9 phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc

By 5 Tháng Mười, 2022Tháng Mười Một 11th, 2022Công việc & dự án, Kiến thức

Kiến thức hữu ích cho cả nhà quản lý và nhân viên. Tổng hợp 9 phương pháp quản lý công việc cá nhân, ưu tiên thời gian cho những việc quan trọng để tránh tình trạng quá tải gây những hiệu ứng tâm lý tiêu cực trong môi trường làm việc. 

Ở bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu 9 phương pháp quản lý thời gian & tổ chức sắp xếp công việc nổi tiếng trên thế giới, đã được kiểm chứng khoa học và thực tiễn, giúp bản thân người làm việc có thể tự chủ động sắp xếp lại lịch biểu cá nhân và biết cách ưu tiên cho những công việc quan trọng khi có quá nhiều tác vụ cần giải quyết.

Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn sử dụng thời gian mỗi ngày hiệu quả hơn. Đó là nền tảng để nâng cao hiệu suất công việc cũng như cải thiện cân bằng công việc và cuộc sống.

Lưu lại 9 phương pháp phổ biến & hiệu quả này về Facebook.

1. Phương pháp Master list

Nguyên lý:  Tạo một Master List rồi chia nhỏ ra thành mục tiêu từng tháng, từng tuần, từng ngày

Phương pháp Master list (sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc)

Công việc luôn phân cấp theo thời gian hoàn thiện. Có thể là công việc trong ngày, công việc trong tuần và trong tháng. Tuy nhiên không phải ai cũng có kỹ năng kiểm soát tốt để tạo được một danh sách nhất quán.  Đôi khi, bạn sẽ dễ nhầm lẫn giữa những công việc “có vẻ gấp” trong ngày mà hoàn toàn quên rằng nó chẳng giúp bạn tiến gần đến các nhiệm vụ lớn hơn chút nào cả. Bước đầu tiên để có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả là bạn cần tổng hợp lại mọi thứ trước.  

Hãy bắt đầu bằng một Master List. Master list là danh sách tổng hợp tất cả các công việc cần làm, có thể dùng các app ghi chú hoặc ghi trực tiếp ra một mảnh giấy. Khi đã có danh sách mọi việc cần làm trong tay thì đó là lúc bạn chia chúng thành mục tiêu hằng tháng, hằng tuần, rồi hằng ngày. 

Mấu chốt của việc lập ra một master list là để không bị sa đà vào những công việc nhỏ nhặt, ít đem lại giá trị tổng thể. Việc thường xuyên check danh sách này cũng sẽ giúp bạn tự tin hơn khi triển khai công việc, nhờ luôn biết được những công việc gì cần làm tiếp và công việc nào cần làm trước. 

Hãy luôn nhớ định lý Pareto (hay còn gọi là quy tắc 80/20): 20% công sức của bạn tạo ra đến 80% kết quả. Hãy tập trung vào những việc thật sự có ý nghĩa

Để giúp các nhân viên triển khai công việc có kế hoạch, các doanh nghiệp tham khảo áp dụng phần mềm quản lý công việc FastWork workplace. Khi sử dụng FastWork, người dùng có thể thống kê được danh sách các công việc của mình, kèm deadline cụ thể, cũng như gắn dấu sao cho các task quan trọng. Phần mềm cũng đưa ra các nhắc nhở, cảnh báo thực hiện công việc hoặc có nguy cơ quá hạn để nhân viên chủ động báo cáo, kéo thả đơn giản để cập nhật tiến độ hoàn thành… 

Giao diện công việc dạng List trên FastWork
Giao diện công việc dạng List trên phần mềm FastWork

2. Phương pháp Ivy Lee

Nguyên lý: tập trung vào những việc thực sự quan trọng trong danh sách những công việc quan trọng và làm đầu tiên

Phương pháp Ivy Lee (sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc)

Đôi lúc, dù cố gắng đến mức nào, bạn vẫn còn một danh sách dài ngoằng những công việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp cần phải hoàn thành. Khi đó, bạn cần tìm cách đào sâu hơn để thấy được ý nghĩa thật sự của chúng.

