi tiền lương
Sửa đổi lương khác với tăng lương vì sửa đổi sẽ điều chỉnh toàn bộ cơ cấu tiền lương. Bởi vì các sửa đổi liên quan đến nhiều hơn mức tăng truyền thống, điều quan trọng hơn là phải có thông tin phù hợp để giúp tạo điều kiện thuận lợi cho thay đổi này. Nếu không có hồ sơ nhân sự chính xác để làm hướng dẫn, doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn khi bắt đầu sửa đổi.
Giúp giải quyết các tranh chấp pháp lý
Nếu doanh nghiệp đang gặp tranh chấp pháp lý, hồ sơ nhân sự có thể hỗ trợ và mang đến một số lợi ích. Lưu giữ hồ sơ nhân sự cho phép doanh nghiệp lưu giữ lịch sử bằng văn bản về sự kiện cụ thể trong thủ tục pháp lý. Các tài liệu này tác động đến việc thăng chức, tăng lương, xử lý kỷ luật hoặc thậm chí sa thải của nhân viên. Loại bằng chứng vật chất này có thể đảm bảo một quyết định công bằng và cân bằng ở một mức độ lớn.
Quyết định thăng chức hay sa thải nhân viên
Một lý do khác mà doanh nghiệp nên cập nhật hồ sơ nhân sự chính là chúng giúp xác định nên thăng chức, tăng lương hay xử phạt hoặc sa thải nhân sự. Thông qua việc quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể dõi hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó đưa ra quyết định thưởng – phạt đúng đắn.
FastWork vừa cung cấp một số loại hồ sơ mà các nhà quản lý nhân sự cần nắm bắt. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp, mang đến nhiều lợi ích chung.
Để nhận DEMO phần mềm miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
Mời doanh nghiệp tham khảo thêm các nội dung:
Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành FastWork E-Office
7 lý do doanh nghiệp nên triển khai Giải pháp hệ thống ERP trong 2021
TOP phần mềm Quản lý thời gian tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ
Theo dõi tiến độ nhàn gấp 3 lần bằng phần mềm quản lý dự án online
Tips lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự phù hợp với doanh nghiệp
