Nguyên tắc 80/20 (Pareto) là gì? Ứng dụng nguyên tắc này trong kinh doanh và quản trị hiệu suất như thế nào để đạt kết quả tốt? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để hiểu hơn về nguyên tắc 80/20.
Mục lục nội dung:
Nguyên tắc 80/20 là gì?
Vilfredo Federico Damaso Pareto cha đẻ của nguyên tắc 80/20. Ông là nhà triết học và kinh tế học nổi tiếng người Italy. Một ngày nọ, ông phát hiện 80% đậu thu hoạch được trong vườn đến từ 20% cây đậu và nảy ra ý tưởng về sự phân phối không đồng đều. Tiếp tục nghiên cứu để làm rõ ý tưởng kia của mình, Pareto nhận thấy 80% sản phẩm do 20% công ty sản xuất và 80% đất đai Italy thuộc về 20% dân số.
Từ những điều tra đó, Pareto đưa ra nguyên lý 80/20. Cốt lõi của nguyên lý này là 80% thành công đến từ 20% hành động, nhấn mạnh sự tập trung và phân bổ thời gian vào những yếu tố quan trọng. Cũng xin lưu ý thêm, tỷ lệ mất cân bằng giữa đầu ra và đầu vào không phải lúc nào cũng chính xác là 80/20 mà đôi khi có chênh lệch thành 70/30 hoặc 65/35.
Sau này, nguyên tắc Pareto trở nên nổi tiếng với cái tên khác là Nguyên tắc 80/20, và được coi như một quy định ngầm (không phải luật bắt buộc thực hiện) mang ý nghĩa đại đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau: Khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra và các con số phân phối không phải lúc nào cũng chính xác là 20% và 80%.
Nguyên tắc Pareto muốn đề cập là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống (nỗ lực, phần thưởng, đầu ra,…) không được phân phối đồng đều, không mang lại cùng một giá trị đầu ra.
Ứng dụng nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh như thế nào?
Theo ý nghĩa của nguyên lý 80/20, tập trung vào 20% những nhiệm vụ, yếu tố quan trọng nhất sẽ quyết định sự thành công của. Áp dụng nguyên tắc Pareto trong kinh doanh để minh họa rằng 80% doanh thu của một công ty được tạo ra bởi 20% khách hàng của họ. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi nhiều nhất khi tập trung vào việc giữ chân 20% khách hàng trung thành mang lại 80% mục tiêu doanh thu, đồng thời thu hút khách hàng mới tương tự như 20% vàng.
Nguyên tắc này giúp bạn dễ dàng hơn trong việc trau dồi những gì quan trọng đối với doanh nghiệp và điều chỉnh các chiến lược mới với trọng tâm rõ ràng hơn. Về cốt lõi, quy tắc 80/20 là xác định các tài sản tốt nhất của công ty bạn và sử dụng chúng một cách hiệu quả để tạo ra giá trị tối đa.
Đối với các công ty B2B hoặc B2C, áp dụng quy tắc 80/20 để tăng trưởng là một công cụ tạo ra sự khác biệt.
Các doanh nghiệp thường tập trung vào việc tạo ra các khách hàng tiềm năng mới để thúc đẩy tăng trưởng. Họ dành một phần lớn thời gian, sức lực và tiền bạc để thực hiện điều này. Trong khi thực tế, việc nắm bắt khách hàng tiềm năng và chuyển đổi những khách hàng tiềm năng này thành khách hàng mất nhiều thời gian và chi phí.
Tuy nhiên, nếu 20% khách hàng hiện tại tạo ra 80% doanh thu (hoặc lợi nhuận), thì doanh nghiện nên thiết kế lại kế hoạch kinh doanh để tập trung vào 20% khách hàng “vàng”.
Cụ thể, doanh nghiệp có thể phân bổ lại ngân sách và thời gian tập trung vào những khách hàng hiện tại với mục đích đưa họ thành khách hàng trung thành, người giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp bạn tới các doanh nghiệp khác, tạo ra giá trị lâu dài là chìa khóa để tăng trưởng bền vững.
