Quản lý chặt chẽ dự án thi công xây dựng công trình đảm bảo tiến độ, chất lượng, an toàn lao động, mang lại hiệu quả về kinh tế là nhu cầu tất yếu của mỗi Nhà thầu thi công xây dựng. Với mục tiêu đó, Công ty FastWork Việt Nam đã thiết kế phần mềm quản lý thi công xây dựng chuyên biệt giúp các Nhà thầu số hóa hoạt động quản trị & điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, đặc biệt giúp đơn giản hóa, hiện đại hóa công tác quản lý các dự án thi công phức tạp và đặc thù của ngành xây dựng.
Mục lục nội dung:
Tổng quan Phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng FastWork Project for Contractors
Website giới thiệu chi tiết: https://fastcons.fastwork.vn/
Được thiết kế chuyên biệt cho các Nhà thầu thi công xây dựng công trình, FastWork Project for Contractors mang lại hiệu quả cao trong việc hỗ trợ giảm thiểu rủi ro chậm tiến độ dự án, tránh tắc nghẽn làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công xây dựng công trình và uy tín với Chủ đầu tư. Dưới đây là 4 khả năng quản lý tiêu biểu:
- Kiểm soát, phần mềm quản lý tiến độ thi công dự án trực quan, chặt chẽ, cập nhật tiến độ thời gian thực
- Kiểm soát nguồn lực thi công (Nhân lực, thiết bị, vật liệu), Liên kết dữ liệu định mức và dữ liệu về tình hình sử dụng thực tế, từ đó đưa ra cảnh báo nếu xảy ra vượt định mức vật tư/ thiết bị/ nhân lực
- Kiểm soát tồn kho công trình. Lập và phê duyệt các phiếu mua/xuất vật tư trên app di động
- Kiểm soát chi phí dự án. Lập và phê duyệt các phiếu thu/chi, theo dõi dòng tiền dự án.
Với các doanh nghiệp đã có phần mềm lập kế hoạch dự án xây dựng, chúng tôi đặc biệt lưu ý FastWork Project for Contractors là phần mềm được thiết kế chuyên cho giai đoạn quản lý thi công. Việc kết hợp một phần mềm lập kế hoạch như Microsoft Project và phần mềm quản lý thi công FastWork Project sẽ là một phương án tuyệt vời giúp các nhà thầu xây dựng có thể kiểm soát một dự án thi công bài bản xuyên suốt từ A-Z.
Vậy Phần mềm quản lý dự án thi công công trình xây dựng của FastWork được xây dựng từ nguyên lý và đóng vai trò như thế nào trong suốt quá trình thi công? Cùng đọc chi tiết tại bài viết dưới đây.
1. Các nguyên tắc quản lý dự án xây dựng
Quản lý dự án xây dựng là quá trình lập kế hoạch, sắp xếp thời gian, phân bổ nguồn lực, giám sát thi công, quản lý hợp đồng, vật tư đảm bảo công trình hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách với chất lượng và điều kiện tốt nhất.
Quản lý dự án xây dựng đòi hỏi rất nhiều kỹ năng cùng các mối quan hệ để dẫn dắt dự án từ khi lên ý tưởng đến khi triển khai và hoàn thiện. Điều quan trọng nhất là các CEO & Manager phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc quản lý trong từng giai đoạn của dự án.
Hình thành và bắt đầu dự án
- Xác định tính khả thi của dự án
- Hoạch định mục tiêu, chi phí, nguồn lực đảm bảo triển khai thành công dự án
- Xác định rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra
Lập kế hoạch dự án
Vạch ra chi tiết các nhiệm vụ cho từng giai đoạn, các cột mốc quan trọng của dự án và nguồn lực cần thiết để thực thi dự án trong phạm vi ngân sách được phân bổ.
Kế hoạch cần minh bạch về thời gian, chi phí, các thông tin hợp đồng, vật tư cũng như vai trò cụ thể của từng cá nhân, phòng ban.
