Sử dụng công nghệ số thay thế các tác vụ thủ công đang là xu hướng tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là xu hướng ứng dụng công nghệ trong công tác tính lương nhằm nhằm cắt giảm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.
Theo một số nghiên cứu về bảng lương, mỗi năm IRS ước tính phạt 40% các công ty vừa và nhỏ của Hoa Kỳ hàng tỷ đô la vì sai sót trong bảng lương. Điều này không đáng ngạc nhiên vì tính toán tiền lương không phải là nhiệm vụ đơn giản. Khi bạn sắp xếp các yếu tố như tiền lương, thưởng, phúc lợi và ưu đãi của nhân viên, khấu trừ thuế… mọi thứ trở nên phức tạp bởi có quá nhiều số liệu. Thêm vào đó nếu doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên > 60 người hoặc những quy định về thuế riêng thì đội ngũ kế toán sẽ rất dễ nhầm lẫn hoặc bỏ sót thông tin nếu không cẩn thận trong công tác tính lương.
Đó chính là lý do tại sao ngày càng nhiều các doanh nghiệp đang tìm cách tối ưu hóa quy trình trả lương bằng việc ứng dụng các xu hướng mới: phần mềm công nghệ, giải pháp tự động hóa… nhằm giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.
Xem thêm: Tự động hóa bảng lương xu hướng tính lương mới thời chuyển đổi số
Mục lục nội dung:
04 xu hướng tính lương được mong đợi trong tương lai
1. Tự động hóa bảng lương
Việc tính lương thủ công bằng tay vừa tốn thời gian vừa kém hiệu quả vì đội ngũ cán bộ kế toán thường xuyên nhầm lẫn, bỏ sót dữ liệu và mắc sai lầm trong quá trình tính lương có thể khiến doanh nghiệp phải trả giá đắt. Sự phát triển của khoa học công nghệ đã mở ra nhiều xu hướng mới trong công tác tính tương, xu hướng tự động hóa bảng lương.
Tự động hóa giúp triệt tiêu mọi sai sót, nhầm lẫn trong thao tác thủ công
Tự động hóa bảng lương hay tự động hóa tính lương giúp doanh nghiệp triệt tiêu 100% các sai lầm trong công tác tính lương thủ công của đội ngũ cán bộ kế toán: thu thập, nhập dữ liệu công, tính toán đơn từ, KPI… và đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn trả lương chính xác cho nhân viên.
Tự động bảng lương giúp việc tính lương trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Phần mềm tự động hóa tính lương sẽ liên kết với các phần mềm khác như chấm công, đơn từ, KPI nhân viên, quản lý thông tin nhân sự… để đồng bộ dữ liệu vào phiếu lương. Từ đó cắt giảm hoàn toàn các tác vụ xử lý bằng tay của đội ngũ kế toán. Đồng thời cắt giảm nhiều chi phí, thời gian cho việc in ấn, ký duyệt đối với doanh nghiệp sử dụng bảng lương giấy.
Tự động hóa bảng lương cũng giúp đơn giản hóa quy trình tính khấu trừ thuế và bảo tồn quỹ lương khi gia tăng về nhân sự quản lý tiền lương. So với việc đầu tư thêm 1 nhân sự tham gia vào công tác tính lương thì một một hệ thống tự động hóa sẽ rẻ, nhanh và chính xác hơn rất nhiều.
Tìm hiểu thêm: Chuyển đổi số là gì? Lý do chuyển đổi số là vấn đề sống còn với doanh nghiệp
2. Sự chuyển dịch nền kinh tế Gig “Gig Economy”
Gig Economy là nền kinh tế mở, xu hướng mọi người thường làm việc bán thời gian hoặc tạm thời, còn các công ty có xu hướng thuê những người làm việc độc lập và tự do thay vì nhân viên toàn thời gian.
Thuê nhân viên thời vụ hoặc bán thời gian để cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc là lý do nhiều doanh nhân đã bắt đầu sử dụng nhân viên hợp đồng thay cho nhân viên toàn thời gian.
Xu hướng thị trường nhân sự và việc làm không biên giới
Ví dụ. Công tác tính lương cho doanh nghiệp chỉ tập trung khoảng 10 ngày (5 ngày cuối tháng này và 5 ngày đầu tháng sau) Nếu thuê một nhân viên bán thời gian làm việc trong 10 ngày sẽ cắt giảm nhiều chi phí: lương, thưởng, phụ cấp, chế độ phúc lợi… hơn là thuê một nhân viên làm việc toàn thời gian.
