Văn hóa là yếu tố sống còn của doanh nghiệp nếu muốn chạy đà phát triển. Vậy làm sao để nhà quản lý có thể xây dựng văn hóa doanh nghiệp thống nhất cho đội nhóm/ nhân viên làm việc từ xa?
Sự phát triển của công nghệ giờ đây, thay vì phải lên công ty và dán mặt vào màn hình máy tính 8 tiếng/ ngày, nhân viên giờ đã có thể làm việc từ xa với những công cụ hỗ trợ trực tuyến.
Một nghiên cứu của Nicholas Bloom và James Liang cho biết: nhân viên làm việc từ xa doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được $2,500 (tương đương ~60 triệu VNĐ) chi phí trang thiết bị và nội thất tại văn phòng cho mỗi nhân viên hàng năm, giúp cắt giảm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả làm việc, tận dụng và thu hút được nhân tài không biên giới, thích hợp nhanh với những thay đổi khó khăn về môi trường, địa lý.
Tuy nhiên, chúng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro đối với doanh nghiệp. Và một trong số đó là vấn đề những nhân viên làm việc từ xa thường không thấm nhuần giá trị cốt lõi và thống nhất văn hóa doanh nghiệp như những cá nhân còn lại.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách để xây dựng và truyền tải văn hóa trong doanh nghiệp với nhiều đội nhóm, chi nhánh làm việc từ xa.
1 Tuyển dụng
Để xây dựng một văn hóa doanh nghiệp lành mạnh thì yếu tố con người phải đặt lên hàng đầu. Bởi vậy, khi tuyển dụng nhân viên làm việc tại văn phòng hay làm việc từ xa tại nhà bạn cần phải cân nhắc thật kỹ lưỡng, bởi họ chính là những người xây dựng và thực thi văn hóa doanh nghiệp.
Tùy thuộc vào vị trí và quy mô, mỗi doanh nghiệp lại có những đòi hỏi khác nhau khi tuyển dụng những nhân viên làm việc từ xa. Nhưng 2 yêu cầu kiên quyết mà những nhân viên này buộc phải có để làm việc hiệu quả, cũng như góp phần xây dựng văn hóa công ty là: kỹ năng tự tạo động lực làm việc cho bản thân và giải quyết vấn đề.
- Gắn kết nhân viên với sứ mệnh của công ty
Trái ngược với những nhân viên truyền thống, đội ngũ làm việc từ xa thường không có nhiều thời gian gặp gỡ, kết nối văn hóa với tổ chức và các đồng nghiệp trong công ty. Bởi vậy, các nhà quản trị phải tạo ra những hình thức để kết nối họ với tầm nhìn, giá trị và sứ mệnh của doanh nghiệp hiệu quả.
Có thể tạo một trang hoặc nhóm Facebook, hãy sử dụng phần mô tả hoặc bài đăng được ghim ở trên cùng. Nếu là nhóm chat, hãy ghim tin nhắn. Nếu là email nội bộ, hãy tạo một chữ ký ở cuối trang. Nếu là mạng truyền thông nội bộ có sẵn không gian để điền, hãy tối ưu nội dung để dễ đi vào lòng người nhất. Các thông tin hữu ích khác như tình hình kinh doanh của công ty, các biện pháp cần thiết để phòng tránh dịch bệnh,… cũng nên được phía công ty cập nhật thường xuyên cho nhân viên của bạn.
Thêm vào đó, để đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy của thông tin, bạn nên giới hạn số người được trao quyền đăng tin chính thống gồm CEO, C-level, chuyên viên nhân sự và chuyên viên truyền thông nội bộ. Những người khác muốn đóng góp có thể liên lạc trực tiếp với các đầu mối này.
- Cá nhân hóa trải nghiệm của nhân viên
Làm việc từ xa khiến cho việc nhận diện con người khó khăn hơn thực tế. Nhân viên của bạn rất dễ bị lạc lõng trong tập thể hàng chục, hàng trăm con người. Đặc biệt hơn, với các nhân viên hướng nội ít xung phong thể hiện ý kiến cá nhân, làm thế nào để bạn cho họ thấy cá nhân nào cũng là một mảnh ghép quan trọng?
Nếu quy mô công ty bạn quá lớn để làm điều này, hãy triển khai về từng đội nhóm nhỏ hơn. Một team leader có thể quan tâm 3-5 người, hoặc nhóm 4 người có thể tự khích lệ tinh thần lẫn nhau.