Một trong những phương pháp hàng đầu để làm điều đó đã được sáng tạo ra hơn 100 năm trước bởi chuyên gia tư vấn về hiệu suất làm việc Ivy Lee. Phương pháp Ivy Lee giúp bạn sắp xếp ưu tiên đơn giản đến không ngờ.

Cách thực hiện như sau:

  • Cuối mỗi ngày làm, viết ra 6 việc quan trọng nhất cần làm cho ngày mai. Nhất định không được viết quá 6 việc.
  • Sắp xếp thứ tự ưu tiên của 6 việc này theo tầm quan trọng thực sự của chúng.
  • Ngày mai khi đi làm, chỉ tập trung vào việc được xếp đầu tiên. Làm cho xong nhiệm vụ thứ nhất rồi mới chuyển tới nhiệm vụ thứ hai.
  • Tiếp tục như vậy cho đến hết danh sách. Cuối ngày, chuyển những việc chưa làm xong sang danh sách mới cho hôm sau.
  • Lặp lại quy trình trên mỗi ngày.

Việc giới hạn ở 6 việc một ngày buộc bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho thật tử tế và tập trung vào từng công việc một trong danh sách, tránh sao nhãng bởi những việc không đâu và đảm bảo những công việc bị tồn đọng sẽ được xử lý trước.

3. Ma trận Eisenhower

Nguyên lý: Dùng Ma trận Eisenhower để phân biệt những việc “khẩn cấp” và những việc “quan trọng” để tránh phân bổ hiệu suất nhầm 

Ma trận Eisenhower sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc

Nguyên lý cơ bản của việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc là xác định những việc mang lại nhiều hiệu quả nhất, nhưng cụ thể bằng cách nào? Ma trận Eisenhower là một công cụ tuyệt hảo nếu bạn đang không biết phải bắt đầu từ đâu.

Xem thêm: Ma trận Eisenhower – Ưu tiên thời gian cho những việc quan trọng nhất

Ma trận này được phát triển bởi cựu tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower. Nó là một hình vuông được chia thành 4 ô vuông nhỏ giúp bạn phân loại công việc theo mức độ “khẩn cấp” và mức độ “quan trọng”. Sau khi lên một danh sách các công việc phải làm, việc tiếp theo là sắp xếp chung vào 1 trong 4 ô vuông theo nguyên lý sau: 

  • Khẩn cấp và quan trọng: làm sớm nhất có thể
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp: lên kế hoạch cho chúng
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng: chuyển cho người khác làm
  • Không quan trọng và không khẩn cấp: gạch bỏ những việc đó càng sớm càng tốt

Nói đơn giản thì việc “khẩn cấp” là những việc bạn thấy cần phải được xử lý ngay tức khắc, ví dụ như trả lời email, kiểm tra tin nhắn công việc…còn việc “quan trọng” là những việc có đóng góp vào mục tiêu, nhiệm vụ dài hạn của bạn.

4. Phương pháp ABCDE

Nguyên lý:  Phân cấp mức độ ưu tiên bằng việc sắp xếp những công việc có mức độ ưu tiên gần giống nhau thành 1 nhóm

Phương pháp ABCDE

Mặc dù Phương pháp Ivy Lee là biện pháp tuyệt vời để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong ngày, nhưng giữa rất nhiều công việc được đánh dấu là quan trọng, làm sao bạn biết được việc nào là “thật sự quan trọng”?

Rắc rối xảy ra khi bạn thấy những việc có vẻ đều quan trọng như nhau, lúc này bạn có lẽ sẽ cần áp dụng phương pháp ABCDE của Brian Tracy. Thay vì xếp tất cả những việc đó vào cùng một cấp ưu tiên, phương pháp này giúp bạn chia từng việc ra ít nhất 2 cấp bậc khác nhau.

Cách làm như sau:

  • Gán cho mỗi việc trong danh sách một chữ cái từ A đến E (A là độ ưu tiên cao nhất)
  • Ở những việc xếp hạng A, gắn vào mỗi việc một chữ số thể hiện thứ tự hoàn thành.
  • Tiếp tục như thế cho đến khi mỗi việc đều có một chữ cái và một chữ số.

