Khảo sát 1000 doanh nghiệp của Fastwork cho thấy “80% doanh nghiệp thường xuyên xảy ra tình trạng sai sót, nhầm lẫn trong quá trình tính lương cho nhân viên”. Hiểu được bất cập đó, FastWork Payroll – phần mềm tính lương trực tuyến ra đời nhằm giúp doanh nghiệp tự động đồng bộ dữ liệu bảng công, KPI, thông tin nhân sự… để tính lương một cách nhanh nhất, chính xác nhất. Từ đó, tiết kiệm được khối lượng thời gian khổng lồ và giảm áp lực cho bộ phận nhân sự – kế toán, triệt tiêu tình trạng sai sót , nhầm lẫn dữ liệu.
Công tác tính lương tại các doanh nghiệp hiện nay – muốn nhanh nhưng “khó”
Tính lương cho nhân viên là một trong những hoạt động quan trọng không thể thiếu trong doanh nghiệp. Nhưng, thời gian làm việc thực tế cùng mức hưởng lương của từng nhân viên là không giống nhau. Do đó, đòi hỏi công tác tính toán lương phải thật chi tiết, cẩn thận và chính xác. Tuy nhiên, chính sự phức tạp trong thời gian làm việc, mức lương của từng nhân viên đã vô tình gây khó khăn trong công tác tính lương cho cán bộ kế toán.
Mất nhiều thời gian tính lương
Thực tế công tác tính lương cho nhân viên tại doanh nghiệp không hề đơn giản. Để làm được điều đó, cán bộ kế toán phải tự tay tổng hợp dữ liệu chấm công, đơn thư nghỉ phép của nhân viên, đồng thời email cho các trưởng phòng để lấy bảng đánh giá KPI của nhân viên đó. Dựa vào 3 yếu tố: bảng công, KPI và chính sách phúc lợi của mỗi nhân viên, kế toán mới có thể thực hiện tính lương một cách chính xác.
Mất nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu
Một khảo sát mới nhất của FastWork về thời gian làm việc của nhân viên kế toán trên hơn 1000 cán bộ kế toán cho thấy: Trung bình một kế toán sẽ phải mất 4 – 5 ngày để tính lương cho nhân viên. Đối với doanh nghiệp lớn, có số lượng nhân sự đông thì phải cần đến 2 – 3 nhân viên và thời gian tính lương thậm chí lên đến 6 – 7 ngày.Chính điều đó làm mất nhiều thời gian và giảm hiệu suất làm việc của phòng.
Có thể bạn quan tâm: Top 7 phần mềm quản lý tính lương 2021 nên tham khảo
Thường xuyên nhầm lẫn và sai sót
Một khảo sát khác FastWork thực hiện dựa trên 1000 doanh nghiệp cho biết “80% doanh nghiệp thường xuyên xảy ra tình trạng sai sót, nhầm lẫn trong quá trình tính lương cho nhân viên”.
Chúng ta phải chấp nhận rằng, việc tính lương thủ công bằng tay xảy ra sai sót hoặc nhầm lẫn là điều khó tránh khỏi. Bởi một doanh nghiệp nhỏ và vừa trung bình sẽ có từ 60 – 120 nhân viên, mỗi người có mỗi mức lương, KPI và chính sách phúc lợi khác nhau nên dễ “dụ” cán bộ kế toán vào “ma trận” sai sót.
Quá nhiều dữ liệu khiến kế toán hay bị nhầm lẫn dữ liệu công của nhân viên này với nhân viên kia
Đôi lúc, trường hợp sai sót không được phát hiện ra ngay mà đến khi thanh toán lương cho nhân viên mới phát hiện ra. Một lần nữa cán bộ kế toán phải check lại mọi dữ liệu bảng công, KPI, các chi phí tạm ứng (nếu có) để tính lương chuẩn cho nhân viên.
Quy trình tính lương thiếu chuyên nghiệp
Thường quy trình tính lương của các công ty sẽ là: tổng hợp dữ liệu tính lương (bảng tính lương) – Tính lương – Phê duyệt – Thanh toán lương.
Như vậy, cán bộ kế toán sẽ thực hiện tính lương cho nhân viên xong, sau đó xuất file và in bản cứng rồi trình lên ban giám đốc để được phê duyệt. Đồng thời kế toán cũng gửi cho nhân viên 1 phiếu lương để nhân viên rà soát lại bảng lương của mình. Sau khi ban lãnh đạo phê duyệt, kế toán tiếp nhận và tiến hành thanh toán lương.