Hình thức này có thể giải quyết bài toán cắt giảm chi phí doanh nghiệp nhưng không giải quyết được bài toán nhầm lẫn, sai sót do quá trình tính lương vẫn có sự tham gia thủ công bằng tay của con người.
3. Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây
Báo cáo của hãng Zion cho biết: Thị trường phần mềm trả lương bằng công nghệ điện toán đám mây toàn cầu dự kiến sẽ đạt 13,374 triệu USD vào năm 2026 và với tốc độ CAGR khoảng 6,8% trong giai đoạn 2019-2026.
Công nghệ điện toán đám mây giúp người dùng dễ dàng truy cập dữ liệu của mình từ mọi nơi trên mọi thiết bị thông minh như smartphone, Ipad, laptop. Điều này rất hữu ích cho bộ phận nhân sự quản lý lương từ xa, rất phù hợp khi Work From Home trong bối cảnh đại dịch Covid -19 đang có diễn biến phức tạp trên toàn cầu.
Thị trường phần mềm trả lương bằng công nghệ điện toán đám mây toàn cầu dự kiến sẽ đạt 13,374 triệu USD vào năm 2026
Công nghệ điện toán đám mây cho phép nhân sự, người quản lý và nhân viên có thể truy cập thông tin về bảng lương của họ theo thời gian thực, bao gồm cả các yêu cầu nghỉ việc và PTO đang chờ xử lý.
Sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp doanh nghiệp bảo mật dữ liệu lương tuyệt đối với công nghệ an ninh mạng. Tất cả người dùng sẽ được phân quyền sử dụng nên chuyện lộ lương, dữ liệu lương hoàn toàn không xảy ra. Mặt khác, công nghệ điện toán đám mây cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô quản trị các nghiệp vụ khác trên hệ thống.
4. Sử dụng trí tuệ nhân tạo
Sự phát triển của trí tuệ nhân tạo đã thay đổi diện mạo mới của nhiều ngành nghề, lĩnh vực như Robot khám chữa bệnh ngành Y học, máy móc thay thế con người trong sản xuất… Và ngày nay, trí tuệ nhân tạo đã trở nên phổ biến hơn trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm cả quản trị nhân sự.
Trí tuệ nhân tạo sẽ mang đến nhiều diện mạo mới
Ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI để quản lý nhân sự chấm công bằng hình thức nhận diện gương mặt thông qua FaceID và được kỳ vọng sẽ trở thành xu hướng chấm công mới trong các năm tiếp theo.
Xem thêm: Giới thiệu FastWork Payroll – Phần mềm tự động hóa tính lương trực tuyến
Việc chuyển dịch từ các hình thức chấm công thủ công sang chấm công trực tuyến dẫn tới một lợi ích nằm ngoài kỳ vọng của bất kỳ nhà quản lý nhân sự nào. Đó là tự động hóa bảng công mà không cần con người can thiệp. Điều này cũng dẫn tới một lợi ích vượt mong đợi khác: tự động hóa bảng lương từ bảng công tự động kết hợp với một hệ thống KPI hoàn chỉnh
Xem thêm: Phần mềm tự động hóa KPI nhân viên
04 lợi ích khổng lồ khi ứng dụng xu hướng tính lương mới
1. Quản lý tập trung trực tuyến
Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, ứng dụng phần mềm công nghệ, tất cả các dữ liệu lương trong doanh nghiệp sẽ được đồng bộ và quản lý tập trung trên một hệ thống trực tuyến. Điều này có thể giúp bạn gộp nhiều phòng kế toán lại thành 1, nhằm cắt giảm chi phí nhân sự và tạo sự đồng nhất dữ liệu trong doanh nghiệp.
2. Bảo mật dữ liệu tốt hơn
Lộ dữ liệu lương là tối kỵ đối với các công ty nhưng nó lại rất dễ xảy ra đối với các doanh nghiệp tính lương và lưu giữ lương trên hệ thống máy tính hoặc giấy tờ do hỏa hoạn, trộm cắp, lũ lụt… Tuy nhiên, lưu giữ dữ liệu trên nền điện toán đám mây dữ liệu sẽ được đảm bảo tuyệt đối an toàn với công nghệ an ninh mạng.