Bằng việc phân cấp nhỏ hơn nữa các công việc lớn và gắn nhãn cho chúng, bạn sẽ có một cái nhìn cụ thể rõ ràng hơn khi muốn bắt tay vào triển khai công việc nhờ hiểu rõ hơn về tầm quan trọng thật sự của chúng

5. Phương pháp MIT (most important task)

Nguyên lý: Khởi động một ngày bằng cách ăn “con ếch sống” trước

Phương pháp MIT

Phương pháp này tập trung lý giải về tầm quan trọng của việc bắt đầu ngày mới ảnh hưởng như thế nào tới hiệu suất toàn ngày. Cách bạn bắt đầu một ngày sẽ quyết định bầu không khí của cả ngày hôm đó. Thông thường, nếu việc đầu tiên bạn làm trong ngày là một việc khó nhằn nhưng quan trọng, nó sẽ tạo động lực, khơi nguồn cảm hứng và truyền năng lượng để bạn đi tiếp. 

Đó là lý do tại sao rất nhiều chuyên gia về hiệu suất làm việc đề nghị bạn nên lao vào làm công việc quan trọng nhất (Most Important Task – MIT) khi bắt đầu một ngày – như câu nói lừng danh của Mark Twain:

“Nếu bạn phải ăn một con ếch sống thì thà đừng ngồi nhìn nó nữa!”

Khi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc mỗi ngày, hãy cố xếp những “con ếch sống” đó lên đầu danh sách của bạn và quyết tâm làm trước. Việc khó qua đi, bạn sẽ thấy tất cả những task còn lại thật dễ dàng và hiệu suất làm việc nhìn chung sẽ tăng lên đáng kể.

6. Phương pháp 2 danh sách của Warren Buffett

Nguyên lý: Cắt bỏ những mục tiêu “vừa đủ” 

Phương pháp 2 danh sách của Warren Buffet

Dù mỗi ngày bạn có làm việc hiệu quả đến đâu đi chăng nữa thì cũng hóa vô nghĩa nếu bạn nhắm sai đích. Vì vậy, bạn nên tái đánh giá định kỳ những mục tiêu và ưu tiên dài hạn để chắc rằng mình vẫn đang đi đúng hướng.

Tỷ phú Warren Buffett đã đề xuất một phương pháp rất hay để làm điều đó.

  • Đầu tiên, bạn hãy viết ra 25 mục tiêu hàng đầu của mình. Đó có thể là mục tiêu cuộc đời, mục tiêu sự nghiệp, mục tiêu học vấn hay bất kỳ thứ gì bạn muốn làm.
  • Tiếp theo, khoanh tròn 5 mục tiêu quan trọng nhất trong danh sách đó.
  • Cuối cùng, những mục tiêu bạn không khoanh tròn sẽ bị xếp vào danh sách “tránh xa bằng mọi giá”. Thay vì gắng hoàn thành những mục tiêu đó trong thời gian rảnh, hãy chủ động tránh xa chúng bởi đó là những việc đủ quan trọng để phân tán sự chú ý của bạn nhưng không giúp bạn tiến gần hơn đến các mục tiêu dài hạn.

7. Phương pháp GTD (Get thing done)

Phương pháp “Get Things Done” (GTD) (Hoàn thành công việc) của nhà tư vấn về năng suất David Allen gồm năm bước, mà một trong số đó là chiêm nghiệm cẩn trọng. Theo Allen, việc thường xuyên rà soát danh sách công việc và các mối ưu tiên là chìa khóa giúp bạn “kiểm soát và tập trung. Phương pháp này tập trung vào nguyên lý tổ chức công việc đơn giản, từng bước một và hiệu quả cao, từ đó tăng hiệu suất mà vẫn giữ được tâm trạng thoái mái.

phương pháp thực hiện get things done

5 bước thực hiện cơ bản của phương pháp này gồm:

