Thay cho cách quản lý phân tán qua giấy tờ, Excel và trao đổi thủ công, Công ty Luật TNHH Khang Phát & Cộng sự ứng dụng FastWork để theo dõi tập trung công việc, đề xuất và phê duyệt trên một hệ thống. Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng giao việc cho từng luật sư, theo dõi tiến độ từng vụ việc, kiểm soát thu – chi và hiệu quả của từng hợp đồng ngay cả khi nhân sự thường xuyên làm việc bên ngoài văn phòng.
Mục lục nội dung:
Giới thiệu về Công ty Luật TNHH Khang Phát và Cộng sự
Công ty Luật TNHH Khang Phát và Cộng sự tập trung cung cấp các dịch vụ pháp lý thiết thực, đáp ứng những nhu cầu thường gặp trong đời sống và hoạt động của khách hàng như ly hôn, tranh chấp đất đai, các vụ việc hình sự,.. và nhiều vấn đề pháp lý khác.
Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý vững chuyên môn, Khang Phát hướng đến việc đưa ra những giải pháp rõ ràng, phù hợp và có tính ứng dụng thực tế, đồng hành cùng khách hàng trong từng vụ việc.
Khi quy mô nhân sự ngày càng phát triển, đặc thù công việc của luật sư thường xuyên phải di chuyển và mỗi hợp đồng dịch vụ phát sinh nhiều đầu việc liên quan, nhu cầu quản lý tập trung, minh bạch và thuận tiện trở nên cần thiết.
Bài toán quản lý từ đặc thù công việc tại công ty dịch vụ
Khang Phát có nhu cầu triển khai phần mềm quản lý cho đội ngũ 20 nhân sự tập trung vào các nghiệp vụ chính: quản lý công việc, thu chi và chấm công.
Đặc thù của hoạt động tư vấn pháp luật khiến một hợp đồng dịch vụ có thể phát sinh nhiều công việc cần phân công cho các luật sư, chuyên viên xử lý. Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi được:
- Công việc nào đã được giao, ai phụ trách và tiến độ xử lý đến đâu.
- Tổng thu, tổng chi và lợi nhuận trên từng hợp đồng dịch vụ.
- Tình hình lãi/ lỗ thực tế của từng hợp đồng.
- Các đề xuất phát sinh cần được xét duyệt theo nhiều cấp.
- Chấm công đối với nhân sự thường xuyên làm việc bên ngoài văn phòng.
Đặc biệt, đội ngũ luật sư thường xuyên gặp khách hàng, đến tòa án và các cơ quan nhà nước, nên việc quản lý chấm công và công việc không thể chỉ phụ thuộc vào hình thức quản lý truyền thống tại văn phòng.
FastWork đồng hành số hóa quy trình quản lý tại Khang Phát
Để giải quyết các bài toán trên, Công ty Luật TNHH Khang Phát và Cộng sự lựa chọn ứng dụng FastWork vào quản lý công việc và nhân sự.
- Quản lý công việc theo từng hợp đồng dịch vụ
Mỗi hợp đồng tư vấn luật được quản lý như một dự án. Từ đơn bán, hợp đồng, doanh nghiệp có thể phân công các đầu việc cho luật sư, chuyên viên phụ trách và theo dõi tiến độ xử lý trên hệ thống.
Thông tin về người thực hiện, công việc và tình trạng xử lý, hỗ trợ khách hàng đều được cập nhật rõ ràng, liên kết dữ liệu theo từng hợp đồng, giúp lãnh đạo nắm được tiến độ mà không phải chờ tổng hợp, báo cáo từ nhiều nguồn.
- Theo dõi thu – chi, lãi/ lỗ trên từng hợp đồng
FastWork cho phép nhân sự lập phiếu thu, phiếu chi từ đơn bán và theo dõi các khoản phát sinh gắn với từng hợp đồng.
Trên giao diện đơn bán, các bộ phận liên quan & lãnh đạo có thể theo dõi tổng thu, tổng chi, dư nợ thực tế và lợi nhuận, từ đó đánh giá hiệu quả tài chính của từng hợp đồng dịch vụ.
- Đề xuất và phê duyệt online, theo nhiều bước
Các yêu cầu nội bộ được đưa lên FastWork và xử lý theo quy trình phê duyệt nhiều bước đã cấu hình.
Đặc biệt, quy trình đề xuất có thể liên kết với phiếu thu – chi. Sau khi đề xuất được duyệt, hệ thống tự động sinh phiếu tương ứng, hạn chế việc nhập lại dữ liệu và rút ngắn thao tác xử lý.
- Chấm công cho nhân sự làm việc bên ngoài
Đặc thù của đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý là thường xuyên gặp khách hàng, làm việc tại tòa án và cơ quan nhà nước. Vì vậy, FastWork được sử dụng để ghi nhận chấm công trên ứng dụng di động cá nhân, phù hợp với mô hình làm việc không cố định tại văn phòng.
Đặc biệt đội ngũ nhân sự có thể làm đơn từ chấm công và gửi quản lý duyệt mọi lúc, mọi nơi. Phần mềm cũng hỗ trợ tự động tổng hợp và xuất dữ liệu bảng chấm công – lương, giúp giải phóng thời gian cho đội kế toán cuối tháng.
- Liên kết dữ liệu từ hợp đồng đến hiệu quả thực tế
Với FastWork, các nghiệp vụ được kết nối theo một luồng: Hợp đồng→ giao việc → theo dõi tiến độ → thu/chi → theo dõi lãi/lỗ.
Cách quản lý liền mạch này giúp Khang Phát theo dõi đồng thời tiến độ xử lý công việc và hiệu quả tài chính trên từng hợp đồng, thay vì quản lý riêng rẽ từng nghiệp vụ.
Việc đưa FastWork vào vận hành giúp Khang Phát giảm bớt khối lượng tổng hợp, theo dõi thủ công và hạn chế bỏ sót công việc trong quá trình xử lý các vụ việc. Lãnh đạo có thêm cơ sở để nắm tình hình thực tế, kiểm soát hiệu quả từng hợp đồng và kịp thời đưa ra quyết định.
Đặc biệt, khi đội ngũ thường xuyên làm việc bên ngoài, việc thống nhất cách quản lý giúp công việc không phụ thuộc vào từng cá nhân, thông tin được cập nhật xuyên suốt và hoạt động của doanh nghiệp được kiểm soát chặt chẽ hơn.
FastWork trân trọng cảm ơn Công ty Luật TNHH Khang Phát & Cộng sự đã tin tưởng lựa chọn và đồng hành cùng FastWork trong hành trình số hóa hoạt động quản lý. Kính chúc Khang Phát & Cộng sự ngày càng phát triển, nâng cao hiệu quả vận hành và tiếp tục mang đến những giải pháp pháp lý thiết thực, hiệu quả cho khách hàng.
Bạn cũng đang tìm giải pháp quản trị chuyên sâu cho doanh nghiệp Dịch vụ? Liên hệ ngay với FastWork để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm demo giải pháp phù hợp với đặc thù ngành của bạn qua Hotline/ Zalo: 0983 089 715