Tuy nhiên cũng xin nhấn mạnh lại, chuyển TẤT CẢ sự tập trung của bạn vào 20% và bỏ qua việc tạo khách hàng tiềm năng mới không phải là nguyên tắc 80/20. Tập trung vào giá trị cốt lõi nhưng không bỏ qua các yếu tố khác, phân bổ nguồn lực hợp lý để tạo và chuyển đổi khách hàng tiềm năng là một chiến lược tuyệt vời để thành công.
Nguyên tắc 80/20 giúp các nhà quản lý tập trung vào những gì quan trọng nhất và / hoặc khẩn cấp nhất đối với doanh nghiệp. Microsoft là ví dụ điển hình khi đã áp dụng nguyên tắc 80/20 để sửa các lỗi trong phần mềm của mình. Họ nhận thấy rằng bằng cách tập trung vào 20% lỗi có ảnh hưởng lớn nhất, nhóm của họ có thể ngăn chặn 80% lỗi và sự cố của cả hệ thống.
Dưới đây là một số ví dụ chính về cách Nguyên tắc 80/20 có thể giúp bạn hợp lý hóa doanh nghiệp của mình.
- 20% khách hàng bằng 80% doanh số bán hàng
- 20% nỗ lực tiếp thị đại diện cho 80% kết quả
- 20% nỗ lực phát triển phần mềm chiếm 80% chức năng của chương trình
- 80% chất lượng không đạt bắt nguồn từ 20% nhiệm vụ
Nguyên lý Pareto trong quản quản trị doanh nghiệp
Nguyên tắc Pareto có thể được áp dụng vào quản lý các nghiệp vụ của doanh nghiệp như: Quản trị năng suất lao động; Quản trị thời gian; Quản lý kho hàng; Quản khách hàng; Quản lý công việc – dự án; Quản lý tiếp thị… Hay nó cũng có thể được áp dụng ở cấp độ cá nhân như quản lý thời gian.
Trong hoạt động quản trị năng suất lao động, bạn có thể hiểu rằng: 20% lượng sản phẩm trọng tâm của doanh nghiệp tới từ 80% công sức bỏ ra của nhân viên. Hay 80% giá trị của sản phẩm, dịch vụ tới từ 20% tính năng quan trọng nhất của nó. Rõ ràng, không phải lúc nào công sức của bạn bỏ ra cũng đem lại lợi ích tương xứng. Sẽ có những đầu công việc tỏ ra quan trọng hơn so với những đầu công việc còn lại.
Giả dụ: Trong sản phẩm điện thoại bạn tung ra thị trường có tính năng nhận diện khuôn mặt. Đây là tính năng mà chưa có bất kỳ đối thủ cạnh tranh nào của bạn đủ tiềm năng và công nghệ để tích hợp chúng vào sản phẩm của họ. Đây rõ ràng là ưu thế cạnh tranh độc nhất của bạn. Nó có thể chính là tính năng chính thu hút sự chú ý của khách hàng, và thu về cho doanh nghiệp khoản doanh thu khổng lồ.
Doanh nghiệp bạn tự biết rằng, mình phải tập trung phần lớn nguồn lực cho tính năng này, nếu muốn sản phẩm ra mắt thành công và trở thành “thế lực” mới trong thị trường điện thoại di động trong tương lai.
1. Nguyên tắc 80/20 trong quản lý dòng tiền
Thực tế, việc quản lý dòng tiền không phải là chuyện đơn giản. Nhiều công ty cố gắng liệt kê tất cả khoản thu chi và tìm biện pháp dự báo, tăng thu, giảm chi đối với từng khoản mục. Điều này tốn nhiều nguồn lực, cả về con người lẫn thời gian, trong khi kết quả chưa chắc đã thật tốt. Nguyên nhân là người thực hiện luôn chìm ngập trong hàng núi chi tiết nhỏ và tốn nhiều thời gian cho những việc không mấy quan trọng.