  1. Thu thập toàn bộ các nhiệm vụ cần phải hoàn thành tại bất kỳ thời điểm nào, các ý tưởng hay các nhiệm vụ thường kỳ.
  2. Làm rõ và sắp xếp các nhiệm vụ: Những tác vụ không khả thi, chưa cần thiết sẽ được chuyển vào “thùng rác” hoặc tạm dừng lại. Những tác vụ đơn giản sẽ được triển khai thực hiện luôn. Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được chia thành những tác vụ nhỏ lẻ để dễ quản lý hoặc phân công cho người khác. Những tác vụ cần nhiều thời gian thực hiện sẽ được ưu tiên lên lịch.
  3. Phân nhóm các loại công việc để dễ quản lý và thực hiện – Việc nhà, việc công ty, công việc chuẩn bị cho du lịch,….
  4. Đánh giá thường xuyên: Dành thời gian để đánh giá các tác vụ đã hoàn thành, cập nhật danh sách những nhiệm vụ mới ít nhất 1 tuần 1 lần là chìa khóa giúp cải thiện hiệu quả quản lý.
  5. Bắt tay vào thực hiện: Các nhiệm vụ được phân loại chi tiết, ưu tiên và chia nhỏ thành các đầu việc nhỏ giúp cho việc thực thi trở nên dễ dàng. Bạn biết chính xác bạn cần làm gì khi nào, hoàn thành nó trong bao lâu để đảm bảo tiến độ diễn ra theo đúng lịch trình.

Áp dụng phương pháp GTD sẽ làm giảm bớt áp lực trong công việc, đồng thời giải phóng một luồng năng lượng sáng tạo. Nó cung cấp cho bạn một quy trình quản lý chi tiết, không có giới hạn và tối đa hóa sự linh động.

8. Phương pháp MoSCoW

Nguyên lý: Phương pháp MoSCoW nhắm vào việc sắp xếp các yêu cầu theo thứ tự ưu tiên. Các yêu cầu quan trọng nhất cần được đáp ứng trước để có xác suất thành công cao hơn

Phương pháp MosCoW

MoSCoW là một từ viết tắt.  M là viết tắt của ‘Must haves’ – bắt buộc phải có, S viết tắt cho ‘Should have’ – nên có, C cho ‘Could have’ – có thể có và W cho ‘Won’t have’ – sẽ không có hoặc ‘Would haves’ – sẽ có.

  • M – MUST HAVES – BẮT BUỘC PHẢI CÓ

Đây là những yêu cầu tối thiểu và cần xác định trước khi đạt được kết quả cuối cùng. Chúng đặc biệt quan trọng và nếu không đáp ứng được nhóm yêu cầu này, dự án sẽ không thành công và sản phẩm sẽ không thể sử dụng được. MUST cũng được giải thích như là một từ viết tắt cho cụm “Minimum Use-able SubseTs” – có nghĩa là sản phẩm phải sử dụng được ở mức tối thiểu.

  • S – SHOULD HAVES – NÊN CÓ

Đây là các yêu cầu bổ sung giúp tăng giá trị cho sản phẩm. Thông thường nhóm nhu cầu này sẽ được ưu tiên xử lý sau khi đã hoàn thiện tất cả công việc trong nhóm M.  

  • C – COULD HAVE – CÓ THỂ CÓ

Đây là nhóm công việc xem xét triển khai nếu như còn thời gian. Nó không gây ảnh hưởng tới kết quả cuối cùng. Chúng còn được gọi là ‘nice to have’ – có thì tốt; nó giống mong muốn nhiều hơn là một yêu cầu.

  • W – WON’T HAVES (OR WOULD HAVES) – SẼ KHÔNG CÓ (HOẶC SẼ CÓ)

Đây là những mong muốn trong tương lai mà thường khó hoặc sẽ tốn rất nhiều thời gian thực hiện. Nếu đơn giản yêu cầu đó là không khả thi, thì tốt nhất là đừng lãng phí bất cứ nguồn lực nào vào đó. Còn nếu trong trường hợp có thể đạt được nhưng sẽ tốn rất nhiều thời gian (và tiền bạc) thì yêu cầu đó sẽ được dán nhãn là “Would have- sẽ có”. ‘Would haves’ thường được nghiên cứu ở giai đoạn sau khi dự án ban đầu đã kết thúc.