Ví dụ:
- Đặt cho mỗi nhân viên một tên riêng duy nhất không bị trùng lặp với ai khác. Ví dụ: PhuKK, LanContent,Thaominhon,…
- Trong các thông báo chung của tập thể, team leader nhắc từng người vào đọc và xác nhận, cố gắng đề cập điểm đặc biệt của từng người.
- Những câu khen ngợi và cảm ơn không bao giờ là thừa.
- Ghi nhận thành tích của nhân viên
Nếu nhân viên truyền thống thường có những hình thức khen thưởng cụ thể bằng giấy chứng nhận hay hiện vật cụ thể, thì đối với nhân viên làm việc từ xa chúng ta cũng nên có những hình thức riêng ghi nhận công lao, thành tích của họ.
Hình thức phổ biến nhất hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng là tạo các bài đăng khen thưởng công khai với những cá nhân có thể hiện xuất sắc. Bạn có thể tận dụng email hay chuyên nghiệp hơn là sử dụng mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp, để tạo một bài viết ghi nhận thành tích và gửi tới toàn thể nhân viên trong công ty theo thời gian thực. Những người khác có quyền tương tác (bình luận) ngay dưới văn bản, thông báo khen thưởng nhằm lan tỏa niềm vui và động lực cho cả hai bên.
Điều này giúp cho nhân viên cảm thấy có giá trị và được tôn trọng, đồng thời khuyến khích nhân mỗi cá nhân chia sẻ những quan điểm tích cực của mình cho người khác.
- Quan tâm hơn tới đời sống của nhân viên
Nếu làm việc tại văn phòng, thật dễ dàng để vô tình gặp mặt và trò chuyện phiếm với nhân viên của bạn ở bàn trà, sảnh hành lang hay khi đi chung thang máy. Bằng cách nào đó mỗi người đều sẽ tìm được ai đó để chia sẻ chuyện cá nhân và nhận về niềm an ủi.
Nhưng khi mọi người chỉ giao tiếp với nhau qua internet, việc vô tình nhắn tin “Dạo này sao rồi, chọn được chiếc tivi nào ưng ý chưa?” dường như bất tiện. Vậy mọi người có thể thoải mái trò chuyện với nhau bằng cách nào?
Một ý tưởng mới lạ bạn có thể thử là “bữa trưa ảo”. Vào giờ ăn trưa của một ngày cố định nào đó trong tuần, nhân viên sẽ cùng tham gia vào một cuộc gọi video nhóm mà trong đó, nhân viên vừa ngồi ăn trưa tại nhà (với máy tính hoặc thiết bị di động) vừa trò chuyện bất cứ điều gì với đồng nghiệp. Chắc chắn rằng sẽ có nhiều điều để nói trong hoàn cảnh từ xa như thế này.
- Tiếp nhận phản hồi góp ý từ phía nhân viên
Trong khi cộng tác làm việc hoặc trong các cuộc họp, nhân viên từ xa đã có “quyền được nói” thông qua tin nhắn, bình luận,… Nhưng ngoài giới hạn đó thì sao? Chắc chắn luôn có nhiều điều thắc mắc và góp ý.
Bạn có thể tạo đồng thời một homthugopy@tencongty.com và một Google Biểu mẫu để nhân viên lựa chọn hình thức gửi email công khai danh tính hoặc góp ý ẩn danh. Người phụ trách thu thập và xử lý các góp ý này có thể là chuyên viên nhân sự hoặc chuyên viên truyền thông nội bộ.
Bạn cũng nên khuyến khích nhân viên thẳng thắn trao đổi với quản lý trực tiếp của họ hoặc thậm chí là CEO qua các đề xuất trực tiếp. Mọi thứ càng minh bạch thì việc vận hành từ xa của công ty càng dễ thực hiện.
Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, nếu coi doanh nghiệp là một cỗ xe, thì văn hóa sẽ là bàn đạp và tay lái. Để cỗ xe tiếp tục lăn bánh đúng hướng, doanh nghiệp buộc phải xây dựng một văn hóa lành mạnh, thống nhất trong toàn thể công ty, từ các nhân viên truyền thống đến đội ngũ làm việc từ xa. Hi vọng qua bài viết dưới đây, bạn sẽ có thể triệt để xử lý vấn đề này.
