Theo một cuộc khảo sát có đến 43% nhà bán lẻ xếp hạng quản trị hàng tồn kho là thách thức lớn nhất của họ. Có thể nói quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng và là một trong những quy trình không hề đơn giản với các doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu các vấn đề thường gặp nhất trong quá trình quản lý kho hàng qua nội dung bài viết sau đây.
Mục lục nội dung:
Quản trị hàng tồn kho là gì?
Quản trị hàng tồn kho là một bước trong chuỗi cung ứng, trong đó hàng tồn kho và số lượng hàng tồn kho phải được theo dõi thường xuyên. Mục tiêu của hệ thống quản lý hàng tồn kho là biết được lượng hàng tồn kho đang ở mức nào tại bất kỳ thời điểm nào và lượng hàng tồn kho để quản lý chính xác mức độ tồn kho.
Một số công ty có thể chọn quét hàng tồn kho thông qua máy quét mã vạch để cải thiện hiệu quả và độ chính xác trước khi lấy hàng. Không giống như hệ thống ERP, hệ thống quản trị hàng tồn kho tập trung vào một quy trình chuỗi cung ứng. Quy trình này có khả năng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác như cửa hàng, quản lý kênh, vận chuyển. Nhờ vậy các doanh nghiệp có thể xây dựng công cụ tích hợp được cá nhân hóa để đáp ứng nhu cầu kinh doanh riêng của mình.
>>> Xem thêm bài viết: Hướng dẫn quản lý hàng tồn kho cho cửa hàng bán lẻ
Kỹ thuật quản trị hàng tồn kho
Trên thực tế quản lý hàng tồn kho mang đến nhiều ưu điểm và lợi ích dành cho các nhà bán lẻ cũng như công ty, doanh nghiệp. Có thể nói việc bỏ tiền bạc và thời gian thiết lập phần mềm quản lý hàng tồn kho là vô cùng đáng giá. Có thể kể đến một số kỹ thuật phổ biến như:
1. Số lượng đặt hàng kinh tế – Economic order quantity
Số lượng đặt hàng kinh tế – EOQ, là công thức lý tưởng để đặt mua số lượng hàng tồn kho phù hợp. Công thức này được tính toán dựa trên tập hợp các biến số như tổn chi phí sản xuất, tỷ lệ nhu cầu và các yếu tố khác. Mục tiêu chung của EOQ là giảm thiểu các chi phí liên quan.
2. Số lượng đặt hàng tối thiểu – Minimum order quantity
Về phía nhà cung cấp, số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) là số lượng hàng hóa nhỏ nhất mà nhà cung cấp sẵn sàng bán. Nếu các nhà bán lẻ không thể mua MOQ của một sản phẩm, nhà cung cấp sẽ không bán sản phẩm đó cho bạn.
3. Phân tích ABC – ABC analysis
Kỹ thuật phân loại hàng tồn kho này chia các mặt hàng thành 3 loại để xác định các mặt hàng có tác động đáng kể đến chi phí hàng tồn kho tổng thể. Cụ thể:
- Loại A là các sản phẩm có giá trị nhất;
- Loại B là các sản phẩm có giá trị tầm trung;
- Loại C là sản phẩm có giá trị thấp nhưng có vai trò quan trọng đối với lợi nhuận tổng.
4. Quản trị hàng tồn kho tức thời
Quản lý kho hàng đúng lúc (Just-in-time – JIT) là một kỹ thuật liên kết các đơn đặt hàng nguyên liệu thô từ các nhà cung cấp đến lịch trình sản xuất. JIT là một cách tuyệt vời để giảm chi phí hàng tồn kho. Công ty sẽ nhận đơn hàng khi tới lịch cần nguyên vật liệu, thay vì đặt hàng lưu kho quá nhiều.
5. FIFO và LIFO
LIFO và FIFO là phương pháp xác định chi phí hàng tồn kho. FIFO (Nhập trước Xuất trước) giả định rằng hàng tồn kho cũ hơn được bán trước. LIFO (hoặc cuối cùng trong lần xuất trước) giả định rằng hàng tồn kho mới hơn thường được bán trước. LIFO giúp ngăn ngừa sự suy giảm hàng tồn kho. Các doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc tính hàng tồn kho này nhằm đảm bảo số lượng hàng tồn kho ở mức an toàn.
>>> Xem thêm bài viết: Inventory turnover là gì? Công thức tính vòng quay hàng tồn kho đơn giản
7 câu hỏi thường gặp nhất về quản trị hàng tồn kho
Trong quá trình hạch toán hàng tồn kho các công ty, doanh nghiệp, nhà bán lẻ thường gặp các vấn đề được thể hiện qua các câu hỏi và thắc mắc sau đây:
1. Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thực sự hiệu quả không?
Trên thực tế, công nghệ 4.0 đã đóng góp đáng kể vào việc tăng năng suất của toàn bộ máy. Thay vì lưu trữ hàng tấn sổ sách giấy, ghi chép tay và dễ bị mất, tẩy xóa khi nhân viên có động cơ xấu thì ngày nay toàn bộ dữ liệu quản trị hàng tồn kho được lưu trữ trên điện toán đám mây. Giải pháp này xóa tan toàn bộ bất lợi của phương pháp cũ: bảo mật tuyệt đối, nhà quản trị có thể theo dõi 24/7, công nghệ tự động hóa cắt giảm 80% thao tác thủ công lỗi thời,…
Với phần mềm quản lý bán hàng FastSales, bên cạnh tính năng: Quản lý hoạt động bán hàng, quản lý hoạt động trả hàng, quản lý công nợ thì phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng, sản phẩm.