9. Ngụy biện chi phí chìm (đừng sửa một con thuyền thủng mà hãy đổi thuyền)

Ngụy biện chi phí chìm

Một nguyên lý quan trọng khác khi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc đó là phải linh hoạt. Bạn sẽ không thể biết được khi nào có những công việc phát sinh khác – quan trọng xuất hiện khiến kế hoạch ban đầu của mình phải thay đổi. Khi đó, việc cần thiết là bạn tiếp tục xác định lại giữa công việc phát sinh và công việc triển khai tiếp theo, bạn nên làm gì trước. Nếu công việc phát sinh không gấp, bạn nên đặt nó vào vị trí nào trong danh sách chờ?  

Con người chúng ta rất dễ mắc phải ngụy biện cho các chi phí chìm (sunk cost fallacy) – một hiện tượng tâm lý khi bạn thấy mình cần phải làm tiếp chỉ vì mình đã lỡ đổ công sức và thời gian cho việc đó rồi. Nhưng thực tế là bất kể bạn đã dành thời gian để làm gì, bạn vẫn không bao giờ có lại khoảng thời gian đã mất. Bạn sẽ lãng phí thời gian để làm tiếp những việc ưu tiên sai. Thay vào đó, hãy đánh giá lại tất cả các công việc, nếu công việc hiện tại không thực sự tiềm năng và cần thiết hãy dừng lại và ưu tiên cho task công việc khác.

Đôi khi, bạn nên dành công sức để đổi thuyền thay vì cố sửa một con thuyền mục.

Bạn đã xác định được phương pháp để sắp xếp công việc ưu tiên, bạn cần template hoặc phương phức để quản trị task công việc ưu tiên đó. Gợi ý bạn tham khảo 20 mẫu Excel quản trị công việc dự án chuẩn.

Sắp xếp ưu tiên là một cách hay, nhưng hãy thực tế về lượng công việc bạn làm được mỗi ngày

Khi áp dụng 1 trong các phương pháp trên để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, hãy nhớ bạn luôn cần cân nhắc mục tiêu và tự hỏi bản thân: Công việc nào ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng nhiều nhất? Hôm nay mình nên làm gì để đạt mục tiêu đó nhanh chóng hơn? 

Khi bạn có một danh sách ưu tiên tử tế rồi thì đảm bảo bạn sẽ có một ngày làm việc tuyệt vời. Nhưng sẽ ra sao nếu kế hoạch triển khai không như ý? Đáng lẽ bạn phải triển khai được 3 công việc rồi trong khi vẫn đang loay hoay với công việc thứ nhất?

Nhiều việc ngốn nhiều thời gian hơn dự tính là một điều hoàn toàn bình thường. Trong ngày làm việc sẽ có những khoảng thời gian gián đoạn, do họp hành, check tin nhắn, trả lời email… Vậy nên, tuy biết cách ưu tiên những việc quan trọng nhất là rất tốt, bạn phải thực tế về lượng công việc có thể hoàn thành được. Chỉ khi đó, bạn mới kết thúc một ngày làm việc bằng cảm giác thỏa mãn với những gì đã làm và sẵn sàng tận hưởng khoảng thời gian nghỉ ngơi xứng đáng.

Hãy nhớ, mục đích sắp xếp công việc là dành thời gian thực hiện những công việc quan trọng – những việc sẽ tạo khác biệt về lâu dài và đưa bạn đi đúng hướng. Khi sắp xếp hợp lý, bạn sẽ chủ động hơn, tập trung hơn và có chủ đích hơn. Việc căn cứ trên thực tế khả năng làm việc của bản thân để lập 1 danh sách công việc ưu tiên trong ngày rồi hoàn thiện nó thì tốt hơn rất nhiều việc lập một danh sách rất dài mà không thực tế.

Xem thêm: Quản lý – phân luồng công việc cá nhân hiệu quả với phần mềm lập kế hoạch FastWork

Mẹo nhanh giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả

9 phương pháp trên được cho là hiệu quả khi bạn muốn sắp xếp ưu tiên cho công việc mà không biết bắt đầu như thế nào. Tuy nhiên, trong quá trình chắt lọc thông tin và triển khai thực tế, chúng tôi cũng nhận ra tâm lý “căng thẳng giả” khi phải đối mặt với việc sắp xếp danh sách ưu tiên cho công việc có thể sẽ gây ra sự phức tạp và căng thẳng hơn so với lập một danh sách công việc đơn giản. 