Quy trình tính lương thiếu chuyên nghiệp gây mất nhiều thời gian xử lý công việc
Nếu ban lãnh đạo phát hiện lỗi sai hoặc nhầm lẫn sẽ Feedback lại kế toán để kế toán tính toán lại và in gửi lại lãnh đạo một bản mới. việc này làm mất nhiều thời gian của cả ban lãnh đạo và kế toán.
Hơn thế, với bản giấy, ban lãnh đạo không hề nắm được bảng lương này thật sự đầy đủ và chính xác hay chưa? Nếu ban lãnh đạo đi công tác hoặc không có tại văn phòng kiến việc phê duyệt chậm, gây ảnh hưởng đến công việc của phòng kế toán.
Khó quản lý
Đối với một số doanh nghiệp vẫn đang giữ hình thức thanh toán lương bằng tiền mặt, thường cán bộ kế toán sẽ phải in 2 phiếu lương, một nhân viên giữ, một còn lại nhân viên ký đưa lại kế toán lưu giữ.
Đối với một số doanh nghiệp khác thì sử dụng hình thức lưu trữ phiếu lương mềm trên các Folder, Driver… Tuy nhiên, hình thức lưu giữ này cũng không mấy khả quan cho công tác tra cứu, tìm kiếm khi cần hoặc ngày một dữ liệu đầy lên, doanh nghiệp phải chi nhiều chi phí cho việc mua sắm các trang thiết bị để lưu trữ.
Tính lương theo cách thủ công: Khó tra cứu, tìm kiếm nhanh khi cần
Sử dụng phần mềm tự động hóa tính lương trực tuyến – FastWork Payroll để mang tối ưu công tác tính lương, giảm thời gian tính lương cho phòng kế toán đang là giải pháp hiệu quả mà các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn hiện nay. Đặc biệt, giải pháp giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến khái niệm “doanh nghiệp số”.
FastWork Payroll giải pháp thay thế cho hoạt động tính lương thủ công
Hiểu một cách đơn giản, FastWork Payroll là phần mềm tự động hóa tính lương trực tuyến dựa trên cơ sở liên kết với các phần mềm chấm công, quản lý đánh giá KPI trên cùng một nền tảng Saas để đồng bộ dữ liệu tính lương.
Để hiểu hơn về giao diện, tính năng phần mềm và cách sử dụng bạn có thể tham khảo video này
Phần mềm giúp:
- Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian làm tính lương cho bộ phận kế toán
- Minh bạch hóa bảng lương
- Cho phép quản lý tập trung và theo dõi bảng lương dễ dàng ngay trên hệ thống phần mềm bằng di động
Sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến triệt tiêu hoàn toàn sai sót khi tính toán
Lợi ích khi sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến FastWork Payroll
Có thể nói, FastWork Payroll – Phần mềm tính lương trực tuyến là thành quả của việc ứng dụng công nghệ 4.0 vào công tác quản lý tính lương trong doanh nghiệp.
Cùng điểm qua một số lợi ích thiết thực mà FastWork Payroll mang đến cho doanh nghiệp:
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Chắc chắn phòng kế toán sẽ tối ưu được 100% thời gian tổng hợp dữ liệu tính công từ bảng công, KPI… Bởi phần mềm tự động liên kết và đồng bộ các dữ liệu trên. Việc của kế toán chỉ là áp bảng tính lương của nhân viên vào công thức tính lương được cấu hình sẵn trên hệ thống phần mềm để ra lương thực nhận của nhân viên đó.
Liên kết với các phần mềm khác để đồng bộ dữ liệu tính công
Nhân viên kế toán có thể gửi nhanh cho ban lãnh đạo phê duyệt bằng cách gắn thẻ @tenbanlanhdao. Sau khi ban lãnh đạo phê duyệt và nếu có sự điều chỉnh, bảng lương sẽ tự động cập nhật theo thời gian thực. Hơn thế, phần mềm cho phép doanh nghiệp lưu trữ file không giới hạn trên hệ thống điện toán đám mây. Vậy, đồng nghĩa với đó là việc doanh nghiệp cắt giảm trực tiếp các chi phí giấy tờ, mực in và trang thiết bị in ấn và chi phí mua tủ lưu trữ.
Giảm 70% khối lượng công việc: Đồng nghĩa với việc phần mềm tự động đồng bộ dữ liệu, tự động tính lương thì nhân viên kế toán không phải tự tay tổng hợp dữ liệu, tính lương, nên công việc của phòng sẽ được giảm tải là điều chắc chắn.