2. Các mục tiêu cần thiết của quản lý hàng tồn kho là gì?
Mục tiêu chính của quản lý hàng tồn kho là cải thiện khả năng hiển thị và tổ chức các hoạt động hàng tồn kho thông qua các chức năng chọn /đóng gói /vận chuyển tự động và đơn giản hóa. Loại thay đổi này giúp doanh nghiệp SMEs phát triển và giúp tiếp cận với đối tượng khách hàng mục tiêu. Sau khi triển khai công nghệ quản lý hàng tồn kho thông minh, doanh nghiệp sẽ hoạt động như một cỗ máy được bôi trơn.
Tìm hiểu thêm:
3. Làm thế nào để đo lường hiệu suất trong việc quản lý hàng tồn kho?
Bằng chứng để đo lường tỷ lệ thành công của việc quản lý hàng tồn kho là những con số. Sau khi triển khai công nghệ quản lý hàng tồn kho mới, nhà quản lý cần so sánh dữ liệu trước và sau để có được đánh giá khách quan nhất. Mức độ xử lý sai, chọn nhầm hoặc hết hàng của bạn có giảm không? Hàng chết thì sao? Bạn đã loại bỏ những đống hàng tồn đọng xung quanh nhà kho chưa? Nếu bạn có thể trả lời “Có”, có nghĩa là bạn đã thực hiện thành công việc quản lý hàng tồn kho.
4. Ai phải chịu trách nhiệm về hiệu quả quản lý hàng tồn kho?
Về hiệu quả quản lý hàng tồn kho, đây là cách tiếp cận toàn diện. Một số đội chịu trách nhiệm cho các bộ phận khác nhau. Nhóm mua hàng có trách nhiệm đảm bảo rằng họ không mua quá mức hoặc thiếu và theo dõi chặt chẽ từng đơn đặt hàng. Nhóm kinh doanh có nhiệm vụ đảm bảo hàng tồn kho được niêm yết, khuyến mại và định giá phù hợp. Nhóm kho hàng, người quản lý kho hàng và các chuyên gia hàng tồn kho chịu trách nhiệm xử lý tất cả hàng tồn kho từ FIFO để phân cấp lượng hàng tồn kho phù hợp ở từng địa điểm.
5. Làm cách nào để xác định xem trình quản lý hàng tồn kho của bạn có bị dàn trải quá hay không?
Có một số dấu hiệu gây sốc xung quanh nhà kho cho thấy người quản lý hàng tồn kho của bạn đang hoạt động không hiệu quả. Chúng đều liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho không chính xác. Có thể kể đến các dấu hiệu như: Hàng tồn kho của bạn thấp; Mức tồn kho đang tăng lên, nhưng chúng không phù hợp với mức bán hàng; Hàng tồn kho không chính xác hoặc thời gian bảo quản quá lâu và trở thành hàng tồn kho chết; Người quản lý hàng tồn kho vẫn đang sử dụng bảng tính thủ công dẫn đến cá lỗi thủ công như gửi nhầm hàng và chọn nhầm hàng.
6. Nên xác định điều gì trong tần suất đặt hàng?
Báo cáo, báo cáo và báo cá đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với quy trình quản lý kho hàng vào mùa cao điểm. Báo cáo lịch sử bán hàng của các mùa cao điểm trước đây nên được sử dụng để xác định tần suất đặt hàng trong mùa cao điểm hiện tại. Nhà quản lý cần xác định những sản phẩm bán được nhiều nhất và ít nhất song song với những mặt hàng phổ biến trong năm nay để đưa ra quyết định nhập hàng chính xác hơn.
7. Tôi nên chuẩn bị như thế nào cho mùa cao điểm?
Mùa cao điểm đối với một doanh nghiệp được cho là thời điểm quan trọng nhất trong năm. Đây là thời điểm doanh nghiệp kiếm được phần lớn doanh thu trong năm, vì vậy nhà quản lý cần có các giải pháp quản trị hàng tồn kho phù hợp để thành công. Các doanh nghiệp cần: Tiến hành đếm chu kỳ, đảm bảo mức tồn kho đều chính xác; Đảm bảo rằng các vật tư vận chuyển được dự trữ đầy đủ và sẵn sàng; Thuê nhân viên thời vụ; Sử dụng báo cáo lịch sử; Đảm bảo rằng tất cả hàng tồn kho ở đúng vị trí; Cuối cùng, hãy triển khai phần mềm quản lý hàng tồn kho.
Quản trị hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng với các doanh nghiệp, nhất là với các nhà bán lẻ. Mong rằng với các thông tin hữu ích trên đây nhà quản lý đã có thêm kỹ thuật quản lý hàng tồn kho thông minh cho doanh nghiệp mình.
>>> Xem thêm bài viết: Khái Niệm Chuẩn Về Hàng Tồn Kho Trong Kinh Doanh Và Phương Pháp Tính Hàng Tồn Kho