Khi đó, bạn có thể tham khảo một số mẹo dưới đây kết hợp với 9 phương pháp sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc đã nêu trên, nhằm giúp bạn sắp xếp có chủ đích hơn:

  • Liệt kê mọi việc bạn nhớ tới: Hãy ghi cả việc công và việc tư, việc lớn, việc nhỏ trong cùng một danh sách mà chưa cần theo thứ tự gì cả. 
  • Kiểm tra lại mục tiêu dài hạn: Kiểm điểm lại trong đầu, có thể viết ra giấy càng tốt mục tiêu dài hạn là phương pháp hay để bạn luôn ghi nhớ được vấn đề.  
  • Chia nhỏ các mục tiêu lớn: Sau khi đã viết ra mục tiêu dài hạn, hãy chia nhỏ các mục tiêu đó thành các mốc hàng tuần, hàng tháng, hàng năm. 
  • Cho kỳ hạn rõ ràng: Luôn bổ sung và ghi rõ hạn chót của công việc nhất định phải hoàn thành là khi nào, dù không bắt buộc, nhưng bạn hãy đặt ra hạn chót cho mọi công việc dù là việc nhỏ nhất.  
  • Áp dụng phương thức “khẩn cấp và quan trọng”: Hãy nhớ luôn Ưu tiên những việc khẩn cấp và quan trọng và mức độ ưu tiên sẽ giảm dần theo mức độ khẩn cấp và quan trọng mà bạn đã đánh giá.
  • Lập danh sách MIT hàng ngày: Ghi ra ba công việc quan trọng cần hoàn tất vào ngày hôm đó. Ba công việc này phải liên quan đến mục tiêu to lớn trong tương lai.  
  • Tránh xao lãng: Khi công việc trở nên khó khăn hơn, đừng bỏ ngang để làm công việc khác. Điều này sẽ khiến bạn khó khăn khi trở lại hoàn tất nốt công việc đang dang dở. 
  • Cân nhắc công sức bỏ ra: Khi danh sách quá ôm đồm, hãy áp dụng quy tắc “dễ trước khó sau” và nhanh chóng hoàn tất những việc dễ.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc giúp nâng cao năng suất toàn đội nhóm

Chúng tôi có khảo sát và phát hiện ra 2 trường hợp làm việc phổ biến trong doanh nghiệp gây ra hiệu suất thấp. 

Trường hợp 1: Đội nhóm làm việc theo kiểu – mệnh ai người đó chạy 

Theo nghiên cứu, khi khó khăn dần tăng, những người giữ vị trí cao hơn thường ưu tiên một mục tiêu, còn người ở cấp dưới lại vẫn miệt mài xoay xở với hàng tá mối ưu tiên. Tình trạng “mỗi người một kiểu” đó nằm trong số những nguyên nhân làm giảm hiệu suất, khi những công việc quan trọng nhất lại không được dốc toàn lực. 

Đây là lúc các phần mềm quản lý dự án phát huy tác dụng. Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn lập kế hoạch công việc với danh sách hạng mục rõ ràng chi tiết, ai là người phụ trách, deadline khi nào và yêu cầu cần đạt của công việc ra sao? Những chi tiết đó sau khi được đưa lên phần mềm quản lý dự án, nhân viên của bạn sẽ biết chính xác cần làm gì, cần ưu tiên làm công việc nào trước và làm như thế nào. Khi đó, hiệu suất của đội nhóm sẽ tăng đáng kể thay vì tổ chức và báo cáo công việc qua excel, zalo. 

gia-dien-quan-ly-du-an-tren-fastwork
FastWork cho phép bạn khởi tạo & kiểm soát trực tuyến không giới hạn dự án

Có thể bạn quan tâm: Làm việc nhóm – Kỹ năng phân công, kiểm soát và quản lý công việc

Trường hợp 2: Nhân viên của bạn luôn bận rộn, nhưng vẫn chậm deadline. 