Triển khai dự án
Để quản lý hiệu quả giai đoạn thi công, một phần mềm công nghệ là vô cùng cần thiết. Nó sẽ giúp bạn theo dõi sát sao quá trình thực hiện nhiệm vụ của từng nhân sự, cập nhật tiến độ theo thời gian thực đồng thời phát hiện và xử lý điểm nóng một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Mọi khoản thu chi dự án, tình trạng sử dụng vật tư cũng được kiểm soát chặt chẽ đảm bảo ngân sách không vượt quá giới hạn.
Theo dõi hiệu suất dự án
Quản lý sát sao tiến độ, chất lượng từng nhiệm vụ trong các giai đoạn sẽ giúp bạn nắm bắt chính xác hiệu suất dự án để có những điều chỉnh phù hợp, hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra đảm bảo hoàn thành dự án một cách tốt nhất và hiệu quả nhất.
2. Những thách thức doanh nghiệp phải đối mặt trong quản lý dự án xây dựng
| Mục tiêu không rõ ràng | – Khi mục tiêu dự án không minh bạch, sẽ có rất nhiều ý kiến trái chiều tác động khiến cho việc triển khai dự án diễn ra đứt quãng, thậm chí là thất bại. – Mục tiêu không rõ ràng đồng nghĩa với việc các nhiệm vụ thực hiện trong từng giai đoạn cũng mơ hồ, tốn thời gian, chi phí mà vẫn không hiệu quả. |
| Ràng buộc ngân sách | – Ngân sách nên tính đến những thứ nằm ngoài tầm kiểm soát của người quản lý dự án, chẳng hạn như môi trường, thiếu hụt tài nguyên và lao động, … – Ngân sách của dự án cũng cần được xem xét liên tục để đi đúng hướng. Khi không có một kế hoạch cụ thể, thường xuyên thay đổi, thiếu sự chặt chẽ, chi phí rất dễ vượt quá tầm kiểm soát. |
| Quản lý thời gian | – Nhiều bên liên quan cho rằng hạn chế về thời gian là một trong những vấn đề lớn nhất dẫn đến thi công kém chất lượng, tỷ lệ tai nạn lao động cao gây mất doanh thu. Áp lực về lịch trình, chậm tiến độ dẫn đến việc các nhà thầu có xu hướng cắt xén giai đoạn để theo kịp. – Để giải quyết tình trạng đó, các nhà quản lý dự án xây dựng cần tập trung thiết kế một quy trình làm việc tiêu chuẩn, đảm bảo quản lý sát sao tiến độ thực hiện từng nhiệm vụ, giải quyết triệt để các biến số khác nhau gây ra sự chậm trễ. |
| Kỳ vọng không thực tế | – Xuất phát từ tính cạnh tranh của ngành, đôi khi khách hàng, các nhà tư vấn và hội đồng quản trị có những kỳ vọng không thực tế về một dự án và muốn đưa ý tưởng của họ vào hành động ngay lập tức. Đó chính là nguyên nhân lớn nhất khiến một dự án thất bại. |
| Quản trị rủi ro | – Quản lý rủi ro cũng tương tự như việc bạn luôn mang theo 1 chiếc ô trong túi xách bất kể trời nắng hay mưa. Hãy luôn có sự chủ động cho những rủi ro nghiêm trọng có thể xảy ra để tự tin đối mặt, xử lý triệt để mà không gây bất kỳ ảnh hưởng tiêu cực nào đến dự án đang diễn ra. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng cho những rủi ro giúp bạn luôn trong trạng thái chủ động, đảm bảo dự án vẫn luôn triển khai theo kế hoạch đã đặt ra. |
>> Có thể bạn quan tâm: Quản trị rủi ro dự án và giải pháp phòng tránh hữu hiệu cho Project Manager
3. FastWork Project for Contractors – Phần mềm quản lý thi công xây dựng chuyên biệt cho nhà thầu
Trong thực tế, sẽ còn rất nhiều rủi ro khác trong suốt quá trình thi công mà BQL dự án sẽ cần theo sát để xử lý kịp thời. Chúng tôi tập trung vào hoạt động quản lý giai đoạn thi công để cho ra mắt sản phẩm FastWork Project for Contractors – Phần mềm quản lý thi công công trình xây dựng đầu tiên tại Việt Nam – một sản phẩm từ FastWork.vn – Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp hợp nhất.