Giải pháp cho vấn đề này là áp dụng quy tắc 80/20 trong việc quản lý dòng tiền. 80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20% khoản mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được 80% dòng tiền. Đây là cách làm đảm bảo hiệu quả trong khi lại không cần phải huy động nhiều nguồn lực cho việc lập kế hoạch và theo dõi.
Để nguyên tắc 80/20 được hiệu quả nhất, mang về dòng tiền ổn định nhất, thì doanh nghiệp cần phải có điều chỉnh linh hoạt, theo từng khoản mục dự án. Chứ không phải lúc nào cũng áp dụng một chiến lược từ năm này sang năm khác mà không có sự điều chỉnh.
Đừng bao giờ bỏ quên những khoản mục nhỏ, giá trị nhỏ, vì có những dự án nhỏ chỉ có 20% trong số những dự án nhỏ ít quan trọng, thì sau một năm theo thời thế biến động nó trở thành 80% doanh thu của cả doanh nghiệp
2. Nguyên tắc 80/20 trong bán hàng
80% lợi nhuận của các công ty chỉ đến từ 20% khách hàng lớn. Hãy chăm sóc tốt cho 20% khách hàng này và chủ động loại bỏ 20% khách hàng “rắc rối”. Theo tác giả Perry Mashall, dưới đây là một số bí quyết giúp dân sales áp dụng nguyên tắc 80/20 một cách hiệu quả và chốt deals nhanh nhất.
- Khai thác danh sách khách hàng
- Nghiên cứu nơi ở của khách hàng
- Tìm ra thị trường “ngách”
- Loại bỏ 20% khách hàng “rắc rối”
- Tiếp cận những “vị khách thầm lặng” luôn mua hàng với khối lượng lớn
Bên cạnh đó, nguyên lý Pareto cũng chỉ ra:
80% khiếu nại đối với một công ty cũng đến từ 20% khách hàng.
Nguyên tắc 80/20 có thể được áp dụng đặc biệt là những doanh nghiệp dựa trên dịch vụ của khách hàng. Nó đã được áp dụng bởi nhiều chương trình phần mềm quản lý quan hệ khách hàng và huấn luyện (CRM).
FastWork CRM – Giải pháp quản lý quan hệ khách hàng, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản trị quan hệ khách hàng, FastWork CRM giúp doanh nghiệp bạn lưu giữ, phân tích thông tin của khách hàng, từ đó xây dựng chiến lược tiếp thị, bán hàng cũng như chăm sóc khách hàng hiệu quả.
Xem chi tiết: Giải pháp quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM
3. Nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian và hiệu suất
Nguyên tắc 80/20 là một sự phù hợp hoàn hảo cho bạn để quản lý thời gian. Ngay khi bạn đồng ý với thực tế là đầu vào và đầu ra không phải là tỷ lệ thuận 1:1, đó chính là câu trả lời cho thắc mắc tại sao bạn không bao giờ có đủ thời gian để làm hết việc trong ngày.
Nếu bạn muốn tận dụng tối đa thời gian của mình, hãy thử áp dụng nguyên tắc 80/20 bằng cách giải quyết 20% nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên mà không để bản thân bị phiền phức bởi 80% nhiệm vụ có thể hoãn lại.
Hoặc ngay trong quy trình thực hiện một công việc, hãy tập trung nhiều thời gian hơn cho công đoạn quan trọng nhất – tiền đề để bạn có thể hoàn thành toàn bộ quy trình dễ dàng và có giá trị. Thay vì dành 1 giờ đồng hồ để loay hoay lập một bản kế hoạch truyền thông sự kiện mà bạn chưa có kinh nghiệm, hãy dành 10 phút để tìm hiểu về một bản mẫu kế hoạch hoàn chỉnh, sau đó dành 50 phút để xây dựng nội dung cụ thể cho nó.