3. Giảm rủi ro lỗi, cải thiện hiệu quả công việc
Nhập dữ liệu thủ công thường dễ xảy ra sai sót và có thể gây ra sự không chính xác trong việc thanh toán tiền lương, khấu trừ thuế và tuân thủ thuế. Với hệ thống tự động hóa tính lương dựa trên đám mây, doanh nghiệp sẽ loại bỏ được 100% tình trạng sai sót, nhầm lẫn dữ liệu. Cắt giảm hoàn toàn các tác vụ xử lý lương bằng tay của đội ngũ cán bộ kế toán, công việc được xử lý nhanh chóng, hiệu quả.
4. Tiết kiệm chi phí
Giảm thiểu nhân sự tham gia quản lý tiền lương, trả đúng lương, đúng thuế, cắt giảm hoàn toàn các chi phí in ấn, xử lý giầy thải… nâng cấp cơ sở hạn tầng quản lý, lưu trữ dữ liệu. Ngoài ra, ứng dụng phần mềm công nghệ còn giúp doanh nghiệp đẩy nhanh công tác số hóa, xây dựng văn phòng điện tử, chuyển đổi số doanh nghiệp.
Nhiều nhà quản lý thường mắc phải sai lầm khi cho rằng ứng dụng công nghệ vào điều hành và quản trị sẽ phải trả chi phí khá cao do thuê chuyên gia viết riêng hoặc phần mềm chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Tuy nhiên các chuyên gia công nghệ cho rằng, các doanh nghiệp không nhất thiết phải thiết kế riêng mà thuê dịch vụ của các đơn vị cung cấp.
Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp các dịch vụ, phần mềm tự động hóa tính lương trực tuyến với chi phí vô cùng hợp lý, đa dạng các gói cho doanh nghiệp nhỏ – vừa và lớn. Phần mềm được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây nên rất dễ mở rộng hệ thống theo nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm: Top 7+ phần mềm quản lý tính lương hàng đầu hiện nay
Giới thiệu FastWork Payroll – Phần mềm tự động hóa tính lương trên nền điện toán đám mây
FastWork Payroll – Phần mềm tự động hóa tính lương trên nền điện toán đám mây, giúp tối ưu và số hóa tất cả các nghiệp vụ trong công tác quản lý nhân sự – tính lương thủ công trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm. Giúp doanh nghiệp trả lương cho nhân viên chính xác, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất làm việc.
Xem thêm: Giải pháp tự động hóa tính lương hiệu quả cho doanh nghiệp thời chuyển đổi số
1# Khởi tạo phiếu lương phù hợp cho từng vị trí: Dễ dàng tạo nhanh các danh mục, thành phần cấu thành bảng lương bằng cách chọn nhanh các trường thông tin được cấu hình sẵn trên phần mềm. Phân quyền chuyên sâu đến các thành viên tham gia vào công tác tính lương.
2# Thiết lập công thức tính lương trên hệ thống phần mềm: FastWork Payroll cho phép cán bộ kế toán thiết lập công thức tính lương với các hàm tiêu chuẩn như trên Excel.
3# Liên kết với các phần mềm để đồng bộ dữ liệu: FastWork Payroll có thể liên kết với phần mềm chấm công, KPI, quản lý thông tin nhân sư… để đồng bộ dữ liệu tính lương, công tác tính lương từ đó cũng được rút ngắn thời gian, tránh nhầm lẫn, sai sót dữ liệu trong quá trình nhập liệu.
4# Tự động tính lương: Tất cả công tác tính lương tại FastWork Payroll là hoàn toàn tự động dựa trên các công thức tính lương đã được thiết lập sẵn và dữ liệu tính công (bảng công, bảng KPI, thông tin nhân sự) được tự động đồng bộ về phiếu lương trước đó.
5# Quản lý và lưu trữ trực tuyến: Phần mềm lưu giữ và quản lý tất cả các dữ liệu liên quan đến tính lương, phiếu lương… tập trung trên một hệ thống trực tuyến.
Với nhiều tính năng vượt trội, FastWork Payroll đã giúp +1500 doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, quy mô hoàn thiện quy trình kế toán hiệu quả.
Để nhận tư vấn chi tiết về phần mềm tự động hóa tính lương trực tuyến FastWork Payroll, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 08 97 15 hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất!