Được thiết kế riêng cho nhu cầu quản lý phức tạp của nhà thầu xây dựng. Như một hệ sinh thái thu nhỏ, FastWork giúp quản lý thật dễ dàng mọi vấn đề nằm trong dự án xây dựng, thi công công trình chỉ trên 1 app. Với công nghệ Cloud, bạn có thể điều hành dự án mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị Mobile/Laptop/PC/Tablet!
3.1. Tính năng nổi bật của FastCons
Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án trên công trường
Phần mềm hỗ trợ quản lý hiệu quả toàn bộ quá trình triển khai dự án trên một giao diện tập trung trực tuyến. Với tính năng hỗ trợ trực tiếp cho công việc hàng ngày của chỉ huy trưởng công trường và kỹ sư quản lý dự án thi công, cán bộ vật tư, Cán bộ kế toán công trường, QA, QC, QS bao gồm:
- Quản lý kế hoạch thi công;
- Quản lý danh mục đối tác (Thầu phụ, nhà cung cấp);
- Quản lý các hợp đồng: Hợp đồng thầu phụ, Hợp đồng cung cấp vật tư; Quản lý tồn kho vật tư tại công trường;
- Nhật ký công trường (báo cáo các hạng mục thi công, nguồn lực, quản lý tiến độ thi công, vật tư đã sử dụng, các phát sinh: nhập/xuất vật tư hay lập các phiếu thu/phiếu chi trực tiếp từ công trường)…
Bằng công nghệ Cloud cho phép truy cập mọi lúc mọi nơi và kết nối thông tin realtime, chỉ huy công trường và kỹ sư công trình có thể dễ dàng lập báo cáo hoặc gửi thông tin về back-office. Cấp lãnh đạo ngồi tại văn phòng cũng có thể nắm rõ tình hình thi công thực tế tại công trình và nắm bắt nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh.
Quản lý tiến độ dự án thi công
Phần mềm FastCon quản lý tiến độ thi công qua việc cung cấp sơ đồ ngang (Gantt Chart) hiển thị chi tiết thông tin các hạng mục/ công việc với khối lượng/ kế hoạch thi công cụ thể. BQL dự án có thể dự trù nguồn lực trên từng đầu việc theo định mức thi công: Khối lượng, Ngân sách, Nhân lực, Thiết bị, vật liệu thi công.
Tương tự như các phần mềm quản lý chuyên sâu khác, FastWork cho phép phân quyền truy cập theo vai trò của từng thành viên trong dự án đảm bảo tính bảo mật thông tin mà vẫn liên kết chặt chẽ các bộ phận với nhau.
Cập nhật nhật ký thi công công trường, Ghi chép chính xác khối lượng Công việc, Nhân lực, thiết bị, vật liệu, điều kiện thời tiết khu vực thi công trong ngày. Việc báo cáo thi công cũng đơn giản hơn với phần mềm FastWork. Trên app di động, cán bộ tại công trình có thể dễ dàng thực hiện báo cáo trực quan, realtime bằng hình ảnh chụp trực tiếp từ công trường, đính kèm file, ghi chú và trao đổi tag tên ngay dưới mỗi đầu công việc.