Trung bình một nhân viên kế toán sẽ mất khoảng 4 – 5 ngày để hoàn thiện công tác tính lương cho doanh nghiệp có khoảng 60 nhân viên. Nhưng với FastWork Payroll – Phần mềm tự động hóa tính lương trực tuyến, quá trình tính lương cho 60 nhân viên chỉ cần 1 click. Tất cả mọi dữ liệu đã được liên kết sẵn, chỉ cần một vài thao tác click chuột để đồng bộ dữ liệu và tính lương.
Tăng hiệu quả công việc nhờ tối ưu thời gian xử lý dữ liệu tính lương
Khả năng bảo mật thông tin cao: Có thể nói, những con số về lương là những con số vô cùng nhạy cảm đối với tất cả các nhân viên và việc lộ lương có thể gây mất đoàn kết trong công ty. Tuy nhiên, việc tính lương trên các bảng tính Excel rất dễ bị lộ ra ngoài bởi nhân viên sử dụng hệ thống máy tính của công ty và không được bảo mật.
Với FastWork Payroll, vấn đề lộ lương là không bao giờ xảy ra. Bởi việc số hóa luôn đi đôi với bảo mật, an ninh mạng. Tất cả các dữ liệu tính lương, bảng lương đều được lưu trữ tập trung trên hệ thống đám mây – cloud-based. Phần mềm hỗ trợ lưu lại tất cả các lịch sử chỉnh sửa trên hệ thống, giúp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu nhanh khi cần.
Phần mềm tự động hóa tính lương Fastwork – bảo mật thông tin tuyệt đối với tính năng phân quyền chuyên sâu
Hơn thế, tất cả thông tin trên hệ thống phần mềm không đơn giản ai cũng có thể xem được mà chỉ có người được phân quyền mới có thể xem và chỉnh sửa được.
Ví dụ: Nhân viên kế toán có quyền được tạo lập bảng lương, chỉnh sửa bảng lương. Ban lãnh đạo có quyền phê duyệt, chỉnh sửa bảng lương.
Triệt tiêu tình trạng sai sót trong quá trình tính lương: Thực tế cho thấy, để có một bảng lương hoàn chỉnh cho nhân viên, người tính lương phải cần đến hàng tá các con số, giấy tờ liên quan đến bảng công, KPI, chính sách phúc lợi…
Hơn thế, trong doanh nghiệp có đến hàng chục nhân viên. Như vậy, việc tính lương sẽ không còn đơn giản bởi có rất nhiều giấy tờ làm cán bộ kế toán hoa mắt và để đảm bảo tính lương chuẩn cho nhân viên, yêu cầu kế toán phải rất cẩn thận. Tuy nhiên, không lúc thì việc tính lương một nhân viên phải cần đến hàng việc tính lương trên bảng tính Excel rất dễ xảy ra tình trạng sai sót, nhầm lẫn bởi vô số các dữ liệu tính
Tích hợp linh động với nhiều phần mềm khác trên một nền tảng: Được xây dựng trên nền tảng Saas nên FastWork Payroll có thể liên kết với một số các phần mềm khác trên cùng một nền tảng như phần mềm chấm công Face ID bằng di động – FastWork Timesheet, phần mềm quản trị đề xuất và phê duyệt điện tử – FastWork Request, phần mềm quản lý đánh giá KPI – FastWork KPI, phần mềm quản lý nhân sự – FastWork – Staff… nhằm đồng bộ dữ liệu để công tác tính lương diễn ra nhanh chóng.
Có thể liên kết với nhiều phần mềm khác trên cùng một nền tảng
Bảng lương sẽ được tính toán trên những con số chính xác và trực tuyến bởi tất cả các dữ liệu tại các phần mềm liên kết đều được tự động cập nhật từ hoạt động chấm công đơn thư điện tử, điểm số thực hiện công việc…
Những tính năng nổi bật của FastWork Payroll – Phần mềm tính lương
-
Khởi tạo nhanh các phiếu lương cho từng vị trí
Khởi tạo nhanh danh mục các thành phần cấu thành bảng lương: Cán bộ kế toán dễ dàng tạo nhanh các danh mục, thành phần cấu thành bảng lương như: Lương cơ bản, lương theo ngày công, các loại phụ cấp, thưởng, thuế, bảo hiểm, thu nhập trước – sau thuế… bằng cách chọn nhanh các trường thông tin được cấu hình sẵn trên phần mềm.
FastWork Payroll thiết lập các cột dữ liệu cấu thành bảng lương
Cấu hình thông tin phiếu lương: Cán bộ kế toán cũng dễ dàng chọn nhanh các trường thông tin như bộ phận áp dụng, danh sách nhân sự áp dụng, tháng áp dụng, năm áp dụng.