Để ứng dụng nguyên tắc 80/20 thành công, chúng ta nên kết hợp với các giải pháp quản lý công việc – dự án để có một cách quản lý và tính toán hiệu quả nhất cho công việc. Nhằm đạt kết quả tối đa.
Áp dụng Quy tắc 80-20 hiệu quả với những bước cơ bản sau
- Xác định tất cả các công việc hàng ngày/ hàng tuần của bạn.
- Xác định các công việc chính, quan trọng
- Những công việc nào sẽ mang lại nhiều lợi nhuận, giá trị nhất?
- Suy nghĩ về cách: Làm thế nào để bạn có thể giảm bớt hoặc chuyển giao những công việc ít giá trị?
- Lập kế hoạch để làm nhiều việc hơn mang lại nhiều giá trị hơn cho bạn.
- Sử dụng 80/20 để ưu tiên cho bất kỳ dự án nào bạn đang thực hiện.
- Đặt kế hoạch tập trung vào các hoạt động tạo ra nhiều giá trị nhất.
Một số quan niệm sai khi áp dụng nguyên lý 80/20 trong kinh doanh và quản trị
Có 2 quan niệm sai phổ biến khi áp dụng nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh, quản trị cũng như trong nhiều hoạt động khác.
Quan niệm sai lầm 1: Tuân theo tỷ lệ chính xác 80/20
Như đã thông tin ở phần đầu bài viết, tỷ lệ 80/20 là tỷ lệ tương đối, phụ thuộc vào nhiều yếu tố mà có thể chênh lệch đến tỷ lệ 70/30 hoặc 65/35. Vì vậy, bạn không nên cứng nhắc áp dụng tuyệt đối tỷ lệ 80/20. Thay vào đó, hãy dựa vào ý nghĩa cốt lõi của của nguyên tắc để tìm ra những yếu tố trọng yếu và cân bằng nguồn lực để thực hiện nó.
Quan niệm sai lầm 2: Tập trung vào các yếu tố trọng yêu và bỏ qua những yếu tố nhỏ
Tập trung vào những yếu tố quan trọng, không đồng nghĩa với việc bỏ qua hoàn toàn những yếu tố nhỏ. Nguyên tắc Pareto sẽ phát huy tính hiệu quả khi bạn biết phân bổ nguồn nhân lực, vật lực, thời gian cho mọi yếu tố.
Kết luận
Là chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành, nhà quản lý, bạn không thể dành mọi sự quan tâm, sự tập trung cho mọi hoạt động quản trị. Bằng cách tìm hiểu thêm về nguyên tắc 80/20 và áp dụng nó vào hoạt động tiếp thị, bán hàng, quản lý hiệu suất,… bạn có thể sử dụng tốt hơn các nguồn lực mà bạn có để tạo ra kết quả bạn cần.
Tham khảo các giải pháp quản trị công việc, quản trị hiệu suất, quản trị bán hàng để tối ưu hóa thời gian quản lý, tập trung thời gian dành cho 20% các yếu tố quan trọng trong doanh nghiệp.
FastWork – Nền tảng Quản trị Doanh nghiệp toàn diện, với 4 phân hệ chính: Quản trị công việc và dự án, Quản trị nhân sự, Quản trị nội bộ, Quản trị quan hệ khách hàng và bán hàng.
Hơn 3500 doanh nghiệp tin dùng, 30000 người dùng mỗi ngày.
Doanh nghiệp tham khảo thêm:
Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng: Tạo sự khác biệt của doanh nghiệp
Trải nghiệm khách hàng là gì? Cách đo lường và cải thiện
Quản trị trải nghiệm khách hàng (CEM/CXM) là gì?
Hiệu ứng chim mồi trong kinh doanh – bán hàng
DISC là gì? Cách ứng dụng DISC trong quản trị doanh nghiệp
Triển khai marketing mix 4P thế nào mới đúng