Quản lý vật tư & tồn kho vật tư tại công trường
Bên cạnh tính năng quản lý tiến độ thi công phần mềm quản lý công trình xây dựng FastWork còn hỗ trợ quản lý chi tiết danh mục vật tư, giám sát tồn kho tại công trường.Giảm thiểu tối đa thời gian, áp lực cho các cán bộ vật tư công trường, đảm bảo khả năng giám sát tối đa tránh tình trạng hao hụt vật tư do các đơn vị thi công rút lõi.
FastWork project for Contractors hỗ trợ quản lý vật tư một cách đầy đủ nhất:
- Quản lý danh sách các vật tư/ thiết bị, phân nhóm vật tư để tiện theo dõi
- Quản lý tồn kho vật tư tại mỗi công trình
- Quản lý quy trình: đề xuất yêu cầu xuất/nhập vật tư – Tiếp nhận – Phê duyệt – Xuất/nhập vật tư theo yêu cầu
- Ghi nhận các hoạt động cung ứng vật tư hàng ngày bao gồm: xuất/ nhập vật tư, hoàn vật tư, thông tin hình ảnh và các phiếu/ chi từng loại.
Quản lý tài chính công trường đang thi công
Ứng dụng sổ quỹ điện tử giúp các BQL dự án quản lý hiệu quả các khoản thu chi đảm bảo hoàn thành dự án không vượt quá ngân sách đặt ra. Những tính năng cụ thể bao gồm:
- Khai báo tổng thu, tổng chi đến thời điểm hiện tại
- Lập các phiếu thu/phiếu chi
- Dự báo các chỉ số: lãi/lỗ thực tế và lãi/lỗ kế hoạch
- Hạch toán các khoản thu/khoản chi đưa vào các quỹ ngân sách để quản lý
Mỗi một dự án xây dựng, phần mềm sẽ tự động tổng hợp thành dashboard như hình dưới đây. Ngay lập tức, BQL có thể nhanh chóng nắm được các khoản thu, chi nằm trong khuôn khổ 1 dự án và nhận cảnh báo tiến độ giải ngân, chi phí vượt ngân sách.
Quản lý tài chính dự án
Với Dashboard tài chính dự án, FastCons giúp Nhà thầu xây dựng tự đánh giá được tình hình tài chính dự án ở hiện tại & có dự đoán trong thời gian tới. Chủ động kiểm soát tài chính dự án, hạn chế rủi ro thi công vượt ngân sách và chậm tiến độ do tài chính.
Quản lý công nợ dự án
Hệ thống hỗ trợ người dùng quản lý công nợ theo các hoạt động trong dự án, bao gồm:
- Công nợ Chủ đầu tư (công nợ phải thu): Được ghi nhận sau khi làm hồ sơ thanh toán với chủ đầu tư nhưng chủ đầu tư chưa giải ngân hoặc mới giải ngân 1 phần.
- Công nợ Thầu phụ (công nợ phải trả): Được ghi nhận sau khi làm hồ sơ thanh toán với thầu phụ nhưng người dùng chưa giải ngân hoặc mới giải ngân 1 phần.
- Công nợ Nhà cung cấp (công nợ phải trả): Được ghi nhận sau khi người dùng ghi nhận hoạt động mua vật liệu bằng đơn mua nhưng người dùng chưa thanh toán hoặc mới thanh toán 1 phần.
Quản lý dòng tiền dự án
Hệ thống tự động lấy dữ liệu từ các phiếu thu, phiếu chi được khai báo, tổng hợp thành biểu đồ dòng tiền thể hiện sự lưu chuyển ra vào (thu, chi) thực tế của các khoản tiền trong 1 dự án.
Theo dõi chi phí dự án
- Theo dõi chi phí qua khối lượng thực hiện (BOQ)
- Theo dõi chi phí quan Vật tư sử dụng
Quản lý hợp đồng & văn bản
Toàn bộ các hợp đồng với nhà thầu phụ, hợp đồng cung cấp vật tư đều được số hóa nhằm quản lý và lưu trữ tập trung trên phần mềm.