Ví dụ: Phiếu lương A sẽ được áp dụng cho phòng marketing cho 3 nhân sự Vân, Phú, Phượng, thời gian 6 tháng hoặc 1 năm. Tùy theo cơ chế nâng lương, thưởng trong doanh nghiệp
Tự động hóa bảng lương lặp lại theo tháng
Phân quyền chuyên sâu: Phần mềm cho phép ban lãnh đạo dễ dàng phân quyền cho công tác tính lương. Người tạo – người duyệt – người chốt phiếu lương
Ví dụ: Nhân viên kế toán sẽ là người tạo – kế toán trưởng sẽ là người duyệt – ban lãnh đạo là người chốt phiếu lương.
Việc phân quyền, giúp người thực hiện công việc thấy rõ trọng trách cũng như quyền hạn của mình trong công việc, từ đó công việc được trôi chảy hơn.
Chỉ những người được phân tạo, duyệt, sửa mới có thể điều chỉnh bảng lương
Thiết lập công thức tính lương trên hệ thống phần mềm
Tùy chỉnh cột dữ liệu: trước khi thiết lập công thức, người tạo phiếu lương sẽ tùy chỉnh thêm bớt các cột dữ liệu, cột thành phần trong phiếu lương để có một phiếu lương hoàn chỉnh với đầy đủ các trường thông tin cần thiết.
Với FastWork Payroll người dùng dễ dàng tùy chỉnh thêm bớt các cột trong phiếu lương
Thiết lập công thức tính lương: Tương tự các công thức tính lương trên bảng tính Excel, FastWork Payroll cho phép cán bộ kế toán thiết lập công thức tính lương với các hàm tiêu chuẩn như trên Excel.
Thiết lập các giá trị cố định: Các giá trị cố định không thể thiếu để tính lương như lương cơ bản, thuế, phụ cấp hàng tháng, quỹ công đoàn…
Liên kết với các phần mềm để đồng bộ dữ liệu
FastWork Payroll có thể liên kết với nhiều phần mềm khác nhau trên cùng một nền tảng Saas để đồng bộ dữ liệu tính lương, công tác tính lương từ đó cũng được rút ngắn thời gian, tránh nhầm lẫn, sai sót dữ liệu trong quá trình nhập liệu.
Liên kết với các phần mềm khác để đồng bộ dữ liệu tính lương
Liên kết với phần mềm quản lý nhân sự: Đây được xem là một tính năng ưu việt nhất của FastWork Payroll, phần mềm có thể liên kết với phần mềm quản lý nhân sự FastWork Staff (nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng FastWork Staff ) để đồng bộ dữ liệu thông tin tất cả các nhân sự như: Tên, phòng ban, vị trí… vào phiếu lương.
Liên kết với phần mềm chấm công: FastWork Payroll cũng liên kết với phần mềm chấm công Face ID bằng di động – FastWork Timesheet và FastWork Request – phần mềm quản trị đề xuất và phê duyệt điện tử, để đồng bộ dữ liệu bảng công, các chi phí thanh toán, tạm ứng… trước đó vào phiếu lương.
Liên kết với phần mềm KPI: Dữ liệu KPI của nhân viên cũng được đồng bộ từ phần mềm quản lý đánh giá FastWork KPI vào phiếu lương.
Tự động tính lương
Tự động hóa tính lương: Tất cả công tác tính lương tại FastWork Payroll là hoàn toàn tự động dựa trên các công thức tính lương đã được thiết lập sẵn và dữ liệu tính công (bảng công, bảng KPI, thông tin nhân sự) được tự động đồng bộ về phiếu lương trước đó.
Sao chép phiếu lương: FastWork Payroll cho phép người dùng sao chép bảng lương tháng trước để áp dụng cho các tháng tiếp theo. Tuy nhiên, các dữ liệu để tính lương thì sẽ được tự động cập nhật theo từng tháng
Ban lãnh đạo có thể trao đổi trực tiếp trên phiếu lương với pháp chế hoặc kế toán tính lương
Quản lý và lưu trữ trực tuyến
Một điều khác biệt khi sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến là tất cả các dữ liệu liên quan đến tính lương, phiếu lương… đều được lưu trữ và quản lý tập trung trên một hệ thống trực tuyến.