Giải thích cho hiện tượng này đó là trong một ngày làm việc, nhân viên thường ưu tiên công việc theo nhu cầu của người khác, theo “deadline”, hoặc cũng có thể là hoàn toàn không có thứ tự nào. Các công việc phát sinh sếp giao, đồng nghiệp nhờ,… khiến nhân viên không biết phải bắt đầu như thế nào, luôn trong tình trạng quá tải và  miệt mài “bận rộn” không đâu. Giải pháp cho vấn đề này chính là quản lý được danh sách công việc, biết được công việc nào quan trọng theo thứ tự ưu tiên, công việc nào deadline cần làm trước,… 

Bảng Kanban quản lý công việc trên phần mềm FastWork
Bảng Kanban quản lý công việc trên phần mềm FastWork

Giao diện Kanban trên FastWork giúp phân loại công việc theo trạng thái thực hiện công việc. 3 màu xanh, cam, đỏ tương ứng với công việc đã hoàn thành, công việc đã hoàn thành nhưng chậm deadline, công việc đã quá hạn mà chưa hoàn thành. Nhìn vào bảng màu, nhân sự sẽ chủ động nắm bắt được công việc nào cần ưu tiên triển khai để đảm bảo tiến độ công việc được giao. Nhờ đó mà tình trạng tồn đọng, ùn tắc hoặc chồng chéo công việc cũng sẽ được giảm tải xuống mức tối thiểu.

Xem thêm: Top công cụ & phần mềm Kanban quản lý công việc hiệu quả năm 2022

Lời kết

Khi bạn biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc, hiệu quả triển khai cũng sẽ được cải thiện nhờ tâm lý thoải thay vì “bù đầu” chạy deadline. Bạn có thể cân nhắc những phương pháp chúng tôi chia sẻ ở trên hoặc nhờ sự hỗ trợ của một phần mềm công nghệ.

FastWork Work+ – Quản lý & điều hành công việc dễ dàng hơn chỉ với 1 phần mềm

  • Giao việc & theo dõi tiến độ công việc của từng cá nhân
  • Tổ chức công việc, lên kế hoạch, báo cáo, trao đổi, đánh giá công việc tập trung trên phần mềm
  • Tự động hóa & kết nối liên thông quy trình làm việc giữa các phòng ban
  • Quản lý công việc ngoài hiện trường: thi công, kỹ thuật, bảo trì, dịch vụ,…

Là giải pháp On Cloud, FastWork WORK+ cho phép bạn truy cập dữ liệu và làm việc mọi lúc mọi nơi trên cả PC/Tablet/Mobile.

Anh Nguyễn Xuân Thế – Tổng giám đốc Công ty TNHH SC Việt Nam cho biết: 

“Việc đưa công nghệ vào quản lý sẽ giúp cắt giảm tối đa các chi phí không cần thiết, kể cả việc duy trì hiệu suất khi nhân sự bị cắt giảm. Ứng dụng FastWork, toàn bộ quy trình giao việc và triển khai công việc của SC được thực hiện trên phần mềm, tôi có thể trực tiếp phê duyệt và kiểm soát chất lượng công việc mà không cần thông qua bất kỳ đầu mối nào khác.”

Để nhận tư vẫn miễn phí giải pháp quản lý công việc trực tuyến từ FastWork.vn, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply

slot online situs slot gacor slot online slot gacor slot gacor situs judi slot gacor situs judi slot online slot gacor toto togel tototogel situs slot gacor slot gacor 4d toto slot gacor situs judi slot slot online situs toto togel slot gacor situs toto togel slot gacor 4d toto slot gacor 4d situs toto togel slot gacor 4d situs toto togel slot gacor 4d situs toto togel slot gacor 4d situs toto togel slot gacor 4d situs judi slot gacor gampang maxwin 2022 situs toto slot gacor 4d situs judi slot gacor gampang maxwin 2022 situs judi slot gacor gampang maxwin 2022 situs judi slot gacor gampang maxwin 2022 situs bandar togel terpercaya terbesar 100 pasaran resmi situs judi slot gacor gampang maxwin 2022