- Quản lý danh mục đối tác, nhà thầu phụ
- Quản lý hợp đồng cung cấp vật tư gồm: danh mục vật tư, tiến độ cung cấp vật tư, tiến độ tạm ứng/ thanh toán
- Quản lý hợp đồng nhà thầu phụ, chi tiết các dịch vụ thực hiện
- Quản lý hợp đồng dịch vụ khác: thuê máy móc, thiết bị, thuê vận chuyển…
- Quản lý các văn bản, công văn đi / đến Chủ đầu tư, Ban Quản lý dự án,…
- Lưu trữ tập trung tài liệu dự án, hồ sơ pháp lý công trình, tài liệu thiết kế, bản vẽ, hồ sơ nghiệm thu, hoàn công…)
Phần mềm sẽ tự động đưa ra các cảnh báo hết hạn, gia hạn hợp đồng – cho phép đính kèm file tài liệu, hình ảnh, video, trao đổi để đảm bảo tính minh bạch của thông tin. Với các hợp đồng nhà thầu, có thể kiểm soát tiến độ thanh toán cho nhà thầu và ghi chép các khoản thu (tạm ứng, thanh toán theo tiến độ, thanh toán nghiệm thu….) tương ứng.
3.2. Lợi ích toàn diện của phần mềm quản lý xây dựng mang lại
Sở hữu những tính năng chuyên biệt giải quyết triệt để bài toán quản lý dự án xây dựng. Phần mềm FastWork Project for Contractors không chỉ góp phần tạo nên thành công các dự án, mà còn trở thành trợ thủ đắc lực của những thành viên cốt cán trong một dự án xây dựng bao gồm: Chỉ huy công trường, Giám sát công trường và Cán bộ vật tư (Kế toán công trường)
Đối với chỉ huy công trường
- Theo dõi, giám sát dự án trên WEB/MOBILE
- Quản lý đồng thời Tiến độ / Nguồn lực / Chi phí / Vật tư
- Giảm bớt báo cáo giấy hay họp giao ban
- Nắm bắt tức thời thông tin dù không có mặt trực tiếp tại công trường
Đối với giám sát công trường
- Cập nhật tiến độ / nguồn lực từ công trường
- Theo dõi hiện trạng vật tư
- Giảm bớt sai sót thông tin
- Nhanh chóng kiểm kê vật tư
- Quản lý chính xác vắng mặt, có mặt và thời gian làm việc của nhân sự tại công trường
Đối với kế toán công trường
- Cập nhật thông tin về nhập vật tư, xuất vật tư,…
- Cập nhật thông tin về thanh toán/ chi phí / tạm ứng
- Theo dõi hiện trạng vật tư
- Nắm bắt tức thời thông tin dù không có mặt trực tiếp tại công trường
Phần mềm quản lý thi công công tình FastWork Project for Contractors giúp xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả – là nơi nhân viên có thể cộng tác làm việc dễ dàng với hiệu quả giám sát toàn diện từ đội ngũ ban lãnh đạo, đảm bảo hoàn thành dự án đúng deadline với chất lượng tốt nhất.
Có thể bạn quan tâm: Top 7 phần mềm quản lý công việc và dự án dành cho nhóm và doanh nghiệp
Là đơn vị đi đầu trong cung cấp các giải pháp CNTT hỗ trợ quản trị & điều hành doanh nghiệp, FastWork tự hào đã đồng hành thành công cùng hơn 3500+ khách hàng với những doanh nghiệp lĩnh vực xây dựng tiêu biểu như: T&T Group, DELTA, ACEFIC 5, FACCO, Xây dựng Quê Hương (Tập đoàn Phú Cường), Tân Cảng số 1, XCONS, BISCONS, DAIVIETCONS, Thép Tân Khánh, Thịnh Cường….
Để nhận DEMO miễn phí phần mềm, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây.