Quản lý tập trung trên một nền tảng: Thay vì quản lý phiếu lương rời rạc tại các Folder trên máy tính hoặc bằng bản giấy dễ mất mát thì FastWork Payroll sẽ chuyển hóa phiếu lương bản giấy thành bản mềm trên nền tảng điện toán đám mây – Cloud.
Lưu trữ trực tuyến: Đi đôi với quản lý trực tuyến trên nền tảng Cloud thì FastWork Payroll còn là một kho lưu trữ không giới hạn, cho phép bạn lưu trữ tất cả các tài liệu, dữ liệu, phiếu lương… bản mềm trên nền tảng Cloud.
Tất cả các phiếu lương của nhân viên đều được lưu trữ và quản lý tập trung trên hệ thống phần mềm
Hơn thế là một kho lưu trữ khoa học, các “tài liệu” sẽ được phân loại theo tháng, theo phòng ban, vị trí. Do đó, việc tra cứu, tìm kiếm lại về sau sẽ rất dễ dàng, ban lãnh đạo chỉ cần cần gõ từ khóa trên thanh tìm kiếm hoặc dùng bộ lọc thông minh tìm theo ngày, vị trí, phòng ban…, phần mềm sẽ cho ra kết quả ngay lập tức.
Lý do doanh nghiệp nên sử dụng FastWork Payroll?
Có lẽ, bạn đang băn khoăn một số lý do tại sao nên sử dụng phần mềm tính lương FastWork Payroll mà không phải sử dụng cách tính lương thông thường. Dưới đây là một số lý do đáng để bạn quan tâm.
- Không phải sử dụng quá nhiều phần mềm quản lý khác nhau
Sử dụng nhiều phần mềm, nhiều ứng dụng khiến bạn có quá nhiều tài khoản cần phải nhớ, mỗi lần quên tài khoản đăng nhập thì quả là một rắc rối. Nhưng với FastWork Payroll bạn chỉ cần nhớ 1 tài khoản duy nhất. Bởi FastWork Payroll sẽ tự động liên kết với các phần mềm khác trên cùng một nền tảng Saas để phục vụ công tác tính lương diễn ra nhanh chóng, hiệu quả nhất có thể.
Với FastWork mọi thứ đều All in one
- Liên kết dữ liệu thành một khối thống nhất
Một tính năng mà chưa một phần mềm tính lương nào hiện nay đáp ứng được. Đồng nghĩa liên kết với các phần mềm khác thì FastWork Payroll cũng liên kết với toàn bộ dữ liệu có trên các phần mềm khác để đồng bộ dữ liệu và tạo thành một khối dữ liệu thống nhất.
- Chi phí phù hợp
Nhiều tiện ích hơn, nhiều lợi ích hơn, công tác tính lương hiệu quả hơn mà chi phí lại rẻ hơn so với các phần mềm tính lương trên thị trường hiện nay! Chỉ với 20.000 VNĐ/tài khoản/tháng là đã có thể tối ưu thời gian làm việc của nhân viên hiệu quả, tăng hiệu suất làm việc, thậm chí là cắt giảm hoàn toàn một số chi phí sử dụng các phần mềm, ứng dụng khác trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu đăng ký sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến – FastWork Payroll ngay bây giờ, bạn sẽ được hưởng nhiều chính sách ưu đãi tại FastWork.
Kết luận
FastWork Payroll, phần mềm tính lương trực tuyến đầu tiên tại Việt Nam cho phép liên kết với các phần mềm khác trên cùng một nền tảng để đồng bộ dữ liệu tính công. Là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tính lương hiệu quả, giúp mọi quá trình tính lương được tự động hóa, nhanh chóng và chính xác.
Với nhiều tính năng vượt trội, FastWork Payroll đã giúp hơn 1500 doanh nghiệp, trong mọi ngành nghề, lĩnh vực: Xây dựng, sản xuất, thương mại, du lịch, giáo dục, tài chính, ngân hàng… cải thiện hiệu quả quản trị và điều hành bộ máy doanh nghiệp.
Một số khách hàng đang áp dụng giải pháp của FastWork là: VPBank, Seongon, Chuỗi nhà hàng bán lẻ Metro Mart, Bệnh viện Trưng Vương, Nhà máy thuốc lá Khánh Hội, Ta Coffee, Bệnh viện nhiệt đới Trung Ương, Dệt may 10, Bóng đèn Điện Quang, Phú Hưng Thịnh, Gốm Phước…
Nếu bạn có nhu cầu nhận TƯ VẤN MIỄN PHÍ và DEMO TRẢI NGHIỆM, hãy để lại thông tin đăng ký dưới form hoặc liên hệ: 0983 089 715 để được tư vấn.
